В этом году удаленкой уже никого не удивишь. Однако не всем компаниям удалось построить взаимоотношения с сотрудниками на дистанции - мы видим это, поскольку сами работаем в удаленном формате уже почти пять лет и знаем, где могут ждать подводные камни.

В этой статье мы собрали шесть антипримеров того, как выстраиваются взаимоотношения с сотрудниками. Надеемся открыть глаза коллегам по рынку на то, как с первого взгляда хорошая идея может завести удаленный бизнес в тупик. А ИТ-специалистам рекомендуем 10 раз подумать перед тем, как устраиваться к таким работодателям.

Для наглядности примеры мы взяли вымышленные и гипертрофированные. И как это водится, все совпадения с реальными организациями случайны.

Каждая секунда на счету

Руководство в “Рога-копыта-soft” считает, что важна каждая выплаченная копейка. Компания следит за рабочим днем сотрудников с точностью до минуты.

В свое время пытались сделать “по-свойски” - заполняли отчетность в ручном режиме. Но руководству показалось, это не сработало (мы с ними не согласны, но сейчас и не о нас речь). Сотрудники слишком часто задерживали заполнение отчета и округляли время до получаса. Чтобы не оплачивать эти округления, на рабочие станции стали принудительно устанавливать трекеры, которые в автоматическом режиме фиксируют, сколько времени на рабочем столе в фокусе среда разработки, а не чатики и ВКонтактик.

Когда это требование только ввели, первые измерения показали, что активности у сотрудников в среднем набирается не более чем на пять часов в сутки. Решили применить административное воздействие и выпустили распоряжение, согласно которому измеренное трекером рабочее время не может быть менее 8 часов в сутки. Казалось, что ситуация выровнялась.

Каждый день в течение многих  месяцев отчеты по всему коллективу демонстрировали плюс-минус восемь часов работы. Подвох заметили случайно. У одного из сотрудников трекер намерил 24 часа работы за сутки. Понимая, что человек не мог не отлучаться с рабочего места, начали разбираться. Оказалось, что уже давно сотрудники успешно обходят трекеры, запуская эмуляторы активности и т.п. Выявленные способы были настолько хитры и изворотливы, что перенастраивать ПО уже не было смысла. Вместо этого договорились, что каждый сотрудник будет подключаться к онлайн-конференции на все 8 часов своей работы. А охранники головного офиса получили задание за ночь отсматривать записанное видео и к утру отчитываться перед руководством о том, кто работал недостаточно рьяно. Это же отличный повод назначать или отменять премию! Да и весь коллектив при деле. Перед начальством открывается целое поле для поиска точек повышения эффективности. Охранники теперь точно не отвлекаются - смотрят на задумчивые лица разработчиков. А сами сотрудники (те, кто не успел уволиться в ходе ужесточений контроля) сутки напролет придумывают, как закольцевать видео рабочего процесса, чтобы никто не заметил, что это повтор.

Со своей колокольни отметим, что мы слежку за сотрудниками не приемлем. Нет смысла начинать “гонку вооружений”, когда часть коллектива пытается получить более точные данные, а другая - защищает свою приватность. На это будет уходить слишком много ресурсов, которые лучше бы пустить в дело.

Трудозатраты на проектах учитывать надо, но только в форме отчетности и с точностью до 15 минут. И уж точно содержание отчета не должно отражаться на ежемесячном доходе.

Найм джунов на широкую ногу

Компания “Молодые-перспективные” решила сэкономить на кадровых ресурсах. Разработчики уровня сениор и мидл на рынке труда стоят слишком дорого и хотят много дополнительных опций - и стек им нужен не старый, и рабочий день в рамках и зарплата на уровне. А если набрать целый штат джунов, их можно будет убедить работать за идею удаленки ради светлого будущего бизнеса.

Первые подсчеты очень понравились финансовому отделу - не увеличивая ФОТ, можно держать в три раза больше разработчиков. Даже если работать каждый из них будет в два раза медленнее, выгода налицо! И джунов на рынке пруд пруди, почти все хотят работать удаленно. Если открыто заявить, что компания готова брать без N-летнего опыта работы, выстроится очередь. А если кто-то из нанятых юнцов потом уйдет, на смену всегда можно будет найти других. Главное успевать шарить между ними основные знания о проекте.

Возможно, такая схема могла бы сработать в офисе, но не на удаленке. Споткнется она о тот самый шаринг знаний - на удаленке организовать его не так просто. Если в штате много новичков, процесс онбординга затянется на месяцы. В это время сотрудник не сможет включиться в работу даже на половину своего потенциала.

Перспективы понятны: более сильные разработчики будут работать гораздо больше. Помимо выполнения своих задач, им придется обучать армию джунов, в которой один студент сменяет другого с невообразимой скоростью. Но проект-то тоже нужно продвигать! Придется задерживаться, в то время как джуны будут радостно выключать компьютеры в 18:00. Не многие квалифицированные разработчики захотят сохранить рабочее место в такой компании. А без них процесс введения джунов в курс дела и вовсе остановится. Проекты просядут в архитектуре, потому что множество мелких решений будут принимать именно джуны. И каждую из описанных проблем удаленка только усугубит.

Скорее всего через несколько месяцев интернет наводнится отрицательными отзывами о компании, как о работодателе - никто ничему не учит, творится какой-то бардак. А из-за этого входящий поток джунов сократится. Нет, он не иссякнет полностью, но качество приходящих кадров упадет. И ключевых сотрудников будет уже не найти. Кто же пойдет в компанию, которая славится невысокими зарплатами и проектами, похожими на болото? 

Чтобы так не получилось, мы не берем на удаленку джунов. На старте карьеры крайне важно постоянное обучение в процессе работы, а это лучше делать очно в офисе, когда к коллеге можно подойти с мелким вопросом, не блокируя выполнение задачи на сутки до следующего дейли. Да и более опытных специалистов не хочется лишний раз нагружать. Пусть лучше они принимают правильные решения по архитектуре и процессам, чем замыкаются на преподавании!

Безлимитный рабочий день в каждый дом!

Переводя бизнес на удаленку, каждый строит процессы так, как считает нужным. Почему бы не позволить сотрудникам самим определять, по какому графику работать, подумали руководители компании “Одна-нога-во-фрилансе”. Так внутренним регламентом был отменен рабочий день с 9 до 18. Вместо этого сотрудники могли самостоятельно выбирать рабочие часы, которые им нравятся. Главный бонус заключался в том, что распорядок работы можно было менять хоть каждый день по ситуации.

Идея всем очень понравилась - теперь можно было выделить несколько часов в середине дня на полезную активность, не связанную с работой. Например, сходить в спортзал в обед, когда там меньше всего народу. Или решить бюрократические вопросы с банками и госслужбами в часы работы их офисов.

Свобода - это прекрасно. Но стоит помнить о том, зачем мы все здесь собрались. Анархия в расписании аукнется через пару месяцев. Свободу каждый понимает по-разному. Часть коллектива продолжит работать днем, другая - перейдет на ночной график. Чтобы организовать созвон, чьей-то график придется ломать, что неизбежно скажется на его продуктивности. И достучаться до коллеги будет сложнее - самым распространенным вопросом во внутреннем чате будет: “А в какие часы работает такой-то?”.

Напомним, что все это время клиенты будут работать по стандартному офисному графику. Их контактные лица не оценят нововведение. Их потребность - бесперебойная работа продакшена. И если поставщик услуг не может дать эту непрерывность (при падении сервиса в принципе не отвечает на телефон, потому что у менеджера этого проекта в данный момент перерыв или “ночь”), значит лучше сменить поставщика. Так на фоне общей неразберихи начнут уходить важные клиенты. Останутся лишь те, чьи проекты настолько просты и не критичны, что их можно легко декомпозировать на несвязанные между собой задачи для разных специалистов, живущих в своем времени - на фрилансеров (о разнице подходов компаний с серьезными проектами и фрилансеров мы когда-то писали).

В отличие от “Одна-нога-во-фрилансе”, мы понимаем, что на сложных проектах команда должна постоянно поддерживать связь. Конечно, мы набираем специалистов со всей страны и подстраиваемся под разные часовые пояса. Но ставим свои условия. Во-первых, график должен быть понятен всем участникам процесса. О рабочих часах и перерывах мы договариваемся заранее и прописываем их в статусе в Slack, чтобы не нужно было никуда лезть за этой информацией. Разовые отклонения от расписания также фиксируются.

Во-вторых, мы стараемся, чтобы эти графики хотя бы на несколько часов “перекрывались” для всей команды - это отличное время, чтобы обсудить сложности на проекте, ускорив решение задач.

Ни в коем случае не отвлекать!

Как известно, разработчики лучше всего трудятся в так называемом “состоянии потока”. Желая упростить жизнь своим сотрудникам, компания “Почта Forever” приняла фундаментальное решение - больше не беспокоить их видеосозвонами, обращениями по мобильному, да и в чатах в режиме реального времени (до кучи). Новый регламент работы предписывал обращаться друг к другу только через электронную почту - удобнее ведь разбирать всю корреспонденцию в одном месте, а респондентам давал право не отвечать, пока они заняты.

В первые недели нового порядка разработчики действительно стали спокойнее. Больше никто не жаловался, что их постоянно дергают. Хотя как бы они пожаловались? Личного общения-то, когда можно спросить “как дела”, больше не осталось. Каждый начал “вариться” в своем внутреннем мире, многим это по-началу понравилось.

В этой истории снова хочется напомнить о том, что команды мы строим ради реализации сложных проектов. Отсутствие регламентов удаленного общения неизбежно скажется на скорости решения рабочих вопросов. Даже маленькое уточнение, которое необходимо получить от коллеги, будет блокировать задачу на сутки и более. Появится отставание от запланированного графика - клиенты будут недовольны. При этом они вряд ли оценят, что запросы разработчикам отправляются как в “черную дыру” (никогда заранее не знаешь, ответят ли тебе, а если ответят, то когда). Удастся ли компании сохранить таких клиентов?

Из-за отсутствия созвонов один на один с руководителем менеджмент потеряет понимание общего настроения в коллективе, не будет видеть насколько сотрудники замотивированы, есть ли у них какие-то сложности. А это лишит менеджмент возможности работать на удержание сотрудников. Каждое увольнение будет неожиданностью - о том, что ключевой разработчик проекта уходит, руководство узнает только в момент подачи заявления. И это будет “пожар”, который придется экстренно “тушить”. Самих увольнений, кстати, станет больше. Человеку всегда важно видеть результаты своей работы. А если руководство не рассказывает разработчикам о судьбе проекта, его значимости, интерес к нему легко теряется.

По опыту знаем, что поиск баланса между интересами разработчика (непрерывностью его рабочего времени) и потребностями в оперативности - задача непростая. Однажды договорившись о правилах общения, мы внутри компании установили порядок отправки запросов коллегам и сроки ответа на разные сообщения. Телефон и видеосозвоны у нас используются, но когда без них не обойтись. В большинстве команд есть дейли, которые проходят в одно и то же время и стали своего рода ритуалом. Прочие встречи стараемся назначать заранее, чтобы не сбивать рабочий процесс. В экстренной ситуации обязательно сначала пишем в чаты с пометкой “Срочно”, а звоним, только если нет ответа в разумное время. О прочих деталях внутреннего регламента можно почитать в нашей  статье. 

Безоблачный рабочий процесс

Было распространенное заблуждение среди компаний, что удаленка - это способ сэкономить на аренде офиса, закупке оборудования и сопутствующих расходников (в том числе, печенек). Компания “Экономия-во-всем” решила сократить расходы еще и на информационные системы. Раз нет офисного оборудования, то, наверное, и какой-нибудь Confluence оплачивать не надо. Решение подразумевало полный отказ от платных подписок. 

Умолчим о сложном периоде перехода с пусть даже частичной автоматизации на ручное распределение задач через электронную почту и созвоны. Как-то работу в “Экономия-во-всем” запустили и отчитались руководству о том, что план по сокращению расходов в период экономической нестабильности выполнен. С этого дня полезные сервисы либо не использовались вовсе, либо их применение ограничивалось рамками бесплатного тарифа.

Сокращение расходов - отличная инициатива, но не в том, что касается основных инструментов производства. Экономия будет лишь на поверхности. Без общих сервисов совместной работы каждой команде придется изобретать велосипед - искать собственное средство, которое удовлетворит ее потребностям, регистрировать отдельный аккаунт и т.п.

Спустя пару месяцев все это будет напоминать настоящий зоопарк. Сотрудники и команды будут использовать десятки разных календарей, мессенджеров, списков задач, баг-трекеров и т.п. Самое интересное начнется, когда задачу нужно будет передать из одной команды в другую. Это будет настоящий инженерный поиск несуществующей интеграции или экспорта-импорта данных (лишь бы не вручную их переписывать).

Честно отметим, зоопарк проще возглавить (причем, с самого начала), чем с ним бороться. Бесплатные тарифы корпоративных инструментов обычно сильно ограничены. Даже платные тарифы сервисов не всегда покрывают потребности компании, поэтому приходится сочетать несколько инструментов. Но нельзя пускать это на самотек. Разработчикам не нравится отвечать в пяти мессенджерах и копировать задачи в три разные системы, так что у нас используемые инструменты - часть регламента работы.

Вне офиса никаких печенек

Статус сотрудников на удаленке непонятен. Развитием законодательной базы его пытаются уточнить, но это тема для отдельной беседы. Пока же каждая компания трактует “удаленный” статус так, как ей хочется. Компания “Долой-соцпакет” считает, что с сотрудниками можно работать, как с фрилансерами - экономить не только на аренде офиса, но и на технике, обустройстве рабочих мест, больничных и прочих социальных опциях. Получай задачу - делай задачу - получай деньги, вот простая схема взаимодействия.

С точки зрения бизнеса все действительно можно оформить так, что никто никому и ничего не должен. Если бы при этом сами сотрудники хотели быть фрилансерами, все было бы отлично. Но обычно специалисты устраиваются в компанию (и принимают ее условия), чтобы чувствовать почву под ногами - иметь уверенность в том, что в случае болезни они не останутся без денег, при поломке техники кто-то поможет быстро восстановить рабочее место и т.п. Как только проявятся первые трудности, а компания самоустранится из решения вопроса, в коллективе польется негатив. По-началу он будет звучать только во внутреннем чатике. Как так: я заболел, а мне оплатили те две недели больничного по самому минимуму? Почему новый рабочий ноутбук пришлось покупать за свои деньги? После удаления зуба я сутки не мог работать, так почему мне не дали спокойно отлежаться?…

Если внутри эти запросы останутся без ответа (или получат ответ “таковы условия сотрудничества, мы вам ничего не должны”), появится текучка кадров. Она будет стоить компании дороже, чем соцпакет для старых сотрудников. Без сотрудника проект будет стоять. Чтобы быстрее нанимать разработчиков на освобождающиеся места, придется поднять обещания по зарплате для новых специалистов, иначе они будут отказываться от оффера, как только узнают об отсутствии соцгарантий (а они узнают, в интернете сложно что-то скрыть).

Понимая, что специалисты - это самый ценный ресурс, мы на социальной поддержке не экономим. У нас есть больничные и HR-программы для компенсации покупки техники и обустройства рабочего места, спорта, IT конференций - все как полагается. 

Мы разобрали несколько самых распространенных ошибок в построении удаленной работы. Быть может, вы сталкивались с другими? Пишите в комментариях! Если их наберется достаточно много, разберем в следующей публикации.

P.S. Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB, Instagram или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.