До локдауна 2020 мы работали в основном из офиса и удаленка была скорее исключением, чем правилом. У каждого сотрудника было свое рабочее место, а когда приходили новенькие — мы расширяли площади. При этом в офисе часто проходили стажировки, семинары и другие мероприятия, которые требовали временных рабочих мест. Сначала проблему решали переговорными, но они всё-таки созданы для других целей.
После жестких коронавирусных ограничений мы поняли, что порядок работы изменится и не всегда есть смысл работать только из офиса. Некоторым сотрудникам нравится работать из дома. Есть такие, кто дома работать не может, и им важно сохранить за собой свое рабочее место. А есть те, кому удобно совмещать оба эти варианта. Нам было важно пойти на встречу всем трем сторонам и найти решение, которое понравится всем.
Сложив старый опыт и новые реалии, мы предположили, что офис должен стать местом встреч, обмена опытом и генерации идей. При этом возможность работы из офиса фултайм также должна остаться. Для чистоты эксперимента провели опрос, который показал, что в будущем работать из офиса 4-5 дней в неделю хотели бы менее половины отделов. Также мы поняли, что предпочтения будут меняться и нужно «пощупать» новые форматы, распробовать их.
Мы не стали рассматривать перевод всех рабочих мест в незакрепленный формат, а решили протестировать гипотезу и понять, насколько удобен частичный гибридный офис. Для этого выделили несколько кабинетов, места в которых можно забронировать на нужный день. Мы нашли по одной команде смельчаков в каждом департаменте и занялись переоборудованием их кабинетов.
Сложности перехода
Конечно, мы в департаменте по работе с персоналом до сих пор сомневаемся, удастся ли гибридный эксперимент. Для нас такой формат стал новым опытом — не знаем, насколько он будет востребован. Опыт других компаний — точечный и так же, как и у нас, не проверен временем, но выбора не было: удаленка затягивалась, а потребности коллег успели измениться. Мы не были уверены, что новые офисные пространства будут удобны всем. Например, наши разработчики часто используют по два монитора — с таким «грузом» достаточно сложно по несколько раз в неделю перемещаться из дома в офис.
При этом компания растет, а вместе с ней и количество сотрудников. Мы перестали помещаться в старых площадях, а арендовать дополнительные помещения в новых условиях казалось неверным путем. Нам повезло, что наше руководство открыто к экспериментам и предложениям сотрудников. Поэтому мы согласовали бюджет на реорганизацию пространств и приступили к реализации.
За несколько последних лет мы сформировали порядок расширения офисов, который успешно реализовывали. В начале каждого года примерно оценивали рост штата и начинали готовить новые кабинеты, кухни, переговорные и другие офисные пространства. Так повторялось регулярно поочерёдно в разных офисах. Здесь же пришлось начать всё с нуля: это касается договоренностей и с коллегами внутри компании, и с арендодателями.
Со следующей сложностью мы столкнулись, когда решили попробовать составить каталоги техники для гибридных кабинетов и выдачи новым сотрудникам. Если раньше закупка была точечной и проблем не возникало, то сейчас нужно было заказать большое количество мониторов и ноутбуков одновременно. Пока мы составляли каталог, он успевал устаревать — все раскупали и приходилось собирать заказ заново. На удивление выросли сроки поставки мебели для офисных пространств, поэтому приходилось подбирать варианты, которых не пришлось бы ждать по полгода. А это тоже время.
При этом мы понимали, что такой переход будет непростым и для наших сотрудников. Отказаться от привычного рабочего места — непросто. Мы старались сделать этот момент удобнее: заказали специальные шкафы-локеры для хранения личных вещей в офисе, в разные кабинеты выбирали мебель, подходящую под конкретную ситуацию, чтобы сотрудник мог найти себе более подходящее рабочее место.
Задачи, которые решает гибридный офис
Со стороны сотрудника:
Возможность выбрать рабочее место в той зоне, которая необходима сегодня. Например, тихая для сосредоточенной работы, рабочее место с двумя мониторами или стол для работы стоя.
Возможность поработать со сторонней командой или партнерами. Так, на время проекта можно работать с коллегами в одном пространстве.
Возможность приезжать в офис сотрудникам, которые работают удаленно. Например, чтобы встретиться с командой и лично обсудить что-то важное.
Удобное планирование встреч. В системе бронирования рабочего места можно найти коллегу, с которым хотелось бы встретиться, и увидеть, за каким столом и в какой день он будет в офисе.
Командировки. Пусть сейчас их и стало значительно меньше, всегда есть проблема: приходится сидеть где-то далеко от команды в переговорной. А сотрудники приезжают в том числе и для общения.
Ремонт в кабинете. Мы регулярно обновляем кабинеты, и раньше приходилось полностью перевозить отдел в новую локацию. Сейчас же мы можем предложить пользоваться гибридными местами.
Со стороны компании:
Возможность не менять офисы, когда становится тесно — вложить средства, которые мы бы потратили на расширение, в другие проекты по улучшению офисных пространств.
Что должно быть в гибридном офисе
Важно, чтобы сотрудник мог прийти в офис и сразу начать работать. Для этого должна быть возможность оставить личные вещи и не должно быть проблем с подключением второго монитора. Также нужны отдельные зоны как для тихой и сосредоточенной работы, так и для работы в команде.
Бывает, что сотрудники даже в одном офисе могут не встречаться вживую долгое время: офисы NAUMEN в крупных городах занимают несколько этажей. Но если коллеги из разных отделов работают над одним проектом, полезно, чтобы у них была возможность работы в одном помещении. При этом они не должны мешать другим командам. Этот вопрос решили, разделив кабинеты с гибридным форматом работы в зависимости от назначения. Например, места для совместной работы оснастили звукоподавляющими экранами, чтобы команды не мешали друг другу. Также во многих кабинетах есть мягкие зоны, где можно расслабиться и пообщаться с коллегами за чашечкой кофе.
Для сотрудников, работающих в гибридном формате, мы сделали специальные шкафчики — локеры, в которых они могут хранить личные вещи, когда находятся вне офиса. По сути, это аналог привычной тумбочки у рабочего стола. Чтобы получить ключ, достаточно обратиться к офис-менеджеру или отправить заявку на почту.
Важно, чтобы место было легко забронировать, а в рабочей зоне были необходимые принадлежности. Алгоритм посещения гибридного офиса довольно прост:
Сотрудник бронирует рабочее место, приходит в офис, может оставить верхнюю одежду в гардеробной — раньше все раздевались в своем кабинете. Проходит на рабочее место, где уже есть монитор, канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, блокноты. На каждом столе есть 2 порта USB для зарядки гаджетов, патч-корд для подключения компьютера к сети и минимум две свободные розетки.
В каждом гибридном кабинете мы обязательно располагаем:
QR-коды со ссылкой на систему бронирования места.
Один или два монитора с легким подключением по USB type c.
Расширенные наборы канцелярии, чтобы сотрудник смог найти всё то, что обычно было у него на рабочем столе.
Периферийное оборудование: мыши, клавиатуры, гарнитуры, переходники, usb-хабы.
Настольные подставки для ноутбуков.
Зеленый уголок — раньше сотрудники часто сами выращивали цветы в кабинетах, а нам бы хотелось сохранить уютную атмосферу.
В некоторых кабинетах в зависимости от назначения есть:
Столы для работы стоя с электрорегулировкой по высоте.
Столы для работы в группе: до 6 столов с шумопоглощающими экранами, выстроенные в один большой.
Настольные лампы.
Мягкие зоны: диваны, кресла, пуфики, чтобы можно было в любой момент сменить обстановку.
Планы на развитие
На следующие полгода наша цель: собрать отзывы и модернизировать новые гибридные пространства. Если гибридный эксперимент удастся — увеличим количество подобных рабочих мест. Сейчас в Екатеринбурге их около 20%, в Москве — 30%, а в Санкт-Петербурге примерно 50%. Сэкономив на аренде, планируем дорабатывать оснащение рабочих мест. Как именно — пока рано говорить. Будем опираться на пожелания сотрудников.