5 проблем согласования документов в организациях

В бизнесе возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.

В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.

Кроме того, бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером. 

Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в WhatsApp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.

Также при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:

• коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);

• фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;

• нет удобного инструмента для поэтапного движения документа; 

• непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;

• непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.

Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).

Сценарии

Основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование).

Согласование внутри организации:

• Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.

  

• Интеграция с CRM. Пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM.

  

• Шаблоны маршрутов согласований.

• Онлайн-просмотр документа.

Согласование с внешними контрагентами:

• Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.

• Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.

  

• Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.

Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)

Само приложение с технической точки зрения – PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием к мобильной версии сайта).

На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.

Для связки с CRM мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.

История решения вопроса автоматизации согласований

Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных CRM. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента.

В новом приложении мы хотим уйти от ограничений старой версии.

При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:

• светофор состояний;

• согласование с внешними пользователями;

• мобильная версия;

• интеграция с CRM;

• онлайн-просмотр документов;

• наглядный конструктор маршрута согласования.

Бизнес-результат: чего добились за полгода.

Первая версия вышла в конце мая 2021.

На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок, из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.

Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.

Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.

Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.

Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru.

Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую силу.

В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.

Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.

Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.

Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.

Продукт получился технологичным и интересным. Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!