Всем привет! Недавно мы в первый раз провели внутренний хакатон и в этой статье я расскажу про то, как мы это сделали и про шишки, которые мы набили по пути его организации. Статья будет полезна всем, кто впервые организовывает хакатон: и инженерам, и DevRel, и HR.
Шаг №1. Зачем вообще нам хакатон?
Прежде чем делать что-то, нужно решить зачем мы это делаем. Как мы ответили на этот вопрос:
Во-первых, скоро наша команда переедет в новый, собственный офис на ЗИЛе, где запланирована куча разных плюшек, таких как капсулы для сна, но мы хотели подумать о том, как сделать офис и удаленную работу комфортнее и с инженерной точки зрения.
Отсюда следуют 2 задачи:
1. Создать прототипы решений, которые сделают нашу работу удобнее.
2. Вовлечь ребят в «строительство» идеального для них офиса.
Во-вторых, нам хотелось встряхнуть наше сообщество разработки и дать возможность инженерам переключиться с рутинных задач на творческие, дать ребятам из разных команд возможность поработать друг с другом. Мы, как и многие, обратили внимание на проблемы нехватки личного общения и выгорания в пандемию.
Ну и второстепенная задача – набраться опыта, чтобы позже сделать внешний хакатон.
Итак, когда мы точно понимаем какие перед нами стоят задачи и что мы хотим их решить именно хакатоном, переходим к его организации.
Шаг №2. Команда организаторов
Возможно кто-то и может организовать хакатон в одиночку, но если вы не выпускник Хогвартса, то скорее всего вам тоже понадобится команда.
Наша постоянно расширялась и по мере потребностей пополнялась всё новыми и новыми ролями:
Команда организаторов, готовых подменять друг друга и участвовать 24/7, несмотря на другие рабочие задачи.
Менторы. Каждой команде дали опытного наставника, который помог в работе над проектом, направлял ребят, подсвечивал проблемные моменты и отвечал на вопросы.
Эксперты. Для всех участников хакатона мы провели экспертную сессию, на которой сотрудники, занимающие потенциально нужными участникам системами / процессами, отвечали на узкопрофильные вопросы.
Инфраструктура, API, доступы. Для работы команд мы подготовили необходимую инфраструктуру. В этом нам помогали коллеги, они развернули виртуальные машины, сделали к ним доступы и отвечали на вопросы.
Ведущий. Нужно было найти суперзвезду, которая задаст нужный ритм. Звезду нашли.
Партнеры, которые могут развернуть платформу для Хакатона. Нужно придумать как собирать заявки на участие, объединять участников, собирать решения и вот это все. Мы выбрали HackeR – SaaS решение от сообщества Russian Hackers, которым покрыли все этапы пути участников. Они не только развернули нам платформу, но и были готовы адаптироваться под наши потребности и отвечать на вопросы 24/7, а вопросов было немало, вернемся к ребятам если дозреем до DS соревнований. Вот тут полезный обзор ключевых площадок для организации Хакатонов, из которых мы выбирали.
Шаг №3. Подготовка к хакатону
На самом деле этот пункт состоит из множества шагов и бессонных ночей, я попробую остановиться на ключевых:
1. Тема хакатона. Основная актуальная идея, вокруг которой все было организовано. Для нас она была очевидной – обустройство нового офиса и комфортная работа на удаленке.
2. Номинации. Мы остановились на трех:
Лучшее решение.
Лучшее решение на Platformeco (внутренняя разработка Леруа Мерлен, Low Code композиционная платформа для разработки и управления API и микросервисами,на которой можно было собрать своё решение).
Приз зрительских симпатий.
Можно больше, можно меньше, в нашем случае, учитывая количество потенциальных участников, 3 оказалось оптимальным вариантом. По двум первым номинациям решение приняли жюри, а кому достанется приз зрительских симпатий решали сотрудники.
3. Критерии оценки. Важно их не только выбрать, но сделать прозрачными для всех. Наш пример: релевантность главной идеи, целесообразность, масштабируемость, охват продукта, качество его проработки и оформления.
4. Коммуникация или как рассказать про хакатон так, чтобы в нём хотелось участвовать: лендинг, где рассказали про даты, время, этапы, правила, те самые критерии оценки, положение о хакатоне на 8 страниц. Коммуникационный план с множеством каналов: телеграм, слак, внутренняя соц сеть, почта и общие встречи. Главное, чтобы услышали все-все.
5. Мерч + пицца. То, без чего не обходится ни один хакатон. Закладываем время и на творческий процесс: генерация с командой идей, и на продакшн. Мы миксовали стандартное и не очень: носки с шуруповёртами, это уже наш фирменный знак, футболки и наборы инструментов, прямая отсылка к DIY оказалась в итоге самым любимым подарком. Вопрос пиццы решился заказом виртуальных карт на доставку еды, не забываем кормить наших хакатонщиков.
О чем мы не подумали:
Конечно, по ходу подготовки мы набрали «мешки опыта под глазами». На что обратим внимание в следующий раз:
1. Готовиться к мероприятию, где совокупно задействовано 100+ человек лучше за 2-3 месяца, даже если кажется, что вы успеете все за месяц. Скорее всего вы и правда успеете, но дергающийся глаз у организаторов вряд ли входит в список ваших планов на хакатон.
2. В команде организаторов должен быть хотя бы один инженер. У нас его не было, так как большинство разработчиков хотели участвовать в хакатоне. Но точно было бы быстрее решать технические вопросы, имея экспертов в команде организаторов.
3. Размер футболок участникам. Пандемия не пощадила никого - самый ходовой размер мужской футболки L, а не М, как это было до 2020.
4. Мы подумали, что 2 дня достаточно, чтобы определиться с командой, но что-то пошло не так, в это время многие не уложились. Рекомендуем заложить на это хотя бы неделю.
4. У нас было 17 команд и мы долго решали как всем им успеть представить свои продукты так, чтобы жюри к моменту последней команды ещё было в сознании. В итоге мы заложили следующий тайминг: 5 минут на презентацию и 2 минуты на вопросы. В целом нам хватило, но возможно тут есть и более оптимальные решения.
5. Сессию с экспертами мы решили провести в середине хакатона, так лучше не делать. Удобнее ответить на все вопросы до старта или в самом начале хакатона.
Выводы
Что мы получили по итогам шагов, описанных выше, и стоит ли доверять нашим рекомендациям.
Неожиданно для нас самих мы собрали 86 регистраций, цифра оказалась даже больше, чем мы прогнозировали. Конверсия в участников хакатона – 82,5%, то есть почти все зарегистрировавшиеся приняли в нём участие. Победили команды со следующими решениями:
1. Система администрирования ресурсов для нового офиса. Для офис-менеджера это возможность создания и управление интерактивными картами офиса. Для сотрудников:
- Навигация и поиск по карте офиса для сотрудника.
- Бронирование рабочих мест и разделяемых ресурсов по дням/времени.
2. Мобильное приложение, которое позволяет создавать события для совместного времяпрепровождения. Сервис для выстраивания социальных контактов, поддержания дружелюбной атмосферы в компании и восстановления продуктивности.
3. Битва за приз зрительских симпатий длилась 5 дней, лидеры гонки регулярно менялись, но в итоге победу одержала команда с проектом «Идеальная столовая»: продуктовый подход к столовой, оценка NPS, влияние на столовую, сбор метрик и показателей, глубинная аналитика проблем и гипотез, настройка пользовательских опросов. Идея продукта: сделать уникальное и расширяемое решение для того, чтобы сделать из столовой ресторан.
По итогам хакатона мы выбрали 7 продуктов, которые бы хотелось внедрить. Сегодня два из них в финальной стадии, а остальные в проработке.
Теперь мы ждем новый офис не только потому что, там будет много новых плюшек, но и чтобы оценить как воплотились решения, которые родились всего за 42 часа.
Отзывы в чатах и множество довольных участников доказали нам, что бессонные ночи, дергающийся глаз – все было не зря. Это классный опыт, мы узнали много нового, знаем как повторить и что сделать лучше. Все не так сложно, как может казаться на первый взгляд.
