Чем больше сотрудников становится в компании, тем больше появляется необходимость собрать всю информацию и все данные компании в одном месте. 

В этой статье мы расскажем, как решить эту проблему с помощью хендбука, а также поделимся основными моментами разработки, на которые стоит обратить внимание, чтобы ускорить процесс его создания 

HandBook — или же корпоративная книга — это максимально полный справочник о том, чем живет и дышит компания каждый день. В нем собрана самая разнообразная информация о компании: история, структура, ценности, сведения об офисах, мероприятиях и многое другое.

Хендбук чаще всего создается, чтобы облегчить жизнь как новым сотрудникам, так и уже давно работающим в компании. Каждый раз, когда у сотрудников возникают вопросы, они могут выбрать нужный раздел в корпоративной книге и узнать всю актуальную информацию.

Разработка хендбука может занимать от нескольких месяцев до целого года. В нашей компании, к примеру, она заняла около 5 месяцев с учетом того, что задачи по нему выполнялись не полный рабочий день, а несколько часов в неделю. Основная работа по корпоративной книге легла на плечи нашего HR-менеджера, ведь кто, как не он, знает все боли сотрудников и может решить их с помощью хендбука.   

Чтобы ускорить процесс создания корпоративной книги, мы выделили основные этапы, которых следует придерживаться.

1. Формат и платформа

Каждая компания сама выбирает для себя удобный формат корпоративной книги. В случае IT компаний вся информация обычно хранится в онлайн-сервисах, таких как Google Disk, Miro, Notion и т.п. Последний как раз можно использовать для создания хендбука: в нем есть готовые стильные шаблоны, информацию легко обновлять, а еще можно сделать классное форматирование разделов для удобной подачи информации, с которым справится даже тот, кто раньше не работал с платформой.

В интернете можно найти множество шаблонов хендбука, созданного на платформе Notion. Поэтому рекомендуем вам детально изучить примеры компаний разных направлений перед тем, как приступить к написанию своей корпоративной книги.

Но запомните: чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны как отправную точку, а не замену окончательному продукту — и тогда вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть максимально удобным для сотрудников в использовании, ведь в нем не будет ничего лишнего или не связанного с компанией.

2. Основные категории

Когда платформа для хендбука выбрана, а примеры конкурентов — изучены, следует выделить для себя основные категории корпоративной книги.
Приведем примерный список разделов, которые необходимо включить в хендбук:

Основная информация о компании: история компании; миссия, цели и ценности;  организационные правила и преимущества.

Организационная структура: основные отделы компании; зоны ответственности;  взаимосвязи между отделами. Все это можно объединить в «дерево компании» — схему с должностями, ФИО сотрудников и корпоративной иерархией.

Рабочие вопросы: прием на работу/увольнение, график; сверхурочная работа;  система мотивации; карьерный рост; обучение и повышение квалификации.
Правила поведения сотрудников: взаимоотношения между сотрудниками, с партнерами и заказчиками; дресс-код и т.п.

3. Что еще следует добавить?

Как и упоминалось ранее, нужно стараться сделать корпоративную книгу индивидуальной, именно поэтому, кроме основных пунктов, следует добавить информацию, которая, по вашему мнению, заслуживает внимания сотрудников.

На основе нашего хендбука мы собрали несколько примеров того, чем можно его разнообразить: 

Так как офисы компании находятся в разных городах, мы добавили в хендбук раздел «Наши офисы». В нем мы рассказали подробнее о том, какие есть традиции у каждого из офисов: к примеру, утром с 9:00 до 10:30 ребята формируют заказы на доставку обеда. Для этого даже есть отдельный канал и специально назначенный человек, который собирает пожелания по еде и оформляет заказ. Также в этом разделе рассказывается, как ребята проводят свои перерывы; имеются и схемы расположения кабинетов.

Для новых сотрудников мы собрали списки заведений с вкусной едой рядом с офисом, а также перечень доставок.

В компании проводится более 30 онлайн и офлайн событий в год. Среди них квизы, теннисные турниры, онлайн игры, вечеринки — и все это для сотрудников с разных городов! Для того чтобы ребята могли после мероприятия найти все фото и видео с собой, а также поностальгировать и вспомнить все самые яркие события, в нашу корпоративную книгу мы добавили страничку «Мероприятия». 

В нашем хендбуке есть также странички, которые открыты для редактирования каждому сотруднику. Одним из таких разделов стала «Библиотека». Мы ценим развитие и обучение сотрудников, именно поэтому создали онлайн-библиотеку для тех, кто хочет сделать свое обучение естественным процессом и поделиться интересными статьями со своими коллегами.
Эта страница доступна для редактирования каждому сотруднику компании. Если кто-то находит полезную информацию, которой хочет поделиться, он с легкостью сможет добавить ссылку на ресурс во вкладку с нужной тематикой.

Для нас также было важно, чтобы после прочтения хендбука сотрудники получили ответы на все свои вопросы. «Как запланировать отпуск?», «С кем и как обсуждать свое повышение / продвижение?», «Внештатная ситуация в офисе. Кому звонить, что делать?» — ответы на все эти вопросы можно найти в одном из разделов нашей корпоративной книги, в котором мы с помощью сотрудников собрали все самые часто задаваемые вопросы и ответы на них.

4. Как презентовать корпоративную книгу?

Хендбук однозначно снимает много вопросов и распутывает «коммуникационные клубки» внутри организации. Но как же привлечь максимальное внимание сотрудников к «новинке» в компании?

Часто компании для анонса таких новинок используют групповой новостной канал на платформе, где ведутся все основные переговоры. Но практика показывает, что сотрудники могут прочитать пост о каких-либо изменениях или о том, что в компании появилось корпоративная книга, но при этом не изучить сам хендбук.

Поэтому советуем привлечь внимание двумя способами:
1. Сделать презентацию в новом формате: записать видео, в котором изложили суть хендбука и как им пользоваться.
2. Добавить в сам хендбук ссылку на опрос и попросить сотрудников после прочтения пройти его и оставить свой фидбек. Чтобы просьба пройти опрос не осталась без внимания, можно создать на каждого сотрудника компании задачу, которая бы напоминала им про необходимость изучить и оценить корпоративную книгу.

Таким образом, 90% наших сотрудников детально просмотрели хендбук, и большая часть проголосовавших сразу же нашла ему применение.

Сотрудники указали, что чаще всего будут обращаться к разделу про компанию. А именно: 

№1 Страница «Библиотека»

№2 «Миссия и ценности», «Культура общения» и «Структура компании»

Также позитивно были приняты странички «Советы», FAQ, «Немного истории». 

Написать свою корпоративную книгу не так сложно, главное помнить: хендбук — не фантастический роман. Все, что там написано/нарисовано/снято на видео, должно соответствовать истине. Если руководитель говорит о командной работе, но сотрудники знают, что решения он принимает единолично — это будет серьезный удар по внутреннему имиджу компании. Поэтому каждое слово должно быть взвешено, просеяно через мелкое сито — и выполнено.

Не забывайте регулярно обновлять и дополнять вашу корпоративную книгу. Можно также проводить опросы сотрудников, чтобы понять, чего именно не хватает и какие моменты еще следует добавить.

Полина Яшкина

Business Developer, DEVGAME