Привет, Хабр. На связи ITGLOBAL.COM. Меня зовут Любовь, и сегодня я хочу поделиться с вами тем, что знаю об организации достаточно крупных мероприятий: фестивалей, конференций, митапов и званых бизнес‑ужинов.

Если с последними двумя все более‑менее понятно и какого‑то специфического опыта для их адекватной реализации не требуется, то первые два — это уже весьма серьезная история. Просто так, с наскока, может и не получиться.

Статья построена на моем личном опыте, а также опыте моих коллег, которые помогали мне в нелегком деле организации фестиваля ITPARK FEST.

Под катом — много полезной информации, мои собственные инсайты и весьма обширный чек‑лист вещей, о которых, коль скоро вы затеяли масштабное мероприятие, стоит позаботиться на берегу.

Подготовка: от идеи до четкого плана

Наверняка все люди, которым хотя бы однажды доводилось организовать и провести даже детский день рождения, знают, какой это кошмар. Десятки крупных задач разбиваются на сотни все более мелких, и без четкого плана все гарантированно пойдет по… стечению обстоятельств.

Любое мероприятие начинается с задумки, идеи: что это, для кого, в каком формате и почему это интересно. Не имея четких ответов на эти вопросы, вы не сможете ни привлечь спикеров, ни собрать аудиторию, ни воодушевить собственную команду.

Свой ITPARK FEST мы придумали совершенно спонтанно. Сейчас я даже не припомню, кому из нас в голову пришла идея назвать его «фестивалем». Тем не менее, именно это определение задало формат всего мероприятия. Мы сразу же начали думать:

1. Если это фестиваль, он по определению не может быть скучным. Значит, никаких пыльных залов, нудных докладов. Должно быть стильно, красиво и интересно!

2. Следовательно, помимо спикеров, должна быть и развлекательная часть. Потому что, если никто не фестивалит на фестивале, он превращается в съезд ЦК КПСС по вопросам ИТ и маркетинга в N‑цатой пятилетке.

3. Возвращаясь непосредственно к теме мероприятия — помимо развлечений, очень желательно найти хороших спикеров и партнеров, сбалансировать выступления и выдать посетителям по‑настоящему интересный контент.

Как правило, подготовка начинается где‑то за год до самого мероприятия. Мы даже шутим: «готовиться начинаем за год, а по факту делаем все за 3 недели». Кроме шуток, где‑то за полгода до мероприятия мы начинаем всю основную движуху: собираемся на брейнштормы и предметно обсуждаем основные вопросы. Где‑то за 2 месяца, ближе к августу, нерегулярные встречи становятся еженедельными, и мы принимаемся за реальные задачи.

Лендинг вместо афиши

Под каждое мероприятие мы делаем специальный лендинг. Фактически, это современная замена традиционной афиши: попав на сайт, люди сразу же понимают, что за мероприятие мы проводим, кто на нем будет выступать, когда и где оно состоится и т. п.

Лендинг — это достаточно объемная задача. За ночь на коленке его не сделаешь, поэтому мы закладываем на него примерно месяц, а то и полтора. Приблизительно за 4 недели до мероприятия у нас уже все готово к регистрации гостей.

В это же время мы начинаем анонсировать наш фест на других отраслевых мероприятиях. В прошлом году мы и вовсе обошлись без платного привлечения трафика, так как многие гости уже ждали наш фестиваль. К тому же ITPARK FEST 2022 был частью большого акселератора и мы были уверены, что у нас наберется как минимум 100 гостей — посещение фестиваля уже включено в их программу.

Здесь мы подходим к еще одному важному моменту: планирование количества гостей. В 2022 году из‑за ограничений площадки мы не смогли бы принять больше 250 человек. С другой стороны, акселератор гарантировал нам, что площадка не будет пустовать в любом случае. Поэтому рекомендуем заранее просчитать, сколько людей и из каких источников планируют посетить ваше мероприятие.

Партнеры

Партнеры мероприятия — это чрезвычайно щепетильная тема. С одной стороны — это круто, когда есть много партнеров. Сразу появляется пространство для креатива. В Севастополе нашими партнерами были сервис кикшеринга (аренда самокатов), всевозможные VR‑развлечения, кейтеринг, вузы и даже арт‑пространство «Театральная улица».

Работу по поиску партнеров стоит начинать заранее — в идеале, за 3–4 месяца до мероприятия рассказать всем о том, что планируется. А это значит, что у вас должны быть на руках все описания, программы, презентации. Если партнер участвует финансово, ему потребуется время на бюджетирование. А вам в любом случае предстоит организовать партнерский стенд: люди, мерч и т. п.

Партнеры бывают двух типов: коммерческие и государственные. Как правило, с первыми работать гораздо легче. Для работы с госпартнерами потребуется кипа документов, отчетности. Многие документы нужно успеть подготовить заранее, далеко не всё делается за один день. Каждое изменение следует заранее обговаривать. Часто от первой встречи с потенциальным партнером до принятия решения проходит очень немало времени.

Госпартнеры — это, конечно, очень здорово и престижно, однако тут немало подводных камней. Такая поддержка очень обязывает организаторов: приходится идти на уступки, согласовывать изменения и делать другие малоприятные вещи. К примеру, согласно договору, на мероприятии обязательно должен выступить некий VIP — к примеру, мэр или губернатор. А у него чрезвычайно загруженное расписание, которое может меняться по пять раз на дню. До сих пор я вспоминаю, как мы за два дня 10 раз двигали программу туда‑сюда, чтобы пропустить важного человека на сцену, когда у него будет «окно» в расписании. В четверг утром — одна информация. Вечером — другая. А в пятницу — … В общем, это было непросто.

Мораль — очень здорово, когда у проекта есть поддержка и огласка со стороны государства. Но если вы не хотите подстраиваться, можно попробоваться обойтись и без неё.

Еще один курьезный случай был связан с ЧОП, который мы наняли для охраны мероприятия. Представьте себе: играет музыка, куча молодежи. Все расслаблены, позитивны и открыты для новой информации. Однако по всем углам стоят квадратные парниши с суровыми лицами и все в черном. Выглядит, прямо скажу, не слишком фестивально.

В общем, мы попросили ребят «спрятаться» за баннер. Было очень неловко и неудобно, но они вошли в положение согласились охранять нас «из засады», за что им огромное спасибо.

Возвращаясь к вопросу о партнерах — нельзя знать заранее, какое требование выдвинет тот или иной партнер. В ивентах ничего не бывает статично — в том числе и программа. Случается, что приходится буквально на ходу оформить площадку или скорректировать расписание.

Очень желательно иметь выделенную партнерскую зону. Помните — для партнеров ваше мероприятие должно обернуться взаимовыгодным сотрудничеством. Кроме того, партнер может привести за собой дополнительную аудиторию, особенно если бренд известный.

Программа мероприятия

Наверное, для ясности стоит разбить этот раздел на две части:

• как набрать спикеров, если о вас никто не знает;

• что может пойти не так и как с этим справиться.

Поиск спикеров

Наверное, это один из самых сложных моментов для начинающих — разыскать спикеров и уговорить их выступить на вашем мероприятии. Когда мы занимались организацией первого ITPARK FEST, о нас толком никто не знал. Приходилось каждому потенциальному спикеру объяснять, в чем соль мероприятия и зачем у нас выступать.

Сейчас, по прошествии нескольких лет, у нас сформировался неплохой нетворкинг. Спикеры легко соглашаются к нам приезжать, а некоторые, так называемые «лояльные спикеры», сами просятся к нам выступать. Это очень ценный ресурс.

Но на первых порах нам приходилось с боем уговаривать буквально каждого человека. Я устроила настоящий чёс по VK и Facebook — стучалась как к компаниям, которые занимаются организацией мероприятий, так и к потенциальным спикерам. Находила, где собираются подходящие эксперты и писала каждому в личку.

С теми, кто шел на контакт, я созванивалась в Zoom и проводила подробную презентацию будущего мероприятия. Рассказывала, что умею делать и какая стоит задача. Всего получилось 4 серьезных диалога. Тогда почти никто не захотел с нами партнериться, однако это был очень ценный опыт. Общая тональность сводилась к следующему: «деточка, это все, конечно, очень мило, но мы, серьезные дядьки, готовимся к таким мероприятиям примерно за год, так что поезд ушел…».

Казалось бы, отказ на отказе — это явно негативный результат. Тем не менее, многие из тех, с кем я общалась, делились со мной полезными инсайтами. Например, ИТ Борода отказался у нас выступать из‑за опасений за свое портфолио, но время нам уделил и даже дал ценные советы.

Были и другие позитивные моменты.

Одна девочка из ростовской компании, организующей мероприятия, достаточно подробно мне объяснила, как все это работает изнутри и как в таких случаях действует она. Еще запомнился кейс Skyeng. Я написала напрямую генеральному директору компании (раньше на их сайте была указана его прямая почта), а ребята из Skyeng не только мне ответили (и очень оперативно, буквально через пару часов), но и согласились на удаленный формат выступления. Я была в легком, но приятном шоке ????

Главный инсайт чем‑то похож на студенческое правило про зачетку: сначала ты на нее работаешь, потом она — на тебя. Здесь то же самое, но вместо зачетки — известность публике, awareness. Чтобы не получать отказы, нужно заработать себе хорошую репутацию.

Теперь, если ко мне кто‑то обратится за помощью в организации конференции или фестиваля я, понимая, как сложно добывать информацию, с радостью поделюсь своим опытом.

Наш фест успешно проводится уже не первый год, появились по‑настоящему лояльные спикеры — например, ребята из GameDev и GameFI индустрии, Skyeng старается прислать своих экспертов.

Что может пойти не так

Каждый год после мероприятия мы проводим внутренний разбор полетов: что получилось, над чем стоит поработать. Выяснилось, что очень важно загодя уделить внимание каждой презентации и каждому спикеру, чтобы не было эксцессов. В этом году мы не успели встретиться с каждым выступающим (а их было более 20), поэтому не обошлось без одного курьезного момента.

На нашем мероприятии действует четкое правило: NO HUNTING. У нас множество резидентов и некоторые из них являются прямыми конкурентами. Но фестиваль — это нейтральные воды. Никаких распрей, попыток переманить сотрудников и прочих неджентльменских поступков. Но не все придают значение этому правилу.

С одним из спикеров, HR, мы созвонились и обсудили тему, но не сверили контент. И прямо во время выступления он неожиданно начал «продавать» плюшки своей компании. Причем так хорошо и уверенно, что хоть сразу иди подавай анкету.

Получасовое выступление в полном разгаре, нельзя его прерывать или останавливать. А хантерская презентация с каждой минутой все хлеще и хлеще.

Long story short, в памятке на будущий год мы отметили, что теперь будем готовить для спикеров шаблоны презентаций и популярно объяснять, как всё оформить, о чем рассказывать и — главное! — что презентация не должна продавать компанию. Достаточно, чтобы она была интересной и полезной — тогда люди сами заинтересуются вами.

Подводя итог, скажу: будьте максимально гибкими и дотошными, если не хотите получить неприятный сюрприз прямо во время мероприятия, когда изменить или исправить уже ничего не получится. Тщательно отбирайте спикеров и следите за содержанием их докладов.

Дизайн и брендирование

Дизайн — это не та вещь, которую можно отложить на потом, когда более важные и ответственные дела будут сделаны. Если вы планируете серьезное мероприятие, ключевые процессы подготовки (а дизайн к ним вполне относится) нужно запускать параллельно. Иначе в последний момент окажется, что бренд‑волла нет (про него все забыли), нужно еще 3 варианта логотипа, а афишу еще надо сверстать и утвердить.

Мы для себя этот вопрос решили так: дизайном занимается наше внутреннее инсорсиногвое агентство. Мы давно работаем вместе, притерлись и понимаем друг друга если не с полуслова, то как минимум весьма хорошо.

За несколько месяцев до мероприятия мы отдаем дизайнерам полное ТЗ сразу на всю нужную айдентику, чтобы потом не бегать по каждой ерунде. Минимальный сет выглядит так:

• логотипы в разных форматах;

• презентации;

• заставки;

• шаблоны и картинки для соцсетей;

• шаблоны печатной продукции;

• стикерпак;

• мерч.

По мере готовности дизайнеры передают нам исходники. Очень удобно — в случае чего можно оперативно что‑то подправить или поменять самостоятельно (ребята работают в Figma). Главное — заранее определить список дизайн‑задач и перепроверить его с коллегами.

Организационные вопросы

Здесь мы поговорим преимущественно о насущных вопросах, от которых при организации мероприятия никуда не деться. Представим, что на этом этапе все поднятые выше вопросы решены (хотя на практике так никогда не бывает) и поговорим об организационной части мероприятия.

Безопасность на мероприятии

В первую очередь, вы как организатор отвечаете за своих гостей. Поэтому заранее позаботьтесь о том, чтобы площадка охранялась, а медицинские работники могли оказать первую помощь гостям. В этом году весь Крым находился в «оранжевой» зоне, поэтому нам пришлось нанять усиленную охрану и проверить территорию с металлоискателями.

Партнерская зона

В этом году у нас, к сожалению, не получилось организовать полноценную зону, где наши (преимущественно коммерческие) партнеры могли бы разместить свои стенды. Но вообще это очень хорошая практика — у нас были очень интересные стенды: ретроигры, VR, самокаты…

Как я уже писала выше, партнерство — это двусторонний процесс. Хочешь, чтобы у тебя на мероприятии был представлен популярный бренд — сделай всё, чтобы ему было удобно рекламировать свои товары. Взамен ты получишь дополнительную аудиторию и интересный стенд для гостей.

Можно заранее продумать тематические зоны (например: фотосессии, дегустация напитков, кофе и плюшки…) и предлагать подходящим партнерам спонсировать их целиком взамен на право брендировать целую зону своей айдентикой.

Довольные партнеры:

Кейтеринг

…Как много в этом слове! Главное, что нужно знать про кейтеринг — это дорого. Поскольку у нас фестиваль бесплатный, мы каждый раз встаем перед моральной дилеммой: накормить гостей хочется, но если сыты будут все, это влетит в копеечку. Платный кейтеринг, конечно, можно организовать, но тогда нужно делать все по правилам и выдавать чеки. Кроме того, для питания необходимо предусмотреть специальную зону.

В этом году мы сделали для всех гостей бесплатный welcome‑кофе, а те, кто захотел основательно подкрепиться, ходили на фудкорт в том же здании.

А на прошлогоднем фестивале, где и площадка, и программа были побольше, мы приглашали фуд‑трейлеры.

Помимо очевидного, кейтеринг — это целый список дополнительных условий. Поварам нужно отдельное помещение, точка воды, сбор мусора. Есть компании, которые занимаются кейтерингом под ключ: привозят свои столы, оборудование и всё прочее необходимое. Главное — на берегу согласовать, сколько понадобится выделить места. Иначе вы рискуете в последний момент бегать по территории в поисках, куда бы спрятать машину мусорные баки и специальные удлиненные розетки. Кстати о питании кейтеринга (простите за невольный каламбур). Всевозможная кухонная утварь, тот же бойлер, потребляют огромное количество энергии, поэтому не забудьте уточнить, сколько потребуется точек, сколько мощности. Иначе повар включит бойлер, и вся площадка погрузится в темень.

Из курьезов — в этом году у нас был предусмотрен бесплатный обед, но только для определенной части гостей. Эта информация через третьи руки попала ко всем участникам, исказилась, и в перерыв все радостно двинулись обедать немножко чужой едой. Сотрудники кейтеринга не знали, что сказать: не разворачивать же людей! Пришлось всех накормить.:)

Гардероб

Почему‑то о гардеробе все вспоминают в последний момент, и в итоге на каком‑нибудь бизнес‑ланче одинокая вешалка едва ли не гнется под весом пары десятков курток. А если мероприятие рассчитано на 200–300 человек, без гардероба не обойтись. Согласитесь, мало радости в том, чтобы после окончания найти свою куртку где‑то на полу. В Крыму, например, мы оборудовали под гардероб отдельный зал, заказали номерки и наняли гардеробщика.

Люди на мероприятии

Иначе этот подраздел можно было назвать «кто вам точно нужен, чтобы устроить хорошее мероприятие?».

Во‑первых, продюсер. Это такой человек, который четко понимает, как организовать мероприятие. В идеале, это человек опытный, который не побоится взять на себя функцию руководителя. Эдакий тимлид фестиваля.

Еще очень важно, чтобы в команде был коммуникабельный, погруженный в тему человек. Именно ему вы доверите общаться со спикерами, искать спонсоров и всячески заряжать их позитивной энергией грядущего мероприятия. Нельзя просто так позвонить спикеру и за пару фраз объяснить, что вы придумали. Нужно как следует объяснить тему, поделиться своими наработками, рассказать об аудитории и месте проведения феста, чтобы как можно сильнее заинтересовать собеседника.

Правая рука организатора — вам будет нужен ответственный исполнительный человек, который возьмет на себя исполнение сотен небольших, но ответственных поручений.

В этом году у нас была достаточно большая команда. Один человек занимался партнерами и некоторыми спикерами, другой специализировался исключительно на спикерах по теме GameFi, GameDev и привел к нам много интересных экспертов. Опять же, ведущий, ответственный также за трансляции. Людей мы отбираем по принципу «умеешь — делай!». Важно понимать, что все мы — не восьмирукий Шива, поэтому чем больше профессионалов будет привлечено к мероприятию, тем компактнее зона ответственности будет у каждого из них.

Второй год мы берем себе в помощь волонтеров. Это студенты местных ВУЗов. Денег им платить нельзя, поэтому мы бесплатно кормим ребят, дарим мерч и берем на вечернюю программу. ВУЗ же дает волонтерам отгул на день мероприятия и вручает благодарственные грамоты. По инсайдерской информации, волонтеры приходят к нам еще и из‑за возможности потусоваться на интересном событии (и на after party). Ну и конечно, все любят новые толстовочки ????

Как правило, волонтеры приходят накануне, мы рассказываем им про мероприятие, все показываем и раздаем зоны ответственности: кто на регистрацию, кто помогает на сцене, раздает бейджики или, например, показывает гостям, где находится нофелет уборная. Среди волонтеров назначается самый главный — лицо волонтерской компании. Это гораздо удобнее, когда вместо 10 человек с вопросами к тебе подходит только один.

Наш тимлид волонтер с прошлого года:

Оборудование

В этому году мы наконец‑то закупили собственное оборудование (примерный список прилагается). Это очень удобно и экономично — при условии, что вы будете использовать его регулярно. Мы уже распланировали, как и что будем использовать на своих мероприятиях. Для разовых акций оборудование стоит арендовать, притом желательно в каком‑то одном агентстве.

В этом случае подрядчик пришлет своих спецов — они всё привезут согласно ТЗ, распакуют, установят и будут обслуживать в процессе. Если что‑то выйдет из строя, оперативно поменяют. Но нужно быть морально готовым к тому, что аренда специфического оборудования стоит весьма недешево.

Например, мы два года подряд проводили фестиваль на открытой площадке. Аренда дорогущего огромного шатра обходилась нам в 150 тысяч рублей. Без него никак — если, например, пойдет дождь или будет слишком жарко, гостям это не понравится.

Сначала мы возмутились такой высокой аренде. Но оказалось, что стоимость шатра — около миллиона рублей, а чтобы собрать его, нужна квалифицированная команда. Плюс его нужно где‑то хранить. Когда видишь своими глазами, как возводят такую громаду, даже создается ощущение, что недоплатил.:)

Afterparty

Без afterparty наш ITPARK FEST не обходится. Если вы организовываете свой фестиваль, помните, что это мастхэв для любого опенэйра. Здесь все очевидно: не забудьте про оборудование (как правило, это микшер, пульт, усилители, точки питания, если приглашаете музыкантов — у нас, например, была рок‑группа KooRagA.

Проверка готовности

За сутки и за час до начала мероприятия мы проводим генеральную проверку.

За сутки:

1. Площадка полностью готова, можно принимать гостей, всё смонтировано и установлено.

2. Если есть дистанционные спикеры, проверяем, что с ними всё пройдет нормально. Правда, я не встречала еще ни одного мероприятия, где бы не случались накладки: то звук отключается, то собака на фоне лает.

За час:

1. Проверяем всё, что проверяется. Чиним то, что сломалось.

2. Убеждаемся, что работает Wi‑Fi — мы поднимаем собственную сеть ITPARK FEST, уже собаку на этом съели, но все равно что‑нибудь, да идет не так.

Ффух. Кажется, можно начинать.

Заключение

Статья получилась удивительно объемная, несмотря на то, что я старалась писать только про самое важное. Не учла одного: на крупном мероприятии важно вообще всё: оборудование, люди, площадка, питание, слаженная работа команды. Убрать хотя бы один компонент — значит обречь фестиваль на поражение.

Пожалуй, только один компонент организационной работы остался за кадром — работа с PR и SMM. Как вы знаете, в этом году в РФ не стало сразу нескольких инструментов, поэтому что‑то всерьез посоветовать я не берусь. Мы писали пресс‑релизы, сотрудничали с ТВ, но вопреки обычному не стали проводить никаких конкурсов в соцсетях или устраивать крупных маркетинговых активностей.

В прошлом году я сама организовала бота ITPARK FEST — очень удобная штука. Бот предоставляет удобное меню с картой фестиваля и программой. Можно пойти на экскурсию по пивоварне или выбрать интересующий слот. До сих пор я иногда пользуюсь этим ботом, если нужно освежить память или что‑то найти.

По этой ссылке вы найдете наш чек‑лист. Перед каждым ITPARK FEST мы сверяемся с ним, чтобы убедиться, что ничего не упустили.

Если у вас появились вопросы, смело задавайте их в комментариях. Постараюсь отвечать на них по мере возможности. А нас ждет подготовка к очередному ITPARK FEST. В этом году будем проводить его в двух городах. Но это уже другая история…;‑)