Под RPA в данной статье будем понимать роботизированную автоматизацию бизнес-процессов. Роботизация применяется для автоматизации рутинных задач, выполняемых по четкой инструкции. Центр информационных технологий Республики Татарстан в статье рассказывает, как это работает в республике – в какие госучреждения внедрили роботов, сколько часов это экономит, какие объемы информации уже обработаны и перенесены. 

«Лучшие сотрудники – не в штате, а на балансе».

В качестве простого примера применения RPA можно привести перенос данных из одной информационной системы в другую с помощью программного робота. Если информационные системы не имеют программных интерфейсов для взаимодействия (API) и располагают только графическим интерфейсом пользователя (UI), либо интеграция посредством API слишком трудоемкая, то пользователи переносят данные вручную, делая copy-paste полей из одной системы в другую. 

Здесь как раз на помощь могут прийти программные роботы. Один раз внеся алгоритм действия в робота (а занимает это считанные часы), он может повторять этот алгоритм в интерфейсе пользователя неограниченное число раз, в режиме 24/7. Это лишь небольшой пример применения роботов. Их функционал не органичен взаимодействием с информационной системой через графический интерфейс, они также способны интегрироваться через API, сетевые протоколы, использовать файловую систему, БД и т.д.

RPA очень полезны для государственных информационных систем. По сути государство – крупнейшая сервисная организация, обслуживающая общество, поэтому внедрение RPA-технологий в его деятельность ведет к заметной экономии ресурсов и повышению качества услуг.

RPA помощник – настоящая находка для госструктур, позволяющая избавляться от дублирующих и неквалифицированных вакансий, заменив их «цифровым» помощником. Именно так будет выглядеть образцовый коллега XXI века, значащийся не в штате, а на балансе организации. Роботы не только значительно сокращают расходы, но и соединяют все процессы в единую сеть, прозрачную и эффективную. Сегодняшние RPA позволяют настраивать удивительно точных и быстрых электронных помощников, делающих рутинные задачи за минуты.

В Татарстане по поручению министра цифрового развития Айрата Хайруллина с 2021 ведется активное внедрение и применение этой технологий в государственных учреждениях и ведомствах сотрудниками ГУП «Центр информационных технологий Республики Татарстан» (ЦИТ РТ).

Первые роботы в Татарстане появились в Госжилинспекции (ГЖИ РТ) и министерстве юстиции (минюст РТ), где они были внедрены компанией ЦИТ РТ и успешно работают по сей день.

Во время реализации пилотного проекта в ГЖИ РТ был разработан программный робот на платформе роботизации PIX Robotics, который эмитируя действия сотрудника ГЖИ РТ на компьютере, переносит сведения между информационными системами. В результате его применения было освобождено более 80% времени сотрудников, занятых в процессе внесения информации в Государственную информационную систему «ЖКХ». Программный робот работает 24 часа 7 дней в неделю, что обеспечивает своевременность внесения текущей информации и постепенный перенос информации за предыдущие года.

За один год робот перенес информацию по 18 000 сущностям между информационными системами. Перенос одной сущности вручную занимает примерно 10 минут (за год один сотрудник в среднем может выполнить 5 000 операций по переносу сущностей) и для переноса такого объема вручную за этот же период потребовалось бы как минимум 4 дополнительных сотрудника в штат инспекции, для которых были бы необходимы обучение и организация рабочих мест.           

Разработка программного робота заняла 20 рабочих дней. Еще примерно 20 рабочих дней потребовалось на выявление и устранение неисправностей, а также на добавление новых алгоритмов в процесс работы робота. Привлечение сотрудников Госжилинспекции на начальной стадии для подготовки проекта потребовалось не более чем на два часа, что не повлияло на их ежедневный объем работ.

Программный робот RPA так же работает в минюсте Татарстана. Его задача – перенос нормативно-правовых актов из одной информационной системы в другую. В ходе реализации проекта в минюсте был разработан программный робот RPA, который, используя пользовательский интерфейс исходной системы, формирует реестр нормативно-правовых актов, подлежащих включению в целевую систему, и осуществляет перенос из исходной системы в целевую в хронологическом порядке с заполнением регистрационных карточек.

В процессе переноса робот дополнительно редактирует в документе размер шрифта, отступы, межстрочный интервал. Робот запускается ответственным лицом вручную по мере необходимости. О всех возникающих в ходе работы ошибках робот уведомляет ответственных лиц путем направления сообщения на электронную почту. Контроль за состоянием робота осуществляется ежедневно и занимает не более 5 минут.

Всего за один год робот перенес около 8 000 тысяч нормативно-правовых актов. Итогом проведенной роботизации в минюсте республики можно считать ускорение в 5 раз процесса переноса нормативно-правовых актов в целевую систему, минимизация трудовых ресурсов.

Технология RPA имеет значительные преимущества перед стандартными ПО для решения задач. Классический подход автоматизации государственных процессов путем создания государственной информационной системы по сравнению с применением технологии RPA – это «долго и дорого». Время, требуемое на разработку RPA-автоматизации для роботизации одного процесса, редко превышает один календарный месяц, чего не скажешь о времени разработки отдельной системы. И это с учетом описания поставленной задачи. Ведомство получает готовый результат раньше проведенной закупки.

RPA следует применять, если решение задачи носит относительно временный характер, требует оперативного решения, ограниченного бюджетом и временем на реализацию, несет экономическую выгоду по сравнению с реализацией отдельного программного продукта.