По мере развития моих проектов я все острее чувствую необходимость нанять ассистента. Долгое время не понимал, как подойти к этому вопросу: как его выбрать? Сколько ему платить? Как организовать работу? Недавно познакомился с Мариной Кнауб в нашем HR-чате. Сейчас она работает проджект-менеджером онлайн-проектов и часто нанимает ассистентов, SMM-специалистов и других подрядчиков для предпринимателей и компаний. Мы поговорили о всех тонкостях найма помощников для бизнеса и теперь делимся опытом с вами!

Зачем нужен ассистент?

Чаще всего ассистенту передают простые задачи, для которых не нужен непосредственный контроль руководителя. Например, ведение различных таблиц, составление календаря, организацию встреч, бронирование отелей. В онлайне помощникам нередко делегируют рассылки и поиск исполнителей. Через некоторое время ассистенту могут доверить даже найм новых людей в команду.

Главная задача помощника заключается в наведении порядка в рабочих процессах. Когда количество задач у предпринимателя становится слишком большим и не дает ему развиваться, на помощь приходит ассистент. Он структурирует данные и процессы так, чтобы при необходимости руководитель сам смог это все найти и использовать. 

3 главных качества ассистента

1. Ответственность. Ассистент должен подходить к задачам серьезно, продумывая каждую мелочь. Например, простое дело – забронировать отель: важно не только выбрать номер, где будет жить руководитель, но и продумать, когда и на чем он будет перемещаться до встреч, какой в отеле сервис и другие нюансы.

2. Умение быстро обучаться. Не все способны на лету схватывать информацию. Если помощника попросили сделать гугл-таблицу, а он не знает, как с ней работать, то важно, чтобы он выполнил поручение без лишних вопросов. Загуглил и сделал. 

3. Быстрота реакции и гибкость мышления. Случается такое, что человек закрывает задачи качественно, но очень медленно. Или легко решает вопросы, но в критических ситуациях не умеет искать альтернативные варианты. Увы, но такие люди для руководителя окажутся грузом, а не спасением.

Закидываем удочку

Обязательные элементы вакансии:

1. В шапке текста пишем название компании и короткую сводку о сфере ее деятельности. 

2. Указываем основные должностные обязанности, чтобы будущий сотрудник представлял, что его ждет. Если вы планируете какие-то дополнительные задачи передать ассистенту позже, их тоже стоит упомянуть. 

3. Прописываем портрет идеального кандидата: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться, другие качества, которые для вас важны. Если вы готовы нанять новичка в вашей индустрии, то напишите, что обучите всему необходимому. 

4. Устанавливаем график работы. Нередко получается так, что ассистент должен быть на связи в любое время суток и отвечать в течение 15 минут. Но приблизительное время занятости все равно необходимо написать. Кроме того, обязательно выделите день, в который помощник не будет работать, потому что в противном случае он быстро выгорит. 

5. Указываем зарплату или зарплатную вилку. Оптимальным решением будет прописать оклад на тестовый период и перспективы роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000 и зависит от умений соискателя и объема задач.

Многие думают, что легко найдут толкового ассистента за 5.000 рублей. Но человек, который много делает за небольшую оплату, не имеет особой мотивации, и вскоре прекратит сотрудничество с вами. А частая смена ассистентов тоже не идет на руку бизнесу: период притирки отнимает время и силы у обеих сторон и не всегда проходит легко и продуктивно.

Нанимая помощников, мы организовываем максимально широкую воронку, используем разные сервисы одновременно. В ход идут даже личные соцсети руководителей, где с большей вероятностью можно найти людей, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты показывают себя хуже других платформ, потому что у них низкая посещаемость и мало просмотров объявлений. Моя практика показала, что больше всего откликов приходит из специализированных групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, отлично работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.

Платные и бесплатные каналы могут показывать себя в равной степени эффективно. Единственный минус бесплатных каналов – объявления очень быстро теряются, и их приходится обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах соискатели более серьезно настроены.

Москва словам не верит

Однажды к нам на собеседование пришел маркетолог с “очень богатым опытом”. Он сказал, что имеет опыт работы и ассистентом, и помощником руководителя, вел  дела и переписки, занимался наймом сотрудников, осуществлял продажи. Мы взяли его на тестовый период.

Как только специалист приступил к работе, стало ясно: все его слова не соответствовали реальности. Задачи выполнялись крайне долго, он задавал множество уточняющих вопросов, затягивал рабочие процессы. Проблемы возникли даже с созданием гугл-таблиц, которые после него приходилось переделывать. Эти моменты дали почву для сомнений в 5-летнем опыте, о котором маркетолог говорил на встрече. Да и сам по себе большой опыт не всегда является критерием качества. Что бы вам не говорили на собеседовании, человек всегда познается именно в работе.

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что красочно написать о себе могут многие.  Максимум, на что в анкетах стоит обратить внимание, – опыт работы. Все остальное нередко приукрашено и далеко от действительности.

Я всегда предлагаю проводить отбор ассистентов в 3 этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя, дает возможность оценить поведение человека в коллективе и навыки самопрезентации. На этом этапе часть кандидатов отсеивается. Одни отказываются от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя в реальности ее здесь нет). Другие опаздывают на интервью и сразу выдают свою непунктуальность. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пускаем на встречу тех, кто хотел попасть позже обозначенного времени. Может быть, для кого-то это выглядит слишком жестко, но опоздания для будущего ассистента недопустимы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, о том, почему выбрали именно нашу вакансию, почему мы должны выбрать именно их и спрашиваю о хобби. Последний вопрос часто оказывается ключевым: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может сигнализировать о его пассивности, нежелании развиваться. Те, кто занимаются спортом, потом радуют руководителей быстрой реакцией, а те, кто увлекаются творчеством, приносят в компанию креативные идеи.

Этап №2. Тестовое задание. В нем необходимо учитывать два критерия: смекалку и  дедлайн (отреагирует ли кандидат на задание оперативно или будет откладывать до последнего).

Пример тестового задания для ассистента. Найдите 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать геоположение этих компаний и ценовые категории, которые они предлагают.

Обычно соискатели создают список в гугл-таблице, делают скрин карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты сообразят скопировать ссылку, на которую можно нажать и перейти к нужной геопозиции. Будет здорово, если человек догадается внести дополнительные данные: контакты, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону. К тому же оформление задания позволяет нам понять, как человек умеет структурировать информацию и правильно ее преподносить. 

Этап №3. Тестовая неделя. На неё попадают 2-3 человека из тех, кто лучшим образом отличился и на интервью, и в тестовом задании. Чаще всего тестовая неделя не оплачивается, потому что идет этап притирки. По истечении этого срока мы можем решить, кого из сотрудников оставляем.

Важный нюанс: не забудьте спросить у самого ассистента, хочет ли он продолжать работу с вами. Кандидат тоже имеет право выбирать место, где готов задержаться надолго.

Почему нельзя пускать все на самотек?

Однажды ко мне обратилась девушка, которой нужен был ассистент. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, опубликовали его на разных платформах. Я пригласила на интервью семь человек, которых она выбрала. Двое из них попали на тестовый период. По его окончании соискатели перестали выходить на связь.

Зачастую ассистента мы находим не с первого раза. Это довольно сложная позиция, поэтому иногда воронку приходится повторять по несколько раз.

Мы разместили вакансию еще раз, пятерых соискателей пригласили на собеседование. Девушка отобрала троих на тестовый период, и через две недели эти кандидаты тоже пропали с радаров. Я решила разобраться и поняла, что во время тестового периода девушка устанавливала тяжелую рабочую атмосферу, от которой ассистенты хотели сбежать. Мы в третий раз нашли кандидатов, но ей никто не понравился, и она остановилась на тех, кто не подошел в первые две попытки. На этот раз люди не сбежали, но написали: “Извините, мы не готовы с вами работать”.

Проблема заключается в том, что ассистент – это позиция, которая находится очень близко к работодателю. Люди должны не только быть профессионалами, но и сходиться ценностно и эмоционально. После этой ситуации я стала контролировать общение руководителя и ассистента во время тестового периода. Так я могу подрегулировать обстоятельства, чтобы избежать конфликтов.

Все под контролем

Если нанимающее лицо работает внутри компании, то оно должно взять на себя ответственность за адаптацию нового сотрудника в коллективе. Когда я работала в компании, я объясняла ассистенту, как у нас устроены рабочие процессы, как лучше общаться с руководителем, по каким вопросам его лучше не беспокоить и к кому в таких случаях можно прийти. 

Когда в компании появляется ассистент, должен быть человек, который поможет не просто понять новые обязанности, но и разобраться, как работает компания изнутри. 

В случае, когда помощник требуется не организации, а отдельному предпринимателю, я до последнего нахожусь на связи с ними. Какую задачу передать сейчас ассистенту, как грамотно её сформулировать, как выстроить работу – я всегда готова прийти на помощь. Моя задача – не просто поиск сотрудника, но и его включение в команду. Моя миссия выполнена, когда все работает без моего участия. 

Советы будущим ассистентам от НR

Во-первых, не бойтесь браться за поручения, которые вы не понимаете, как делать. Почти любым навыкам можно обучиться в процессе по инструкции из интернета.

Во-вторых, не бойтесь быть проактивными и первыми предложить руководителю улучшить что-то в рабочих процессах. Со стороны вы можете лучше увидеть, как решить ту или иную проблему. 

В-третьих, не тушуйтесь на первом созвоне и рассказывайте все, как есть. Даже если на предыдущем месте работы у вас был негативный опыт – поделитесь. Ошибка, совершенная раньше, не является критерием, из-за которого вас не возьмут. Лучше всего о вас расскажет то, как вы исправили свой недочет, чему вы научились на этом опыте.

В-четвертых, не обязательно на первом собеседовании говорить, что у вас есть еще одно место работы. Как правило, работодатель предлагает тестовый период, используйте это время, чтобы понять, хватает ли вам времени на то, чтобы вести два проекта.

Советы руководителям, которые хотят нанять ассистента

Когда я начинаю взаимодействие с руководителем, то всегда первым делом прошу выписать все задачи, которые у него есть на день, неделю, месяц. После этого мы отмечаем в этом списке дела, с которыми не справится никто, кроме самого руководителя. Все пункты, которые остались, можно уверенно делегировать ассистенту. Только после этой процедуры можно приступать к созданию портрета человека, которого будем искать.

Не нанимайте ассистента, если не знаете, что ему можно передать! Сначала определяем задачи, потом нанимаем сотрудника.

Лайфхаки для найма ассистента

1. Самый классный лайфхак – групповое собеседование. Мы экономим время на проведении встреч, изучении анкет, сбора информации.

2. В основном, соискателей мы находим через Telegram, создав папочку “Ассистенты”, в которую добавляем всех откликнувшихся. Если нам в следующий раз понадобится помощник, то мы можем сделать рассылку по этим контактам. 

А у вас был опыт найма ассистентов? Делитесь своими лайфхаками в этом нелегком деле!