Habr, привет! Меня зовут Евгений Федосеев. Я выполняю роль лидера BI-команды в рамках Data Office в крупном FMCG и отвечаю за развитие направления Self-Service BI. Но в этой статье я решил не говорить снова о данных, а хочу вместе с вами окунуться немного в мир личной эффективности. 

Поговорим о GTD. Наверняка многие слышали эту аббревиатуру. Скорее всего, кто-то даже уже пользуется этим подходом или применяет его практики неосознанно. Разберёмся вместе: для чего нужны эти заветные три буквы, как с помощью них организовать свою повседневную работу и повысить личную продуктивность. Кратко о чём поговорим в этой статье:

• разберёмся, что же такое GTD, кому он нужен, а кому точно не подойдёт;

• рассмотрим ключевые концепты системы или, можно сказать, подхода GTD;

• после теории расскажу вам о том, как я использую GTD в рамках работы с простым MS Outlook, и поделюсь приложениями для личной эффективности;

• в конце, по традиции, подведём итоги ????

Методика, которая освобождает мозг

Итак, Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. —  «доведение дел до завершения» или «как привести дела в порядок») — это метод повышения личной эффективности благодаря организации и контролю задач, созданный Дэвидом Алленом. И сегодня этот замечательный Дэвид Аллен считается ведущим специалистом в области организационной и личной продуктивности. Несмотря на то что сам он себя считает одним из самых неорганизованных людей. 

Немало людей считает подход GTD слишком сложным, лишённым спонтанности, на что Аллен отвечает, что и не надо планировать «то, что не нужно». Придумав эту методику, он заметил, что получил больше свободы делать то, что хочется, мыслить яснее, вдохновляться присутствием во всех выполняемых делах. По ссылке можно перейти на официальный сайт GTD, чтобы узнать дополнительную информацию из первоисточника.

По словам Дэвида Аллена, наш мозг предназначен для выработки идей, а не их хранения. Благодаря GTD, мозг освобождается от задачи сохранить информацию и получает больше энергии для генерации идей, которую раньше тратил, старательно удерживая всё, что нужно сделать. Дэвид Аллен называет это состояние естественного функционирования мозга — «разум, подобный воде», когда сознание чистое и ясное. 

От себя дополню, что максимально коротко — система GTD позволяет тупо расслабиться и не пытаться запомнить все действия в голове. Важно, что речь идёт о том, чтобы вы могли с полной уверенностью полагаться на эту систему: вы что-то в неё положили, и на выходе она вам сама напомнит, что и когда нужно делать. И если использовать её не на полную, то нужного эффекта не будет. 

Сразу добавлю, что большая часть метода GTD не очень подойдёт, если вы работаете с огромным количеством однотипных задач, например, в Service/Help Desk. Специализированные таск-трекеры справляются с таким потоком задач намного более эффективно. Но это, пожалуй, единственное исключение.

Концепты GTD: сбор, обработка, организация, обзор, выполнение

Перейдём к составляющим и основным правилам системы GTD. В самом начале рассмотрим концепцию 5 основных шагов, которые необходимы для доведения всех ваших дел до завершения. 

1. Сбор: соберите всё, что привлекает ваше внимание 

На этом этапе необходимо зафиксировать всё, что привлекает ваше внимание. Вообще всё. Буквально. Будь то планирование празднования дня рождения, разработка нового продукта на работе или как не забыть о том, что в следующий четверг вам нужно быть на утреннике своей дочери. 

2. Обработка: определите, что это означает 

Вам необходимо определить, а что это на самом деле означает. Нужно ли вам просто напоминание о событии, необходимо выполнить одно или сразу несколько действий?

3. Организация: разложите всё по своим местам

Для каждого вида события нужно отдельное место, которое гарантированно вам подскажет и напомнит о необходимых действиях. 

4. Обзор: регулярно проводите ревью

Суть в том, чтобы с нужной вам периодичностью просматривать всё то, что вы положили в систему ещё на первом шаге. 

5. Выполнение: просто сделайте

Ну, и последний пятый шаг, как ни странно, — это выполнение. Просто берёте и делаете то, что хотите сделать.

Выделю одно из главных правил подхода — это правило двух минут. Если что-то занимает две минуты или меньше — просто возьмите и СДЕЛАЙТЕ ЭТО. Не надо для этого создавать отдельные таски в вашем списке задач, или делегировать это, или откладывать в долгий ящик. Просто берёте и делаете. 

Важные компоненты GTD и как заставить их работать

Теперь давайте разбираться в том, что нужно, чтобы внедрить подход GTD в свою работу. 

1. Инбокс для входящей информации

Первое — это некий инбокс или лоток для входящей информации. Туда должно попадать всё, что вы получаете извне. Буквально всё что угодно. Это может быть банальное письмо на рабочую или личную почту, а могут быть документы из командировки, которые вам ещё нужно передать в бухгалтерию.

Если вы начнёте игнорировать часть входящей информации, то в систему вы будете вносить не всё. Расслабиться вы уже не сможете, потому что ваш мозг будет принудительно стараться удерживать то, что вы не записали.

Ниже я приведу диаграмму, которая максимально кратко описывает обработку инбокса и последующую работу с задачами.

2. Календарь

Второе, и, на самом деле, самое важное — это календарь, как бы банально это ни звучало. Всё то, что, так или иначе, привязано к конкретному времени, должно быть занесено в календарь. Не забываем запланировать время и поставить напоминания, если они необходимы.

3. Контексты

Контексты — это то, в каких условиях физического мира вы находитесь. Может быть один простой контекст — «на работе», а может быть три: «на работе», «дома» или «в дороге». И в каждом из них у вас будут различные ограничения. Например, в дороге вы не сможете нормально пользоваться ноутбуком, а из дома не подключитесь к некоторым корпоративным ресурсам. Это важно будет учитывать на пятом шаге «Просто сделайте». 

4. Список проектов

Далее идёт список проектов. Например, банальная организация празднования дня рождения — это не одно действие, а целый проект из десятков задач: выбрать место, узнать его доступность, забронировать, написать всем друзьям, подготовить для них вишлист и так далее.

5. Список следующих действий по проектам

Все описанные действия из пункта 4 будут попадать в список следующих действий. Важно, что не все сразу, а только те, которые можно взять и сделать. 

6. Лист ожидания

Если, например, во время организации дня рождения вы отправили запрос в ресторан, а они обещали вам ответить через 2 дня — это действие попадёт в лист ожидания. В этот список размещаем те действия, которые вы ожидаете от других.

7. Когда-нибудь потом

Опять же, на примере празднования дня рождения: во время поиска ресторана вы нашли какой-то, который вам очень понравился, но всей толпой вы туда не влезете. Но отзывы у него шикарные, и вы хотели бы сходить туда позже с мужем или женой. Тогда вы можете занести это действие в список «когда-нибудь потом». Это явно несрочное действие, но не хочется забыть про него. Можете даже завести список с ресторанами, где хотели бы побывать. 

8. Корзина для ненужного

Ну, и в конце стоит корзина. Её можно использовать, если вы не хотите удалять всё сразу начисто. Это аналог корзины в Windows.

Итак, вначале мы пытаемся понять, а входящая информация вообще требует ли действия от вас. Если нет, то мы либо просто выбрасываем или удаляем это, либо сохраняем для справки (например, относительно какого-то проекта) или можем обдумать это в будущем (список «когда-нибудь потом»). Если же требуется действие, то сначала вспоминаем правило двух минут. Если меньше — делаем, если больше — либо планируем это в список следующих действий или календарь, но также можем делегировать. Тогда оно попадает в лист ожидания. 

Везде важно помнить про проверку на проект — это действительно одно конкретное действие или целая череда? Отдельно добавлю, что сохранение той самой справочной информации зависит от вашего инструмента (например, цифрового), но главное — держать его под рукой.

Фиксируйте в списке следующих действий только те, которые вы можете взять и сделать. Иначе вы будете расфокусированы на те задачи, которые не можете сделать или контролировать. А напоминания о будущих действиях заносите в описание проекта или в календарь. 

Мы дошли до того, что отрываем список следующих действий по проектам и берём какую-то одну конкретную задачу. Как её выбрать? Пока что мы не рассматриваем приоритеты: если у задачи есть жёсткий дедлайн — это фиксируется в календаре. 

По умолчанию мы должны рассмотреть три важных ограничения: 

• контекст — что конкретно сейчас я могу сделать? 

• время — что я успею сделать?

• ресурсы — на что у меня хватит энергии?

Например, у меня есть три задачи: одна должна занять полчаса и может быть сделана с любым гаджетом в кармане, другая потребует одного часа и ноутбука, а третья — четырёх часов и ноутбука. Я в дороге, поэтому у меня есть только телефон, а времени у меня не больше часа. По критериям могу выбрать только первую задачу, потому что для неё не нужен ноутбук, и у меня хватит на неё времени. 

Это простой пример без учёта ресурсов. Но зачастую бывает, что конкретно сегодня вам очень тяжело даются задачи на обдумывание, например, новых продуктов, но вы с успехом справились бы с какой-нибудь рутинной задачей. В таком случае лучше не игнорировать свой организм и сделать так, как сейчас ему будет комфортнее. Здесь не идёт речь о жёстких дедлайнах, к которым лучше готовиться заранее. 

Модель повседневной работы

Теперь давайте соединим всё, что мы обсудили ранее, в одну картину. Получаем примерно следующую модель повседневной работы: 

1. Незапланированная работа: инбокс и ad hoc без явного занесения в GTD (взяли и сделали).
   → Например, вам пришло письмо с просьбой предоставить доступ к документам для коллег. Дел на 30 секунд, и тем самым вы разблокируете работу других сотрудников. Берём и даём доступ сразу. 

2. Запланированная работа: в первую очередь, календарь + запланированные действия.
   → Открываем сначала календарь и смотрим, а что же мы и когда сегодня будем делать, в каких встречах будем участвовать. Когда наступает условно свободное время, открываем список запланированных действий и с учётом контекста выбираем задачу. 

3. Планирование работы.
   Самый важный инструмент — это календарь. Дальше мы оцениваем наши проекты и действия по ним. Следом — зоны ответственности и внимания. Здесь может быть, например, ваша зона ответственности, как лидера команды или главы семейства. Потом идут цели и задачи с горизонтом 3–5 лет, а далее просто видение с тем же горизонтом. В самом конце — наша миссия и принципы. Возможно, много стереотипных слов о планировании, но суть в том, что планировать работу и делать обзор нужно с той периодичностью, с которой вам это необходимо. С учётом всей неопределённости в наше непростое время последние три пункта можно схлопнуть в один. У себя, например, в личной жизни я провожу еженедельный, ежемесячный и ежегодный обзор с постановкой целей на год. На работе еженедельно + стратегическое видение.

Как я организовываю всё по методу GTD в простом MS Outlook (+ приложение для личной эффективности)

1. Порядок табов: сначала календарь, затем почта и таски.

2. Календарь: обязательно все плейсхолдеры размещаю на запланированные задачи, включая обед или дополнительные перерывы. Также задаю время на GTD-ревью. У меня дополнительно забукирован последний час работы + OOO помечены явно нерабочие часы. Внизу выделено место под таски. Если я знаю, что планирую выполнить задачу в определённый день, то ставлю для неё Due Date и сразу вижу план. Также добавлю, что для плейсхолдеров я использую отдельный искусственный контекст CALENDAR BOOKING. 

3. Почта: политика пустого инбокса. У меня отключены все уведомления, но раз в некоторое время я захожу и проверяю почту. Дальше письмо либо переношу в нужную папку в архиве — для будущей справки, либо удаляю, либо сразу что-то делаю, либо завожу таск.

4. По поводу списка Waiting For: я не использую его в письмах, чтобы не дублировать информацию, но можно настроить какое-либо правило и папку для него. 

5. Таски: всё разбиваю на контексты, в случае Outlook — это категории. Я использую: Goals, Projects, Office (единственный рабочий контекст), Waiting For, Development, Agendas, Someday Maybe + отдельно Postpone с разными цветами. С Postpone удобно: мне больше нравится иметь конкретный таск, чем напоминание в календаре. Goals — это верхнеуровневые проекты или цели, Development — таски на обучение, а Agendas — это аналог Waiting for, но сгруппированный по людям для удобства. 

При этом для личной жизни я использую Notability. Это не совсем таск-трекер, но для меня он оказался очень удобным. Когда-то давно я начал использовать это приложение для заметок во времена учёбы, на айпаде было особенно классно с ним работать. Со временем Notability переросло для меня в инструмент для GTD. Ниже привожу скриншот списков, которые я использую. Одна заметка — это один таск или проект:

Я также пытался рассмотреть другие трекеры: Microsoft To-Do, Chaos Control или даже Notion. Но переезжать на новую платформу оказалось нецелесообразным и неудобным. Notability полностью покрыл мои потребности, хоть и у него это не всегда получалось делать на 100%. Но напомню, что я использую не только Notability, а плюсом к нему календарь и ремайндеры в айфоне. Группы ремайндеров у меня выглядят вот так: 

По своему опыту могу сказать, что этого более чем достаточно. Но, вообще, можете использовать то, что вам удобно, даже просто голый айфон. 

Подведём итоги

GTD можно рассматривать как систему, подход или просто инструмент для повышения личной эффективности. Она никак вас не ограничивает, а при правильном использовании — дарит свободу. При этом GTD можно применять так, как удобно лично вам, главное — не нарушать собственные же правила. Неважно, используете ли вы эту методику на работе или в личной жизни, — везде будет удобно.

Если составить максимально короткий план к действию, то вот он: 

• Выберите удобные инструменты — бумажные или цифровые — для ВАШЕЙ будущей системы GTD. 

• Занести туда ВСЁ, что забирает ваше внимание: проекты, встречи, задачи и прочее. 

• Поставьте себе напоминания на регулярный обзор и обновление системы, а также пересмотр своих целей и задач. 

• Просто начните пользоваться! 

В заключение скажу, что в качестве инструментов фиксации всех списков можно использовать любые удобные, и как я уже сказал, не обязательно цифровые. Если вы сразу не почувствовали эффект, просто немного подождите. Результат вас поразит. Иногда я сижу и думаю, что вдруг забыл про какое-то дело, которое всплыло у меня в голове, тогда захожу в систему и удивляюсь, что я уже давно это внёс и даже не помню, когда и как ???? Это значит, что система работает, а мозг начинает функционировать в более эффективном режиме.  

На этом у меня всё. Большое спасибо, что дочитали до конца ???? Надеюсь, статья оказалась вам полезной. Если у вас есть опыт пользования подходом GTD, призываю вас делиться им в комментариях.