What's up guys!

В этой статье мы поговорим о том как быть эффективным. В статье описан комплексный подход к решению проблемы эффективности. Большинство способов и методик, описанных в этой статье я либо уже внедрил в свою жизнь, либо они находятся на этапе внедрения.

Эта статья будет довольно длинной и очень информативной. Поэтому приготовьтесь воспринимать а потом и использовать полезную информацию

Перед началом давайте поговорим о содержании статьи. В этой статье будет изложен материал, касающийся личной эффективности именно в работе и организации своего времени. А про то, как правильно учиться я напишу отдельную статью, для того, что бы не перегружать эту.

В этой статье я расскажу о методиках самоорганизации, инструментах и концепциях которые использую сам, или которые стараюсь внедрить в свою жизнь. Давайте начинать!

Планирование

Лично я считаю, что планирование - это только 40% общей эффективности, но это действительно очень важно. Какие плюсы даёт планирование:

• Если вы заранее планируете свои дела, то у вас меньше шанс что либо забыть.

• Вы будете успевать делать больше дел за тот же срок, потому что вы уже заранее будете знать, что вам надо делать.

• Когда вы планируете сделать что то, вы можете продумать заранее то, как вы будете это делать. Так вы автоматически исключаете массу ошибок и оптимизируете свои действия (этот пункт работает только в том случае, если вы разбираетесь в том, что планируете делать и хоть примерно знаете, как это делать).

• Вы будете меньше опаздывать или не будете опаздывать вообще.

Теперь давайте рассмотрим типы планирования по длительности:

1. Ежедневное планирование. Как не сложно догадаться, план составляется только на один день.

2. Еженедельное планирование. Я использую это так: я пишу общий список дел на неделю и распределяю некоторые из них по дням заранее, а какие-то учитываю при составлении ежедневных планов.

3. Месячное планирование. Я называю это термином планирование, но по факту, это просто распределение каких-либо задач по неделям на месяц вперёд. Эти задачи часто представляют из себя большие, которые далее нужно поделить на более мелкие.

Здесь вы наверное подумали, а где же тогда годовое планирование? Подобный метод может иметь место быть, однако я использую постановку целей на год (об этом позже).

Ключевые принципы планирования

• Старайтесь использовать первую половину дня на максимум. В это время вы должны выполнить максимум из всех ваших задач.

• Дробите большие задачи на более мелкие и не старайтесь выполнить что то большое за один раз. Вы не сможете съесть целого слона целиком и сразу, но если вы разделите его на части, то у вас всё получится.

• Не ставьте на один день очень много задач. Лично я не планирую больше 6 - 12 задач на день (считая рутину и дела из to-do list'a). Это позволяет сосредоточиться на выполняемых сейчас задачах и не торопиться с их выполнением.

• Никогда не надейтесь на свою память. Носите с собой блокнот, диктофон или делайте заметки в специальных приложениях (об этом речь также пойдёт позже).

• Между основными делами, прописанными в плане, всегда оставляйте время для отдыха или разнообразных не предвиденных дел.

• Если можете сделать что то за 2 минуты - сделайте это сейчас (но не стоит этим злоупотреблять).

• Не забывайте отдыхать.

Как правильно составлять планы?

Ну, вообще, есть несколько методов. Мы рассмотрим самые эффективные из них:

1. SMART

Это действительно одна из самых (если не самая) популярная методика планирования. Я пользуюсь ей уже довольно много времени и могу сказать, что это действительно удобно.

Как вы можете понять, SMART - это аббревиатура. Он трактуется так:

• S - specific (конкретный). Этот пункт означает, что вы должны всегда ставить себе (или не только себе, этот метод можно применять не только при индивидуальном планировании) конкретные цели. Например цель: изучить что-нибудь про нейронные сети - это плохая формулировка. А вот так: изучить основы машинного обучения с учителем - хорошая (хотя и тут можно задать вопрос, а что конкретно?).

• M - measurable (измеримый). Это значит, что ваша цель должна быть измеримой, то есть содержать конкретные цифры.

• A - attainable (достижимый). Это значит, что цель должна быть реальной к исполнению. Например: изучить основы машинного обучения с учителем до 20 октября 2023, при том, что сейчас уже 19 октября 20:00 - это плохая цель, так как её будет сложно выполнить.

• R - relevant (значимый). Здесь вы должны задаться вопросом: а зачес мне это надо? На этом этапе вы можете изменить формулировку цели или вообще отказаться от неё.

• T - time-bound (измеримые по времени). Ваша формулировка должна содержать конкретные даты и время начала и конца работы над чем-то. Например цель: до 20 октября 2023 года изучить основы машинного обучения с учителем - это неплохая формулировка цели.

Я думаю, что больше про методику SMART рассказывать нет смысла, надеюсь и так всё понятно.

2. Метод 1 — 3 — 5

Я думаю, что это метод в широки кругах не так популярен, но я считаю, что он довольно эффективен. Я использую этот метод вместе со SMART и "дроблением задач". Получается достаточно эффективная связка.

Суть этого метода планирования такая: все ваши дела в течении дня вы должны разделить на три группы:

1. В первой группе у вас будет только одно дело, это должно быть самое важное дело, с наивысшим приоритетом. Если есть такая возможность, то я рекомендую делать самое важное в первую очередь, для того, что бы уделить этому как можно больше сил, но не слишком при этом увлекайтесь, помните, что есть и другие дела.

2. Во второй группе должны быть дела (их должно быть 3 или около того) с приоритетом ниже, но которые тоже надо выполнить. Как правило их стоит выполнять уже после основного дела, в течении дня.

3. И в третьей категории все остальные дела с низким приоритетом. Их тоже надо выполнить но они скорее всего не такие важные и срочные. Вы можете распределить их делами из первых двух категорий.

Количество дел при такой методике не должно превышать девяти. Плюсом метода является то, что он ограничивает вас от разного рода бесполезных дел и помогает сосредоточится на главном. Но его не удобно использовать в дни, когда дел слишком много или когда их сложно классифицировать.

3. ABC (или АБВ)

Я не хочу очень подробно останавливаться на это методе, мне кажется что он довольно сильно похож на предыдущий. Его суть примерно такова: вы делите задачи на три категории:

• A - самые важные задачи, их примерно 15% и они приносят до 65% успеха.

• B - менее важные задачи, их около 20% и они приносят примерно 20% успеха

• C - те задачи, которые не несут особой важности, как правило их 65% и они приносят только 15% успеха.

В целом, по методам планирования это всё. Существуют ещё и другие методы, но они либо слишком замороченные либо я лично не уверен в их эффективности. Если я вдруг что то забыл, напишите об этом в комментариях под статьёй здесь или в телеграмм.

Как классифицировать задачи

Ещё один метод, который некоторые относят к планированию, но я выделяю его как классификатор срока выполнения задач и их приоритета - матрица Эйзенхауэра.

Сама матрица на картинке выше, а мы давайте разберем её по пунктам:

1. Важные и срочные - эти те дела, которых необходимо избегать. То есть вы должны планировать своё время так, что бы таких дел не было.

2. Важные но несрочные - это основная категория дел и при хорошем планировании большая часть ваших дел (по крайней мере тех, о которых было известно заранее) должна относится к этой категории.

3. Неважные но срочные - это те дела которыми надо стараться делегировать, то есть по возможности "передать" эту задачу другому. Я приведу пример: Вам звонит коллега и говорит что то вроде: "мне нужны контакты заказчика, который приходил к нам вчера". В таком случае, вы можете просто попросить его спросить у кого-то другого. Ещё один вариант работы с такими задачами - оптимизировать их, но я думаю, что это темя для отдельной статьи.

4. Неважные и несрочные - это те дела от которых вам надо избавится как можно скорее, потому что если они не важные для вас - они вам не нужны. Так у вас появится больше времени на другие, более важные для вас дела.

Лично я применяю матрицу Эйзенхауэра только для отсеивания совсем не нужных задач а так же что бы избежать спешки в работе над конкретной задачей (стараюсь избегать пункта важные и срочные всегда, когда это возможно).

Как как составлять план и следовать ему

Знать основы планирования это конечно хорошо, но сейчас мы поговорим о том, как составлять план на практике. Итак, если вы не используете планирование, то возьмите бумагу (а лучше блокнот, ежедневник или записную книжку) и ручку и давайте составим ваш план на завтра!

Во-первых, хотел бы сказать, почему мы должны составлять план на завтра сегодня, если точнее то мы должны составлять план вечером, желательно перед сном. Мы должны планировать следующий день заранее для того что бы:

• Заранее все продумать;

• Ничего в спешке не забыть;

• Во время сна или засыпания мозг автоматически продумает решение некоторых проблем из вашего плана и выполнять все, что вы запланировали, на седлающий день вам будет легче.

Итак, для того что бы успеть все запланированное вам надо:

• Во-первых составить хороший, работоспособный план, используя один из методов, изложенных выше (вы так же можете объединять части разных методов, как это сделал я, так вы получите свой собственный метод, который будет и эффективным и будет вам подходить);

• В ходе работы над одной задачей минимально отвлекаться как на прочие задачи так и на другие дела и задачи.

• Старайтесь укладываться в запланированные временные рамки.

• Оптимизируйте свой план при следующем планировании, если что то идёт не так.

А теперь, используя полученные знания, постарайтесь составить оптимальный план на завтрашний день, принимая во внимание все изложенные выше методы. Если вы составите свой первый действительно эффективный план на день и затем используете его, это будет ваши первым шагом на пути к реальной продуктивности во всех сферах жизни.

Инструменты планирования

А сейчас немного о полезных программах и инструментах для планирования:

• Бумажный ежедневник. Да, я помню, в каком году мы живём и да, я понимаю что не всем будет удобно носить с собой ежедневник. Но дело в том, что когда вы пишете рукой на бумаге, вы лучше запоминаете и систематизируете у себя в сознании то, что вам надо сделать. Кстати я думаю, что это также можно рассматривать как небольшую тренировку памяти. Например я, имея не особо хорошую память (я так считаю), могу запомнить почти все свои дела на день в правильном порядке и с их расписанием.

• Google Tasks. Я думаю, что про эту программу знают многие, лично я использую её только для составления to do - списков, так как мне планировать там что то по времени очень не удобно.

• Notion. В целом это довольно удобная программа, но я думаю, что разработчики немного переборщили, добавив туда очень много разных функций. Там даже есть интеграция с GPT, что круто, но это планетная опция. Я попользовала Notion около двух недель и он мне надоел из за такого большого количества ненужного функционала.

• Obsidian. Фактически это очень навороченный редактор .md файлов, который позволяет создавать базы знаний, строить графы заметок и много другое, я думаю, что в одной из моих следующих статей об эффективности в обучении я расскажу об obsidian подробнее.

• Google Calender. Ну, что я могу тут сказать, просто довольно удобный календарь. Всё.

Я думаю, что всё, что я описал выше не очень сложно для понимания и внедрения в свою жизнь. А теперь поговорим о той части эффективности, о которой некоторые люди даже не думают.

Привычки

Наверное это логично, но ваша эффективность очень сильно зависит именно от ваших привычек. Если вы привыкли просыпаться и сразу залазить в телефон, привыкли в свободное время смотреть сериалы или сидеть в тиктоке, то я вас огорчу. Давайте немного поговорим о том, как избавиться от плохих привычек и пробрести хорошие, но сначала разберёмся что такое привычка и как она формируется.

Привы́чка — автоматически воспроизводимое действие, исполнение которого инициируется некоторым сигналом (триггером привычки) и выполняется и завершается с чувством удовольствия. Сложившийся способ поведения, осуществление которого в определённой ситуации (играющей роль триггера, сигнала, запускающего действия привычки) приобретает для индивида характер потребности, побуждающей «совершать какие-нибудь действия, поступки». - Это было сухенькое определение из Википедии.

Какие привычки хорошие, а какие нет

Начнём с плохих, про такие как алкоголь, курение и т.д. я тут говорит не буду, с этим и так всё понятно. Итак к плохим относятся:

• Все "пожиратели времени". Это например привычка заходить в тикток на минутку после пробуждения и оставаться там не пол часа и т.д.

• Чрезмерное употребление вредной еды. Уже давно доказано, что еда, которую вы употребляете напрямую влияет на работу вашего мозга, что может повышать или понижать его работоспособность.

• Не уверен, что это можно назвать привычкой, но я тоже отнесу это сюда: быть ленивым. И да, с этой проблемой тоже можно справится используя планирование(см. выше) и личную дисциплину(об этом позже).

Разумеется этот список далеко не полный и вы сами должны определить, что для вас хорошо, а что плохо.

Плохие привычки очень часто формируются просто из за того, что вы получаете дофамин (а в месте с ним и удовольствие) от разнообразных бесполезных вещей. Вы даже не заметете, как привычка сформируется.

Как начать вырабатывать хорошие привычки?

Для того что бы выработать хорошую привычку часто надо приложить в разы больше усилий, чем для выработки плохой. На выработку привычки как правило нужно потратить от 14 дней до двух месяцев (но лично у меня до двух месяцев никогда не доходило).

Теперь давайте поговорим о том, какие привычки хорошие, а какие нет:

• Обучение. Здесь я имею в виду именно познание чего то носового, что вам действительно нужно. Это может быть чтение технической литературы, изучение новых языков и т.д., главное что бы это было полезно для вас.

• Питание. Научитесь есть нормальную еду. Ваш мозг и весь остальной организм скажет вам спасибо за это. Подробнее об этом можете почитать здесь.

• Сон и пробуждение. Привычка ложится спать в нормально время (часов в 10 - 11) и вставать рано (6.00 - прекрасный вариант), хоть и имеет свои минусы, но лично мне помогает проводить свой день продуктивнее.

• Спорт. Вы можете подумать: "я айтишник, у меня нет времени на такое", но в таком случае вы действительно очень сильно ошибетесь. Спорт помогает мозгу отдохнуть, прейти в другой тип мышления, когда вы не сосредоточены на одной задаче, а расфокусированы, это может помочь вам с решением проблем, ответ на которые вы не можете найти, когда вы на них сосредоточены (но об этом я напишу отдельную статью, про то как правильно учится и заставить свой мозг работать (ссылка будет в начале и в конце этой статьи).

• Концентрация. Да, я считаю, что умение концентрироваться на задаче это тоже привычка и её можно выработать.

• Отдых. Привычка правильно отдыхать так же поможет вам с вашим прогрессом.

Это был краткий обзор того, к чему надо стремится, а теперь о том, как выработать у себя все эти привычки наиболее эффективно.

Метод Бенджамина Франклина

Для тех, кто не знал или забыл:

Бенджамин Франклин — американский политический деятель, дипломат, изобретатель, учёный, философ, писатель. Одна из самых влиятельных фигур 18-го века. Один из отцов основателей США. Именно его портрет изображен на купюре в 100$.

Метод самоорганизации, который он использовали назывался 13 добродетелей. Грубо говоря, это список из 13 основных качеств, которые он должен приобрести за определённое время. На каждое качество выделялась одна неделя. Вот список этих качеств:

1. Воздержность. - Не ешь до отупения, не пей до опьянения.

2. Молчаливость. - Говори лишь то, что может послужить на пользу другим или тебе самому.

3. Любовь к порядку. - Пусть для каждой твоей вещи будет свое место; пусть для каждого твоего дела будет свое время.

4. Решительность. - Решай делать то, что должно; а то, что решил, выполняй неуклонно.

5. Бережливость. - Позволяй себе только те расходы, что принесут пользу другим или тебе самому; ничего не растрачивай попусту.

6. Трудолюбие. - Не теряй времени; всегда будь занят чем-нибудь полезным; отменяй все необязательные дела.

7. Искренность. - Не прибегай к пагубному обману: пусть мысли твои будут невинны и справедливы; а если говоришь, то пусть такими же будут и слова.

8. Справедливость. - Никогда не обижай людей, причиняя им зло или не делая добра, как велит долг.

9. Умеренность. - Избегай крайностей; не держи обиды за причиненное тебе зло, даже если думаешь, что оно того заслуживает.

10. Чистоплотность. - Не допускай ни малейшей грязи ни на себе, ни в одежде, ни в доме.

11. Спокойствие. - Не волнуйся из-за пустяков, из-за происшествий мелких либо неизбежных.

12. Целомудрие. - Похоти предавайся редко, единственно для здоровья или для продления рода; не допускай, чтобы она привела к отупению, или к слабости, либо лишила душевного покоя или бросила тень на доброе имя твое или чье-либо еще.

13. Кротость. - Следуй примеру Иисуса и Сократа.

Он использовал таблицу добродетелей. В завершении дня он изучал все добродетели и ставил крестик напротив тех, над которыми трудился в течение всего дня.

Для использования в современном мире таблица требует адаптации. Но это очень индивидуальный вопрос, ваши добродетели будут вероятно зависеть от вашего возраста, интересов, специализации и т.д., поэтому я оставлю выбор ваших добродетелей за вами.

Касаемо именно приобретения новых привычек этот метод это самый эффективный. Подробнее о нём вы можете почитать например здесь, и касаемо привычек я думаю, что это все.

Как правильно отдыхать?

Это тоже хороший вопрос и мы кратко разберём его в этой статье.

Итак, я просто дам несколько рекомендаций по тому, как сочетать работу (учёбу) и отдых и как правильно отдыхать:

Таймер помодоро

Я думаю об это методе сочетания работ и отдыха знают многие, но всё же. Суть в том, что вы работаете 25 минут и отдыхаете 5. Но вообще есть и другие конфигурации:

• 25 работа и 5 отдых - классика;

• 35 работа и 10 отдых;

• 45 работа и 15 отдых;

• и т.д. - вариантов осень много, можете даже придумать свой.

Но лично мне удобнее использовать стандартные 25 работы и 5 отдых. Полезное приложение с таймером помидора: здесь.

Подробнее про этот метод можете почитать здесь.

Полезный отдых

Лучший отдых - это перемена деятельности. Поэтому, если после 6 часов за компом вы возьмёте книгу и пойдете читать что-нибудь для прокачки своих знаний, это будет самый полезный отдых для вас. Поверьте мне, это так работает.

Напоминаю, что если я что то забыл, не написал или где то ошибся - пишите в комментарии или мне в ЛС.

От автора:

Спасибо, что дочитали статью до конца, надеюсь она была вам полезна и сэкономила вам время. Если хотите повлиять на выход дальнейших статей, то можете подписаться на мой telegram-канал, там в том числе будут опросы касаемо выходов новых статей а так же разнообразные интересные материалы, там же вы можете скачать pdf-файл с этой статьей. Если хотите со мной связаться или предложить тему для статьи - мои контакты есть на сайте.

Ещё раз спасибо, что дочитали до сюда!

Удачи!