Гибридный формат работы совмещает в себе плюсы удаленки и офиса. Он выгоден как сотрудникам, так и работодателям. Но почему тогда его используют всего 20% компаний в России? Дело в том, что для эффективного гибрида нужно полностью поменять подход к работе с офисным пространством. Иначе вы получите только дополнительные расходы.

Привет! Я Станислав Мешков, создатель стартапа UnSpot. Наш продукт используют для управления гибкими офисами. Недавно мы внедрили такой формат в компании АЛРОСА ИТ. Хотите узнать, с какими трудностями мы столкнулись и как изменился офис клиента после подключения системы? Тогда погнали!.

Если вы CEO или руководитель и хотите сделать работу в офисе эффективнее — эта статья точно для вас.  HR-специалистам, проджект менеджерам и тимлидам материал поможет узнать, как управлять командой, работающей в гибридном формате.

Пара слов о клиенте

Компания АЛРОСА ИТ специализируется на создании информационных систем, автоматизации и цифровизации производственных процессов, а также на разработке и внедрении ИТ-решений. Она была основана в 2019 году и сейчас ее штат насчитывает более 850 работников.

Внедрением системы UnSpot в компании клиента занимался менеджер методологической поддержки и развития ИТ Евгений Можар и руководитель регионального центра обслуживания Сергей Зубань.

Вот как Евгений Можар объяснил причины перехода компании на гибридный формат работы:

«После пандемии компания стала выводить сотрудников в офис. Для экономии бюджета пришлось перейти от договоров аренды региональных офисов на формат иждивения. Это означало, что теперь наши сотрудники вынуждены были размещаться в офисах головной компании. АЛРОСА ИТ оставила за собой только две локации с арендой офисов — в Москве и Новосибирске. Было принято решение не увеличивать площади, а искать новые методы по оптимизации рабочих мест.»

Как нашли решение и почему оно не сработало

Клиент хотел разместить в офисах Москвы и Новосибирска более 500 сотрудников. Загвоздка была в том, что рабочих мест на всех не хватало. При этом некоторые работники уже перешли по договору на гибридный формат, но за ними по-прежнему были закреплены столы в офисе.

Решение нашли быстро — им стали незакрепленные рабочие места. Реализовано это следующим образом: сотрудник может выбрать любое свободное место в офисе, а когда он работает из дома, то в его отсутствие за столом может сидеть другой человек. Так столы не будут пустовать и при этом каждый сотрудник хотя бы пару раз в неделю поработает в офисе.

Чтобы внедрить незакрепленные места, в АЛРОСА ИТ закупили для работников ноутбуки и подготовили офис. Рассадкой и контролем посещений занимались специально назначенные люди. Данные они вносили в Excel таблички, коммуникацию наладили в корпоративных чатах. Казалось бы, система работает, переход состоялся. На практике у такого подхода оказалось много недостатков:

1. Людям, ответственным за рассадку сотрудников и составление графиков посещений, нужно платить зарплату, а это дополнительные траты из бюджета.

2. При ручном планировании случаются ошибки и на их решение уходит дополнительное время. Страдает продуктивность.

3. Нет единой системы, в которой можно было бы в несколько кликов узнать, кто, когда и за каким столом будет работать.

4. Когда работник не может приехать в офис, то приходится тратить время руководителя на корректировку его графика посещений.

С чем ребята из АЛРОСА ИТ пришли к нам

Минусы клиента не устроили. В компании задумались о внедрении автоматической системы бронирования рабочих мест. Сначала хотели разработать программу своими силами, но после проведенной оценки проекта поняли, что на его реализацию уйдет не меньше года. Сделали вывод: выгоднее не отвлекать свой отдел разработки, а взять готовое решение.

Стали искать программное обеспечение, которое умеет:

• Составлять графики;

• Бронировать рабочие места и распределять их между сотрудниками;

• Контролировать посещаемость офиса;

• Формировать отчетность для последующего анализа.

Главный критерий для поиска: ПО обязательно должно быть разработано в России. Так в АЛРОСА ИТ познакомились с системой UnSpot.

Кратко расскажу о нашем решении для гибкого офиса. Изначально UnSpot был пет-проектом, который мы не планировали превращать в коммерческий продукт. Его использовали для обучения junior-разработчиков. Функционал у системы был скудный, он позволял только забронировать стол. Никаких интеграций, опций и даже нормального UI/UX в планах не было.

Потом случилась пандемия. Мы поняли, что настало идеальное время для этого проекта. Если доработать систему хотя бы до стадии MVP, мы поможем многим компаниям нормально организовать гибридную работу из офиса и из дома. Команда активно занялась допиливанием продукта.

К старту пилота с АЛРОСА ИТ мы уже могли предложить не только базовые функции, но и другие интересные фичи:

• Бронирование столов и переговорных комнат;

• Построение интерактивной карты офиса;

• Карточки сотрудников;

• Модуль для заявок;

• Тепловые карты бронирования;

• Составление индивидуальных отчетов.

С клиентом решили не останавливаться на текущем функционале, поэтому на основании его опыта начали параллельно разрабатывать дополнительные инструменты, помогающие сделать переход на гибридный формат работы еще удобнее.

Как происходило внедрение системы

Этап 1. Пилотный проект: подготовка и первые результаты

Пилотный проект UnSpot стартовал в компании АЛРОСА ИТ в октябре 2021 года. На этом этапе решили обойтись без некоторых интеграций. Например, не была подключена синхронизация переговорных комнат с ресурсными календарями и не был реализован вход в систему через корпоративный портал.

В тестировании участвовали 200 человек из московского офиса. Мы побеседовали с заказчиком и решили, что благодаря небольшому количеству участников сможем оперативно помогать с внедрением технической части на стороне клиента, обучать сотрудников и работать с их возражениями.

В этом пилоте задействовали основной модуль UnSpot — модуль бронирования. Создали интерактивную карту офиса, обозначили на ней столы.

Через этот интерфейс участники могли самостоятельно забронировать себе рабочее место. Позже мы добавили возможность резервировать места на парковке и шкафчики для личных вещей. Но пилот концентрировался прежде всего на рабочих местах в офисе.

Для удобства была добавлена опция бронирования на несколько дней. Она позволяла выбрать временной промежуток от 2 до 7 дней, а после отображала на карте все незанятые или частично свободные столы.

Например, сотрудник отметил 5 дней с понедельника по пятницу, так как хочет всю неделю сидеть рядом с коллегой. Но стол по соседству уже забронирован на понедельник, четверг и пятницу.  В этом случае система зарезервирует ему рабочее место на вторник и среду. На остальные дни придется искать другое свободное место.

Ребята из АЛРОСА ИТ также хотели, чтобы система имела функцию чек-ина. Она должна была контролировать присутствие сотрудников в офисе. К старту пилота мы как раз заканчивали доработку этой опции и у нас появился шанс протестировать ее на реальном проекте.

Участники пилота сканировали QR-код на рабочем месте, которое они зарезервировали ранее, чтобы подтвердить свое бронирование. Если подтверждения не происходило, бронь автоматически снималась, а место мог занять другой работник.

Однако не на все запросы клиента у нас было готовое решение. Нам нужно было научиться составлять расписание посещений и сделать это таким образом, чтобы снизить нагрузку с руководителей и офис-менеджеров. Мы подумали “А почему бы не отдать планирование в руки самих сотрудников?”.

Так в системе появился дашборд с расписанием. На нем любой сотрудник мог планировать свой график посещений на месяц вперед, отмечая в какие дни он будет работать из офиса, а в какие из дома. Если сотрудник уходит в отпуск, заболеет или не сможет появится на рабочем месте по любым другим причинам, то это также можно отметить в графике.

Еженедельно система будет напоминать вам, чтобы вы поддерживали свое расписание в актуальном состоянии. Если у вас какой-то день недели пустой, то система будет присылать напоминалки до тех пор, пока вы не заполните все пустые дни.

Дашборд с расписанием открыт для всех, у кого есть доступ к системе. Если вам нужно встретиться с каким-то сотрудником в офисе, то вы сможете запланировать посещение в тот же день, что и ваш коллега. Для этого нужно найти его график в списке или ввести фамилию сотрудника в строку поиска.

Что же расписание дает руководителю, кроме отслеживания посещений? Он может отправлять уведомления своим подчиненным, попросив их внести изменения в свой график или сам скорректировать дни посещений у своей команды, если ему нужно собрать определенных людей в офисе в один день.

Вернемся к цели проекта — рассадить всех сотрудников в офисах, в которых есть большой дефицит рабочих мест.

Дашборд с расписанием хоть и позволял планировать посещения, но при этом никак их не ограничивал. Могла произойти ситуация, когда часть людей бронировали бы себе рабочие места 5 дней в неделю, не давая другим сотрудникам посетить офис даже 1 раз.

Было решено создать функционал, ограничивающий количество посещений офиса на каждого человека. Уже через две недели клиент получил эту возможность и ввел ограничение на посещение офиса не больше 2 раз в неделю.

Параллельно мы доработали дашбород с расписанием, добавив возможность закреплять графики подчиненных в «Избранном», чтобы они всегда были перед глазами.

Кстати, весь новый функционал понравился HR-отделу. Стало в разы проще отслеживать посещаемость сотрудников, поэтому они ввели дополнительную денежную мотивацию для тех, кто соблюдает график посещений.

Инициатива помогла повысить процент людей, которые приходили в офис по 2 раза в неделю, с 74% до 91%. Большинство из них раньше работали на полной удаленке, поэтому приезжать в офис им было непривычно.

Затем появился еще один запрос. Как людям, которые должны работать над проектом вместе, найти друг с друга и сесть рядом?

С одной стороны, у вас на дашборде с расписанием уже есть номер места, где сидит ваш коллега и его можно найти на интерактивной карте, забронировав место рядом. Такое решение не подходит в том случае, если у вас большой офис. Согласитесь, пролистывать всю карту в поисках нужного места то еще занятие.

Решили добавить информацию обо всех бронированиях в карточку сотрудника.

Теперь, если кликнуть по любому бронированию в карточке, система сразу же переключится на интерактивную карту и подсветит рабочий стол, где будет сидеть нужный вам человек.

К сожалению, на пилотном проекте не обошлось без сложностей. Например, в почтовом клиенте АЛРОСЫ ИТ не работали кнопки в системных письмах. Из-за этого сотрудники не могли в один клик продублировать свой текущий график посещений на следующую неделю/месяц. Приходилось входить в систему и делать это вручную. Мы доработали верстку, чтобы ее поддерживали как старые, так и новые почтовые клиенты. Теперь письма работают как надо даже на всеми нелюбимом Outlook 2007.

Еще служба информационной безопасности клиента не разрешила использовать подключение к их Active Directory для синхронизации пользователей. Этот функционал очень важен, потому что без него пришлось бы вручную добавлять новых пользователей и удалять старых. Чтобы решить возникшую проблему, мы разработали API, через который можно передавать пользователей в систему. Теперь этот API доступен всем нашим клиентам.

Этап 2. Работа с возражениями и итоги пилотного проекта.

В первые несколько недель тестирования выяснилось, что не все сотрудники АЛРОСА ИТ были довольны форматом незакрепленных рабочих столов. Основным камнем преткновения стало то, что некоторые люди уже “обжили” свое старое место и не хотели его отдавать в общее пользование.

Решить вопрос помог инструмент закрепления мест, который клиент изначально не хотел использовать. Администратор на несколько месяцев бронировал стол за конкретным человеком, а система не давала возможности другим сотрудникам его зарезервировать.

Каждому отделу выдали квоту в 1-2 закрепленных места и их выделяли тем сотрудникам, которые готовы были даже уйти с работы, если у них заберут их насиженное место.

Такая забастовка продлилась не долго. Уже через месяц наши “Шелдоны” поняли все прелести системы. Можно, например, бронировать стол поближе к кухне, чтобы не ходить за кофе через весь офис, или можно сесть поближе к кондиционеру. К тому же, когда в офисе больше 95% людей используют систему, сложно ее игнорировать. В итоге все пришло к тому, что закрепленные места в офисе клиента остались в прошлом.

Дополнительно для мотивации сотрудников мы внедрили персональные статусы: «Кофе», «Обед» и «Ужин». Они показывают, кто готов сейчас пообщаться за кружкой кофе, сходить на обед или пойти куда-нибудь после работы.

Персональные статусы оказались неплохим инструментом тимбилдинга. Мы заметили, что после их внедрения в московском офисе появилось две группы сотрудников — одна из трех человек, вторая из четырех. Ребята использовали статусы чаще остальных. Спустя некоторое время они начали через день садиться рядом, а после и вовсе бронировали соседние места на несколько недель вперед.

На момент написания статьи они продолжают сидеть рядом друг с другом, вместе ходить на обед и часто играют в настольные игры после работы. Как рассказал клиент, они не знали друг друга до внедрения статусов и работали в разных частях офиса.

Пилотный проект завершился в конце 2022 года. Результаты порадовали: при использовании UnSpot порядка 94% сотрудников пожелали остаться на гибридном графике работы. Им понравилась гибкость: можно выбирать, где и с кем сидеть. Пропало раздражающее планирование через таблички Excel. Для составления графиков больше не нужно обращаться к руководителю каждую неделю. Если у сотрудника что-то случилось (заболел, поменялись планы), все корректировки можно внести в систему самостоятельно.

«Молодое поколение и сотрудники, которые ранее встречались с подобным форматом работы, с радостью восприняли новости о переходе, но были и те, кто говорил: “Нас и так все устраивает”. Со временем все распробовали новый формат, и негативные отзывы практически перестали поступать»
— комментирует руководитель регионального центра обслуживания Сергей Зубань.

За время пилота в АЛРОСА ИТ успели подготовить нужные документы и нормативно-правовую документацию согласно статье 312.1 ТК РФ. Следующем шагом была смена формата для всего офисного пространства.

Этап 3. Подготовка офиса: апгрейд рабочих мест

На этом этапе клиент начал переоборудовать рабочие места. Чтобы максимально их унифицировать, на столах установили розетки для зарядки и мониторы, которые можно подключить к ноутбуку. Также столы разметили уникальными QR-кодами. Их нужно было сканировать, чтобы подтвердить свое бронирование.

Для тех, кто пожелал работать исключительно из офиса, остались места со стационарными компьютерами. К ним подключили VDI (Virtual Desktop Infrastructure, или виртуальное рабочее место). Чтобы другие коллеги с ноутбуками случайно не заняли эти столы, в системе всех пользователей разделили на две группы и настроили им разные права доступа. Одна группа могла бронировать исключительно места с VDI, а вторая — все остальные столы, где нет стационарных компьютеров.

Для удобства мы добавили в систему возможность фильтрации по оборудованию и времени бронирования. Теперь сотрудники могли искать на карте свободные места не только на определенный день или время, но и с нужным им оборудованием. Например, все столы, у которых есть зарядка для макбука и которые не будут заняты завтра с 15:00 до 19:00.

В конце этапа познакомили команду АЛРОСА ИТ с модулем для заявок. Он позволяет создавать запросы внутренним техническим службам компании. Например, вы можете заказать новый ноутбук, запросить уборку своего рабочего места или вызывать специалиста, чтобы он помог устранить неполадки с компьютером.

Наш клиент сделал форму с 8 категориями. Все заявки распределялись по отделам в зависимости от выбранной категории при заполнении формы. Например, сообщения с темой «Заказ нового оборудования» уходили в отдел АХО, «Не работает программа» — в отдел сисадминов, а “Заказ пропуска для гостя” на ресепшен.

Основным преимуществом этого модуля является то, что в заявке техническая служба получает информацию о рабочем месте, на котором изначально была создана заявка и где на этой неделе будет сидеть пользователь, создавший заявку.

Модуль для заявок помог сократить время реакции технических служб на обращения сотрудников почти в два раза. Клиент был очень этим доволен.

Этап 4. Внедрение и онбординг: применение полученного опыта

Этап стартовал с проверок оборудования и правильной работы синхронизации пользователей. Нужно было понять, все ли готово к запуску. Далее мы предоставили всем работникам доступ к UnSpot и совместно с клиентом начали учить их пользоваться системой.

Каждому сотруднику нужно было освоить три простых действия:

• Находить свой офис и кабинет на интерактивной карте;

• Бронировать подходящий рабочий стол;

• Составлять расписание посещений на неделю.

Клиент раздал сотрудникам пошаговые инструкции с FAQ. При составлении документа учли опыт участников пилотного проекта. Руководители уже знали, какие вопросы возникают при освоении системы, поэтому готовы были проконсультировать новичков.

Также провели серию обучающих вебинаров: показали, как работать с системой, ответили на вопросы. Все прошло гладко — ребята освоились примерно за неделю.

Параллельно руководители работали с модулем аналитики. Он показывает данные о посещаемости офиса. На тепловой карте видно, какие помещения и рабочие места чаще всего бронируют в разрезе выбранного периода. Также модуль помогает понять, какая часть офиса загружена больше всего и по какой причине. Фича дает полный контроль над офисом и помогает оперативно реагировать на негативные «звоночки».

Кстати, благодаря аналитике в АЛРОСА ИТ мы отметили несколько закономерностей:

1. Обычно сотрудники бронируют себе место возле окон. Неудивительно: солнышко и свежий воздух любят все.

2. Люди часто собираются в группы, занимая одни и те же 3–5 столов. Те, кто не объединился, стараются занимать столы, чтобы слева и справа от них никто не сидел.

3. Чаще всего за столами, которые объединены в группы по 5–6 штук, сидят только девушки и один парень, либо наоборот, только парни и одна девушка. Такое распределение присутствует во всех офисах клиента.

На текущий день АЛРОСА ИТ продолжает пользоваться нашей системой. В ближайшем будущем клиент планирует подключить свои переговорные комнаты к UnSpot, чтобы его сотрудники могли планировать встречи не только через корпоративный календарь, но и через мобильное приложение, браузер или сенсорный планшет перед входом в переговорку.

Результаты внедрения и немного цифр

Сейчас около 71 % сотрудников АЛРОСА ИТ активно используют систему UnSpot и бронируют себе рабочие места на месяц вперед. Мы подключили все офисы из Москвы и Новосибирска. В них заказчик разместил 323 стола с незакрепленными рабочими местами.

Также система спрогнозировала, сколько еще новых сотрудников клиент сможет разместить в своих офисах. Для этого она анализирует данные по текущему графику работы и свободным рабочим местам. Так выглядят показатели для офисов АЛРОСА ИТ.

Если сотрудники продолжат использовать офис в прежнем режиме, компания сможет разместить у себя еще 311 человек. Вычитаем из этого значения 151 человека, так как это удаленные работники, которых скоро будут выводить в офис.

В сухом остатке получаем, что при использовании системы UnSpot компания АЛРОСА ИТ может расширить штат на 160 человек, не арендуя дополнительный офис. Это 30% от всех ее сотрудников в Москве и Новосибирске. Возникает очевидный вопрос “Сколько это позволит сэкономить?”. Давайте считать.

Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, норма площади на человека в офисе составляет не менее 4,5 м². Значит на 160 человек понадобится офис размером 720 м². Средняя стоимость аренды 1 м² в офисах Москвы — 2 502 рублей в месяц, а в Новосибирске — 755 рублей в месяц. Получается, что средняя стоимость аренды за квадратный метр в этих городах равна 1628 рублей в месяц. Экономия составит 1628 * 720 = 1 172 160 рублей ежемесячно.

Клиент был доволен результатом. Изначально он искал замену таблицам Excel, а получил мощный инструмент для управления офисом, позволяющий экономить бюджет.

Опрос, проведенный для сотрудников, показал, что им стало проще собираться в офисе как для выполнения совместных задач, так и чтобы просто поиграть в настолки или сходить куда-нибудь в пятницу после работы. HR-отдел отметил рост показателя Employee Satisfaction Index (индекс удовлетворенности сотрудников) на 15 %.

Немного слов напоследок.

Как вы поняли, переход компании на гибридный формат работы — задача не из легких. Она имеет много подводных камней, которые не всегда можно заметить до тех пор, пока вы не окунетесь в этот процесс с головой.

Стоит ли внедрять данный формат работы? Однозначно да. Люди чаще стали выбирать работодателей, которые предлагают работу из дома. К тому же стоимость аренды офисных помещений растет ежемесячно. По итогу те компании, которые решили остаться на старой доброй пятидневке, теряют не только свое конкурентное преимущество на рынке, но и деньги.

Задача по внедрению гибридного формата существенно упрощается, если использовать для решения такие системы как UnSpot. Вы сможете не только экономить на аренде, но получить удобный инструмент управления командой и офисом. Наш кейс с АЛРОСА ИТ это отлично продемонстрировал.

В ближайшем будущем мы планируем дорабатывать наш функционал, повышать UI/UX и реализовать модуль управления посетителями, чтобы вы смогли автоматизировать рутинные задачи сотрудников, работающих на ресепшене.