Дорогие читатели, Автор статьи является участницей делового клуба женщин. Клуб занимается исследованием и поиском решений для оптимизаций рабочих процессов для амбициозных людей. Да так получается, что часто нашими респондентами по опросам, являются женщины. Однако решения мы зачастую берем у коллег мужчин. Наше исследование изначально направлено на помощь в разработках женщинам, но все решения применимы для специалистов IT независимо от пола. Так что не обращайте внимание на женский вопрос и берите решения, если они вам полезны. Если вас триггерят «гендерные» боли, то не читайте данный материал. Спасибо за понимание.

Скоро дедлайн, а у меня ещё и конь не валялся! Как специалисту наладить процессы на работе, чтобы всё успевать?

Знакома ли вам такая ситуация: «работаю, все процессы настроены и тут бац — реструктуризация и тебе вменяют новые обязанности, которые ты не знаешь. Приходится обучаться новому, задерживаюсь на работе, начальство недовольно...»?

Катя, 38 лет, руководитель группы пассивных банковских операций пишет:

Пришло новое руководство. Решило нас объединить с IT. Я теперь не руководитель группы, а ведущий специалист. Мне вменили в обязанности обращаться к системе и надо узнать как это делать и как у нас устроена база данных. А до этого работала только с интерфейсом. Дали одну задачу на выгрузку. Если успела. И то программист помог!

Проблема:

У специалиста появляются новые рабочие задачи. И если раньше она всё успевала, то теперь непонятно как распределять время, чтобы всё успеть. Она не знает как действовать в этой ситуации, начинаются завалы, она начинает перерабатывать, но всё равно ничего не успевает… А дедлайн всё ближе!

Последствия:

Сотрудник не успевает к дедлайну выполнить все задачи и подводит тех, кому было дано обещание. В итоге это приводит к испорченной репутации, неврозу, рефлексии и выгоранию.

Так Елена была на хорошем счету у руководства, все проекты выполнялись в срок, клиенты были в восторге и давали ей высшие оценки. Однако внезапно случилось 2 события — уволился аналитик и ушел в отпуск коллега. Елена ранее говорила руководству, что хотела бы попробовать себя в аналитике. В результате ей отдают большой проект на аналитику, и параллельно передают часть проектов от коллеги, который ушел в отпуск. Свои обязанности при этом никуда не пропали.

Итак, у спеца много проектов и он не хочет от них отказываться. Поставлена сверхзадача — успеть все!

Список возможностей — решений:

1. Описываем все действия: что конкретно я делаю для достижения сверхзадачи?

2. Контролируем выработку.

3. Составляем расписание задач.

4. Стараемся сокращать время на выполнение некоторых операций, если это возможно.

5. Если это возможно, заводим помощника — человека или программу.

Решения

Решение 1: Описываем все действия: что конкретно я делаю для достижения сверхзадачи?

Нужно подробно описать все совершаемые в течении дня действия, т. е. составить список выполняемых задач, например:

1. Села за рабочее место.

2. Включила ноутбук.

3. Проверила сообщения в соцсетях

4. Переписывалась с коллегой

5. Позвонила заказчику

6. Завтракала: пила кофе, ела кашу

7. Посмотрела ролики в Ютуб

8. И так далее…

После анализа этих действий можно будет увидеть какие ненужные виды действий вы совершаете и что можно исключить чтобы освободить больше времени на решение полезных задач.

К примеру, Александр, 38 лет, руководитель аналитиков, ищет себе в команду ещё одного аналитика. У него уходит час на собеседование со всеми расшаркиваниями. Их может быть два в день. Это его страшно бесит.

Он поговорил с коллегой из другой компании и рассказал как происходит собеседование. А коллега предложила помочь с выполнением этой задачи, так как она как раз хотела приобрести опыт проведения собеседований.

Решение 2: Контролируем выработку

После того, составили список выполняемых задач нужно зафиксировать время выполнения каждой задачи. Таким образом получится проанализировать сколько нужно времени для решения той или иной задачи. Также выявляется сколько времени тратиться на задачи, которые можно сократить, исключить либо делегировать. Например может оказаться, что на консультирование, общение, ответы на звонки уходит до 80% времени. Конечно при таком раскладе времени на выполнение отчетов не останется.

У данного решения есть еще один очевидный плюс — когда вы понимаете, сколько времени требует каждый тип задач, вы можете более эффективно оперировать графиком и списком дел, а также мотивировать адекватную (удобную вам) постановку дедлайнов перед другими коллегами. Меньше стресса при планировании — именно этого мы и добиваемся, верно?

Например, Алиса, 34 года, консультант, ушла во фриланс и теперь надо заранее сообщать время на выполнение той или иной работы. Оплачивают только по оцененному времени. Теперь она фиксирует когда начала работу. Когда закончила, чтобы понять свою выработку.

Решение 3: Составляем расписание задач

Нужно составить подробный план для выполнения каждой задачи.

Для этого её надо разбить на операции.

Например, одна из участниц Делового клуба LivreLady поделилась своим опытов в области оценки.

Отчет об оценке можно разбить на в 7 этапов:

1. Заключение Договора.

2. Установление характеристик Объекта.

3. Осмотр Объекта оценки, фотографирование.

4. Анализ рынка, к которому относится Объект.

5. Выбор метода (методов) оценки в рамках каждого из подходов к оценке и осуществление необходимых расчетов.

6. Обобщение результатов, полученных в рамках каждого из подходов к оценке, и определение итоговой величины стоимости Объекта.

7. Составление и передача Заказчику Отчета об оценке.

Далее для выполнения каждого этапа нужно составить расписание, график с конкретным временем на выполнение, например:

Понедельник, 10:00 — 13:00 — заключение Договора.

Вторник, 14:00 — 17:00 — установление характеристик Объекта.

Среда, 09:00 — 12:00 — осмотр Объекта оценки, фотографирование.

И так далее..

А ещё в нашем клубе принято подводить итоге работы за прошедший месяц, мы составляем дайджест наших достижений и размещаем его в своей группе ВК (https://vk.com/@womantive‑mai‑iun‑v-klube‑livrelady). Разработка такого проекта также делится на этапы:

1. Сбор данных по всем мероприятиям, который делал клуб.

2. Оформление тезисов к каждому мероприятию.

3. Оформление тезисов в единый текст.

4. Сбор картинок для оформления дайджеста.

5. Оформление картинок в едином стиле клуба: нанесение логотипов, помещение в обложку и т. д.

6. Изготовление макета дайджеста и передача его на проверку литературному редактору.

7. Исправления по замечанием редактора.

8. Передача на публикацию в группе.

И как вы уже догадались, далее расписывается график выполнения каждой операции и спокойно, без срывов сроков, разрабатывается отчет о работе клуба LivreLady.

Заключение

Как видите, проблема вполне решаема. Да, придется потрудиться. Но устранить ее возможно с нескольких фронтов — организовав себя, окружающих или пространство. Вариантов на самом деле больше. В данном материале мы поделились с вами отрывком рекомендаций из коллективной книги, больше решений вы найдете в самой книге «ОНА вне шаблона».

Еще мы делимся решениями для конкретных кейсов наших читательниц на канале «LivreLady / Деловой женский клуб» (легко ищется по названию).

Уверены, у вас есть свои отработанные решения. Поделитесь ими с нами, давайте помогать друг другу!

Ваши возможности

Вы прочитали статью, и если возникло полное понимание что и как нужно сделать, то остается только одно — начать и делать систематически.

Автор: участница «Делового клуба LivreLady» и соавтор книги «ОНА вне шаблона» Кира Пономарева