Я в целом человек довольно безалаберный. В первую очередь, потому что память у меня короткая. Единственное, что я (как мне кажется) не забываю - это отдавать деньги.

Когда я был инженером, и когда у меня не было троих детей, я с горем пополам ещё удерживал в своей голове все дела и обещания.

При этом - у меня никогда не было устоявшейся системы - ни записных книжек, ни календарей, ни стикеров, ни напоминалок. Точнее это всё было кое-как и иногда, но всегда не хватало усердия и мотивации всё это вести.

Но потом: отец детей, мать проекта, руководитель людей, хобби какие-то начали появляться.

• Очень много совершенно разных активностей.

• 20-30  персональных чатов в день. Около 20 важных чатов, которые я скриню, читаю и куда отвечаю в течение дня. Ещё 20-30 - общих чатов, в которых меня призывают или иногда проскакивает что-то важное/интересное. 5 чатов с мемами и флудом, которые нельзя пропускать вообще - там вся жизнь.
  Это и про личное, про рабочее, и про проекты, и про хобби и про всевозможные сторонние активности, вроде поездок на лыжах, велосипедах, выезды в кампус и прочее.

• В среднем пять встреч в день, которые требуют от меня активного участия, а не послушать.

• У детей секции, у меня секции и linkmeup.

• В семье тоже есть вещи, которые нужно не забыть - хотя бы сколько лет детям и что нужно три машины переобуть.

• Ну и всякое..  И работа ещё) 

Я стал забывать, обещать и не исполнять, превратился в необязательного безответственного человека. У меня уже начало входить в привычку писать и не краснеть "я забыл, извини", "спасибо, что напомнил", "вылетело из головы".

---

Дальше так было нельзя

Репутацию так не построишь. Да и в целом ни в каком деле сильно не продвинешься. Нужно было что-то менять. И дальше я расскажу о некоторых привычках и ритуалах, которые не то чтобы в одночасье появились, как решение озвученных задач, а сформировались, скорее, исторически под давлением разных факторов.

А ещё у меня и со мной не работают "напомни мне", поэтому надо выкручиваться. А у кого-то работают?

Когда мне жена говорит "напомни…", я ставлю ей отложенное. 

TL;DR

Что нужно мне, чтобы не быть раздолбаем?

Бумажная записная книжка - для текущих задач и выброса дофамина в кровь, когда вычёркиваешь сделанное.

Календарь - для встреч и событий. Рабочих, личных, путешествий, фестивалей, концертов, больниц, СТО, дней рождения и всего такое.

Триста хитростей телеги - запины, избранное, отложенные, сообщения без звука, архивы, мьюты. Как ничего не забыть и никого не обидеть. И телега как инструмент тактического незабывания - выгружаем из мозга, спим спокойно. Завтра достанем.
Записывайтесь на мои коуч-интенсивы по телеге - по промокоду VRESURSEANDPOTOKE скидка 120%.

Трекеры задач и цифровые записные книжки - система, структура и место, куда на долгосрок можно выгрузить что-то из головы и отслеживать недели, месяцы и годы.

"Что я тебе должен?" - Если всё же где-то вола провалял.

Самая главная мысль - в голове много не удержишь, и мозг не очень хорош в напоминаниях о чём-либо. Если что-то можно заофлоадить, это надо сделать. И все способы, описанные ниже - это всего лишь вытащить из головы то, что она и не должна делать.

---

Записная книжка

Старая добрая. Я завёл себе на столе дежурный блокнот с двумя колонками - работа, личное. Хотя порой это неразличимо.

У неё две простые функции - маячить перед глазами со списком задач, про которые нужно не забыть, и доставлять мне физическое удовлетворение, когда я вычёркиваю законченное дело. Боже, как это хорошо!

Туда в основном попадают важные дела и цели, которым не место в телеге, а в трекерах задач они потеряются.

Например:

• написать команде, что пришло время подбить статусы по эпикам,

• поставить встречу про мониторинг,

• оформить командировку,

• написать скриптик проверки паролей,

• напомнить Саше про схемки,

• расписать для СИБ потоки трафика итд.

Или в колонке "личное":

• написать статью про (без-)ответственность,

• найти гараж,

• оформить слот на марафон,

• купить дочери подарок на ДР,

• записать сына на секцию итд.

Да, это всё действительно можно перенести в то же Избранное в телеге, о которой ниже, или ставить напоминания, но всё же есть какое-то фундаментальное отличие электронного экрана от приятной бумаги, по которой можно ручкой выводить каракули, а потом зачёркивать их.

Записал - на бумажку? Из головы можно выкинуть, потому что несколько раз в день блокнот на глаза попадается.
Закончил дело - вычеркнул.

---

Календарь

Это, конечно, максимально банально, но календарь - это просто неотъемлемый инструмент.

У меня в жизни было несколько попыток вести календари. Но оно, скорее, исходило извне - "а вот недурно было бы иметь календарь - буду важным человеком!" - и они проваливались в течение неделе на вопросе "да нафик он мне нужен".

Но в этот раз завёл навсегда, потому что дорос до определённого уровня дисциплины для его ведения и проверки (и количества встреч в день).

Все рабочие встречи - там, очевидно.

Но там же и дела семейные - секции всех детей, театры, кино, больницы. Причём у жены они тоже отображаются - так ни я, ни она не забываем.

Свои личные тренировки или активности - туда же. Ведь если тренер придёт, а я нет - упс - я опять безответственный, да и в следующий раз у него доверия ко мне не будет.

Большие важные события, вроде рабочих конференций и фестивалей - в календарь. 

Даже спонтанные рабочие тет-а-теты и "у тебя не найдётся времени завтра утром" я завожу в календарь. Во-первых, я сам не забуду, во-вторых это время уже не займёт никто другой ни у меня, ни у коллеги.  

Если у меня конференция или перелёт на самолёте - я ставлю себе блокер на целый день (ну или сколько надо) - просто чтобы всем было понятно, что я недоступен в это время.

А ещё полезно дни рождения сделать ежегодными событиями - близкие, друзья, коллеги, будут приятно удивлены тем, что ты о них помнишь.

То же самое с какими-то особенными датами - кто-то вышел на работу в этот день, родился ребёнок, запустил какой-то проект.

Создание встречи занимает 30 секунд времени, но зато - вы красавчик. Ну минут 10, если ещё нужно найти переговорку в Яндексе.

Если календарь это позволяет - удобно делать разные слои - их можно скрывать, чтобы казалось, что у тебя не такой забитый день. Можно по цветам определять насколько важная встреча - можно ли что-то поверх воткнуть, отделять внутренние встречи от внешних и всё такое.

Привычка по утрам и вечерам смотреть в календарь тоже выработалась после того, как несколько раз пропустил несколько важных встреч)

А ещё тема - поставить встречи-блокеры на вечернее время, чтобы ретивые коллеги не претендовали на твоё святое время. Особенно помогает, когда ты в часовом поясе +200 часов.

---

Телега или назови свой мессенджер

Для меня телега - основное средство общения по работе, по всем моим проектам и спортивным активностям, с семьёй и друзьями. Каждый день ленту обновляет добрая сотня чатов, в которых всё время кому-то что-то нужно.

Главное правило - если кто-то тебе написал - надо ответить или пообещать ответить. Нельзя не прочитать, нельзя прочитать и не ответить, нельзя просто в шторке или в скрытом режиме телеги просмотреть.

Во-первых, тут важно, что персональные чаты - это самое важное. Человек не просто так открыл именно тебя и написал. Он ждёт от тебя внимания. Поэтому персональные - всегда отдельно и всегда в приоритете.

В телеге для них можно сделать отдельную папку - и я это сделал - и несколько раз в день туда поглядываю.

Во-вторых, это запины. Пять штук в версии для неимущих - это слегка маловато, но в целом достаточно для самого важного. У меня в них всегда жена, Избранное они же Saved Messages и топ-три чата, про которые надо не забыть и обязательно что-то ответить или сделать.

То есть как только я кому-то что-то должен достаточно срочно - он появляется в запинах - они всегда мозолят глаза и при всём желании забыть про них сложно. Каждый раз как только открываешь телегу - они кричат тебе, что ты что-то должен.

Сделал дело - отпинил.

В-третьих, это мьют и архив. Совершенно незаменимые вещи. Большинство из этой сотни чатов мне не нужны в реальном времени, и я не хочу, чтобы они вибрировали, шумели и торчали на видном месте. Поэтому я их мьючу. И читаю или когда есть время, или когда тегнули. С уведомлением остаются только персональные и избранные групповые.

А есть ещё тонна чатов, которые ну вроде бы как и нужны мне, но я там таааак редко бываю, а там тааааак много пишут, что постоянное их мельтешение в ленте раздражает - им прямая дорога в архивы, пусть там тусуются.

В-четвёртых, непрочитанные. Все непрочитанные тоже можно собрать в отдельной папке - и я так и делаю. У меня есть пунктик на тему кругляшков с циферкой. Мне надо, чтобы их не было, поэтому непрочитанное я прочитываю. Благо у телеги туда попадают только чаты с уведомлениями - удобно несколько раз в день тоже отсматривать.

В-пятых, Избранное или Saved Messages. Это вообще спасение - туда улетает вообще всё, что хочется сохранить. Телега всегда под рукой. Картинки, цитаты, замечания на встрече, чьи-то важные сообщения, собственные мысли перед сном, даже содержимое буфера обмена иногда туда сохраняю.

Это тактический инструмент, чтобы не потерять даже самую ускользающую мысль прямо сейчас.

Работает оно только за счёт того, что я это периодически просматриваю, разбираю и удаляю то, что уже больше не нужно. Ненужным оно становится или когда я это сделал, или когда я перенёс в долгосрочное хранилище.
 

• Ну, например, я слушал музыку, она у меня проассоциировалась с определённым событием или человеком. Но сейчас её слать неуместно. Я скинул в Избранное - потому что там я её точно найду, и она иногда будет мозолить мне глаза, когда я просматриваю историю. Наступил момент - переслал человеку, удалил.

  

• Или я туда записал заметки со встречи. А потом перекинул в нужный чат, отложил в тикет, записал на вики или ещё каким-то образом опубликовал - в Избранном они больше не нужны.

• Или, я записал туда что нового налопотала моя дочь, или дату, когда она сделала первый шаг. А потом перенёс это на ту страничку, где я веду историю семьи. В Избранном больше не надо.

  

• Или пока читал книгу, смотрел фильм, думал, родилась мысль - записал в Избранное. А потом написал пост, завёл тикет или ещё как-то реализовал эту мысль - в Избранном больше не надо.

В-шестых, нужно больше Избранного. Если вдруг вы не знали, то можно иметь больше одного чата с самим собой. Просто выбираете человека, чьими чувствами вы не особо дорожите. Создаёте с ним новую группу на двоих. А потом его оттуда удаляете. Воаяля - у вас чат на одного себя или ещё одно Избранное. Ну если прям совсем не дорожите этим человеком, можете и прямо в чат с ним кидать свои мысли и цитаты, но есть риск, что он будет их удалять, хотя бы от досады.

И так уже можно добавить больше системы - отдельно Избранное для семьи, отдельно для работы, отдельно для заметок, отдельно для книжек, которые нужно почитать итд. Полезнее некуда.

В-седьмых, mark as unread. Запинов всего пять (у бедных, вроде меня), а количество непрочитанных - неограниченно. Поэтому, чтобы не забылось, просто помечаешь чат непрочитанным. Но тут, конечно, важно, чтобы у вас был пунктик, как у меня,  на тему кругляшочков с циферками - и несколько раз в день вы их разгребали. Это позволяет ответить человеку, что вы вернётесь позже, успокоив тем самым его и внушив уверенность в жизненной позиции, и не забыть при этом и правда вернуться позже. 

В-восьмых, пины в чатах. Их можно использовать не только, чтобы лишний раз в 10 вечера уведомить команду о чём-то сверхважном, но и выделить что-то нужное для себя. Ну например, вы уже выделили чат так, чтобы не забыть (запинили, пометили непрочитанным, поместили в правильную папку), но там идёт активная переписка, и через два дня ты силишься вспомнить, а что же такое ты обещал этому человеку - и дальше мучительно мотаешь историю - зачем же ты выделил его. А тут сразу в заголовке важное, да ещё и тоже с историей пинов. Причём в личных чатах можно запинить только для себя - и собеседник даже знать не будет.

В-девятых, отложенные. Как другим, так и себе. У меня разница в четыре часа как с коллегами по работе, так и с командой по проекту. А самые тёмные мысли приходят в самые светлые часы - утром. Тогда можно написать обстоятельное сообщение и просто запланировать на 15:00 и выбросить это из головы. А человек уже в трезвом уме ответит. К тому же есть ещё возможность его изменить и вообще удалить, хорошенько всё обдумав (отложенное сообщение, а не человека).

В-десятых, отправить без звука. Порой мне страх как хочется с кем-то поделиться своим будоражащим открытием, но до того, как свободные уши проснутся, ещё часов шесть. И тогда можно одновременно и почесать зудящее место, и не разбудить человека. И если он вдруг проснётся раньше, чем через шесть часов - он раньше вместе со мной обрадуется и скорее ответит. А, ну в час ночи мне тоже приходят разные мысли, поэтому я их и друзьям в своём городе могу отправить без звука.

 

В-одиннадцатых, отложенными можно и себе напомнить что-то. В целом для этого вроде как и будильники подойдут и всякие программы напоминаний. Но они иногда не совсем под пальцем - это куда-то тянуться надо. А будильник вообще как крестик на ладошке - сиди потом вспоминай о чём же ты себе напомнить хотел - на ладошке сообщение не пинится. А в послании себе можно хоть поэмы писать.

Например, я себе на 8 утра ставлю напоминание не забыть коллеге принести паяльник.

Ну или сделать отложенное на 8 сентября 2023-го с предложением опубликовать в канале RFC 1607.

Вот пока мне пришла в голову мысль, что стоит попробовать превратить этот текста в доклад на кодфесте, я пошёл и записал это в сэйвед.

---

Цифровые записные книжки

У меня есть OneNote, куда я пишу долгосрочные заметки - там рождаются и формируются статьи, там я пишу шоуноуты подкастов, туда я в самолёте записываю заметки, превращающиеся потом в посты.

Эту же роль могут выполнять notion, evernote, google keep и прочие.

Тут же я структурирую какие-то знания или материалы. Например, разбираясь с темой Namespace в Linux или дата-центровой топологией DragonFly, я именно сюда откладываю ссылки, пдфки, картинки, свои рваные мысли.  

Здесь веду заметки по ходу собеседований.

Здесь же записываю историю семьи.

Здесь же планирую путешествия и накидываю билеты, гостиницы, важные места, ссылки, что взять с собой.

Самое главное - что сюда можно всегда вернуться и вспомнить, найти, поднять историю.

Любопытно, что в далёком 2005-м я себе сам на дельфях написал что-то подобное, чтобы вести дневник только для себя)

---

Что-то ещё?

Да, конечно.

Очень долгие планы нужно ещё каким-то особенным образом вести. Да, календарь тут помогает. Но зачастую надо ещё и другим людям про это рассказать - ну и обычно жене.

Например, в феврале у меня Москва и Чимбулак, в марте у нас поездка в Шерегеш и фестиваль в Бердске, в апреле - митап в Новосибирске, в мае у нас Алтай и концерт Rammstein в Сербии, в июне - забег и Москва, июле - ультра-трейл, август - музфест Ветер Сибири, сентябрь - полумарафон. Ну и так на весь год. Об этом важно помнить мне, важно знать жене. Поэтому я записываю это себе на отдельный лист крупными тезисами, а ещё отправлю жене в телегу, чтобы она знала план моих или наших совместных путешействий и учитывала его. Ну и пиним его в чате)

Рабочие задачи, проекты - во внутреннем трекере, конечно. Тут мне нечего рассказывать вам.

Для личных задач тоже использую трекеры - например, раньше в Трелло, а сейчас в Кайтене мы управляем релизами подкастов.

Есть всякие вики-странички с черновиками внутренних статей или планов встреч итдитп.

Ну тут, в общем, совсем без откровений.

---

"Что я тебе должен?"

А ещё очень полезная штука, к которой стоит прибегать в очень редких случаях: "Слушай, что я тебе обещал и не сделал?" Это когда, кажется, что забыл утюг выключить.
Главное - ей не злоупотреблять.

---

Типа выводы

Ну вывод-то в целом тоже банальный - наш мозг эволюционно не предназначен хранить в оперативке много информации, а ещё она не может быть там пару часов или тем более пару дней. Поэтому программа вида "не забыть завтра написать Владу про TeamCity" обречена на забвение.

В посте я собрал вещи, которые помогают лично мне. Помогают выложить всё из оперативки туда, где оно точно не потеряется и не забудется. И чем меньше когнитивных усилий нужно будет сделать, тем лучше, поэтому если надо написать человеку, то лучше и написать человеку отложенным, чем добавить пункт в записную книжку.

А ещё есть такая почти очевидная штука - за прогнозирование и за воспоминания отвечают разные участки мозга. Мысли о будущем обычно связаны с тревогой, рисками, качеством жизни, поэтому они не дают мозгу заснуть - ведь там что-то важное, а ты тут спать собрался! Поэтому прокручивание завтрашнего разговора или дизайна сети - зачастую путь к бессонной ночи. Даже если это максимально приятные мысли. А вот записать их на "бумажку" и предаться воспоминаниям - рабочий приём немного надурить эволюцию.