Эта статья моё прощание с ведением списка задач на бумаге, электронных таблицах и специализированных приложениях. Чтобы эти выстраданные знания не пропали, я и решил их упаковать в статью, возможно, для кого-то из вас они окажутся полезными.

До 2023 года я был адептом ведения списка задач и время от времени улучшал свои навыки использования этого инструмента. Ниже список проблем, с которыми столкнулся при ведении списка задач, и решения для них.

Если вы только начинаете вести списки задач, мой опыт сэкономит вам не мало времени и мучений. Не считаю себя гигантом, «standing on the shoulders of giants», но и сам ценю когда кто-то делится опытом использования инструментов.

Рекомендации даны для тех, кто ведёт свой список дел на бумаге. Этот опыт бесполезен, если вы уже перешли на ведение списка дел в электронной таблице или в приложении.

Проблема № 1 ведения списка задач на бумаге — это корректировка и уточнение записанных задач

Если используешь ручку для ведения задач, то что ею написано невозможно переписать. Это частично решилось использованием стирающейся ручки и карандаша. Частично – так как место для переписывания - уточнения задачи ограничено тем, что было изначально, так как дальше идёт уже следующая задача. Полностью может помочь только стирание следующей задачи и отнесение её в конец списка, чтобы освободить место для записи того, что нужно по корректируемой задаче.

Выученный урок №1: использовать карандаш для ведения списка задач.

Урок №2: если для уточнения задачи не хватает места, стирать следующую и переносить её в конец списка.

Проблема №2 – Выполненные задачи

Если использовать ручку для ведения задач, то список дел постепенно будет выглядеть как сплошной зачёркнутый текст, в котором местами проскакивает что-то не выполненное. Чем дольше ведёшь список, тем больше в нём листов с зачёркнутыми задачами. Навигация и работа с таким списком это мучение. Приходится либо составлять новый список и переписывать оставшееся из старого либо использовать карандаш для ведения списка дел. Он позволяет стереть выполненную задачу и вместо неё вписать новую.

Не считаю решением проблемы вариант с переписыванием – это хождение по кругу = регулярная потеря времени на составление нового списка задач. Здесь подойдёт только использование карандаша для записей.

Урок №1: использовать карандаш для ведения списка задач.

Проблема №3 – Бумага со временем приходит в негодность, например, протирается до дыр

Решение - тетрадь на металлических кольцах-зажимах. Позволяют разжать кольца и заменить истрепавшуюся страницу в том же месте.

Урок №3: использовать для ведения списка дел тетрадь на металлических кольцах-зажимах.

Проблема №4 – Недостаток места, листов, для продолжения списка

Как правило, мы используем одну тетрадь, для всего: ведения списка задач, ведения заметок... Поэтому иногда и оказывается, что следующая страница после списка занята другими заметками. Хорошо если это легко можно переписать в другом месте, использование карандаша позволяет это сделать, но я ленивый человек и не готов переписывать что-то большое, поэтому использовал тетрадь на металлических кольцах, чтобы добавлять листы в нужное место.

Урок №3: использовать для ведения списка дел тетради на металлических кольцах-зажимах со сменными блоками бумаги. 

Проблема №5 – Отсутствие возможности сортировать задачи, в первую очередь по приоритетам

Приходится бегать глазами по всему списку задач, чтобы найти следующую задачу по приоритету и вольно или невольно читать задачи более низкого приоритета, пока не найдёшь ту за которую необходимо взяться. Это действие сжигает некое количество мыслетоплива (потери).

Проблема решается появлением ещё одного короткого списка. Для этого переиспользую список задач на день и делаю регулярное упражнение по работе с общим списком, чтобы выделить те задачи, на которых в ближайшее время необходимо сосредоточится.

Нежизнеспособной альтернативой  считаю переписывание верхушки задач в общем списке. Из-за этого лист бумаги с общим списком быстро приходит в негодность и всё что есть на нём нужно переписывать на новый лист. Список же дел на день и так приходится постоянно менять из-за частого использования, поэтому короткому списку с приоритетными задачами на нём самое место.

Урок №4: вести короткий список с приоритетными задачами на странице списка дел на день.

Проблема №6 – Общий список в котором 30+ задач и чем больше задач, тем хуже

С таким списком тяжело работать, чтобы понять и выбрать что сделать следующим, поглощается много мыслетоплива и времени (потери).

Решение проблемы - создание нового тематического списка. Например, «Здоровье», «Финансовое благополучие», «Финансовый план на год ХХХХ», «Список книг для прочтения»...

Тематические списки позволяют выбрать как нужный список задач, так и нужную задачу в этом списке, в зависимости от того что важно для тебя сейчас. Общий список остается как некоторый «буфер», куда складываю задачи, которые пока не знаю к какому тематическому списку отнести или пока соответствующего тематического списка не существует.

Урок №5: вести тематические списки задач.

Проблема №7 – Проблемы ведения списка задач помноженные на количество ведомых списков

Если до начала ведения тематических списков не удалось найти удачные решения для текущих проблем одного списка, то с началом ведения тематических списков сталкиваешься с болотом, которое отъедает и время и мыслетопливо.

Урок №6: Не откладывать поиск решений для проблем ведения списка задач в долгий ящик, иначе загонишь себя в угол, что не вести списки не можешь, но и работа с ними причиняет страдания.

Проблема №8 – Неудобство навигации по множеству списков

Новые списки появляются по мере необходимости, чтобы их структурировать так как удобно либо придётся их переписывать в нужном месте либо использовать тетрадь на кольцах-зажимах, чтобы переместить список в это место.

Не считают вариант с переписыванием за решение, если появится новый тематический список и его нужно куда-то втиснуть согласно структуре, то вновь всё переписывать?! – это просто потеря времени. Проще и удобнее использовать тетрадь на кольцах-зажимах.

Дополнительно к таким тетрадям продают пластиковые разделители, которые можно разметить так как удобно. Они позволят открывать тетрадь сразу в нужном месте или по крайней мере близко к нему.

Урок №3: использовать для ведения списка дел тетради на кольцах-зажимах. 

Урок №7: использовать пластиковые разделители для тетрадей на кольцах-зажимах.

Проблема №9 – Вероятность по тем или иным причина потерять тетрадь

Для меня лично такая потеря очень болезненна, это похоже на потерю памяти с важными воспоминаниями и информацией, например, забыть сколько у тебя в заначке и где ты её спрятал, но при этом помнить что заначка то есть и вроде как не маленькая.

Однажды я оставил свой смартфон на пункте досмотра в аэропорту и обнаружил это уже в другом городе за границей. А в телефон было много чего, в том числе вся двух-факторная авторизация была настроена через смс-коды и пуши мобильных приложений банков.

Решение – раз в месяц делать резервную копию тетради. Сканер-принтер или камера на телефоне в помощь. Не делал ксерокопий, если бы понадобилось, то потом распечатал бы сканированные копии или фото. С мобильным телефоном всё решилось также, залил в новый телефон последнюю копию из облака.

Урок №8: раз в месяц делать резервную копию тетради.

Если у вас есть какая-то серьезная для вас проблема с ведением списка задач и вы не нашли для неё решение в этой статье и комментариях к ней, то напишите мне на почту или в телеграмм. Возможно у меня  есть решение, но я забыл о нём и не добавил в эту статью.

Почему перестал пользоваться списками? Перешёл к ведению списка дел в электронной доске. Теперь я пользуюсь стикерами-карточками для них.

Ведение списка дел на бумаге, в электронных таблицах или специальных приложениях – это уже прошлый век. С появлением электронных визуальных интерактивных досок типа miro, mural и ко., наступила новая эра работы с информацией. Она открыла возможность управлять и списком дел и потоком задач вместе.

Чуть позже опубликую статью про управление потоком задач с помощью инструмента «персональный канбан».

Буду рад, да и остальные оценят (будем слать лучи добра и плюсы в карму и к комментариям), если в комментариях добавите свои проблемы, с которыми столкнулись при работе со списками задач \ дел на бумаге, и решения для них.