Дисклеймер: моя цель — не лиды для отдела продаж. Меня зовут Алёна, уже пять лет я работаю в «Первой Форме» руководителем проектов. Хочу рассказать, как устроена та часть ПО, где я работаю ежедневно. Надеюсь, мой опыт поможет другим руководителям проектов облегчить себе жизнь в отсутствии Джиры и Проджекта. Итак, начинаем обзор. 

Запуск проекта

Обозначу сразу: мы автоматизируем бизнес-процессы клиентов и сами полностью ведём работу в нашем продукте. Я знаю, как устроена работа с проектами в Jira и Microsoft Project, поэтому могу всё это между собой сравнить. 

Что больше всего радует меня как РПшника — это единая среда, где проходит всё взаимодействие с клиентом. От первого касания до техподдержки мы живём в одной и той же системе. Управление проектами связано с CRM, где заводится договор и прописываются стоимости услуг специалистов. 

Моя работа начинается с того, что я добавляю в систему данные по договору в разрезе ресурса, то есть выбираю ставки специалистов и финансовую оценку работ, а затем одной кнопкой создаю паспорт проекта. В нём система система автоматически делит стоимость на ставки вовлечённых специалистов и рассчитывает плановые часы на каждого. 

В паспорте можно выставить атрибуты: метод ведения, сроки, сложность и так далее. Здесь же можно создать задачи, привязать их к проекту и добавить в исполнители коллег. 

Чтобы забронировать сотрудника на проект, есть два метода. Если я не знаю, кто именно мне нужен на конкретную задачу, я могу посмотреть все производственные ресурсы компании и выбрать наименее загруженных специалистов. Если я знаю, из какого блока мне нужны исполнители, я могу оценить их загрузку точечно.

Статусы и задачи проекта

В рамках проекта мы можем поставить подзадачи для смежных подразделений в режиме одного окна. Так внимание не распыляется и можно видеть, какие подзадачи я уже распланировала.

У каждой проектной задачи есть свой маршрут жизненного цикла, который вписывается в общий проект, и атрибуты: исполнитель, даты выполнения, привязка к проекту и отдельному клиенту, спецификация. По ним можно искать задачи в системе и фильтровать как в Jira.

Также задачи можно представить в виде Kanban-доски. Количество столбиков и переходы между ними тоже редактируются. 

Контроль управления проектом

Мы отслеживаем прогресс и управляем бюджетом проекта с помощью его паспорта — в нём хранятся ставки, отработанные часы, себестоимость, маржинальность проекта. Из паспорта можно перейти в карточки задач и посмотреть, сколько времени на них потратили сотрудники конкретного отдела. 

Мы фиксируем трудозатраты в индивидуальных табелях, чтобы система корректно считала фактическую стоимость проекта и наш запас ресурсов. 

Сроки и переходы между этапами мы контролируем в диаграмме Ганта, на которую выводятся и подзадачи тоже. Управлять проектом можно прямо с неё: перемещать сроки с автоматическим перерасчётом дат для других этапов, добавлять задачи и даже отслеживать актирование и сроки получения средств на расчётный счёт.

Управление проектами во многом автоматизировано. У нас, как в Jira, есть визуальный редактор процессов, в котором мы указываем переходы между этапами, вовлечение специалистов, согласования и условия. Достаточно один раз настроить процесс, и система сама проконтролирует весь путь движения проекта и уведомит всех заинтересованных лиц.

В «Первой Форме» также есть комментарии к задачам, в которых можно точечно управлять командой проекта, обсуждать детали, привлекать на помощь коллег и даже делегировать всю задачу — все комментарии будут доступны новым участникам. 

Сюда же мы прикрепляем и сопутствующие файлы, которые можно редактировать прямо в системе благодаря P7, российскому редактору. Версии тоже можно просмотреть и сравнить между собой. 

Взаимодействие с клиентом — чаты и видеовстречи

Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем как в комментариях, так и через встроенную ВКС, куда мы приглашаем внешних пользователей со стороны клиента. Регистрироваться нигде не нужно — достаточно открыть ссылку. В этом мы как альтернатива Jira и Microsoft Project выигрываем. 

Звонок можно записать и прикрепить к задаче, чтобы затем разобрать. Для этого есть раздел «Работа по проекту»: тут хранятся протоколы встреч, договорённости, скринкасты решения для истории. Отдельно мы выносим Устав, техзадание и календарный план-график, они отображаются в самом начале карточки.

Согласования и подписания через ЭДО

Согласуем акты мы тоже прямо в системе. Проектные документы и акты сдачи-приёмки мы подписываем нажатием одной кнопки с помощью интегрированной ЭЦП, при этом в системе отображается название акта, статус и размер выплат по нему.

Бэклог проекта 

В нашей системе тоже есть бэклог, и доступ к нему имеют и сотрудники, и клиент. Он может сформировать задачу прямо в нашей системе, выставить оценку и следить за выполнением. 

Клиент принимает активное участие в жизни проекта. Он всегда в курсе статуса задачи, маршрута и оставшегося объёма работы. Когда мы завершаем определённый этап, клиент должен это подтвердить своим акцептом — так процессы становятся прозрачнее.

Из бэклога мы привязываем задачу к клиентскому проекту, чтобы она отобразилась на диаграмме Ганта. Для каждой проектной команды мы настраиваем в задаче свои атрибуты: запланированные трудочасы, исполнителя, метод работы над задачей. 

Работа с клиентами часто сопряжена со стрессом, риском что-то упустить или превысить расходы. Мне кажется, что система, в которой я работаю — удобнее, чем Jira и Microsoft Project. Понимаю, что не всё из нашего ПО можно настроить в других системах, но надеюсь, что вам пригодится мой опыт. К тому же, хочется отметить, что российское ПО ничуть не уступает зарубежному :))

Приглашаю вас подискутировать на эту тему в комментариях!

А ещё у нас открыта вакансия бизнес-аналитика! Присоединяйся к команде, будем вместе погружаться в уникальные бизнес-процессы крупных российских компаний и развивать новые фичи BPM-системы.