Вот вам типичная история: есть компания N численностью 2 тыс. сотрудников, люди работают на производственных площадках и в офисах. 

Вдруг усилилась текучка, и поток новичков ломает хоть как-то выстроенные процессы. Руководители жалуются, что в компании нет централизованной базы знаний — люди элементарно не понимают, как оформить нужные документы и получить технику, задают много вопросов (или не задают и ничего не понимают). Да и погружение в рабочие задачи  хорошо идёт только там, где за этот процесс взялся прямой руководитель (читай: бросил часть дел и отвечает на все вопросы). 

Кто виноват и что делать? 

Мой ответ такой: конечно, нужно прописать регламенты и создать нормальную систему интеграции новых сотрудников в компанию. Но быстрое решение — хотя бы собрать единую базу знаний с ответами на часто задаваемые вопросы и разместить её на корпоративном портале. 

По статистике, 57% сотрудников считают интранет и корпортал делом бесполезным, но это у них нормального не было. В этой статье я расскажу, каким внутренний портал может быть, какие проблемы он может решать и чем он вообще полезен. 

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал компании – это внутренний ресурс, где сотрудники могут найти информацию о компании, корпоративные новости, внутренние документы, контакты коллег и многое другое. 

Функциональность современного корпоративного портала может включать:

• различные средства коммуникации, 

• аналитику, 

• сервисы для сотрудников от HR до IT, 

• целые процессы, например, СЭД и CRM.

При этом портал также может интегрироваться с учётными системами для большего удобства пользователей. Всё чаще это не простенький сайт, а целая платформа, которая становится настоящим «электронным офисом» сотрудника, доступным в любое время с любого устройства. Здесь он может как выполнять свою работу, так и получать нужные ему услуги от смежников.

А теперь о том, как он работает на практике.

Онбординг и обучение персонала

А вот и ответ на вопрос, как можно решить проблему новичков с помощью портала. На нём можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и новые инструкции, а также разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников.

Расскажу, как это работает у нас. Каждый отдел в оргструктуре связан со статьёй из базы знаний. Материал помогает понять, чем занимаются сотрудники этого отдела и с какими вопросами к ним можно прийти. Руководителям не нужно отвечать на десятки однотипных вопросов в том, к кому обратиться за справкой или кто может помочь со входом в систему. 

Внутренние тренинги, инструктажи и синхронизации по текущему положению дел тоже проходят в системе. Объявления о событиях мы публикуем на портале, чтобы коллеги точно знали, куда и во сколько подключаться.

Информирование сотрудников

Корпоративный портал даёт организованный доступ к необходимой информации. Возьмём, например, новости: в крупной компании они часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. С корпоративным порталом такого не будет (главное — не забывать публиковать что-то на него).

Например, одна бывшая коллега делилась со мной, что в новой компании важная информация доходит с задержкой. Когда на майских праздниках командам обновили посменный график работы, не все узнали об этом вовремя. Кто-то и вовсе проснулся 2 мая от звонка начальства.

Доступ к оперативной аналитике

Посмотрим, чем ещё корпоративный портал помогает руководителям. Его можно интегрировать с BI-системами, чтобы было проще мониторить KPI, финансовые потоки и маржинальность  проектов в реальном времени. Так можно быстрее принимать управленческие решения.

Данные можно отобразить в виде диаграмм, таблиц, списков — как удобно сотрудникам. Например, у нашего отдела техподдержки есть дашборд, который помогает контролировать обращения клиентов и собственную эффективность. 

Важные показатели кликабельны — можно перейти в карточку клиента или конкретную задачу, посмотреть детализацию расчётов.

Централизованный сбор заявок сотрудников в различные отделы

Пока в компании не очень много сотрудников, работать с их обращениями можно вручную. Раз в год кто-то запросит новую мышку, раз в месяц что-то случится с техникой — тут автоматизация не нужна. 

Но с ростом компании можно автоматизировать работу с запросами в IT и другие отделы. Так было и у нашего клиента, компании «Световые Технологии». Чтобы сотрудникам не нужно было вручную управлять обращениями, настроили портал для отправки заявок во все службы. 

На нём можно:

• подать заявку в любое подразделение — запросить справку 2-НДФЛ, заказать новую мышку; 

• посмотреть аналитические данные;

• предложить идею для развития компании;

• узнать показатели своего отдела по закрытым в срок задачам и многое другое.

Сейчас, кроме единого окна обращений, в системе автоматизировано 60 бизнес-процессов. «Первую Форму» каждый день  используют 550+ сотрудников в восьми городах России, европейских странах и даже в Индии, для этого система переведена на разные языки.

Портал значительно сокращает время на рутинные действия, например, на оформление отпусков. Покажу, как это устроено у нас в компании. В системе есть: 

• шаблоны документов, которые система заполняет сама, 

• автоматический запрос подписей у согласующих,

• интеграции с календарями и 1С. 

Система сама ставит задачи кадровому отделу, пересылает данные в 1С и проставляет отсутствие сотрудника. А во время отпуска все его задачи сотрудника передаются его заместителю. Там же на портале можно посмотреть, кто именно останется ответственным.

Среда для общения сотрудников и документооборота

Ещё одна функция портала — упрощение документооборота. Конечно, в каждой компании свой процесс работы с документами: есть уникальные  матрицы согласования, особенности подписания, запроса мнения и прочего.

В фармацевтических компаниях документооборот вообще должен соответствовать стандарту GMP о соблюдении на производстве правил безопасности и требований к качеству. Все документы должны храниться в структурированном архиве с возможностью проводить регулярный аудит, отслеживать версии и управлять доступом для сотрудников.

Такой документооборот я однажды настраивала для нашего клиента из сегмента фармы. Мы с командой внедрили его в корпоративный портал, который помогает отслеживать местонахождение документов, сроки возврата и многое другое. А система контролирует, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным.

В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, и чтобы на этот процесс не тратили много времени, на портале есть нужные шаблоны. Из них система сама генерирует документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр по всем документам и регламентам. 

Все данные о сотруднике в личном кабинете

Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях. Кабинет также можно интегрировать с HRM и ERP-системами, чтобы сотрудник всегда был в курсе, например, сколько дней отпуска ему сейчас доступно. 

Для себя мы ещё настроили интерактивные списки ближайших отпусков и дней рождений коллег. Очень удобно, когда планируешь свой отдых заранее, — можно избежать пересечений. А дни рождения — просто для души и возможности сделать сюрприз коллеге в командном чатике ?.

При этом доступ ко всем данным в кабинете есть только у пользователя, который прошёл аутентификацию. Она может быть защищена дополнительным фактором, например, по SMS, пушу или через Telegram.

Самое важное в корпоративном портале

Корпоративный портал собирает все нужные пользователю процессы в одном месте.  У каждого отдела при этом может быть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:

• проекты в работе,

• HR-задачи,

• документы,

• запросы в отдел закупок,

• обращения в поддержку,

• клиентов в воронке продаж и другое.

Самое главное в корпоративном портале — то, что он позволяет эффективно выполнять должностные обязанности. Он подсвечивает самое нужное, но и редко используемые сервисы тоже остаются в доступе.

That’s all! Надеюсь, корпоративный портал поможет вам также, как помогает нам :).