Многие инжиниринговые компании работают по модели EPCM (Engineering, Procurement, Construction Management). При таком подходе в рамках одного проекта объединены проектирование и техническое сопровождение, управление поставками материалов и оборудования, координация субподрядчиков и контроль качества работ. Сегодня покажу, как автоматизировать все эти процессы на базе BPMS. Это решение также подойдёт девелоперам, системным интеграторам, крупным архитектурным и проектным бюро.

Предпосылки: разрозненность и ручная обработка данных

Инжиниринговая компания полного цикла строит и реконструирует промышленные объекты по всей России. У неё есть сеть филиалов в ключевых макрорегионах страны, где каждый отвечает за полный цикл реализации проекта на своей территории.

Раньше сотрудники обходились в работе электронной почтой и офисным софтом:

• Ресурсное планирование в Excel. Проектные менеджеры записывали часы работы команды в отдельных табличках. Руководитель филиала не видел, кто из сотрудников перегружен работой, сколько часов реально потрачено на задачу.

• Сбор данных и подготовка отчётов вручную. Руководители филиалов собирали данные от проектных менеджеров и вручную составляли сводные отчёты во всё том же Excel, отвлекаясь от основной работы. Центральный офис получал информацию о ходе проектов с задержкой, которая за это время успевала устареть.

• Ручная подготовка документов. Субподрядчики могли приступить к работе только после подписания всех необходимых бумаг: договора, технического задания, графика выполнения работ, сметы. Сотрудники инжиниринговой компании готовили их с нуля в Word, а при любых изменениях вносили одну и ту же корректировку во все документы и тратили время на перепроверку.

• Непрозрачность согласования по e-mail. Сотрудники отправляли коллегам на одобрение драфты документов, самостоятельно отслеживали сроки и напоминали о них в случае задержек. В переписке накапливались разные версии документов, сложно было понять, какая актуальная. А чтобы выяснить статус согласования, надо было пересмотреть кучу писем.

Техническая реализация

Чтобы закрыть эти узкие места, в компании решили настроить комплексное решение на BPM-платформе с централизацией всех проектных данных и автоматизацией связанного документооборота.

Автоматизация управления договорами

Для возведения или реконструкции промышленного объекта обычно требуется привлечь десятки внешних исполнителей. Теперь при создании одного договора автоматически формируются и все остальные, связанные с ним.

Например, для объекта с 50 субподрядчиками система создает 50 индивидуальных договоров с автоматическим заполнением базовых параметров из родительского документа.

Механизм такой → на основе типового шаблона в системе формируется печатная форма документа, а данные о контрагенте подтягиваются из встроенного справочника.

Автоматизация планирования проекта и управления трудовыми ресурсами

Система переносит из договоров основные данные: бюджет, сроки и требования к работам. Менеджеру остается только структурировать работы по этапам: «Закупка материалов», «Подключение к инженерным сетям», «Строительно-монтажные работы», «Пусконаладочные работы». Для каждого этапа создается отдельный паспорт, в котором указаны сроки работ, стоимость, ответственные руководители.

Учёт рабочего времени штатного персонала происходит с помощью таймшитов, где сотрудники фиксируют рабочее время с разбивкой по проектам. Система сравнивает фактические трудозатраты с плановыми и показывает отклонения по каждому проекту.

Работа субподрядчиков контролируется через акты выполненных работ. В системе отображается, на какую сумму закрыты акты по каждому этапу проекта, и какой остаток средств доступен в бюджете. Это обеспечивает прозрачный контроль расходования средств и помогает избежать превышения лимитов.

Автоматизация технического контроля

При проектировании крупных промышленных объектов каждое техническое решение требует дополнительной проверки. Например, расчёты несущих конструкций промышленного здания проверяет и утверждает главный конструктор проекта.

В системе настроен динамический маршрут согласования. Состав и порядок согласующих лиц автоматически определяется на основе параметров задачи. Также система блокирует переход к следующему этапу проекта без получения необходимых согласований и отслеживает сроки проверки с уведомлениями о просрочках.

Формирование сводной аналитики по всем филиалам

Для руководства компании создан интерактивный отчёт с консолидацией данных по всем филиалам. Система автоматически собирает информацию по клиентам, проектам, бюджетам, актам выполненных работ, статусам субподрядчиков. Все показатели в отчете кликабельны — можно перейти в детальные карточки проектов и получить дополнительную информацию.

Результаты внедрения BPM-системы для управления EPCM-проектами

• BPM-платформа взяла на себя рутинные операции вроде подготовки и контроля согласования документов и упростила контроль субподрядчиков. Благодаря этому у сотрудников высвободилось больше времени на стратегические задачи.

• Централизация данных в единой системе позволила компании перейти к проактивному управлению рисками. Благодаря актуальной отчётности руководство теперь всегда в курсе статусов всех проектов и может оперативно отреагировать на возможные проблемы.

• Работа с таймшитами и контроль актов обеспечивает прозрачный контроль расходования средств по каждому этапу и субподрядчику. Система показывает остаток бюджета в режиме реального времени и помогает избежать превышения лимитов.

• Внедрение единой системы помогло стандартизировать работу всех филиалов. Это упростило управление географически распределенной компанией и ускорило адаптацию новых сотрудников.