Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в веб-студии. Мы создали бота, который делится регламентами, которые полезны и агентской, и клиентской стороне. Сегодня расскажем про ежедневное планирование.

Календарь помогает не промотать звонок, не забыть выполнить задачу, поставить задачу другому исполнителю.

Ведение календаря при работе в команде – мастхэв. Каждый участник может поставить встречу в свободный слот, закинуть задачу с описанием, ознакомиться с задачами, которые вы выполняли. Запланировать долгосрочные задачи.

Для того, чтобы ведение календаря повышало эффективность сотрудников, а не вызывало боль, мы составили регламент. Ссылка на него в конце материала.

Ежедневное планирование

Рабочее время планируется самостоятельно в Google Calendar.

• Утром до стендапа необходимо запланировать задачи на день в календарь. Поставь в календарь регулярную задачу для этого;

• Планирование не должно занимать больше 10-15 минут.

• Расставляй задачи так, как планируешь их делать. Делай по порядку (по возможности), старайся не перепрыгивать с задачи на задачу. При одинаковых приоритетах выше ставь более сложные и объемные задачи — в конце дня морально сложней браться за сложные задачи;

• Те задачи, которые не планируешь делать в текущий день, переноси на следующие дни. Не теряй их;

• Задачи на день ставятся блоками с указанием в квадратных скобках времени, которое займет задача — [1h30m]. Чтобы максимально точно оценить время, которое нужно на задачу — декомпозируй;

• Если задача занимает больше 10 минут и требует действий, а не ответа на вопрос, ее нужно ставить в календарь;

• Если задача успешно выполнена, то она красится зеленым. Если по задаче что-то делалось, но она не доделана, она красится желтым. Если задача не была сделана, она красится красным и дублируется на время во время следующего планирования.

• Если задача занимает несколько рабочих дней, то нужно ее разбить на подзадачи. Например: нужно создать прототип, это займет 36 часов. Разбей задачу на отдельные подзадачи по каждой странице/блоку и планируй в календаре отдельными задачами: «[2h] Проект — Прототип. Страница "Помощи"»

• Необходимо планировать 7 часов своего рабочего времени, так как могут появятся срочные или незапланированные задачи — например, помочь команде, ответить на вопрос и т.д.;

• Обязательно ставь задачу «Обед», чтобы понятно было, когда ты собираешься на обед.

• В описание задачи добавляется ссылка на задачу в Kaiten, ссылки на документы, относящиеся к задаче, чтобы тебе или исполнителю было проще и быстрее ее решить. Или менеджеру понять суть задачи;

• Все контрольные точки, напоминания, письма планируй в календарь на будущие дни — не стоит рассчитывать на память, а потерянная задача может стоит дорого. Просто записывай задачи с постановкой, добавляй материалы, не планируя, в какое именно время дня ты будешь выполнять задачу — сделаешь это на ежедневном планировании;

• Если задача заняла больше времени, чем планировалось, оставляй в скобках время, которое ты на нее планировал и растягивай в календаре так, чтобы показать, сколько реально времени она у тебя заняла. Так ты будешь видеть, где ошибся в оценке, и сможешь в следующий раз оценить задачу точнее;

• Задачи по одному проекту должны группироваться, чтобы не было частых переключений на разные проекты — из-за этого мозг дольше и сложнее соображает;

• Если задача касается определенного проекта, после времени пишется название этого проекта;

• Если задач не хватает на день, то закидывай задачи по изучению нового материала или сообщи куратору.

Виды задач, которые нужно ставить в календарь

• Крупные задачи — провести тестирование, составить смету и КП, написать статью.

• Средние задачи — провести стендап с командой, обработать новые задачи от клиента и перенести в доску.

• Мелкие задачи — ответить на письмо (если не делаешь это сразу и быстро), проверить, пришла ли оплата.

• Регулярные задачи в течение дня — например, несколько раз позвонить клиенту, который долго отвечает, чтобы узнать подробности по задаче — ставь в верх календаря. Время не нужно указывать, т.к. ты будешь возвращаться к этой задаче несколько раз, и неясно, сколько она у тебя займет.

Общие задачи и постановка задач исполнителям

• Если задача общая (требует участия нескольких людей), то добавляй в «гости» к задаче все остальных по корпоративной почте. Найти адреса все исполнителей можно в этой таблице. После этого у всех задача продублируется в их календарях в это же время. При редактировании основной задачи, она также будет обновлена у остальных.

• Если необходимо поставить задачу другому исполнителю, то выбираем его из списка.

• В задачу другим исполнителя точно так же пишем время на выполнение этой задачи. Если не знаешь, сколько займет, то получил оценку у исполнителя.

• В задачу тоже закидываем ссылку на Kaiten с постановкой задачи.

• Задачу другим исполнителям ставим минимум на следующий день. На текущий не закидываем. Учись планировать необходимые ресурсы заранее.

Возможные причины частого невыполнения плана

• Нереалистичные оценки. Важно проанализировать, какие задачи отнимали времени больше запланированного. Вспомнить, почему они заняли больше времени, какая возникла проблема, что не было учтено. Системная ли проблема. Можно ли с этим что-то сделать. Сильно большие задачи (больше 4ч) необходимо декомпозировать. Оценивать необходимо объективно исходя из своих возможностей. Кто-то быстро в уме складывает, кто-то пишет, а кто-то анализирует большие объемы данных. Написать ТЗ на 20 листов за день не каждый сможет. Но если оценки двух компетентных специалистов отличаются в 2-3 и более раз, то необходимо разбирать постановку и процесс выполнения будущей задачи — вероятно, понимание задачи у специалистов разное;

• Частые переключения. Давно доказано, что переключение на другую задачу даже на 1 минуту или просто ответить в мессенджере отнимает не менее 10-15 минут продуктивного времени. Отлично помогает метод помидора и его производные. Проверить почту или мессенджеры можно между задачами, а на рабочий цикл при выполнении задачи включать режим «Не беспокоить». Кому очень надо - тот подойдет.При прочих равных лучше закрыть одну задачу целиком, чем получить на следующий день две выполненные наполовину. Принцип Парето здесь не работает;

• Незапланированные задачи. Важно понимать, что большая часть прилетающих задач в течение дня — менее приоритетны, чем выполнение дневного плана. Новая задача – это срочная и важная, чтобы сделать сегодня (см. матрицу Эйзенхауэра)? Ее можно делегировать? Если задача не терпит переноса на завтра, то вполне вероятно на нее можно переключиться между другими задачами либо вечером, а не прямо сейчас;

• Переутомление. Попытка сделать все и сразу часто приводит к общей усталости и низкой эффективности. Симптомами могут быть: неосознанные переключения, слабая концентрация, проблематично въехать в предметную область. Причиной может быть: частые задержки по вечерам, отсутствие отдыхов в течение дня, постоянная сверхвысокая нагрузка.

Помним, что невыполненный план оказывает негативное влияние на самооценку и впечатление от проделанной работы в течение дня. К тому же невыполненные задачи имеют свойство лавинообразно накапливаться.

Полезная литература по планированию:

• «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.

• «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди.

• «Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления», Люси Джо Палладино.

Ссылка на регламент.

Этот и другие регламенты уже доступны в Телеграм-боте. Напишите ему и он пришлет документы!