Привет, Хабр!

Меня зовут Максим, и я более 6 лет работаю Frontend-разработчиком в IT-проектах и продуктах. За это время я насмотрелся на разные подходы к управлению задачами — от полного хаоса до сверхжёсткого контроля. И знаете что? Ни одна из крайностей не работает хорошо.

Сегодня хочу рассказать вам историю о том, как в одном проекте мы с командой пришли к методу работы с задачами. Он не только нас удовлетворил, но и дал понять что, как и когда мы будем делать ещё до этапа реализации.

Но давайте начнем с типичной ситуации в мире разработки...

Знакомьтесь, это Иван — талантливый Frontend-разработчик. Только что он получил новый тикет от менеджера:

«Нам нужно добавить функцию чата в наше приложение. Сделаешь, пожалуйста, к следующему спринту?»

Иван кивает, думая про себя: «Ну, чат так чат. Что тут сложного?» И бросается писать код.

Стоп! Вы уже видите, что может пойти не так?

Именно этот подход — «получил задачу — сразу пишу код» — приводит к:

• Пропущенным дедлайнам

• Постоянным переработкам

• Конфликтам с коллегами

• И, в конечном счёте, к выгоранию

Но не волнуйтесь, у меня есть решение. Точнее, целых три шага, которые превратят расплывчатое «добавить чат» в чёткий план действий (в конце статьи ещё будут чек-листы "самопомощи"). Готовы погрузиться в мир анализа, декомпозиции и оценки задач? Тогда поехали!

Часть 1: Анализ задач

Давайте не будем повторять ошибки Ивана. Начнем с первого crucial шага в работе над любой задачей — анализа. Почему это так важно?

Почему анализ важен?

Представьте, что вы собираетесь в поход. Вы же не хватаете сразу первый попавшийся рюкзак и не выбегаете из дома, верно? Нужно спланировать маршрут, проверить погоду, составить список снаряжения и т.д.

Так же и с выполнением задач в разработке. Анализ — это ваша подготовка к «походу». Он даёт:

1. Чёткое понимание целей и требований задачи.

2. Выявление потенциальных рисков и проблем на ранней стадии.

3. Определение необходимых ресурсов и зависимостей.

4. Основу для точной декомпозиции и расчёта эстимейтов.

Как Иван начал анализировать задачу

Итак, вернёмся к нашему Ивану. Вместо того чтобы сразу начать кодить, он решил сначала проанализировать проблему:

1. Записал ключевые вопросы о задаче.

2. Организовал встречу с менеджером продукта и дизайнером.

3. Зафиксировал результаты анализа.

«Знаете, — поделился потом Иван, — я думал, что это пустая трата времени. Но когда я начал задавать вопросы, оказалось, что даже менеджер не до конца понимал, чего хочет от этого чата!»

Ключевые аспекты анализа

Иван разделил свой анализ на три основных аспекта:

1. Бизнес (продукт)

   • Какова цель добавления чата?

   • Как это будет влиять на вовлечённость пользователей?

   • Есть ли метрики, которые мы хотим улучшить?

2. Пользователи

   • Какие проблемы пользователей решит чат?

   • Как это изменит UX?

   • Какие функции чата наиболее важны для наших пользователей?

3. Технический аспект

   • Какие технологии мы будем использовать для реализации чата?

   • Как это повлияет на производительность приложения?

   • Требуется ли интеграция с уже существующими системами?

Анализ зависимостей

Иван также выявил зависимости:

1. Дизайн и макеты

   • Нужны ли новые UI-компоненты для чата?

   • Требуется ли для старых компонентов значительный редизайн?

   • Как чат будет выглядеть на разных устройствах?

2. API и сторонние сервисы

   • Будем ли мы использовать готовое решение для чата или разрабатывать своё?

   • Какие API нам понадобятся?

   • Какие ограничения у выбранного API (квоты, лицензии)?

3. Связанные задачи

   • Нужно ли обновить систему уведомлений?

   • Как это повлияет на существующую архитектуру приложения?

   • Требуется ли обновление структуры базы данных?

Коммуникация в процессе анализа

Иван организовал встречу с коллегами, где обсудил все эти вопросы. Вот что он узнал:

• Цель чата — увеличить время, проводимое пользователями в приложении

• Ключевые функции: обмен текстовыми сообщениями и фото, уведомления

• Команда решила использовать Firebase для бэкенда чата

• Дизайнер уже начал работу над макетами

«Знаете, что было самым неожиданным? — рассказывал Иван. — Оказалось, что наш дизайнер уже месяц как работал над концептом чата, но никто об этом не знал! Если бы я не устроил эту встречу, мы бы потеряли кучу времени, делая двойную работу.»

Результат анализа

После анализа у Ивана появился чёткий документ с описанием тикета, его целей, ограничений и зависимостей. Теперь Иван точно знал, что нужно сделать и почему.

Инструменты для анализа задач

Звучит здорово, но как это выглядит в реальном проекте? Для эффективного анализа задач можно использовать следующие инструменты:

1. Miro - онлайн-доска для визуализации идей и построения интеллект-карт.

   • Плюсы: Удобно для командной работы, большой выбор шаблонов

   • Минусы: Может быть избыточным для небольших тасок

2. Notion - многофункциональное приложение для заметок и организации информации.

   • Плюсы: Гибкая структура, возможность создания баз данных

   • Минусы: Может потребоваться время на освоение всех функций

Выбор инструмента зависит от специфики проекта и предпочтений команды. Важно, чтобы инструмент позволял структурировать информацию и обеспечивал удобный доступ всем участникам процесса.

Часть 2: Декомпозиция задач

Теперь, когда у нас есть четкое понимание задачи, пора разделить этого "слона" на съедобные кусочки. Добро пожаловать в мир декомпозиции!

Зачем нужна декомпозиция?

Помните, как в детстве вы собирали огромные пазлы? Сначала это казалось невозможным, но потом вы научились группировать кусочки по цветам и формам, начинать с рамки, и дело пошло быстрее.

Декомпозиция в разработке — это как раз про то, как превратить большой и страшный пазл в набор управляемых кусочков.

Как Иван декомпозировал задачу с чатом

Итак, Иван взял свой анализ и начал разбивать задачу на подзадачи. Вот как он это делал:

1. Выписал все основные функции чата.

2. Разделил на Frontend и Backend части.

3. Выделил по дизайну и UX.

4. Определил задачи для тестирования и DevOps.

«Самым сложным, — признался Иван, — было не увлечься и не уйти в слишком мелкие детали. Я постоянно напоминал себе: если на выполнение подзадачи нужно больше людей, чем могут накормить 2 пиццы, надо разбить её ещё мельче.»

Принципы эффективной декомпозиции

1. Используйте правило «2 пиццы»: если на выполнение подзадачи нужно больше людей, чем могут накормить 2 пиццы, разбейте её ещё мельче.

2. Применяйте принцип MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive): подзадачи не должны пересекаться, но вместе должны полностью покрывать исходную задачу.

3. Оценивайте сложность: используйте story points или другую систему эстимейтов для каждой подзадачи.

4. Учитывайте технический долг: выделяйте тикеты по рефакторингу и улучшению кодовой базы.

5. Документируйте: создавайте краткое описание для каждой подзадачи, чтобы облегчить понимание и передачу работы другим исполнителям.

Попробуйте прямо сейчас взять одну из ваших текущих задач и применить к ней метод MECE. Что у вас получилось?

Пример декомпозиции задачи «Добавить чат в приложение»

1. Frontend:

   • Создать UI-компоненты чата (список чатов, окно сообщений, ввод сообщения)

   • Разработать отправку и получение сообщений

   • Добавить функцию загрузки и отображения фото

   • Реализовать уведомления о новых сообщениях

   • Добавить поиск по чатам и сообщениям

   • Разработать управление состоянием чата (например, используя effector)

   • Оптимизировать производительность, если будет много сообщений

2. Backend (Firebase):

   • Настроить Firebase Realtime Database для хранения сообщений

   • Осуществить аутентификацию пользователей в чате

   • Настроить Firebase Cloud Messaging для push-уведомлений

   • Создать Cloud Functions для обработки событий (например, отправка email-уведомлений)

3. Дизайн и UX:

   • Разработать макеты для всех экранов чата

   • Создать анимации для улучшения UX (например, индикатор печати)

   • Провести UX-тестирование прототипа

   • Адаптировать дизайн для различных устройств и разрешений экрана

4. Тестирование:

   • Написать unit-тесты для ключевых функций

   • Создать набор интеграционных тестов

   • Провести нагрузочное тестирование чата

   • Написать end-to-end тесты для основных сценариев использования чата

5. DevOps:

   • Настроить CI/CD для новых компонентов

   • Обновить мониторинг и логирование для отслеживания работы чата

   • Настроить автоматическое масштабирование для обработки пиковых нагрузок

Определение зависимостей

После декомпозиции Иван определил зависимости между подзадачами и указал их в таск-трекере.

1. UI-компоненты должны быть готовы до начала работы над функциональностью

2. Настройка Firebase должна быть завершена до начала интеграции на Frontend

3. Тестирование может начаться только после реализации основных функций

«Это было похоже на игру в шахматы, — улыбнулся Иван. — Я постоянно думал: 'Если мы сделаем это, то что это разблокирует? А что может нас заблокировать?'»

Результат декомпозиции

Теперь вместо одной большой и пугающей задачи «Добавить чат» у Ивана был чёткий список подзадач. Это позволило:

1. Легче оценить весь объём работы.

2. Распределить подзадачи между коллегами.

3. Определить, что можно выполнить параллельно.

Инструменты для декомпозиции

1. Trello - инструмент для управления проектами на основе досок Канбан.

   • Плюсы: Интуитивно понятный интерфейс, легко начать использовать

   • Минусы: Может не хватать функционала для сложных проектов

2. Jira - профессиональная система управления проектами и задачами.

   • Плюсы: Мощный функционал, интеграция с другими инструментами разработки

   • Минусы: Сложная настройка, избыточна в малых командах

Ну и всякие ClickUp, Asana, Redmine (божечки) и так далее.

Часть 3: Оценка задач

Отлично, теперь у нас есть список подзадач. Но сколько времени займет их выполнение? Пора достать наш хрустальный шар.. или лучше использовать проверенные методы оценки задач.

Важность точной оценки

Что общего между разработкой ПО и ремонтом? И то и другое всегда занимает больше времени, чем вы думаете изначально. Но в отличие от ремонта, в разработке у нас есть инструменты для более точной оценки.

Наиболее точная оценка задач критически важна, она позволяет:

1. Эффективно планировать работу.

2. Управлять ожиданиями стейкхолдеров.

3. Выявлять потенциальные риски, узкие места.

4. Оптимизировать распределение ресурсов.

Как Иван оценивал задачи по чату

Иван решил протестировать несколько методов эстимейтов. Вот что он сделал:

1. Организовал сессию Planning Poker с командой для оценки в Story Points.

2. Использовал метод T-shirt Sizing для быстрой категоризации тикетов по сложности.

3. Провёл более детальную оценку в часах для ключевых задач.

4. Обсудил и согласовал финальные оценки с коллегами.

«Знаете, что было самым сложным? — снова поймал меня Иван. — Убедить команду, что оценка — это не обязательство. Это просто наше текущее понимание сложности задачи. Мы договорились, что будем регулярно пересматривать оценки по мере продвижения проекта.»

Давайте посмотрим, как это выглядело на практике.

Методы оценки

Story Points — часто используют шкалу Фибоначчи: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21...

Преимущества:

• Относительная оценка

• Учитывает сложность, а не только время

• Хорошо работает в долгосрочной перспективе

Недостатки:

• Может быть непонятен для стейкхолдеров

• Требует времени на освоение

Когда использовать: для Agile-команд, долгосрочных проектов.

T-shirt Sizing — обычно используют размеры: XS, S, M, L, XL

Преимущества:

• Простой метод быстрой оценки и приоритизации

• Помогает быстро категоризировать задачи по сложности

• Интуитивно понятный

Недостатки:

• Менее точный

• Не учитывает тонкие различия между задачами

Когда использовать: для быстрой приоритизации, на ранних этапах планирования.

Часы/дни — так и используют: часы или дни.

Преимущества:

• Классический подход, понятен всем участникам

• Легко переводится в сроки и стоимость

Недостатки:

• Может создавать ложное ощущение точности

• Не учитывает сложность задачи

• В долгосрок вообще не точный

Когда использовать: для небольших, хорошо определенных задач, при работе с внешними клиентами.

Пример оценки задач

Вот как выглядела оценка некоторых подзадач:

1. Создать UI-компоненты чата:

   • Story Points: 5 SP

   • T-shirt Size: M

   • Часы: 16–20 часов

   • Обоснование: Средняя сложность, есть опыт реализации похожих компонентов

2. Осуществить отправку и получение сообщений:

   • Story Points: 8 SP

   • T-shirt Size: L

   • Часы: 24–32 часа

   • Обоснование: Требуется интеграция с Firebase, могут быть сложности с real-time обновлениями

3. Настроить Firebase Realtime Database:

   • Story Points: 3 SP

   • T-shirt Size: S

   • Часы: 8–12 часов

   • Обоснование: Стандартный тикет, есть документация и опыт

4. Провести нагрузочное тестирование:

   • Story Points: 5 SP

   • T-shirt Size: M

   • Часы: 16–24 часа

   • Обоснование: Требуется создание тестового окружения и сценариев

Факторы, влияющие на оценку

Иван учёл факторы при оценке:

1. Сложность задачи и технические риски

   • Насколько проблема нетривиальна для команды?

   • Есть ли неизвестные технологии или подходы?

   • Какова вероятность непредвиденных технических проблем?

2. Опыт команды в подобных задачах

   • Кто из команды уже работал с нечто подобным?

   • Требуется ли дополнительное обучение или исследование?

3. Зависимости от других команд или сервисов

   • Требуется ли взаимодействие с другими командами?

   • Есть ли зависимости от внешних сервисов или API?

4. Возможные блокеры

   • Какие факторы могут задержать разработку?

   • Есть ли риски, связанные с доступностью ресурсов?

Вспомните свой последний проект. Какие факторы больше всего повлияли на точность ваших оценок?

Результат оценки

После оценки всех подзадач Иван получил общую оценку проекта:

• Общая сумма: 60 Story Points

• T-shirt Size проекта: XL

• Примерное время реализации: 3–4 спринта (учитывая скорость команды)

• Общее количество часов: 180–240

Теперь у Ивана было не просто расплывчатое «добавить чат», а чёткий план с понятными подзадачами и их оценками. Это дало ему:

1. Точнее спланировать работу команды

2. Дать менеджеру реалистичный прогноз сроков выполнения

3. Спрогнозировать риски, узкие места

4. Оптимизировать распределение ресурсов в команде

«Когда я показал эти цифры менеджеру, он чуть не упал со стула, — рассмеялся Иван (осуждаю). — Он-то думал, что мы справимся за пару недель. Но знаете что? Он был благодарен за честность. Лучше знать реальные сроки заранее, чем узнать о задержке в последний момент.»

Практические советы по оценке

На основе опыта Ивана и команды, вот несколько советов, которые помогут вам в оценке задач:

1. Не спешите: лучше потратить больше времени на оценку, чем потом столкнуться с трудностями при реализации.

2. Учитывайте контекст: загрузка команды, параллельные задачи и даже запланированные отпуска могут существенно влиять на сроки.

3. Закладывайте буфер: добавьте 20–30 % к начальной оценке для непредвиденных факторов. Лучше приятно удивить менеджера ранним завершением, чем разочаровать задержкой.

4. Используйте исторические данные: анализируйте, сколько времени занимало решение похожих проблем в прошлом. Это поможет сделать более точные прогнозы.

5. Привлекайте команду: групповая оценка часто точнее, чем индивидуальная. Плюс, это помогает и вам, и коллегам лучше погрузиться и понять проблему.

6. Регулярно пересматривайте оценки: по мере продвижения проекта, обновляйте эстимейты оставшихся тикетов на основе полученного опыта.

Инструменты для оценки

1. Planning Poker Online

   • Веб-приложение для проведения сессий планирования покера

   • Плюсы: Удобно для распределённых команд, бесплатное использование

   • Минусы: Ограниченный функционал по сравнению с полноценными системами управления проектами

2. Scrum Poker Cards

   • Физические карты для проведения оценки офлайн

   • Плюсы: Способствуют живому обсуждению в команде

   • Минусы: Не подходят, если вы работаете удалённо

3. Jira с плагином для оценки

   • Интеграция эстимейтов непосредственно в таск-трекер

   • Плюсы: Все данные в одном месте, удобно для анализа и отчётности

   • Минусы: Требует настройки и может быть избыточным для небольших проектов

Заключение: Как мы оптимизировали процесс разработки

Итак, мы прошли весь путь вместе с Иваном: от получения расплывчатого задания до чёткого плана реализации. Но знаете что? Это не конец истории. Это только начало.

Результаты внедрения нового подхода

После того как Иван и команда начали применять этот подход ко всем задачам, они заметили значительные улучшения в нескольких ключевых областях:

1. Точность оценок: команда стала гораздо реже выбиваться из намеченных сроков.

2. Качество работы: количество переработок и исправлений существенно сократилось благодаря тщательному предварительному анализу.

3. Удовлетворённость команды: разработчики стали чувствовать себя более уверенно, имея полное понимание задач и их контекста.

4. Эффективность работы: несмотря на увеличение времени на подготовку, общая скорость разработки выросла.

Эти улучшения не только повысили продуктивность команды, но и положительно повлияли на атмосферу в коллективе и качество конечного продукта.

Преодоление трудностей

Конечно, не всё было гладко. Вот с какими проблемами команда столкнулась и как их решили:

1. Сопротивление изменениям: некоторые разработчики считали, что новый подход «убивает креативность». Решили эту проблему, показав, как тщательный анализ на самом деле открывает простор для творческих решений.

2. Увеличение времени на подготовку: поначалу казалось, что команда тратит слишком много времени на анализ и оценку. Но вскоре стало очевидно, что это время окупается на этапе реализации.

3. Сложность в оценке нетривиальных задач: для совершенно новых проблем было трудно сделать точные прогнозы. Команда начала использовать метод «аналогий», сравнивая новую задачу с похожими из прошлого опыта.

4. Оценкой задач для неопытных членов команды: мы столкнулись с ситуацией, когда новые разработчики систематически недооценивали сложность задач. Решение: ввели систему парного планирования, где опытный разработчик помогал новичку в оценке задач. Это не только улучшило точность оценок, но и ускорило процесс обучения новых членов команды.

«Знаете, что нас спасло? — резюмировал, наконец, Иван. — Мы не боялись признавать свои ошибки. Каждую неделю мы собирались и обсуждали, что пошло не так и как мы можем это исправить. Это было непросто, но оно того стоило.»

Ключевые выводы

1. Инвестируйте время в анализ: это окупится сторицей на этапе реализации.

2. Декомпозиция — ваш друг: разбивайте большие задачи на маленькие, понятные и чёткие шаги.

3. Оценка — это навык: чем больше вы практикуетесь, тем точнее становятся ваши прогнозы.

4. Коммуникация критически важна: убедитесь, что все в команде понимают задачу одинаково.

5. Будьте гибкими: не бойтесь адаптировать процесс под особенности вашей команды и проекта.

«Знаете, что я понял в конце этого всего?" — сказал мне Иван, и я думаю следующее что он скажет стоит запомнить. "Самое важное — это не слепо следовать какой-то методологии, а понимать, почему мы делаем то, что делаем. Когда вся команда это осознает, магия начинается сама собой.»

Опыт других компаний

1. Spotify: Использует подход "DIBB" (Data, Insights, Beliefs, Bets) для анализа и приоритизации задач. Это помогает им фокусироваться на задачах с наибольшим потенциальным воздействием.

2. Google: Применяет систему OKR (Objectives and Key Results) для постановки целей и оценки результатов. Это помогает команде держать фокус на важных задачах и измеримых результатах.

3. Amazon: Использует подход "Working Backwards", начиная с написания пресс-релиза продукта перед его разработкой. Это помогает команде лучше понять ценность продукта для пользователя и более эффективно декомпозировать задачи.

Часто задаваемые вопросы

1. В: Сколько времени обычно занимает процесс анализа, декомпозиции и оценки для средней задачи? О: Для задачи среднего размера этот процесс обычно занимает от 2 до 4 часов. Однако это инвестиция, которая окупается на этапе реализации.

2. В: Как быть, если заказчик требует немедленного начала работы без детального анализа? О: Объясните заказчику ценность этого процесса. Если это невозможно, проведите экспресс-анализ, сфокусировавшись на ключевых аспектах и рисках.

3. В: Как часто нужно пересматривать оценки в ходе выполнения проекта? О: Рекомендуется пересматривать оценки в конце каждого спринта или этапа проекта, а также при возникновении значительных изменений в требованиях или обнаружении неучтенных факторов.

4. В: Как правильно оценивать задачи с высокой степенью неопределенности или использованием новых технологий? О: При оценке задач с высокой неопределенностью или новыми технологиями:

   1. Выделите время на исследование и прототипирование перед основной оценкой.

   2. Используйте методику "Три точки оценки": оптимистичная, пессимистичная и наиболее вероятная.

   3. Увеличьте буфер времени до 40% от оценки.

   4. Разбейте задачу на более мелкие подзадачи, чтобы снизить неопределенность.

   5. Регулярно пересматривайте оценку по мере получения новой информации.

   6. Открыто обсуждайте риски и неопределенности с командой и стейкхолдерами.

Что дальше?

А что насчёт вас? Готовы ли вы попробовать этот подход в своей команде?

Конечно, нет универсального «рецепта успеха» или серебряной пули. Но я верю, что подход, который мы рассмотрели сегодня, может стать отличной отправной точкой для улучшения процессов в вашей команде.

Не стесняйтесь экспериментировать и адаптировать эти методы под ваши уникальные потребности. Помните, что главная цель — это не слепое следование методологии, а повышение эффективности и удовлетворённости вашей команды.

«Знаете, что самое крутое в этом подходе?" — поймал меня Иван уже на выходе из офиса. "То, что он работает не только в разработке. Я теперь даже ремонт в квартире так планирую!»

Чек-листы для анализа, декомпозиции и оценке задач вынес для удобства в Notion. Используйте их только как основу и меняйте как будет удобнее вам и вашей команде.

Буду рад услышать о вашем опыте и мнении в комментариях. Давайте обсудим, какие подходы работают в ваших командах, и чему мы можем научиться друг у друга.

И удачи в ваших проектах :)