Внедрение корпоративных информационных систем позволяет автоматизировать большинство административно-хозяйственных операций предприятия. Класс системы, например, ERP, ERP2 или MRP, специфицирует бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Имплементация ERP-систем затрагивает две ключевые области деятельности компании: логистику и финансы. Причем специфика страны накладывает свой отпечаток: в Европе преимущественно акцент делается на логистических операциях, в России, напротив, – финансовых [1]. Для обеспечения эффективной работы ERP-системы необходимо обеспечить разумный баланс между логистическими и бухгалтерскими требованиями, их реализацией в программной системе.

Процесс закупок относится к логистическим транзакциям и вносит свой вклад в реализацию непрерывного бизнес-процесса от потребности до списания. Определенные операции этого процесса имеют тесную интеграцию с финансовыми активностями, в частности, в момент приемки продукции на склад, а также при регистрации входящих счетов-фактур в информационной системе формируются бухгалтерские проводки. Тем самым автоматизация позволяет одновременно иметь отчетность по складским и бухгалтерским аналитикам.

Следует отметить, что, несмотря на кажущуюся простоту закупок, процесс ее отражения в ERP-системе достаточно непрост. Существуют различные виды закупок, каждая их которых имеет свои отличительные особенности и требует уникальной реализации в программной системе [2]. Зачастую в проектах внедрения ERP-систем цепочки закупок имеют сложную реализацию из-за необходимости удовлетворения бухгалтерским требованиям. Давайте рассмотрим схемы закупок, точки интеграции с финансовыми операциями и найдем способ их отражения в ERP-системе.

Цель статьи состоит в обзоре схем закупок и их реализации в SAP ERP. Знание особенностей реализации цепочек закупки позволит сформулировать более обстоятельные вопросы бизнес пользователям для выявления специфичных требований, тем самым обеспечивая быстрое прохождение фазы анализа при имплементации ERP-систем. Достижение этой цели потребует проработки следующих задач:

• обзор процессов закупки в России;

• выявление отличий в различных схемах закупок;

• реализация процессов закупок в системе SAP ERP.

Типовая схема закупки

Начнем с определения ключевых терминов. Закупка представляет собой:

• приобретение заказчиком продукции (товаров, работ, услуг) на основе договора;

• приобретение товаров крупными партиями (в большом количестве) как на внешнем, так и на внутреннем рынках;

• во внешней торговле, приобретение товаров и услуг за границей с целью ввоза в страну и продажи на ее внутреннем рынке.

Основной бизнес-процесс, который реализуется в закупках, состоит из следующих трех базовых шагов системы SAP ERP:

• регистрация заказа на закупку. Заказ на закупку отражает реальную поставку продукции, например, отзыв к контракту. Поиск источника поставки и актуализация цены проводятся в процессе контрактования;

• приход продукции на склад, в также регистрация акта выполненных работ и услуг. Регистрация прихода необходима для увеличения складского запаса закупаемой продукции, в результате чего порождается документ материала и соответствующий бухгалтерский документ;

• ввод входящего счета-фактуры. Входящий счет-фактура отражает кредиторскую задолженность по результатам оприходования материалов, приемки работ и услуг. Счет-фактура сопровождается созданием бухгалтерского документа.

Часто по бизнес-процессу операция закупок может иметь большее количество шагов. Например, к базовым шагам могут быть дополнены следующие операции:

• планирование потребности в материалах (MRP);

• составляется заявка на закупку;

• формируется документ контракта.

Можно выделить следующие виды закупок:

• купля-продажа товаров;

• закупка материально-производственных запасов;

• ответственное хранение продукции;

• закупка импортной продукции;

• закупка оборудования;

• закупка работ и услуг.

Отличительной особенностью каждого вида закупок является следующее:

• терминологическое;

• процессное;

• первичная документация;

• бухгалтерские проводки поступления;

• бухгалтерские проводки входящего счета-фактуры;

• различия в настройке системы SAP ERP.

В результате чего, реализация процесса в корпоративной информационной системе SAP будет отличаться по последовательности выполняемых шагов. В таблицах 2.1-2.2 приведено более детальное описание параметров различия схем закупок.

Таблица 2.1. Отличия схем закупок терминологические, процессные и первичной документации

Таблица 2.2. Отличия схем закупок бухгалтерских проволок поступления и регистрации входящего счет-фактуры, а также конфигурации SAP ERP

Схема купли-продажи товаров

Рассмотрим первую схему закупок: купля-продажа. Особенности реализации бизнес-процесса закупки товарно-материальных ценностей по схеме купли-продажи в корпоративной информационной системе SAP ERP:

• продукция закупается с целью дальнейшей перепродажи клиенту, но не собственного использования, поэтому применяется терминология «купля-продажа товаров»;

• создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, как для покупки обычного складируемого материала;

• по результатам регистрации прихода товара на склад в SAP ERP печатается формуляр вида ТОРГ, а именно: ТОРГ-1 (Акт о приемке товара), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 41 – Товары.

Модель закупки ТМЦ по схеме купли-продажи в системе SAP ERP представляется следующими шагами (рис. 3.1):

• создается заказ на закупку с указанием ТМЦ, количества, цены и пр.;

• регистрируется приход ТМЦ. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется и распечатывается ТОРГ-1 и регистрируется бухгалтерская проводка поступления Дт. 41 Кт. 15;

• проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO и регистрируются бухгалтерские проводки Дт. 15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;

• в последующем создаются сбытовые заказы для перепродажи закупленной продукции клиентам.

С точки зрения конфигурирования выполняется настройка печатных формуляров для ТОРГ-1. Создаются дополнительные классы оценок, в контексте которых выполняется присвоение балансовых счетов поступления запасов и перерасчета для операций BSX и WRX, в частности: 41 и 15 счетов (рис. 3.2). В коде налога выполняется указание налогового счета 19. В последующем в основной записи материала ведется присвоение класса оценки на ракурсе «Бухгалтерский счет 1», а в основной записи поставщика присваивается контрольный счет 60 (рис. 3.3).

Схема закупки материально-производственных запасов

Закупка материально-производственных запасов ведется по схеме аналогичной купле-продажи товаров. Особенности реализации бизнес-процесса закупки МПЗ в информационной системе SAP ERP выглядят следующим образом:

• продукция закупается для внутреннего потребления (например, ремонта оборудования или производства), поэтому используется термин «материал»;

• создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, аналогично схеме купли-продажи товаров;

• по результатам регистрации прихода материала на склад в SAP ERP печатается формуляр вида М, а именно: М-4 (Приходный ордер), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 10 – Материалы;

• при необходимости продажи материала клиенту, требуется выполнить его преобразование в товар, например, проводкой перемещения «материал-материал» транзакции MIGO.

Модель процесса закупки МПЗ в системе SAP ERP представляется нижеприведенными действиями (рис. 4.1):

• создается заказ на закупку стандартным образом;

• регистрируется приход МПЗ на склад. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется приходный ордер М-4, а бухгалтерским документом регистрируется проводка поступления Дт. 10 и Кт. 15;

• в системе проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO, бухгалтерским документом регистрируются проводки Дт.15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;

• все последующие шаги, после указанных, состоят в том, чтобы произвести списание МПЗ со склада для использования на собственные нужды, а не перепродажи.

Схема ответственного хранения продукции

Бизнес-процесс ответственного хранения имеет следующие особенности:

• ведется не закупка, а временное хранение продукции поклажедателя на складе организации поклажеполучателя, с последующим ее возвратом;

• поклажеполучатель несет материальную ответственность за продукцию, принятую на ответхранение, поэтому ведется забалансовый учет товаров;

• по результатам регистрации прихода ТМЦ на склад печатается формуляр вида МХ, а именно: МХ-1 (Акт о приемке ТМЦ на хранение), создается бухгалтерская проводка на забалансовом счете 002 – ТМЦ, принятые на ответственное хранение).

Процесс ответственного хранения в системе SAP ERP реализуется так (рис. 5.1):

• создается сбытовой заказ, настроенный таким образом, что автоматически генерируется заявка на закупку с контировкой E;

• далее со ссылкой на заявку можно сформировать заказ на закупку стандартными средствами транзакцией ME21N;

• позже регистрируется приход материальных ценностей на склад. В момент оприходования формируется бухгалтерский документ с проводкой Дт. Z02 (забалансовый счет) и Кт. технического счета (J-счет). Кроме того, печатается форма МХ-1 (Акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение), которая является первичным документом для оформления операций ответственного хранения;

• при возврате собственнику ценностей, ранее принятых от него на ответственное хранение, используется созданный ранее сбытовой заказ. В нем вводится дополнительная строка для выполнения списания (возврат владельцу) ценностей.

С точки зрения конфигурирования схемы ответственного хранения в системе SAP ERP выполняются настройки:

• конфигурируется стандартный формуляр МХ-1;

• создаются классы оценок для операций BSX и WRX, которым присваиваются счета Z02 и технический J-счет;

• чтобы обработать сбытовой заказ, используется тип позиции, для которого указывается новый тип партии поставок. В типе партии поставок явно прописано, что для него автоматически создается заявка на закупку вида NB с контировкой на сбытовой заказ клиента;

• для того, чтобы счета корректно определились, выполняется настраивание классов и видов потребности для такой пары параметров как тип позиции и тип планирования потребности, задаваемые в основной записи материала;

• выбор забалансового счета осуществляется на основе класса оценки, указанного для особого вида запаса Е – Сбытовой заказ (рис. 5.2) ...

Ссылка на литературный источник:

Степанов Д.Ю. Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №3 (11) – С. 68-78. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-11/132-2020-11-purchasesaperp.