В строительной отрасли Российской Федерации продолжается освоение технологий информационного моделирования. На рынке программного обеспечения для строительной отрасли появляются новые решения. Заказчикам нужно обладать высокой компетенцией в этом направлении для того, чтоб определить насколько подходит им та или иная информационная система.

Сегодня мы поговорим про базовую функцию любой информационной системы - хранение информации. Для проектов объектов капитального строительства своя специфика начинается уже на данном этапе рассмотрения ИС.

Базовые понятия

Для единообразного понимания используемых в статье терминов следует их определить.

“Технологии информационного моделирования есть способ преобразования информации об объекте капитального строительства в информационную модель/модели ОКС, путем построения взаимосвязей внутри и между различными информационными частями посредством использования среды общих данных.”

“Среда общих данных (СОД) — это единый программно-технический комплекс для совместной работы участников инвестиционно-строительного проекта с информационными моделями на всех стадиях жизненного цикла.”

Особенности хранения проектной информации при использовании технологий информационного моделирования.

Очевидно, что при работе по технологии информационного моделирования проектная информация (вся совокупность документов и моделей) будет храниться в электронном виде. Этот переход от бумажных версий документов к электронным является отправной точкой при освоении ТИМ. Само по себе это преобразование не является свидетельством о том, что компания перешла на работу по ТИМ. Правильней называть это “цифровизацией документооборота” - переход от работы с бумажными документами на электронный документооборот.

В других областях цифровизация документооборота была произведена достаточно давно. Хороший примером является бухгалтерия, хотя даже тут пока еще полностью не исключили использование документов в бумажном виде.

Почему же строительная отрасль отстает в данном процессе? Дело в том, что документы (в широком смысле слова) строительного процесса имеют свою специфику.

1. Большое количество версий.

Версией документа будем называть один из вариантов документа, сформированный в определенный момент времени определенным исполнителем. В “общем” документообороте, который мы встречаем в работе организации, тоже есть версии документов, но обычно их количество невелико и, самое главное, предыдущие версии документа не имеют ценности.

Если мы говорим о деятельности проектной организации, то тут иной подход к версиям документа. В проектировании ни один документ не появляется сразу в готовом виде (за редкими исключениями). Документ развивается во времени и на каждый момент времени имеет свою актуальную версию. При этом все предыдущие версии документа являются неотъемлемой частью процесса проектирования, так как в них содержится информация о развитии проектных решений. Для проектной компании это очень важная информация.

Хранение версий документов на диске компьютера или сервера будет выглядеть примерно так (рис.1):

При этом версии одного документа могут располагаться в разных папках. Учитывая то, что разработка проектной документации это коллективный процесс, работа с таким расположением версий документов становится затруднительной. Возникают ошибки, при которых исполнители работают по неактуальной информации.

Соответственно, первую задачу, которую должна решить информационная система, - удобное хранение версий документов. Подобные системы сейчас называют средой общих данных.

Хорошим примером решения данной задачи является объединение всех версий документа в единую информационную сущность системы (рис.2).

В данном примере в одном документе, в одной строке, объединены три версии этого документа. Подобное решение существенно сокращает количество информации, которая выводится на экран пользователя, экономит время и внимание специалиста.

В международных стандартах серии ISO 19650 описывается подобных подход к хранению и обмену информацией. В указанных стандартах это называется контейнером информации. [4] Информационный контейнер является единицей информационного обмена между специалистами внутри СОД. Он может содержать, как один файл (одну версию документа), так и несколько версий документа и/или несколько видов представления одного документа, например, рис.3.

На примере рис.3, документ под названием “Пример изменений 2” представлен в виде информационного контейнера, который содержит две версии документа. При этом каждая из версий версий представлена в двух вариантах представления. Первый вариант - нативный (исходный) файл формата dwg. Второй - тот же чертеж, но уже переведенный в формат pdf.

При хранении документов в подобных информационных контейнерах попутно решается задача по контролю и поддержанию соответствия версий документов в исходных форматах версиям в форматах графического представления (pdf и ifc).

2. Статус документа.

Статус документа - абстрактное понятие, которое обозначает некое состояние, в котором этот документ находится. Когда мы говорим о документах внутри СОД, то правильнее будет говорить о статусе версии документа.

Методология ТИМ, если проводить параллель с методологией BIM, предполагает 4 типа статусов (состояний документов), представленных на рис.4.

Каждая версия документа последовательно проходит каждый из типов статусов. Когда версия только готовится внутри рабочей группы, она находится в одном из статусов внутри типа “В работе”. После того, как данная версия была достаточно подготовлена и ее возможно использовать для координации или для согласования, версия документа переходит в статусы типа “В общем доступе”. После проверки и авторизации версия документа переводится в группу статусов “Опубликовано”. Эта группа статусов более всего похожа на то, что мы обычно называем “готовый документ”. После того, как версия документа теряет актуальность (по любой причине), она переходит в статус “Архив”.

В соответствии с технологией информационного моделирования среда общих данных должна дать возможность указывать статус версии документа. Без использования СОД специалисты стараются отразить статус документа в его названии (рис.5):

В таком способе есть ряд очевидных недостатков:

• отсутствие единообразия;

• невозможность сортировок и т.д.

В среде общих данных статус версии документа является атрибутивной информацией, на которую может быть завязаны многие процессы.

На рис.6 представлены три документа, каждый из которых находится в разном статусе. При этом важно обеспечить фиксацию информации о смене статусов документов (рис.7):

Статусы версий документов при организации проектной работы могут быть использованы в качестве базиса для выстраивания бизнес-процессов проектирования.

На рис.8 представлен пример схемы взаимодействия участников проекта ОКС (различных организаций) между собой на основе смены статусов версий документов.

Выглядит это, примерно, таким образом: специалист получает в свое распоряжение версию документа в одном статусе, а после обработки выпускает эту версию в другом статусе, в зависимости от результатов. В этом же процессе участвуют регламенты - время реакции, обработки и т.д.

Наличие статусов версий документов и удобство их использования является основой организации хранения документов в электронном виде в строительной сфере.

3. Юридическая значимость

При организации хранения документов в электронном виде внутри информационных систем возникает вопрос о юридической значимости этих документов. Документы в бумажном виде обладали юридической силой при наличии необходимых подписей и печатей. Как обеспечить юридическую значимость документов в электронном виде?

В данный момент этот вопрос достаточно проработан с технической точки зрения. Также с точки зрения нормативной базы многие вопросы также неплохо проработаны, но еще есть “пробелы”, которые должны быть устранены.

Информационный контейнер может быть подписан простой электронной подписью. Реализуется это посредством того, что каждый пользователь заходит в систему СОД под своим индивидуальным логином и паролем. В таком случае простая электронная подпись реализуется специфическим действием в СОД. На рис.9 это действие - нажатие кнопки “Подписать”. Такой подписи достаточно для организации взаимодействия внутри организации при производстве проектной документации.

Для придания юридической значимости документу при межорганизационном взаимодействии может быть использован сертификат электронной подписи, который выдается удостоверяющим центром. При наличии у ответственного лица такого сертификата, он сможет подписать с его помощью информационный контейнер. После данного действия в системе будет храниться как сам документ, так и его “подпись” в виде скачиваемого архива. Также будет присутствовать соответствующая индикация.

Выводы

В статье мы рассмотрели основную специфику хранения документов проекта объекта капитального строительства в среде общих данных. Функция хранения документов для информационной системы является базовой и будет использоваться каждым пользователем системы постоянно. Это значит, что при выборе систем для организации проектной деятельности требуется уделить этому вопросу самое пристальное внимание.

При выборе среды общих данных требуется убедиться, что рассматриваемая информационная система:

• обеспечит удобную работу с версиями документов,

• позволит стандартизировать бизнес-процессы через статусы документов,

• придаст юридическую значимость электронным документам.