Нас часто забывают спрашивать, почему мы так любим бизнес-процессы и какие задачи мы решаем с помощью процессного управления. В этой пилотной статье нашего блога рассмотрим, как с помощью одной модели одного бизнес-процесса можно решить несколько практических задач из жизни бизнеса любого размера.

Организационно-штатная структура

Давайте для примера создадим если не федеральный банк, то хотя бы отдел продаж новой компании для плановой продажи N единиц продукта в месяц. Для отдела нужны сотрудники и начальник. Сколько и каких сотрудников и начальников надо для продажи такого объема продукции? Пока не ясно, придется набросать модель. До появления BPM-сервиса «БП Симулятор» это приходилось делать на пляжном песке, на стенах и других доступных платформах.



Этого уже достаточно для ручного или автоматического формирования:

• Положения о подразделении «Отдел продаж»
• План найма сотрудников (9 штатных единиц)
• Должностные инструкции сотрудников:
  
  • Начальник отдела
  • Персональный менеджер
  • Менеджер по продажам
  • Специалист бэк-офиса
  
  

А если создать модель организационно-штатной структуры и модель компетенций, то можно сразу сформировать и:

• Вакансии для поиска персонала (4 роли)
• План обучения (9 сотрудников на 4 роли)

Формирование бизнес-требований для внедрения ПО

Мы подготовили ресурсы, необходимо подумать об инструменте — программном обеспечении. Проектный менеджер из ИТ-отдела будет рад, если вместо серии противоречивых интервью вы дадите ему более подробную модель будущего бизнес-процесса. Так вот-же она, мы добавили входы/выходы и ресурсы для выполнения функций:



В требованиях можно более подробно расписать последовательность выполнения функций, например «Привлечение клиентов»:

1. Импорт списка клиентов
2. Приоритезация списка клиентов для обзвона
3. Автоматический набор номера клиента
4. Фиксация результата контакта

На основании таких требований можно производить оценку возможности внедрения программного обеспечения.

Операционные расходы

С капитальными расходами на лицензии ПО определились, а что с операционными? Надо провести стоимостной анализ доли затрат на себестоимость продукта. Дополним нашу модель стоимостью ресурсов (или свяжем созданную ранее организационную модель с данными из ПО по начислению заработной платы).



Так просто? Теперь да, а вот раньше для проведения такого анализа необходимо было привлечь операционистов, продуктологов, технологов, финансистов и кадровиков. Если в процессе создания драйвера расходов сам процесс изменялся, то приходилось весь расчет начинать сначала.

Регламент выполнения

Казалось-бы, что может быть проще для формирование регламента выполнения бизнес-процесса дать задание тетушке в пуховом платке (методолог), объяснить, помолиться и подождать несколько месяцев до появления в муках рожденного Регламента. Может, если помнить, что и модель и регламент — это разные формы одной сущности. Берем нашу модель и пальчиком или курсором сверху вниз:



Получаем:

Ежедневно при получении документа «Список клиентов для обзвона» Персональный менеджер выполняет функцию «Привлечение клиентов» согласно нормо-регулирующего документа «Инструкция по обзвону» с помощью программного средства «CRM». В результате выполнения функции должен быть заполнен документ «Результат звонка». Нормативное время выполнения функции «Привлечение клиента» составляет 00:30:00.
Если в результате выполнения функции «Привлечение клиентов» произошло событие «Клиент принял предложение»… и т.д.

Все, актуальный и полный регламент, понятный и для исполнителя и для контролера готов, несите на подпись.

Проведение экспериментов

Эксперименты в боевых условиях очень дорого обходятся. Как узнать, как будет себя вести процесс, если в пятницу сделать рабочий день короче, в среду неожиданно уйдет в декрет главный специалист и сколько физически смогут продать цветочники 8 марта? Для этого надо модель нашего процесса поместить в имитационную среду, максимально приближенную к реальной.

Кроме модели бизнес-процесса понадобится модель внешней среды, но это просто необходимо знать, как часто запускается экземпляр процесса и события, влияющие на его выполнение. Например, днем в колл-центр входящий звонок поступает в среднем каждые 5 минут.

Симулятор будет запускать задачи в модель бизнес-процесса в том количестве и так долго, сколько необходимо. А по завершению у вас останутся результаты имитационного моделирования, необходимые для принятия решения, как будто процесс реально проработал нужное время.



В отличие от статичной модели, в результатах симуляции видно, что сотрудники не работают более 8 часов, их задачи переносятся и ждут своей очереди на выполнение или доступных ресурсов, приближая расчетные данные производительности к фактическим.

Заключение

Все описанные выше примеры применения модели реальны, часто применимы и доступны. Кроме этого, при помощи модели БП просто решаются и менее тривиальные задачи: составление карты рисков, анализ контуров управления качеством и источников дефектов для бережливого производства. Имея модель всего одного процесса для формирования перечисленных результатов экономится очень много человеко-часов, в случае изменения процесса так же легко, путем внесения изменений в модель актуализируются и результаты. Нам лень тратить время на рутину, вот почему мы любим процессы и, надеемся, полюбите и вы.

Подпишитесь на наш блог здесь и вы, возможно, узнаете:

• Как правильно идентифицировать бизнес-процессы, что бы не увеличились границы проекта
• Что делать, если моделируемый процесс успевает измениться к моменту окончания моделирования
• Реверс-инжиниринг процесса — это не сложно и законно, охота за моделями и многое другое.

Ну а пока мы ждем вас на нашем сервисе оптимизации бизнес-процессов «БП Симулятор».