Мы задыхаемся в задачах. Задачи на работе, по пути с работы, в быту, даже на отдыхе – последние годы объективно стало больше возможностей, но вместе с ними добавилась и кипа дел, в которой несложно утонуть.

Однако, проблема чаще заключается не в количестве задач, а в том, что этот объем необходимо удерживать в голове, притом структурировано: понимать что нужно выполнить срочно, что может подождать, а что надо было сделать вчера. Нам важно помнить слишком много нюансов, и хранить в голове личную Википедию, что не под силу человеку без сверхспособностей.

Еще одна проблема – переизбыток информации, в которой нам приходится купаться. Тут важно не просто держать инфу под рукой, но и быстро находить нужную, легко ориентируясь в потоках данных.

Простой пример: студент составляет базу знаний по учебе, чтобы облегчить свою участь при подготовке к сессии. Он собирает и структурирует конспекты по предметам, делает списки литературы, цитаты и ссылки, подбивая их под нужные категории и теги. Это позволяет ему в сжатые сроки найти все нужное по конкретной теме и билетам, не тратя драгоценное время на перелистывание учебников и конспектов. Экзамены сданы, студент гуляет.

Другой случай подобной необходимости: когда мы разбираемся с крупным проектом – условному начальнику необходимо вести таск-трекинг, а также отслеживать сроки, координировать работу команды и всегда иметь на виду архив всех данных. С помощью заметок и структурированной системы он может создать отдельные папки для каждой команды, внутри которых будут расписаны подробные задачи, ключевые дедлайны, контактные лица и комментарии по задачам.

Если в процессе продвижения проекта маркетинг сталкивается с изменением в стратегии или разработчики выявляют технические ограничения, начальник сможет сразу это зафиксировать, проставив соответствующие теги и ссылки на связанные задачи. Это позволит ему быстро найти обновления, анализировать прогресс и оперативно перераспределить ресурсы или, если нужно, скорректировать сроки.

В конце концов, если вы детектив и ведете расследование, вам удобнее будет использовать заметки с базой знаний, чем вырезки из газет на стене и бабушкину пряжу красного цвета. Каждая улика, связи между событиями, фигуранты и свидетелей — наглядны, каждая деталь пазла на своем месте и вам понятно, где ее искать.

База знаний позволяет визуально упорядочить мысли и заметки, сосредоточиться на ключевых связях, а значит сэкономить и время, и нервы.

Те, кого с нами нет

Ранее для баз знаний и заметок в России были популярны два сервиса: Notion и Confluence – с ними работали многие крупные компании, государственные учреждения, стартапы и даже фрилансеры. Эти сервисы предлагали не просто хранение заметок, а полноценные инструменты для организации данных, управления проектами и совместной работы, что делало их универсальными для любых сфер. Благодаря широким возможностям кастомизации, интеграции с другими приложениями и удобным инструментам командного взаимодействия Notion и Confluence позволяли структурировать информацию, и быстро адаптироваться под нужды конкретного проекта или задачи.

Но они ушли с нашего рынка, не оставив возможности пользоваться сервисами даже на бесплатной основе, поэтому рассмотрим их альтернативы – не менее достойные, но с с более узкой направленностью.

И начнем с первого из них.

Obsidian

Одно из самых распространенных приложений для структурирования заметок в мире – доступен на десктопах Windows, MacOS, Linux, а также на Android и iOS. Web-версии у приложения нет.

• Подходит для личного использования, если вам постоянно нужно вести собственную базу знаний.

• Не особо удобен для командной работы

Позиционирует себя как мощный и гибкий инструмент для управления личными знаниями. В отличие от веб-ориентированных приложений, вроде Notion, Obsidian фокусируется на полной автономности данных, что позволяет пользователям локально контролировать свои заметки и защищать их. Отлично подходит для тех, кто хочет полную приватность данных и независимость от облачных сервисов. Работать можно даже без подключения к интернету.

У программы есть серьезный недостаток – отсутствует бесплатная встроенная синхронизация. Вы не сможете просто открыть ваши заметки даже на другом устройстве. Опция доступна по подписке от самого Obsidian от $4 в месяц, а оплатить ее можно только зарубежной картой.

Цепляется она к аккаунту в Obsidian, а аккаунт можно защитить через двухфакторную аутентификацию.

Однако программа построена на базе простых текстовых Markdown-файлов, что позволяет создавать резервные копии файлов и синхронизироваться через сторонние облачные хранилища.

Markdown – это форматирование без конфликтов с HTML-разметкой, то есть универсальная верстка: текст составленный через Markdown одинаково будет смотреться и в условном Notion и на любом сайте написанном, в том числе написанном через блокнот.

Если у вас уже есть Markdown-заметки, вы в два клика можете импортировать их сразу в Obsidian.

Двунаправленные ссылки

Если название какой-то заметки закрыть в квадратные скобки [[ название заметки ]], получится гиперссылка – это один из основных инструментов Obsidian.

А еще эта ссылка отобразится и в указанной заметке, в разделе «Обратные ссылки». Там будут указаны все заметки, которые ссылаются на текущую. Естественно, на каждую из них можно перейти в один клик, и это безумно удобная функция, особенно если ваши задачи постоянно пересекаются.

Данная опция связана со следующей, визуальной.

Графы

Это визуализация всей вашей базы знаний в виде точек и соединяющих линий. Каждая точка – отдельная заметка, а линия отображает двунаправленную ссылку. Точки можно передвигать и манипулировать всеми графами как вам захочется, при этом не нарушая связей.

Графы часто используют в сложных сферах, например финтех, логистика, телеком и маркетинг, в общем, там, где необходимо видеть текущую картину целиком и быстро принимать решения на ее основе.

Есть возможность настраивать визуализацию, делая узлы заметок разного размера или цвета, например, в зависимости от частоты ссылок на них. Это помогает сразу определить «центральные» заметки, которые играют важную роль и часто ссылаются на другие. Чем чаще заметка упоминается, тем больше становится ее узел на графе. Кроме того, есть функции для фильтрации графа для того, чтобы вы могли сосредоточиться на конкретных темах или категориях заметок.

Такой подход позволяет пользователям строить уникальные методики работы с данными и управлять личной информацией в нелинейной и гибкой структуре, которая серьезно отличается от системы картотек и папок, вроде той, что делает OneNote или Evernote.

Плагины

В настройках имеются как встроенные программой плагины, каждый из которых можно включить по желанию (вроде диктофона или полностью кастомизированных пространств), так и внешние плагины.

Obsidian активно поддерживает сообщество разработчиков, предлагая обширный каталог плагинов для добавления новых функций и интеграции с другими инструментами.

Коротко подытожим:

Плюсы

• Локальное хранение и отличная защита данных;

• Широкие опции на бесплатной подписке;

• Огромное количество постоянно обновляемых плагинов;

• Работа на MarkDown разметке.

 Минусы

• Сложноват в освоении для новичков;

• Даже если поставить русский язык интерфейса, некоторые элементы все равно будут на английском;

• Проблемы с синхронизацией;

• Подходит исключительно для личной работы.

Obsidian можно рассматривать как личный и приватный инструмент работы с данными. Стоит понимать, что если вы захотите использовать ваши данные для совместных проектов, вам придется переносить их в подходящий сервис, однако из-за MarkDown разметки серьезных проблем с этим не возникнет.

OneNote

Один из самых популярных продуктов Microsoft, доступный любому пользователю Windows. Поддерживает практически все платформы, в том числе Mac и даже Web.

 OneNote предлагает систему организации, основанную на блокнотах, разделах и страницах – самую привычную систему хранения данных, похожую на реальную библиотеку, где вокруг стоят стеллажи с жанрами, на каждой полке по авторам рассортированы отдельные книги.

Внутри каждого раздела можно создавать страницы и подстраницы, что удобно для многоуровневого хранения данных.

В каждой странице есть текстовый редактор – достаточно простой, с минимальным набором опций. Также, OneNote дает возможность вставить любой мультимедиа-файл, от картинки до видео из интернета, которое сразу будет доступно для просмотра.

Также есть возможность прикреплять файлы с разными расширениями, например PDF.

Еще есть раздел с рисованием, позволяющий рисовать что угодно прямо в заметках. Можно использовать маркер-выделитель, работать с фигурами и так далее. Отдельное внимание уделено работе с математическими формулами и вычислениями.

Но у OneNote нет двунаправленных ссылок, графов или иных способов визуализации – только классическая «библиотека».

У сервиса есть общий доступ и возможность совместного редактирования. Пользователи могут одновременно работать над заметками, добавлять комментарии и следить за изменениями в реальном времени.

Основная проблема OneNote – это синхронизация.
Она есть, но с одним огромным НО. Приложение работает исключительно с хранилищем OneDrive, еще одним продуктом Microsoft. Подвязать условный Яндекс.Диск или DropBox у вас никак не получится.

В скором времени OneNote выпускает крупное обновление, с интеграцией Copilot и возможностями ИИ: предсказанием текста, инструмента для структурирования заметок, созданием вертикальных заметок и т.д.

Поддержка приложения для Windows 10 будет прекращена в октябре 2025 года, а новая версия приложения будет доступна в пакете Microsoft 365, т.е. только для лицензионных пользователей. Бесплатная версия будет доступна для Windows 11 с поддержкой, и для Windows 10, без поддержки.

Снова подытожим:

Плюсы

• Максимально простой интерфейс, легко осваивается;

• Широкие возможности работы с мультимедийным контентом;

• Возможность командной работы;

• Упрощенная навигация, в том числе с помощью тегов.

 Минусы

• Облачная синхронизация доступная только с OneDrive;

• Синхронизация на устройстве производится исключительно вручную;

• Требует учетной записи Microsoft, без иных способов регистрации.

OneNote – это простой и удобный сервис, и расценивать его можно как дополнение к Windows. Он не годится для больших и сложных баз знаний, но отлично подходит для обычных проектов.

Joplin

Продукт французского разработчика-энтузиаста с открытым исходным кодом.
Как и остальные программы, доступен практически на всех платформах, исключая веб-версию. Во многом похож на Obsidian, однако визуальные инструменты можно получить только через установку плагинов.

Программа бесплатная.

Markdown-разметка

Как и Obsidian, сервис работает с Markdown. Как говорилось выше, она универсальна и достаточна для форматирования и структурирования текста, однако возможности Markdown далеко не самые широкие. Например, нельзя встраивать интерактивные мультимедиа или полноценно работать с таблицами.

Но здесь Joplin нашли решение: они сделали второй редактор, и быстрое переключение между ними в любой заметке.

Эту опцию легко можно отключить, и поставить тот вид редактора, который вам нужен. Из дополнительных встроенных фишек предусмотрена проверка орфографии на нужном языке, а также история версий заметок. Сохранения идут каждые 10 минут, а история версий хранится до 90 суток. Однако эта настройка стоит по умолчанию, и ее всегда можно изменить.

Также важно понимать: внутренний редактор Joplin при переносе текста в другое приложение или сервис может получить серьезный конфликт, и ваши заметки не будут читаться вне Joplin.

Структура сервиса

Схожа с Notion, но более упрощенная и менее приятная глазу.
Joplin предлагает нам блокноты и заметки внутри них – по сути аналог обычных тетрадей с отрывными листами.

При этом блокноты можно помещать в другие подблокноты (они уйдут под спойлер), и так до бесконечности.

Любую заметку можно превратить в задачу и наоборот. Задача – это та же заметка, но с маркировкой галочкой. Интерфейс внутри задачи остается тем же.

Любым заметкам можно назначать теги. Теги позволяют быстро группировать и находить заметки, независимо от их расположения в блокнотах.

 У Joplin очень сильная система поиска и фильтрации: по метаданным, времени создания или заданному диапазону дат. Joplin поддерживает операторы поиска, такие как «title:» tag:» «updated:», что позволяет более точно настраивать поиск.

Например, «tag:проект title:отчет» найдет все заметки, у которых есть тег «проект» и в заголовке присутствует слово «отчет».

Часто используемые запросы поиска можно сохранять как закладки. Это удобно, если вы часто ищете определенные заметки по одному и тому же набору критериев.

Хранение данных и защита

Файлы хранятся локально, на вашем устройстве.
У Joplin есть несколько способов синхронизации от встроенного (но платного, от $5 в месяц) до бесплатной поддержки популярных облачных сервисов, вроде DropBox или OneDrive.

Также есть способ с заморочками через протокол WebDAV, который с помощью сторонних сервисов позволит подключить Яндекс.Диск, NextCloud и другие хранилища.

Joplin также поддерживает систему сквозного шифрования.

Точно такую же систему защиты использует Telegram. При сквозном шифровании информация шифруется на устройстве отправителя и расшифровывается только на девайсе получателя, и никто не может прочитать ваши заметки.
Кроме того, при установке приложения у вас будет установлен плагин для бэкапа данных.

Плагины и открытый код

Комьюнити Joplin разработало около сотни плагинов, и большинство из них проработаны очень достойно. Многие плагины добавляют недостающие функции: канбан-доски, диаграммы и даже графы. Есть даже плагин Джарвис – ИИ ассистент с поддержкой языковых моделей.

Однако сами разработчики рекомендуют к установке лишь часть плагинов со специальной отметкой.

Полный список плагинов можно посмотреть на официальном сайте сервиса.

 Подводим итоги:

Плюсы 

• Поддержка MarkDown разметки;

• Сквозное шифрование данных;

• Полностью бесплатный. 

Минусы

• Отсутствие возможности совместной работы;

• Отсутствие встроенных визуальных инструментов, необходимость подключать плагины;

• Нет Web-версии;

• Устаревший дизайн.

Плюсоминусы

• Подробный онбординг прямо в заметках, однако сделанный только на английском и в виде большого массива текста;

• Синхронизация, с которой придется повозиться.

В целом, главное преимущество Joplin – серьезная защита данных. Это неплохое решение для хранения и структурирования информации «в столе», когда вам не требуется анализ информации. Своего рода личная и простая библиотека.

ЛидерТаск

Российская программа, с возможностью бесплатного доступа. Основное предназначение — управление задачами, что делает ее не самой удобной для создания и ведения полноценной базы знаний.

Доступен на Windows, macOS, Linux, Android и iOS.

ЛидерТаск представляет собой трекер задач, где наиболее важные опции распределены по всему экрану. Такой подход позволяет быстро ориентироваться в массиве задач, но может показаться нагроможденным для новых пользователей.

Слева – календарь и папки с категориями задач, посередине – рабочее пространство, а справа расписание всего дня.

У интерфейса есть некоторые возможности кастомизации, однако блоки нельзя переставить местами, и положение инструментов всегда будет одним.

Итоги для последней программы:

Плюсы 

• Широкие возможности командной работы;

• Поддерживает веб-версию;

• Хороший и лаконичный онбординг.

Минусы

• Устаревший дизайн и немного запутанный интерфейс настроек;

• Довольно ограниченный бесплатный доступ (100 карточек и 3 доски, невозможность прикрепить файлы);

• Не подходит для ведения крупных проектов;

• Нет интеграций с 1С и другими системами.

 ЛидерТаск обычное приложение для командного контроля задач. Подходит для небольших команд и проектов, где требуется упрощенное управление задачами, а также маломальская база знаний в формате архива задач.

Кому что подойдет?

Анализируя возможности сервисов, можно сделать вывод, что все они не универсальны, хотя стремятся расширить ЦА за счет плагинов.

Мы взяли несколько популярных профессий и сделали небольшую таблицу, чтобы понять какие из названных сервисов кому больше подходят:

Разработчику

Obsidian и Joplin идеально подходят для разработчиков, которым важно не только хранить информацию, но и структурировать ее с возможностью взаимосвязей. Obsidian позволяет создавать графы заметок и использовать Markdown, что упрощает хранение документации, кода и справок о проектах. Это особенно ценно для сложных технических материалов, где необходимо легко находить взаимосвязи. Joplin также поддерживает Markdown и сквозное шифрование, что делает его полезным для безопасного хранения конфиденциальных данных, таких как скрипты или конфигурации. Также, оба приложения поддерживают внедрение схем и диаграмм, в том числе через PlantUML.

Маркетологу

OneNote и ЛидерТаск хорошо подходят для маркетологов благодаря поддержке мультимедийных материалов и управлению задачами. OneNote позволяет хранить заметки, таблицы, изображения и графики — это удобно для сбора референсов и анализа рынка. Интеграция с календарями и гибкая структура блокнотов помогают планировать кампании. ЛидерТаск больше подойдет для командной работы и отслеживания прогресса по задачам: маркетологу легко контролировать выполнение кампаний и координировать действия коллег, что особенно полезно для совместных проектов.

Редактору

Редакторам, которым нужно управлять текстом и хранить идеи, подойдут Obsidian и Joplin. Obsidian позволяет создавать связанные заметки и графы, что помогает видеть взаимосвязи и легко ориентироваться в материалах, что полезно при создании текстов и проведении исследований. Joplin, благодаря Markdown и синхронизации, удобен для написания и хранения статей на разных устройствах. Функция «задачи» позволяет редакторам отмечать статьи как завершенные, что способствует организации процесса.

Дизайнеру

Для дизайнеров, которые работают с визуальными материалами, лучшим выбором будет OneNote. Он поддерживает изображения, видео, рукописные заметки и позволяет легко собирать и организовывать референсы, идеи и эскизы в блокнотах по проектам. Возможность быстрого создания зарисовок прямо в приложении также полезна для работы в постоянном движении.

Продакт-менеджер

Продакт-менеджеры найдут ЛидерТаск удобным для координации команды и управления проектами благодаря распределению задач, отслеживанию статусов и встроенному календарю. Это помогает планировать этапы проекта и вовремя вносить изменения. Obsidian может быть полезен для продакт-менеджеров, ведущих исследования и создающих собственные базы знаний о продукте и рынке, так как позволяет структурировать информацию, связывая заметки и создавая сеть данных.

Выводы

Стоит понимать, что выбор подходящего сервиса для заметок и баз знаний зависит от ваших потребностей и сценариев использования. Если вы ищете решение для личного использования, Obsidian и Joplin станут отличным выбором благодаря поддержке Markdown, возможности локального хранения данных и обширным опциям для структурирования информации. Они идеально подходят для создания базы знаний, написания текстов и работы с техническими материалами, но их возможности командной работы ограничены.

Для тех, кто ценит мультимедийные возможности и интуитивный интерфейс, OneNote предлагает максимально простой подход. Он удобен для работы с визуальными материалами, совместного редактирования и выполнения повседневных задач. Однако его зависимость от OneDrive может стать препятствием для пользователей, предпочитающих другие облачные хранилища.

ЛидерТаск, в свою очередь, хорошо справляется с задачами командного менеджмента и проектной работы. Однако ограниченный бесплатный функционал и устаревший дизайн делают его менее привлекательным для долгосрочного использования. Этот сервис подойдет небольшим командам, которым важно распределять задачи и отслеживать их выполнение в рамках компактных проектов.

Все рассмотренные решения стремятся закрыть определенные потребности, поэтому их универсальность остается относительной. Если вам важна гибкость и независимость, стоит выбирать среди инструментов с поддержкой плагинов и кастомизации, таких как Obsidian или Joplin. Для более структурированной командной работы лучше подойдут OneNote или ЛидерТаск. Ваш выбор зависит от того, что для вас важнее — приватность, визуализация данных или работа в команде.

Ну а мы надеемся, что немного сэкономили ваше время, при выборе подходящего сервиса.