Или почему я считаю, что про фасилитацию нужно знать всем.

Курс по фасилитации я прошла еще в далеком 2020 году благодаря тому, что мой менеджер убедила меня в том, что это точно пригодится. Валя, если ты это читаешь, спасибо тебе!

Фасилитация — это процесс, в ходе которого нейтральный или не найтральный фасилитатор помогает группе работать эффективно, обсуждать идеи и принимать решения. Фасилитатор не участвует в обсуждениях и не высказывает своего мнения, но управляет процессом общения. Он помогает участникам сосредоточиться на цели встречи, направляет обсуждения, обеспечивает, чтобы каждый мог высказаться и предотвращает отклонение от темы. Роль фасилитатора — создать конструктивную атмосферу и помочь группе прийти к общему результату, будь то решение проблемы или принятие важного решения. В нашем неидеальном мире фасилитатор может участвовать во встречах, но это, конечно, не всегда просто. Я предлагаю взять полезные практики и сразу же начать использовать их в работе.

Фасилитация значительно упростила мою работу сначала как QA, затем как QA Lead и Engineering Manager. Давайте сразу перейдем от теории к практике, где я использую фасилитацию.

1. Любая рабочая встреча

Чтобы встреча была продуктивной, а не просто потраченным временем, к ней нужно подготовиться заранее — это одно из основных правил фасилитации. Вот как я это делаю:

1. До встречи:

   • Формулирую цели встречи и ожидаемый результат. Я и все участники должны понимать, зачем мы собрались и с каким результатом хотим выйти.

   • Подготавливаю аргументацию, фактуру, вопросы, графики и все, что поможет быстро дать контекст и удержать внимание участников.

   • В описании встречи указываю:

     • Цель встречи

     • Все необходимые материалы и информацию

     • Ожидаемый результат

   Это важно, чтобы участники могли подготовиться. Я напоминаю на встрече, что вся информация уже в приглашении.

2. На встрече:

   • В самом начале повторяю цель встречи, даю краткий контекст и четко обозначаю результат, к которому стремимся.

   • Во время обсуждения напоминаю об итогах, если разговор отклоняется.

   • В конце повторяю, к чему пришли, и проверяю, достигли ли цели встречи.

   • После встречи отправляю фоллоу-ап.

Честно! Встречи проходят гораздо эффективнее, если следовать этим правилам.

2. Дейли

Сначала нужно определить, зачем нужна эта встреча. Неожиданно, правда? Разные команды преследуют разные цели. Для кого-то дейли — это просто сбор апдейтов для менеджеров, а для других команд — это возможность для всей команды понимать, чем занимаются коллеги, подхватывать проблемы и решать их быстрее.
Важно: определите, зачем дейли существуют в вашей команде.

Дейли, как и другие встречи, имеют свой формат и цель. Соблюдайте его и выносите отдельные вопросы, которые мешают вам достичь цели встречи.

Также следите за временем. Ценность времени — одна из основ фасилитации. Если вы не можете следить за временем, назначьте "смотрителя за временем", который поможет не выйти за рамки.

И не забывайте держать обещания. Если на дейли пообещали обсудить что-то в отдельном треде — сделайте это. Несоблюдение договоренностей может повлиять на проактивность и доверие в команде.

3. Груминги

Одна из важнейших задач фасилитатора — проведение мозговых штурмов. Груминг — это один из видов мозгоштурма.

1. Перед грумингом:

   • Определите цель встречи. Разные команды могут преследовать разные цели, например, оценка задачи, выработка более дешевого решения или выделение MVP.

   • Проговорите цель с командой.

2. В ходе груминга:

   • Слушайте участников, поддерживайте проактивность, мотивируйте их высказывать идеи и мнение. Это важно для эффективной работы команды.

   • В конце встречи, как и на любой другой, сверяйтесь с целями: достигли ли мы того, чего хотели?

На самом деле это всего лишь малая часть того, как можно применять фасилитацию. Важно помнить главное: цени свое время и время своих коллег. Время — самый ценный ресурс, который у нас есть. ?