Привет, я Настя, руковожу студией контента, и я контрол-фрик. Все задачи студии и личные дела я записываю. Недавно я писала о том, как трижды меняла таск-трекер и чуть не сошла с ума. Комментарии натолкнули меня на идею походить по рынку и посмотреть разные системы.

Я хочу, чтобы таск-трекер упрощал мою работу и внедрялся за час. Я что, так многого прошу? (видимо, да)

В этой статье я рассмотрела 10 систем управления проектами разной сложности. Описала базовый функционал, стоимость, дополнительные возможности, а также сделала заметки о том, насколько они удобны, особенно для агентств и веб-студий. Впрочем, обзор будет полезен руководителям любых команд из любой ниши.

1. YouGile: чат на каждую задачу и свежие расширения

Система управления проектами со встроенным мессенджером. Для команд до 10 человек бесплатно без ограничений по функциям и времени, с 11-ого человека ― 495 ₽ в месяц.

Первое впечатление. В основе системы лежит канбан-доска, внутри каждой задачи — чат. Есть отчеты, диаграммы Ганта, возможность настраивать автоматизации с помощью библиотеки расширений для разных направления бизнеса. Сервис стал приятным открытием среди таск-менеджеров. В нем сочетаются простота таск-трекера и возможность настроить специфические процессы.

Ключевые функции:

• Канбан-доски с неограниченными подзадачами – с возможностью создавать многоуровневые вложенные задачи, связывать подзадачи между проектами, назначать исполнителей и устанавливать индивидуальные сроки для каждого пункта. Дополнительно я оценила функцию «зеркал» — это возможность создавать синхронизированные копии задач для параллельной работы на разных доски.

• Диаграмма Ганта с гибкой настройкой – особенно полезно в сложных проектах с множеством этапов.

• Встроенный мессенджер с расширенными функциями – коммуникационный центр внутри каждой задачи. Здесь есть запись и расшифровка голосовых, возможность делать скринкаст экрана, прикреплять файлы.

• Раздел «Мои задачи» помогает сосредоточиться на текущих делах.

Дополнительные инструменты. Главная фишка этой системы управления проектами – библиотека бесплатных расширений. Вместо перегруженного интерфейса пользователь получает простую основу. Усложнить можно по необходимости, например, добавить интеграции с Telegram, согласование, тайм-трекинг.

Плюсы сервиса:

• Бесплатно до 10 человек – все функции без ограничений.

• Мгновенное вовлечение команды.

• Чат в каждой задаче позволяет активно и параллельно обсуждать дела.

Минусы:

• Отсутствие базы знаний.

• Слабые инструменты финансового планирования.

Простота и широкие базовые функции делают сервис отличной системой управления задачами для небольших команд. Особенно впечатлили встроенные в задачи чаты — думаю, они и делают этот планировщик одним из самых удобных. Еще приятный бонус: для моей команды YouGile бесплатен, если же команда вырастет больше 10 человек — 495 ₽ за человека кажется справедливой ценой.

2. Easy Task: инкубатор идей и контроль эффективности

Таск-менеджер с инкубатором идей. Бесплатно для команд до 5 человек. От 6 человек — тариф от 49 ₽ за пользователя в месяц.

Первое впечатление. Интерфейс лаконичный и интуитивно понятный. На сайте написано, что освоение займет не более часа. Проверила – так и есть.

Ключевые функции. Есть три основных модуля:

1. Модуль задач – базовый инструмент для управления проектами и задачами. Входит только необходимый функционал.

2. Модуль бизнес-процессов – автоматизация рутины. Сюда входят задачи с последовательным или параллельным исполнением.

3. Модуль совещаний – планирование и проведение совещаний. Помогает сократить время встреч и проконтролировать выполнение задач.

Работа с задачами. Все, что нужно компании для управления задачами, собрано в одном окне — без лишних кнопок и отвлекающих элементов. Система позволяет создавать многоуровневые задачи, делегировать их или выполнять самостоятельно. На экране отображается статус, дедлайн, трудоемкость и приоритет. Руководитель может быстро оценить ситуацию и понять, какие задачи требуют немедленного внимания.

Сервис помогает структурировать проекты и настраивать доступ к задачам через систему ролей. Это особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

Дополнительные инструменты. В разделе «синхронизация» можно подключить мессенджеры, почту и файлообменники. Функция авто-KPI поможет оценить эффективность сотрудников по заданным критериям, например, по количеству просроченных задач или возвратов на доработку.

Карта загрузки исполнителей позволяет сотрудникам планировать работу на день, неделю или месяц, а я могу ставить задачи в пределах лимита рабочего времени. Показался интересным умный бот – он, например, напоминает о дедлайнах.

Плюсы сервиса:

• Контроль эффективности — встроенные инструменты для анализа загрузки команды и KPI сотрудников.

• Инкубатор идей — помогает систематизировать креатив.

• Автоматизация процессов — поддержка последовательных и параллельных задач, интеграции с популярными сервисами.

Минусы:

• Нет бюджетирования.

• Ограниченный бесплатный тариф.

• Отсутствие встроенной CRM, но есть возможность синхронизации с внешними системами.

В общем, если бы у меня была маленькая команда (до 5 человек), могла бы попробовать. Но придется искать что-то мощнее.

3. GanttPro: удобное планирование, вехи и портфели проектов

Сервис планирования проектов с диаграммами Ганта. 14 дней бесплатного тестирования, далее — от 1200 ₽/месяц. 

Первое впечатление

Интерфейс интуитивно понятен тем, кто знаком с методологией Ганта. Я быстро разобралась, как в нем работать, и начала создавать задачи. Но кто не знаком с методом, могут пройти обучающий курс.

Ключевые функции

GanttPRO предлагает три варианта визуализации проектов:

• Классическая диаграмма Ганта – здесь можно видеть сроки выполнения задач, их продолжительность и взаимосвязи. Идеально подходит для планирования и контроля сроков.

• Таблица ― отображает все задачи в структурированном списке с детальной информацией: сроки, ответственные, статус выполнения. Удобно, если нужно работать с большими объемами данных.

• Доска задач – здесь можно перетаскивать задачи между колонками. Оптимальный вариант для визуального управления процессами и контроля на разных этапах.

Что еще:

• Портфель проектов – позволяет отслеживать и контролировать несколько проектов одновременно.

• Вехи – здесь можно определять ключевые моменты в проекте.

• Календарь проекта – каждый проект можно настроить, учитывая рабочие дни, праздники и другие факторы, влияющие на график работы.

• Иерархия задач – помогает увидеть и организовать задачи по приоритетному значению.

• Фильтры – можно отфильтровать задачи по различным параметрам для удобного просмотра и управления проектом.

Работа с задачами

В GanttPRO можно вести учет времени по задачам. Я вручную указывала, сколько часов ушло на каждое задание. Система формирует отчеты по затраченному времени.

Есть возможность создавать персональные шаблоны. Задаешь структуру и настройки один раз ― потом используешь готовый каркас для новых задач. Еще проще работать с готовыми шаблонами из библиотеки ― они уже настроены под разные виды проектов и сфер деятельности. 

Дополнительные инструменты

Есть базовые инструменты бюджетирования с возможностью установки общего бюджета проекта. Также система позволяет экспортировать данные в популярные форматы: PDF для печати, PNG для презентаций и XLSX для дальнейшего анализа.

Плюсы:

• Гибкие инструменты планирования.

• Разные форматы отображения — переключение между диаграммой Ганта, таблицей и канбан-доской.

Минусы:

• Ручной ввод времени.

• Ограниченный тестовый период — 14 дней.

• Навязчивый сервис – я всегда убираю при регистрации галочки, которые разрешают рассылки, тем не менее уже на следующий день сервис сообщил, что я буду получать 14-дневное сопровождение на почту. Спасибо, но я не просила об этом.

Из-за навязчивых рассылок желание пользоваться сервисом пропало, хотя я, возможно, рассмотрела бы эту систему управления проектами для отдельных сложных проектов, где нужно строить детальные графики проектов с зависимостями. Но пока желания продолжить изучение так и не появилось, захотелось только отписаться от всех писем. 

4. Microsoft To-Do: минимализм и удобство для личных задач

Минималистичный цифровой ежедневник для личных задач. Полностью бесплатный сервис.

Первое впечатление. Чистый интерфейс без сложных настроек: список дел, кнопка добавления задачи и несколько встроенных разделов вроде «Мой день».

Ключевые функции:

• Умные предложения — приложение анализирует привычки и напоминает о забытых делах.

• Повторяющиеся задачи — правда, только с фиксированной периодичностью: например, «каждый понедельник», но не «по вторникам и четвергам».

• Общие списки — можно делиться задачами с коллегами.

Работа с задачами. Создавать задачи просто — нажимаешь на плюсик в нужном списке, вводишь название. Каждую задачу можно детально проработать: разбить на подпункты, добавить срок выполнения, поставить напоминание или прикрепить файл. Последнее лучше делать в веб-версии — в мобильном приложении вложения не всегда отображаются корректно.

Доступны несколько списков:

• Мой день — для текущих дел.

• Важно — с приоритетными задачами.

• Запланировано — где удобно просматривать предстоящие дела через интеграцию с календарем Outlook.

Дополнительные инструменты. В планировщике можно настроить напоминания и уведомления на конкретное время. Для часто повторяющихся задач вроде еженедельного созвона с командой можно установить регулярные напоминания. Есть синхронизация между устройствами: можно начать работать над списком задач на компьютере, а продолжить в смартфоне.

Плюсы сервиса:

• Полностью бесплатно.

• Минималистичный дизайн.

Минусы:

• Слишком простой для профессионального использования.

• Плохая автоматизация – долго подгружает данные.

Если нужен абсолютно бесплатный и простой планировщик — хороший вариант, но не более того.

5. Weeek: CRM, база знаний и аналитика в одном месте

Комплексное решение для планирования, контроля задач и аналитики с досками, карточками, календарем, CRM и базой знаний. Бесплатно для команд до 5 человек. Тарифы: до 10 человек — от 199 ₽/месяц за одного пользователя, Pro — от 399 ₽/месяц, Biz — от 450 ₽/месяц.

Первое впечатление. При регистрации система задает вопросы про нишу бизнеса, размер команды, вашу в ней роль. Можно посмотреть видеоинструкцию по настройке системы.

Ключевые функции. Система предлагает все стандартные инструменты управления задачами: канбан-доски, календарь, фильтры, тайм-трекинг. Но есть и более продвинутые фишки:

• Гибкие уведомления — можно настроить оповещения под конкретные задачи и даже выбрать мессенджер для их получения.

• База знаний и CRM — все внутренние документы хранятся в одном месте, а встроенный CRM помогает отслеживать сделки и контакты с клиентами.

• Автоматическая аналитика — сервис сам формирует отчеты и графики, показывая эффективность команды.

Система предлагает горячие клавиши и метод Pomodoro с таймером: стандартные 25 минут полного погружения в задачу и 5 минут на отдых. К каждой задаче можно создавать подзадачи с отдельными дедлайнами, исполнителями и даже досками. Это помогает декомпозировать большие задачи и разграничить работу разных специалистов.

Работа с задачами. Интерфейс позволяет структурировать описание задач, как в готовом ТЗ: клиента, тип задачи, гонорар, ссылку на ТЗ. В каждой задаче есть комментарии, что очень удобно: креативной команде без пожеланий и уточнений не обойтись.

Также здесь есть:

• Разные режимы просмотра задач (список, календарь, Канбан, диаграмма Ганта), возможность создавать подзадачи с отдельными дедлайнами и исполнителями для детальной декомпозиции проектов.

• Управление доступом и приватностью: можно настроить права доступа для сотрудников и клиентов, что особенно важно для защиты конфиденциальной информации.

• Кастомизация задач: можно создавать до десяти видов полей внутри задачи (дополнительные даты, участники, бюджеты, ссылки, статусы, метки, контакты и т.д.) для детальной настройки процессов под специфику агентства.

• Интеграции и приложения: сервис интегрируется с Telegram, VK, Slack, Google Calendar, Яндекс Календарь, Apple Calendar, Miro, Figma и имеет приложения для разных платформ (Android, Windows, iOS и MacOS).

Плюсы сервиса:

• Интуитивно понятный интерфейс.

• Все нужные разделы: канбан, база знаний.

• Решения для креативных процессов: карточки идей, заметки.

• Автоматизация рутины: отчеты, шаблоны задач, уведомления.

Минусы:

• Перегруженный рабочий стол: всплывающие окна, которые мешают работе.

• Ограниченность бесплатного тарифа, до 5 пользователей.

Если бы нужен был планировщик «все-в-одном» — выбрала бы WEEEK. Но так много функций мне не нужно, а интерфейс скорее перегружает, чем разгружает.

6. Any.do: быстрая организация дел и синхронизация 

Создание списков дел, установка напоминаний и планирование на день/неделю/месяц. Бесплатная базовая версия, премиум-подписка — от 490 ₽/месяц за пользователя.

Первое впечатление. На главном экране задачи сортируются по категориям: срокам выполнения, спискам или приоритетам. Отображение и сортировку можно настроить под себя. Чтобы создать новую задачу, достаточно нажать на кнопку и ввести «я хочу...», указав время выполнения.

Ключевые функции:

• Теги – закрепление тегов для отслеживания задач и установки их статуса.

• Совместная работа – можно создать списки дел и делегировать их сотрудникам.

• Интуитивное управление – чтобы отметить задачу выполненной, можно просто встряхнуть устройство.

• Синхронизация со всеми устройствами и сервисами, включая импорт из Google Tasks.

• Голосовой ввод – преобразование речи в текст для быстрой постановки задач.

Работа с задачами. Сервис предлагает полезную функцию Moment: при нажатии одной кнопки открывается интерфейс для быстрого управления задачами. С ее помощью можно отметить выполненные дела, скорректировать сроки и удалить неактуальные пункты. Это позволяет всего за минуту привести список задач в порядок.

Дополнительные инструменты. Для командной работы есть возможность совместно работать над задачами и отслеживать прогресс. К каждой задаче можно прикреплять медиафайлы: видео, аудио, фото или документы из Dropbox.

Плюсы сервиса:

• Быстрая синхронизация.

• Минималистичный дизайн.

Минусы:

• Ограничения бесплатной версии.

• Всплывающие окна мешают работать.

Хороший планировщик, если планировать только личные цели. Any.do подойдет для быстрого планирования дня, но не для комплексной работы.

7. Аспро.Cloud: автоматизация, аналитика и настраиваемые дашборды

CRM с функциями таск-менеджера для бизнеса. Бесплатная версия для команд до 5 человек. Коммерческие тарифы — от 2090 ₽/месяц за команду.

Первое впечатление

Интерфейс минималистичный, регистрация быстрая. Мне предложили бесплатный 14-дневный пробный период с полным функционалом или демо-версию. После входа система предлагает краткий обучающий тур, правда, его я пропустила. Уже на этапе настройки видно, что Аспро.Cloud адаптируется под разные бизнес-процессы.  

Ключевые функции

Основные функции такие: 

• Настраиваемые дашборды –  рабочий стол можно собрать из готовых виджетов по умолчанию (финансы, проекты, задачи) или создать собственные блоки.  

• CRM-инструменты – ведение сделок, классификация клиентов, настраиваемые воронки продаж и контроль работы менеджеров.  

• Автоматизация – есть шаблоны для повторяющихся процессов, триггеры и интеграции через API.  

Работа с задачами

Система предлагает три варианта работы с задачами.

1. Привычная канбан-доска помогает визуализировать этапы работы, перемещая карточки между колонками. 

2. Для работы с большими объемами задач удобнее использовать таблицу с фильтрацией. 

3. Третий режим — планировщик — группирует задачи по приоритетам и срокам. 

Каждую задачу можно настроить: добавить дополнительные поля, прикрепить файлы, установить индикатор выполнения или автоматизировать переход между статусами. Например, можно настроить автоматическое назначение исполнителя при изменении этапа работы.

Дополнительные инструменты

Из нужных агентствам отмечу календарь, который помогает согласовывать графики сотрудников и планировать встречи, и базу знаний, в которой можно хранить обучающие материалы и документацию. 

Модуль аналитики дает возможность строить отчеты по продуктивности отделов и отслеживать ключевые метрики. Для компаний, которым не хватает стандартного функционала, доступна разработка индивидуальных решений через API.

Плюсы:

• Гибкость – можно отключать ненужные модули и настраивать поля под процессы.  

• Интеграции – поддержка API для подключения внешних сервисов.  

Минусы:

• Ценообразование – некоторые важные инструменты (например, создание шаблонов проектов, базовые отчеты, интеграции CRM) продаются как отдельные модули.

• Ограничение бесплатного периода – всего 14 дней.

Если бы у меня был средний или крупный бизнес и нужна CRM с таск-менеджером «в одном флаконе» — я бы рассмотрела систему управления проектами Аспро.Cloud. Но для маленьких команд или управления задачами он избыточен и дорог. 

8. Singularity: гибкость и кастомизация

Гибкий таск-менеджер для командной работы. Бесплатная базовая версия. Pro-тариф — от 199 ₽/месяц за команду от 5 человек.

Первое впечатление. Лаконичный интерфейс с семью разделами. Новые задачи из почты и Telegram-бота автоматически попадают во «Входящие».

Ключевые функции:

• Входящие — сюда попадает все: от голосовых заметок до писем.

• Планы — здесь видно расписание на неделю.

• Проекты — здесь можно создать иерархии: «Работа» → «Клиент А» → «Презентация». Цветовые метки помогали быстро ориентироваться.

Работа с задачами. Задачи добавляются тремя способами:

• Быстрая клавиша Ctrl+N на компьютере.

• Голосовой ввод в мобильном приложении.

• Через Telegram-бота.

Для сложных задач можно использовать чек-листы. Повторяющиеся дела вроде еженедельного рабочего совещания можно настроить один раз — система напомнит автоматически.

Дополнительные инструменты. Есть таймер Pomodoro — 25 минут работы, 5 минут отдыха. Его можно настроить под себя: например, увеличить рабочие интервалы до 45 минут. Есть синхронизация — задачи, добавленные с телефона, через минуту появлялись на ноутбуке.

Плюсы сервиса:

• Автоматическая сортировка задач из разных источников.

• Возможность создавать многоуровневые проекты.

• Кастомизация почти всего – от цветов до интервалов таймера.

Минусы:

• Мобильное приложение требует доработки.

• Ограниченный бесплатный период.

Если бы не сырое мобильное приложение и ограниченный пробный период, могла бы использовать его. Пока присматриваюсь, но для полного перехода хотелось бы доработок. Для личных задач — хороший вариант, для командной работы — с оговорками.

9. Kaiten: гибкие доски, интеграции, контроль нагрузки команды

Таск-менеджер с интуитивным интерфейсом. Бесплатный пробный период. Платный тариф — от 420 ₽/месяц за пользователя.

Первое впечатление. Производит впечатление продуманного инструмента. Интерфейс не перегружен, но дает доступ ко всем необходимым функциям. Порадовала возможность просматривать несколько канбан-досок одновременно на одном экране.

Ключевые функции:

• Гибкие рабочие пространства – можно создавать отдельные среды для разных проектов или отделов.

• Настраиваемые доски.

• Детальные карточки задач – поддерживают чек-листы, сроки, метки и кастомные поля.

Работа с задачами. Здесь можно быстро создавать карточки, заполняя только базовую информацию, если нужно зафиксировать задачу на ходу. Когда требуется глубокая проработка — есть возможность детально настраивать сложные задачи, добавляя кастомные поля под конкретные нужды проекта.

Система автоматизации позволяет настроить правила для рутинных операций, что экономит массу времени. Например, можно автоматически менять статус задачи или назначать исполнителей при определенных условиях.

Для сложных проектов есть User Story mapping — этот инструмент помогает визуализировать взаимосвязи между задачами и понимать общую картину проекта. Когда нужно проработать продукт с точки зрения пользователя, это незаменимая функция.

Дополнительные инструменты. Сервис предлагает полноценный набор инструментов, включая все необходимое для работы по канбану — от ведения бэклогов до планирования спринтов и оценки сложности задач. Система поддерживает интеграции с популярными сервисами: Slack, Telegram, MS Teams для коммуникации, Google Календарь для синхронизации расписаний.

Встроенные аналитические инструменты предоставляют наглядные диаграммы сгорания, детальные отчеты и временные шкалы. Отдельного внимания заслуживает функция распределения нагрузки, которая помогает руководителям оптимально загружать команду, автоматически выявляя наименее загруженных сотрудников.

Плюсы сервиса:

• Прозрачность рабочих процессов – комбинированные доски, аналитика.

• Гибкость настроек – кастомизация карточек, автоматизация.

• Интеграции с популярными сервисами.

Минусы:

• Требует времени на освоение всех функций.

• Многие полезные фичи доступны только в платных тарифах: например, создание запланированных задач или добавление нескольких досок в одно пространство.

• Навязчивые звонки от менеджеров – на следующее утро после регистрации на меня обрушились звонки с предложениями мне помочь. Это мешало работе и оставило негативное впечатление.

Из-за сложности обучения и агрессивного маркетинга я бы рекомендовала Kaiten только тем, кто готов инвестировать время в изучение настроек, а также тем, кто готов отвлекаться на звонки от менеджеров сервиса. 

10. Jira: скрам-доски, эпики и 20+ видов отчетов

Гибкая система управления проектами. Недоступна пользователям из России. Бесплатно для команд до 10 человек. Расширенная версия — 570 ₽/месяц за пользователя. 

Первое впечатление

Меня встретил перегруженный, но логично организованный интерфейс. Сразу бросились в глаза:

• Центральная кнопка создания проекта

• Шесть основных вкладок в верхнем меню

• Возможность выбора между Kanban и Scrum подходами

Первые 30 минут ушли на базовое понимание структуры, но уже через час я смогла создать первый проект и начать работать.

Ключевые функции

Отмечу несколько базовых настроек:

• Гибкие доски (Kanban/Scrum) – полноценные инструменты для Agile-методологий с возможностью настройки колонок, статусов и workflow под конкретные процессы.

• Мощная система отчетов – более 20 видов аналитики: от диаграмм сгорания до загрузки команды.

• Дорожные карты (Roadmaps) – визуальное планирование на месяцы вперед с учетом зависимостей между задачами.

Работа с задачами

Помимо стандартных полей (название, описание, исполнитель), есть связи с другими задачами, поля для оценки трудозатрат, возможность привязки к версиям продукта, кастомные поля (их может добавить администратор). Особенно удобно работать с эпиками — крупными задачами, которые можно дробить на более мелкие. Каждый эпик имеет свою дорожную карту, что помогает видеть общую картину.

Дополнительные инструменты

Jira предлагает множество специализированных функций, например, бэклог (приоритезированный список будущих задач) или активные спринты — текущие рабочие итерации. Есть встроенные шаблоны для разных типов проектов и автоматизация (например, смена статуса при определенных условиях). 

Плюсы:

• Гибкая настройка под любой процесс – можно создавать собственные типы задач с уникальными полями, настраивать workflow для разных проектов, определять права доступа на уровне отдельных операций. 

• Богатая аналитика, более 20 видов встроенных отчетов. 

Минусы:

• Сложность освоения для новичков – интерфейс перегружен элементами, много профессиональной терминологии, некоторые функции спрятаны в неочевидных местах. Например, настройка прав доступа находится в административном разделе, а не в настройках проекта.

• Требует времени на настройку – для команды из 10 человек может занять 2-3 рабочих дня. 

• Некоторые важные функции доступны только через плагины.

• Высокая стоимость для больших команд.

Jira — мощный инструмент, но для малых команд или простых проектов он избыточен. Лично я бы использовала его только в IT-команде, где нужны скрам-доски и глубокая аналитика. Ну и сервис недоступен в России, поэтому рассматривать его всерьез не могу. 

Подведем итоги

За время тестирования я выявила топ грехов систем управления проектами:

1) Скорее нагружают, чем упрощают. Перегруженный функционал так же вреден, как и его недостаток. Реально простые системы были только для личных дел и не заточены под команду; исключением пожалуй является YouGile.

2) Требуют так много внимания на старте, что 99% менеджеров просто забьют, ни у кого нет времени отстраниться от текучки и заняться внедрением.

3) Слишком мало бесплатных дней или функций. Не считаю, что за 14 дней можно прочувствовать удобство системы управления проектами, и такие я бы отметала сразу.

4) В некоторых системах отпугнул навязчивый сервис.

Делаю вывод, что идеальной системы не существует, но достойный выбор есть и применим для любой ниши. А вы в чем работаете?