Пока вы печатаете визитки, кто-то рядом печатает деньги

Если бы в бизнесе вручали премии за выстрел себе в ногу — Kodak взяла бы два «Оскара»: компания дважды за свою историю упустила шанс стать лидером в области цифровой фотографии. Еще в 1970-х инженер Kodak Стивен Сассон изобрел цифровую камеру, однако руководство не стало развивать направление дальше. Затем компания проигнорировала новый рыночный сегмент в 1990-х и продолжала продавать пленку, пока цифровая фотография завоевывала мир. В итоге в 2012 году Kodak подала заявление о банкротстве.

Эта история — жизненный урок для компаний из любых сфер. Сколько раз компании пропускали рыночные сигналы, не видели возможности для трансформации и теряли бизнес, потому что не адаптируются к новым условиям. 

Меня зовут Руслан Галифанов, я основатель группы полиграфических бизнесов: цифровой типографии «МДМпринт», сети копировальных центров Copy.ru и облачного сервиса автоматизации типографий HelloPrint.

В этой статье я хочу поделиться своим взглядом на цифровую трансформацию на примере типографии. Обсудим проблемы и риски, с которыми компании сталкиваются в сегодняшней цифровой среде, и подходы к автоматизации бизнеса. Но сначала о том, какую роль в этом играет психология.

Оглавление

— Правильный взгляд на бизнес

— Как было у нас

— Где болит: реальные проблемы типографий

— Как автоматизация типографии спасает от неожиданностей

— Что именно автоматизировать и с чего начать

— Что стоит автоматизировать в первую очередь

— Основные классы IT-систем для типографий

— Дорожная карта для автоматизации типографии

— К каким трудностям подготовиться

— Заключение

Правильный взгляд на бизнес

Большое значение в крахе Kodak имела корпоративная культура: многие сотрудники, включая руководство, не воспринимали цифровые технологии как реальную угрозу. Вплоть до 1990-х в компании считали, что цифровая фотография так и останется нишевым продуктом. 

При этом фотопленка и химикаты для ее обработки продолжали приносить большую прибыль. С точки зрения Kodak, развивать цифровое направление означало создавать самим себе конкурента. Страх потерять существующие доходы заставил компанию все больше сосредотачиваться на традиционном рынке. Даже когда по мере развития технологий руководство Kodak оказалось под давлением, оно продолжало откладывать переход, пыталось продавать меньше, но дороже, и так далее. Именно на этом зарабатывают казино: каждый новый проигрыш заставляет игрока тратить больше, чтобы попытаться вернуть уже потраченное.

Из 2025 года очевидно, как следовало поступить: 

1. Прекратить инвестиции в умирающее направление

2. Использовать уникальные по сравнению с конкурентами ресурсы, чтобы развивать инновации

3. Трансформировать компанию и возглавить рынок

Но взгляд из будущего всегда такой. Мы уже знаем исход и можем сопоставить факты. На практике это означает прекратить попытки отыграться и взглянуть на бизнес свежими глазами. Первый шаг к трансформации — понять уязвимости и возможные точки роста, которые становятся актуальными для компании в сегодняшней бизнес-среде.

Если бы Kodak внимательно проанализировала свои процессы, типичные ситуации, которые возникают в отношениях с контрагентами, поставщиками и партнерами, руководство увидело бы, где компания упускает возможности и какие есть перспективы для улучшения.

Как было у нас

В конце 2000-х мы развивали в Москве интернет-кафе, но формат стремительно терял актуальность. Все меньше людей приходили ради интернета и игр. Кофе, печать документов и копировальные услуги — вот что действительно оставалось востребованным. Именно с последнего мы и начали выстраивать новый бизнес.

Первый профессиональный принтер (б/у Konica-Minolta) я купил почти вслепую. Подключить его оказалось задачей с квестом: сначала рип, потом сам принтер, потом форум, потом консультант. Вторым был плоттер, купленный в Подмосковье за 30 000 — я вез его под дождем, он не влезал в багажник, накрывал пленкой на трассе. Если честно, все начиналось на чистом энтузиазме.

Постепенно интернет-кафе трансформировалось в типографию. Мы арендовали подвал в Московском дворце молодежи, назвались «МДМпринт», начали собирать команду и расширяться. 

В 2013-м полностью отказались от интернет-кафе, а в 2015-м разделили производство по направлениям: цифровая, широкоформатная, сувенирка.

С самого начала мы пытались делать не «как все». Когда большинство типографий считали, что сайт не нужен, мы сделали свой и купили трафик в «Директе» — и клиенты пошли. Но масштабирование и устойчивость упирались в одно: ручные процессы. Менеджеры заполняли Excel, данные передавались через почту или мессенджер. Ошибки, потерянные заказы, лишние часы.

Мы начали искать софт для управления типографией, но готовые решения не подходили. Тогда и появилось решение писать собственное. В 2019 году мы начали разработку системы HelloPrint. Из хрупкого MVP она выросла в полноценную платформу управления типографией: CRM, калькуляторы, логистика, контроль заказов, уведомления, лояльность — все в одном окне.

Только с появлением этой системы мы по-настоящему почувствовали, что такое цифровая трансформация. Заказы стали попадать в систему напрямую, без менеджерского посредничества. Согласования шли онлайн, расчеты происходили мгновенно, а контроль за этапами печати и доставки стал прозрачным.

Конечно, не все сотрудники приняли это легко. Многие привыкли к Excel, работали «по памяти», по накатанной. Пришлось вести за собой, обучать, объяснять. В какой-то момент каждый из нас понял: автоматизация — это не только про софт, это про зрелость команды и мышление. И без этого бизнес давно бы превратился в еще одну историю вроде Kodak.

Где болит: реальные проблемы типографий

Первое — нет знаний. Большинство людей, заходящих в полиграфию, не имеют профильного образования. Печать воспринимается как нечто вроде бытового принтера, только побольше. Но на деле — это целый производственный цех, где все влияет на все: влажность, температура, пухлость и плотность бумаги. В первый раз я не смог включить принтер — потому что сначала надо было запустить рип. Это и стало первым уроком.

Второе — много дел, мало результатов. Заказ приходит через мессенджер. Менеджер записывает на бумажке. Дальше — Excel или, в лучшем случае, какая-нибудь система учета заказов, которая все равно не решает задачу. Следом — письмо с макетом. За ним еще одно. Одно из них теряется. В итоге на согласование уходит пять дней. А на печать — два часа. Вот и весь тайминг.»

Третье — саботаж автоматизации. Когда мы начали внедрять HelloPrint, оказалось, что сопротивление идет изнутри. Люди привыкли к Excel, к звонкам, к «ну я так всегда делал». И это реальная проблема: любая автоматизация упирается не в технологии, а в психологию. Бороться с саботажем сложнее, чем написать ERP с нуля.

Четвертое — ресурсные дыры. Все, что можно, уходит на зарплаты, аренду, сырье. Причем человеческий ресурс — самый хрупкий: сейчас на рынке полиграфии острейший дефицит печатников, резчиков и переплетчиков. Даже повышенные зарплаты не решают вопрос: кадры просто физически отсутствуют.

Пятое — поставщики и бумажные качели. После 2022 года стало очевидно, насколько мы зависим от японской Konica Minolta, американских чернил и европейской бумаги. Сейчас ситуация значительно улучшилась, но это дамоклов меч.

И, наконец, шестое — рост без системы — это рост проблемы. Открыли новую точку? Отлично. Только теперь нужно следить за всеми теми же ошибками, только в двух экземплярах. А потом в трех. А потом в тридцати. Если процессы не автоматизированы — масштабирование превращается в экспоненциальную головную боль.

Как автоматизация типографии спасает от неожиданностей

Большинство типографий уверены, что автоматизация — это что-то «для больших». Что «у нас и так все нормально». Но как только вырастают обороты, начинаются сбои. Не потому что кто-то ленится. А потому что ручной труд не масштабируется.

Неважно, насколько хороший у вас дизайнер или пунктуальный курьер — рано или поздно они начнут не успевать. 

Автоматизация не решает все проблемы, но она убирает из уравнения человеческий фактор — там, где он не нужен. Ниже — конкретные боли, с которыми сталкивается каждая типография, и решения, которые эти боли снимают.

Как только вы избавляетесь от бумажной рутины и ручного контроля — высвобождаются часы, дни и нервы. Освобождаются деньги: вместо того, чтобы настраивать старый ламинатор или искать письмо с правками, вы делаете то, за что клиент платит — печатаете, отправляете, зарабатываете.

Самообслуживание, трекинг, личные кабинеты, пуши — все это не «фишки», а способ сократить путь от идеи клиента до готового результата. Минимум звонков. Никаких «ой, не тот макет». Все в системе.

И главное: автоматизация — это не только про скорость и удобство. Это про предсказуемость. Вы знаете, что заказ пойдет в работу сегодня в 15:00, что закончится бумага через два дня, а следующей осенью снова вырастет спрос на настолки.

Что именно автоматизировать и с чего начать

Когда в типографии говорят про автоматизацию, каждый представляет что-то свое. Кто-то — модуль расчета стоимости. Кто-то — CRM. Кто-то — датчики в цеху. Проблема в том, что без четкого понимания, какие классы систем вообще бывают, можно либо переинвестировать в ненужное, либо недоинвестировать в критичное. Или, что еще хуже, поставить все по отдельности, но не объединить это в один контур.

Собрал основные блоки IT-инфраструктуры типографии — от CRM до систем управления производством и логистики. Некоторые можно внедрять по отдельности, но лучший результат достигается, когда они работают в связке.

Что стоит автоматизировать в первую очередь

1. Процесс приема и обработки заказов

Если вы до сих пор обрабатываете заявки вручную, с Excel, почтой и перепиской в WhatsApp — автоматизация OMS и CRM даст самый заметный эффект. Это ускорит цикл «запрос → расчет → макет → запуск» и снизит количество ошибок.

2. Печать и производство

Если вы уже обрабатываете заказы быстро, но упираетесь в производственные узкие места — стоит подумать о системах автоматизации печатных процессов и IIoT-решениях для предиктивного обслуживания.

3. Логистика и склад

Если заказы теряются на этапе доставки или регулярно не хватает бумаги на складе — стоит внедрить WMS и модуль логистики, чтобы закрыть «последнюю милю».

4. Финансы и аналитика

Как только типография выходит за рамки одного цеха или копицентра, становится критично видеть общую картину: от маржинальности заказов до загрузки оборудования и зарплатной ведомости. Тут работают ERP и BI-системы.

5. Защита, данные и повторяемость

Если бизнес обрастает цифровыми активами (макеты, техкарты, бренд-гайды), имеет смысл внедрить DAM, Backup  — для стабильной цветопередачи, защиты данных и удобной работы с контентом.

Основные классы IT-систем для типографий

Системы управления заказами (OMS)

Ядро цифрового потока любой типографии. OMS-системы принимают и фиксируют заказы, отслеживают их статус, автоматически подтверждают параметры и интегрируются со складом, производством и логистикой. Это снижает риск потерь информации и ускоряет прохождение заказа.

Платформы для взаимодействия с клиентами (CRM)

Системы CRM ведут единую клиентскую базу, фиксируют историю взаимодействий и помогают менеджерам оперативно отвечать на запросы и формировать персонализированные предложения. Благодаря CRM типографии могут увеличивать лояльность клиентов и сокращать цикл от запроса до заказа.

Системы автоматизации печатных процессов (Print Automation Systems)

Автоматизированные платформы управления производственным оборудованием позволяют оптимизировать печатный процесс на всех этапах: от подготовки задания до контроля качества продукции. Такие системы существенно сокращают человеческий фактор и повышают пропускную способность типографии.

Системы управления складом и логистикой (WMS)

Автоматизированные WMS-системы помогают следить за движением запасов и заказов, контролировать остатки материалов, упрощают процессы упаковки и отправки продукции. Интеграция WMS с OMS сокращает ошибки комплектации и задержки в доставке.

Программные решения для учета и аналитики (ERP и Business Intelligence)

ERP-системы консолидируют управление финансовыми потоками, закупками, производственными графиками, учетом материалов и заработной платы. Решения класса Business Intelligence помогают наглядно отслеживать ключевые показатели работы типографии, оптимизировать ресурсы и прогнозировать спрос, минимизируя простои и лишние расходы.

Программное обеспечение для подготовки макетов и дизайна

Специализированное ПО облегчает работу дизайнеров с изображениями, шрифтами, графикой, ускоряет предпечатную подготовку и интегрируется с печатным оборудованием. Это сокращает цикл утверждения макетов, обеспечивая точность и минимизацию ошибок при печати.

Системы управления рисками и информационной безопасностью (ERM)

ERM (Enterprise Risk Management) — критически важная часть IT-инфраструктуры, которая защищает типографию от операционных и киберрисков. Системы ERM помогают типографиям:

• Мониторить и предотвращать инциденты информационной безопасности

• Обеспечивать соответствие международным стандартам (ISO 27001, GDPR)

• Управлять рисками простоев оборудования и технологических сбоев

Системы управления цифровыми активами (Digital Asset Management, DAM)

Еще одна важная составляющая, которую часто упускают из виду, — управление цифровыми активами. Системы DAM позволяют централизованно хранить и быстро находить все цифровые материалы: файлы макетов, фотографии, графику, бренд-гайды и другие документы, существенно сокращая время на поиск и повторную подготовку.

Системы мониторинга и предиктивного обслуживания (IIoT / Predictive Maintenance)

Автоматизированный мониторинг оборудования в режиме реального времени, основанный на IoT-датчиках, позволяет предсказывать сбои и заблаговременно устранять проблемы. 

Системы резервного копирования и аварийного восстановления (Backup и Disaster Recovery)

Системы непрерывного резервного копирования и аварийного восстановления помогают быстро восстанавливать данные и возобновлять работу при сбоях и атаках. 

Системы управленческой информации (MIS)

MIS-системы собирают, структурируют и визуализируют данные из разных IT-модулей: от заказов до производственных показателей. Они обеспечивают управленческую отчетность, помогают принимать обоснованные решения и выявлять узкие места в бизнесе.

Дорожная карта для автоматизации типографии

Очевидно, что каждый IT-проект — это уравнение со своими переменными, поэтому трудно оценивать масштабы комплексной автоматизации целого предприятия. В общих чертах дорожная карта для подобного проекта должна начинаться с оценки текущего положения и целей, а заканчиваться — планированием развития.

Этап 1. Аудит текущей ситуации

— Определить цели: снижение издержек, ускорение обработки, уменьшение ошибок, масштабируемость.

— Описать и визуализировать бизнес-процессы: от первого контакта до отгрузки.

— Проверить состояние бизнес-процессов: прием заказов, производство, управление складом, контроль качества, логистика и доставка, взаимодействие с клиентами.

— Выявить слабые места: дублирование данных, Excel-учет, задержки, потери информации.

— Сформировать KPI: скорость обработки заказов, % ошибок, среднее время на расчет, загрузка оборудования и др.

Этап 2. Инвентаризация оборудования и программного обеспечения

— Оценить состояние оборудования: цифровые машины, постпечатное, режущие, плоттеры и т. д.

— Проверить используемое ПО (если есть): CRM, калькуляторы, складские системы, таблицы.

— Собрать цифровые активы: макеты, шаблоны, бренд-гайды, документы.

— Выбрать платформу для хранения (DAM): Google Drive, Box, собственная система.

Этап 3. Выбор и тестирование IT-решений

— Исследовать рынок решений для типографий.

— Сравнить системы по критериям: открытость API, гибкость, пользовательский интерфейс и т. д.

— Провести пилот (на одной точке, одной категории заказов или производственном участке).

— Оценить: удобство калькуляторов, адаптивность под ваш процесс, обучение сотрудников.

Этап 4. Внедрение решений 

— Интеграция выбранного ПО с существующими системами.

— Настройка автоматического приема и обработки заказов.

— Внедрение облачного управления складом (WMS).

— Автоматизация производственного цикла:

• Интеллектуальное планирование загрузки машин

• Контроль выполнения заказов в реальном времени

• Умное распределение ресурсов

• Внедрение системы цифрового контроля качества

Этап 5. Обучение персонала и тестирование системы

— Проведение тренингов по использованию новых инструментов.

— Тестирование работы системы в реальных условиях.

— Оценка первых результатов, устранение багов.

— Настройка аналитики для отслеживания эффективности.

Этап 6. Оптимизация и масштабирование

— Анализ данных: где узкие места, где просадки, что не используется.

— Оптимизация процессов по фактическим метрикам.

— Масштабирование на новые точки, участки, франчайзи.

— Постоянная работа с обратной связью от команды.

К каким трудностям подготовиться

Как в любых проектах, связанных с инновациями, при автоматизации бизнеса следует учитывать скрытые риски и угрозы. Первый и самый очевидный риск — финансовый. Вложения в новое оборудование, программное обеспечение и обучение персонала могут сказаться на бюджете, при этом что произойдет, если новая техника не оправдает ожиданий? Для небольших типографий эта сумма может стать тяжелым грузом, особенно если ROI не приходит так быстро, как хотелось бы. Это похоже на инвестицию в корабль, который, возможно, не достигнет цели.

Однако проблемы не заканчиваются на деньгах. Вроде бы все настроено, все готово, но как только два мира — старый и новый — встречаются, начинают возникать сбои. Проблемы с синхронизацией данных, ошибки в расчетах, несостыковки между программами — все эти мелкие, но критичные моменты могут привести к неприятным последствиям. И вот уже вместо «цифрового будущего» мы сталкиваемся с реальностью, где каждый заказ становится головной болью, а сотрудники опять бегают с бумажками и рукописными пометками.

Зависимость от технологий — еще один риск, который приходит с автоматизацией. Вообразите, что произойдет, если сервер зависнет или оборудование выйдет из строя. Типография может просто встать. Не просто замедлиться — встать на паузу. Вся эта стройная машина превращается в неработающий механизм. Также есть угроза кибератак и утечек данных — и вот уже проблемы не только в производственном процессе, но и в доверии клиентов.

И, конечно, нельзя забывать про сопротивление персонала. Люди, которые привыкли к старым методам работы, часто воспринимают автоматизацию как угрозу своей роли и стабильности. Боязнь перемен, непонимание новых процессов и неготовность к обучению — все это может привести к конфликтам и снижению производительности. Если сотрудники не «верят» в новую систему, даже самая высокотехнологичная программа не будет работать эффективно.

Заключение

Я начал эту статью с истории Kodak, которая дважды упустила свой исторический шанс. Истории успеха тоже есть. Пример Canon — компании, начавшей с разработки фотоаппаратов и научных инструментов.

В 1980-х Canon стояла у цифрового обрыва. Рынок уходил от пленки, а вместе с ним — привычная бизнес-модель. Пока конкуренты держались за прошлое, Canon сделала ставку на будущее.

Сначала — цифровые камеры. Потом — принтеры, МФУ, а дальше и облачные сервисы, которыми можно управлять через браузер, а не через сервисного инженера. Вместо того чтобы защищать старое, Canon пошла туда, где будет рост. И не просто выжила, а стала одним из лидеров.

HelloPrint.ru — конечно, не Canon. Но делает то же самое на своем масштабе: помогает типографиям не остаться в эпохе Excel и телефонных звонков.

Сейчас система работает не только в собственной сети копицентров, но и в десятке других типографий — от EnjoyPrint в Москве до «Помидора» в Санкт-Петербурге. Это типографии с разной культурой и масштабом, но всех объединяет одно: в какой-то момент ручной труд перестает масштабироваться.

Мораль простая: автоматизация — не абстрактный тренд, а решение, которое помогает не тормозить, когда ты растешь. Остальное — вопрос времени и смелости.