Внедрение систем бизнес-аналитики (BI) — сложный процесс, который включает не только установку программного обеспечения, но и интеграцию с источниками данных, их очистку, проектирование ETL-процессов, разработку дашбордов и наполнение аналитическими моделями. Компании часто сталкиваются с вопросом: как сократить расходы, сохранив ключевые возможности системы? Разберём, где возможна разумная экономия, а где она приведёт к снижению эффективности.

Из чего складывается стоимость BI

Совокупные затраты на бизнес-аналитику делятся на:

• Первоначальные (разовые) — лицензии, инфраструктура, настройка системы, обучение.

• Долгосрочные (постоянные) — техническая поддержка, масштабирование, доработки, обновления, регулярное обучение новых сотрудников.

Главная ошибка компаний — фокус только на стартовых затратах без учёта стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO). Например, выбор дешёвого облачного решения может снизить расходы в первые месяцы, но через несколько лет оказаться дороже локального развёртывания.

Стоимость покупки BI

Совокупная стоимость внедрения BI складывается из нескольких ключевых компонентов.

Лицензии

Стоимость лицензий зависит от выбранной модели:

• Подписка (SaaS) — оплата происходит регулярно, как за услугу (ежемесячные или годовые платежи). Такой подход удобен для небольших проектов или компаний, которые хотят минимизировать стартовые вложения. Однако при длительном использовании (более 3–5 лет) совокупные расходы могут превысить стоимость разовой покупки.

• Бессрочная лицензия (on-premise) — единовременная оплата, но с дополнительными расходами на обновления и поддержку. Выгодна для крупных компаний с собственными IT-ресурсами.

• Гибридные модели — некоторые поставщики предлагают комбинированные варианты, например, плата за вычислительные мощности (ядра процессора) или разделение пользователей на «редакторов» (тех, кто создаёт отчёты) и «зрителей» (тех, кто только просматривает аналитику). Это может быть выгодно, если в компании много сотрудников, которым не нужен полный доступ к данным.

Также есть бесплатные версии BI-систем, но они обычно имеют серьёзные ограничения по функционалу и объёму данных. Их можно использовать для тестирования, однако для полноценной работы потребуется переход на платный тариф.

Инфраструктура

BI-система требует вычислительных ресурсов, и здесь у компании есть два основных варианта.

Локальное решение (on-premise) предполагает размещение всего ПО и инфраструктуры на собственных мощностях компании. Такой подход требует значительных вложений в серверное оборудование, системы хранения данных и администрирование. Плюсы: полный контроль над данными, что важно для регулируемых отраслей. Минусы: высокие затраты на обслуживание и сложность масштабирования.

Облачное решение (Cloud BI) избавляет от необходимости содержать собственную инфраструктуру. Оплата зависит от объёма данных и нагрузки, что удобно для проектов с непостоянным трафиком. Ключевое преимущество — мгновенное масштабирование мощностей в любой момент без дополнительных капитальных вложений. 

Выбор между этими вариантами зависит от бюджета, ИТ-возможностей компании и требований к гибкости системы. Если у организации уже есть облачная инфраструктура, логично использовать её для BI, чтобы избежать дублирования затрат.

Внедрение и настройка

Даже самая продвинутая BI-система бесполезна без настройки под конкретные бизнес-процессы. Основные затраты на этом этапе:

• Разработка дашбордов и отчётов — создание визуализаций для принятия решений.

• Настройка ETL-процессов — загрузка, преобразование и очистка данных перед анализом.

• Интеграция с другими системами (CRM, ERP, бухгалтерскими программами) — без этого данные будут фрагментированы, и аналитика окажется неполной.

Чтобы сократить расходы, можно использовать готовые шаблоны отчётов и стандартные коннекторы. Однако при работе с уникальными источниками данных без индивидуальной настройки не обойтись.

Обучение

Без обучения сотрудников система не будет использоваться эффективно. Основные затраты:

• Тренинги для аналитиков и администраторов (тех, кто будет настраивать систему).

• Обучение конечных пользователей (менеджеров, руководителей), которые будут работать с отчётами.

Попытки сэкономить на обучении часто приводят к низкому уровню внедрения (adoption rate), когда сотрудники либо не используют систему вообще, либо применяют её минимально.

Стоимость владения BI

Реальные затраты на внедрение бизнес-аналитики не ограничиваются первоначальными инвестициями — они продолжаются на протяжении всего жизненного цикла системы. 

Техническая поддержка и обновления необходимы для исправления ошибок и добавления новых функций. Некоторые поставщики включают техническую поддержку в стоимость лицензии, другие взимают за неё отдельную плату.

Масштабирование инфраструктуры. Рост объёмов данных и количества пользователей неизбежно потребует дополнительных вычислительных мощностей. Облачные решения увеличат расходы, локальные — потребуют капитальных затрат на оборудование.

Доработка функционала. Со временем может выясниться, что стандартных возможностей системы недостаточно, и бизнесу потребуются новые отчёты и интеграции.

Обучение новых сотрудников. Текучесть кадров требует регулярной подготовки персонала.

Изменения лицензионной политики. Некоторые поставщики меняют условия лицензирования, что может привести к увеличению расходов.

Оптимизация затрат на BI: где можно и нельзя экономить

При внедрении систем бизнес-аналитики разумная экономия возможна, но требует взвешенного подхода. Важно знать, где сокращение расходов не навредит бизнес-процессам.

Снижения стоимости покупки BI:

• Проводите PoC (Proof-of-Concept). Запустите пробный проект с разными BI-платформами. Это поможет не вложить деньги в решение, которое не подходит бизнесу.

• Выбирайте гибкую модель лицензирования. Обратите внимание на две модели: «Named users» (оплата за каждого пользователя) и «Concurrent users» (оплата за одновременных пользователей). Для компаний с большим числом сотрудников и нерегулярным доступом к данным последняя модель часто выгоднее. Некоторые платформы дают бесплатные лицензии для тех, кто только просматривает отчёты.

• Осторожно относитесь к open-source решениям. Такие системы бесплатны, но их нужно дорабатывать, настраивать и поддерживать. Это может потребовать дополнительных затрат.

Снижения совокупной стоимости владения:

• Создайте внутренний центр компетенций (BI Competency Center). Если в компании есть специалисты по BI, можно снизить затраты на внешних консультантов.

• Используйте Self-Service BI. Если пользователи сами работают с данными, это снижает нагрузку на ИТ-отдел и ускоряет получение отчётов.

• Отдавайте предпочтение облачным решениям и платите только за ресурсы и объемы, которые реально используете. Cloud BI обычно дешевле и быстрее внедряются.

• Минимизируйте кастомизацию. Используйте стандартный функционал системы. Избегайте постоянных индивидуальных доработок.

• Комбинируйте бесплатные материалы и внутреннее обучение. Используйте учебные материалы от поставщика вместе с собственными тренингами.

Однако есть направления, где экономия недопустима:

• Качество данных (Data Quality Management) — если данные загружаются в систему без предварительной очистки и проверки, аналитика теряет смысл. Ошибки в отчётах могут привести к неверным управленческим решениям, а их исправление потребует дополнительных затрат. 

• Безопасность и соблюдение нормативных требований (Compliance) — в регулируемых отраслях (финансы, здравоохранение, медицина, ритейл, госструктуры) нарушения могут привести к штрафам и репутационным потерям. Нельзя экономить на защите данных.

• Интеграция с источниками данных — плохо настроенный обмен информацией между системами приводит к задержкам, дублированию данных и ошибкам. Переделывать интеграцию после внедрения — дорого и долго, поэтому лучше сразу сделать это качественно.

Главное правило: сокращайте избыточный функционал, но не критически важные компоненты системы.

Как выбрать разумное BI-решение

Во-первых, система должна масштабироваться вместе с компанией. При увеличении данных и числа пользователей затраты не должны резко увеличиваться.

Во-вторых, важна архитектурная гибкость, чтобы добавлять новые функции и модули без полной переделки системы. 

Третий важный момент — наличие self-service инструментария. Пользователи должны сами уметь работать с данными и создавать отчёты.

Четвертый — система должна хорошо соединяться с другими корпоративными программами и источниками данных.

Наконец, цены и условия должны быть прозрачными, чтобы не было неожиданных расходов.

Что должно насторожить при оценке стоимости?

Настораживающие признаки:

• Нет ясного понимания стоимости — поставщик не дает прозрачную информацию о ценах и условиях лицензирования.

• Нет информации о службе поддержки и сроках ответов на запросы.

• Ограниченные возможности интеграции с вашими основными источниками данных.​

• Нет дорожной карты развития продукта или несоответствие заявленных планов реальным результатам.

• Отрицательные отзывы клиентов.

Надежный вендор обычно имеет:

• Хорошие отзывы и примеры успешных внедрений.

• Активное сообщество пользователей.

• Прозрачную информацию о стоимости и условиях.

• Большой выбор обучающих материалов, курсов и вебинаров.

• Включение продукта в реестр отечественного ПО.

Почему Modus — выгодное решение для вашего бизнеса?

Modus предлагает прозрачную и гибкую модель лицензирования. Вы можете выбрать подписку с ежемесячной оплатой или бессрочную лицензию.

Не нужно переплачивать за лишний функционал: доступны отдельные модули под конкретные задачи бизнеса, будь то аналитика продаж, управление запасами или финансовый учёт.

Продукт включает готовые шаблоны отчётов, предустановленные ETL-процессы и интеграцию с системами 1С, ERP и CRM. Это дает возможность быстро начать работу без долгих настроек.  

Есть подробная документация, видеоинструкции, вебинары и База знаний. Даже начинающие быстро разберутся с системой.

Также продукт внесён в реестр отечественного ПО, что даёт два преимущества:

• подходит для госзаказчиков и компаний с импортозамещением;

• подтверждает безопасность и соответствие российским стандартам.

Modus сотрудничает с обширной сетью проверенных партнёров — это помогает нам реализовывать проекты любого масштаба: от стартапов до крупных корпораций. Мы работаем в промышленности, e-commerce, ритейле, госсекторе, финансах и медицине. Создаём отраслевые решения для ключевых бизнес-задач клиентов.

Заключение

Экономить на внедрении бизнес-аналитики можно, но важно делать это с умом. Инвестируйте в надежную интеграцию с вашими системами, безопасность данных и профессиональную поддержку. инвестировать в качественную интеграцию и поддержку. Лучше один раз хорошо настроить систему, чем потом переплачивать за исправление ошибок.

P.S. Присоединяйтесь к нашему BI-сообществу в Telegram и будьте в курсе последних новостей!