Я Слава Рюмин, у меня своё контент-агентство, и я супер занят. Работаю примерно 50 часов в неделю, веду 10 проектов, общаюсь с клиентами и постоянно что-то планирую. Расскажу, как я это делаю, чтобы успевать по-максимуму.

Статья написана на основе интервью со Славой Рюминым для блога Minervasoft. Компания внедряет менеджмент знаний в среднем и крупном бизнесе: создаёт единый источник корпоративной информации для сотрудников и помогает избавиться от десятков ненужных систем.

Когда у меня была сеть ночных клубов, я записывал все дела в блокнот. Кустарный метод — просто выписываешь задачи на листочек и вычёркиваешь. Проблема была очевидная: блокнот должен быть постоянно под рукой. Вышел погулять, появилась задача — записать не можешь. Кто-то позвонил, а блокнот лежит дома.

В целом блокнот на базовом уровне начал решать проблему — я стал меньше упускать и забывать дела. Но неудобство было критическим.

Потом я перешёл в Google Календарь и остался там.

Как пользуюсь Google Календарём

В календарь смотрю примерно всегда. Каждый раз, когда сажусь что-то делать, проверяю, что у меня там. Обычно вечером планирую следующий день. С утра смотрю весь день, удаляю то, что не хочу делать, или что-нибудь добавляю.

Ставлю задачи списком. Записываю вообще всё в одну кучу — и личное, и рабочее: поздравить маму с днём рождения, написать пост, купить корм коту, отвезти ребёнка в садик. Просто потому что я смотрю всё время в одну штуку, и если там чего-то нет, я это забуду.

А потом весь день играю в игру «удали этот день»: когда делаю задачу, удаляю её из календаря. К вечеру стремлюсь, чтобы день остался пустой. Разгреб календарь — всё, на сегодня свободен.

Лайфхак при планировании — задачи на день должны умещаться на одном экране телефона. Если задач больше, то либо всё за день не закроешь, либо будет плохо. Но я ставлю не задачи, а события, поэтому у меня не помещается в один экран.

Со временем повторяющиеся задачи начал забивать на конкретное время. У меня это отвезти и забрать дочку из садика, зал 2 раза в неделю.

В день у меня 3-4 часа, когда я могу продуктивно делать погружённую работу. Больше этого времени вряд ли буду продуктивен. Обычно это утро — туда ставлю самые сложные задачи.

После двух часов дня я работаю хуже. На это время ставлю встречи или простые задачи, где не нужно сильно концентрироваться.

Иногда бывают дни, когда хочется просто полежать и потупить в экран. Например, когда работаешь и не получаешь положительной обратной связи или какие-то проблемы с клиентами. В такие дни могу просто делать минимум — только то, от чего всё не рухнет. Поработаю два часа, а остальное время буду сидеть, смотреть YouTube и тупить. Но у меня это не длится долго. День-два, потом оживаю.

Потом у меня стало много созвонов и встреч. От этого начал путаться, иногда что-то упускал. Встречи тоже стал заносить в календарь к определённому времени. Последний год я примерно половину рабочего времени стабильно провожу на созвонах.

Решил выделить определенное время дня на созвоны. У меня это 4 слота в день: 11:00, 12:00, 14:00, 15:00. Ещё я себе придумал обед с 13 до 14, но в него тоже постоянно что-то ставится.

В Google календаре можно создать ссылку для записи на встречу. Работает так: я выставляю свободные слоты на неделю, отправляю человеку ссылку, он заходит и выбирает удобное время. Встреча автоматически появляется у меня в календаре.

Удобно: не нужно переписываться и выяснять, кто когда свободен. Но если нужно созвониться с человеком за 60, ему всё ещё проще написать свободные слоты в WhatsApp.

Есть сложные созвоны — интервью с героем, продажи, встречи с клиентами. Таких нормально если 2 в день. Больше будет сложно.

Простые созвоны — внутренние встречи с командой или короткие созвоны по 15-30 минут. Таких можно больше. С командой у нас понятное пространство, не нужно вникать каждый раз в новый контекст. Получается, в день могу сделать 4 «внутренних» созвона и 2 «внешних». Хотя созвоны тоже «съедают мозг» — если слишком много встреч, не остаётся времени на другие задачи.

Как планировать задачи так, чтобы их делать

Планирование — это инструмент, а не самоцель. Проблема не в том, как раскидать задачи по дню, а в том, как их cделать.

Очень много зависит от качества задач и клиентов. Раньше у нас были клиенты хуже — они не знали, что им нужно, не ценили работу и им всегда казалось, что результат недостаточно хороший. Если у тебя плохая задача — например, пишешь пост для генерального директора, у тебя нет чётких критериев, тебе просто надо, чтобы генеральному понравилось. А что это такое — непонятно.

Ещё когда у тебя плохая работа, ты постоянно думаешь:

— Блин, что я делаю, куда моя жизнь катится?

Сейчас у нас объективно интересные задачи, клиенты с понятными, интересными проектами. Видишь перспективу, поэтому интересно работать. Стараемся не брать непонятные проекты. Если видим, что с текущим клиентом что-то не так, начинаем ссориться или просто возвращаем деньги.

Но всё равно примерно 50% задач не хочется делать. Такое лучше сделать сразу, порадоваться и забыть.

Ещё помогают обязательства перед клиентами, сроки, режим. Например, я договорился с клиентом отдать табличку до понедельника. Сегодня понедельник — значит, задачу со сроком я по-любому закончу. Срок переносить мне не нравится.

Или у меня есть проект, в котором 2 года подряд по понедельникам выходили статьи. У меня за эти 2 года было много проблем, но каждый понедельник стабильно выходил пост.

Если режима или сроков нет, ты думаешь:

— Надо сделать на этой неделе пост. Ну сегодня можно и не сегодня, можно завтра.

И так переносишь задачу до бесконечности.

Как успевать больше?

Посчитал своё рабочее время.

С утра у меня час до садика — с 8:00 до 9:00. В это время я могу поработать. С 9 до 10 отвожу ребёнка в садик. Возвращаюсь, пью чай до 10:30. Дальше работаю с 10:30 до 18:30 — это 8 часов. Минус полчаса на обед. На выходных работаю меньше — часов по 5.

Получается 8 × 5 + 5 × 2 = 50 рабочих часов в неделю.

Сама система планирования просто сделала мне удобнее. Сейчас я вижу, какие задачи у меня на день, не пропускаю события и встречи.

С точки зрения количества произведённых действий в день — это зависит от самого человека. Если я окажусь на даче без интернета, всё равно встану, пойду рубить дрова, искать еду. Всё равно буду хотеть чем-то заниматься, и это превратится в список дел. Поэтому волшебной таблетки тут нет.

Вот так. Собрал пользу от статьи:

— Всё должно быть в одном календаре. Если раскидано по разным местам, что-то точно упустишь.

— Задачи на один экран телефона. Иначе всё не закроешь или вымотаешься.

— Играть в «удали этот день». Задачи висят → ощущение, что ничего не делал.

— Сложные задачи утром. Вечером мало сил и мозга.

— Слот на обед. Нет слота на обед = нет обеда.

— Максимум 2 сложных созвона в день. На третий перестаёшь вникать и сильно выматываешься.

— Брать только интересные задачи и клиентов. Иначе нервничаешь, неинтересно работать и тебе, и команде, жизнь тратится на посредственные проекты вместо тех, где ты мог бы принести пользу.

— Неприятную задачу делать сразу. Переносить = мучиться каждый день, глядя на неё.

— Ставить жёсткие сроки с клиентами, себе выстраивать режим и придерживаться его.

— Использовать функцию от Google Календарь. Экономится время, всем удобно.

— Делегировать и оптимизировать задачи. Делаешь всё сам — половина рабочего времени уходит на одну задачу, ничего не успеваешь.

Я написал эту статью для блога Minervasoft, а сейчас расскажу, чем вам могут быть полезны продукты компании.

Minervasoft разрабатывает софт для управления знаниями и обучением. С таким ПО новички в компаниях быстрее адаптируются, а опытные сотрудники тратят меньше времени на поиск информации.

В Minerva Knowledge можно загружать любые файлы и регламенты, создавать статьи всей командой в совместном редакторе, быстро находить знания с помощью умного поиска и анализировать эффективность материалов.

Помощник с искусственным интеллектом Minerva Copilot встраивается в любую корпоративную систему и подсказывает ответы на основе статей из базы знаний. Он также учитывает контекст и оставляет ссылки на источники. В итоге сотрудник быстро получает корректный ответ и решает любую задачу в несколько кликов.

А ещё в Minerva Knowledge можно безболезненно переехать из Confluence.

Попробовать продукты Minervаsoft

Больше статей про спорные вопросы в найме, менеджменте и планировании читайте в Telegram. Подпишитесь, чтобы не пропустить.