По мере развития бизнеса становится сложнее согласовывать сроки закупок в продажах, отслеживать качество поставок и исполнение договоров. Цифровые решения для управления закупками помогают контролировать эти процессы, повышают прозрачность взаимодействий с поставщиками и делают закупки максимально управляемыми и предсказуемыми.
Решать такие задачи помогают современные SRM-системы. В 90-х эти решения использовались как надстройка к ERP, но с развитием информатизации их функциональность расширилась. Компании пришли к выводу, что обычной автоматизации процессов закупки внутри компании недостаточно и взаимоотношения с внешними контрагентами также нужно автоматизировать. Особенно актуально это стало в 2000-х, когда выросла конкуренция за надежных партнеров, а глобальные цепочки поставок усложнились. Рассмотрим эти решения подробнее.
SRM-система — что это и в чем ее назначение
Аббревиатура SRM расшифровывается как Supplier Relationship Management и означает процесс управления взаимоотношениями с поставщиками с помощью специализированных информационных систем. Если говорить простыми словами, основная цель внедрения SRM — создание устойчивой и прозрачной цепочки поставок, которую легко контролировать и прогнозировать. Это особенно важно для организаций с большим количеством контрагентов и сложной структурой бизнеса: малейшая ошибка в закупочных процессах может привести к остановке производства и финансовым потерям. Грамотное внедрение SRM снижает эти риски и делает процессы управляемыми.
Принципы работы SRM
Цифровые системы управления взаимоотношениями с поставщиками выполняют следующие функции:
формируют единые базы данных и исключают разрозненность информации;
предотвращают сбои в цепочке поставок, снижая риски;
обеспечивают прозрачность отбора поставщиков благодаря объективным данным и автоматизированным расчетам;
предоставляют систему оценки для повышения качества сотрудничества;
ускоряют и упрощают закупочный процесс, минимизируя ошибки;
поддерживают стратегическое планирование деятельности компании.
Главное отличие SRM от других решений автоматизации бизнес-процессов — фокус на выстраивание взаимосвязей с внешними контрагентами. Эти решения незаменимы для компаний, работающих в сфере B2B. Типовые системы управления закупочными процессами направлены на покупку товаров и услуг, в отличие от SRM-решений. Последние включают в себя базовую функциональность и дополнительные инструменты выстраивания стратегических партнерских отношений. Сравним подробнее эти решения.
Типовая система управления закупками:
ведет учет расходов в связке с учетной системой или ERP;
согласует заявки и контролирует бюджеты;
формирует заказы и отслеживает их выполнение;
проводит тендеры и выбирает поставщиков по ценовому параметру.
SRM-решения расширяют эти возможности:
оценивают и анализируют поставщиков по срокам, стоимости и качеству товаров и услуг;
проводят мониторинг выполнения SLA и KPI;
обеспечивают автоматизацию коммуникаций и обмена документами;
управляют рисками и прогнозированием;
формируют стратегические планы взаимодействия с поставщиками.
Если подходить к процессу автоматизации управления закупками формально, эти системы могут функционировать независимо друг от друга. В таком случае их возможности будут заметно ограничены. Закупочная система без SRM подойдет малому бизнесу с небольшим количеством контрагентов. Но по мере развития компании и усложнения структуры бизнеса возникает необходимость не только контролировать заявки, но и управлять отношениями с поставщиками, оперативно реагируя на изменения рынка.
Каким предприятиям необходимы SRM
Внедрение SRM-систем актуально для среднего и крупного бизнеса, а также государственных организаций, в которых:
закупки уже централизованы, но процессы пока не автоматизированы;
существующие ERP не закрывают поставленные задачи.
Когда необходимо начинать внедрять автоматизацию бизнес-процессов:
Ежедневно обрабатываются десятки и сотни заявок. В крупной компании каждый отдел занимается оформлением заявок на оборудование, товары и другие услуги, что повышает риск дублирования или потери важной информации, а также увеличивается время согласования.
Поддерживается постоянная коммуникация с поставщиками. Закупки в сфере услуг, логистике, строительстве и других направлениях требуют контроля качества, цен и соблюдения договоров. Система помогает отслеживать историю заказов и оценивать надежность партнеров.
Используются складские помещения. Необходимо контролировать остатки товаров и своевременно пополнять продукцию. Без эффективных инструментов автоматизации процесса закупок и контроля может возникнуть избыток или дефицит товаров.
Планируются бюджеты. При оформлении заявок из разных отделов легко выйти за пределы бюджета. Автоматизация позволяет отслеживать расходы бюджетных средств и регулировать траты в соответствии с планами компании.
Также цифровизация закупок позволит ускорить работу предприятия. Автоматизация снижает время, которое сотрудники тратят на проверку заявок. Бухгалтерия получает всю необходимую информацию в системе и не собирает данные из разных источников вручную.
Что дает SRM компании
Наиболее эффективными являются системы автоматизации полного закупочного цикла и управления взаимоотношениями с поставщиками. В частности, к таким цифровым продуктам относится решение на базе нашей low-code платформы BPMSoft от российского разработчика НОРБИТ. Отличительная черта платформы — наличие модулей, каждый из которых решает свои задачи:
ML — SRM с поддержкой ИИ обеспечивает автоматизацию обработки неструктурированных данных, полученных от поставщиков, в том числе коммерческие предложения, спецификации и прайс‑листы. Система самостоятельно классифицирует позиции, сопоставляет категорийные и другие параметры и обеспечивает готовность данных для анализа и сравнения.
Стратегические закупки — модуль обеспечивает управление процессом на всех этапах, начиная с RFI и заканчивая подписанием контракта с победителем тендера.
Управление поставщиками — позволяет сформировать единую базу поставщиков, управлять взаимодействием с контрагентами на протяжении всего цикла: от регистрации и квалификации до оценки и завершения взаимодействий.
Операционные закупки — помогает формировать заказы в соответствии с договором или по каталогу поставщика, контролировать исполнение заказов, сроков поставок, графиков платежей.
Управление договорами — формирует реестры для хранения существующих и заведения новых договоров. Помогает настроить гибкую матрицу согласования документации по заключенным соглашениям.
Шаблоны документов — модуль работает на основе шаблонов печатных форм, опросных листов, маршрутов согласования и критериев оценки предложений.
Малоценные закупки — организует упрощенные закупочные мероприятия с помощью каталогов. Позволяет выполнить единую каталогизацию товаров и услуг по действующим соглашениям с поставщиками.
Операционная и стратегическая аналитика — предоставляет возможность настраивать уникальные срезы при помощи разнообразных фильтров и получать оперативную, тактическую и стратегическую отчетность.
Внедряя модульную платформу BPMSoft, предприятие получает:
Централизованное управление закупками. Объединение автоматизированных процессов в общую систему обеспечивает публичный доступ и прозрачность всех стадий. В результате улучшается координация между отделами организации.
Оптимизацию затрат. Появляется автоматическая возможность ведения учета расходов. Издержки на закупки снижаются, бюджетное планирование становится точнее, а рентабельность растет.
Управление рисками. Системный контроль качества, сроков поставок и соответствия требованиям помогает снизить риски и сократить потери от задержек и брака.
Эффективность работы с поставщиками. Автоматизация обеспечивает цифровизацию коммуникаций, централизованное управление взаимоотношениями с поставщиками, улучшает координацию между отделами предприятия. Все это упрощает взаимодействие сторон, повышает согласованность действий, улучшает планирование и контроль.
Следует отметить, что BPMSoft подойдет компаниям среднего и крупного бизнеса. Решение входит в реестр российского ПО и соответствует нормированию, в том числе требованиям по части импортозамещения.
На что обратить внимание при выборе SRM
Перед тем как купить SRM-систему, нужно ее протестировать в деморежиме и оценить по ключевым параметрам:
возможность интеграции с бухгалтерией, финансовыми, складскими и другими программами;
гибкая адаптации к росту компании, возможность добавления новых полей и настроек маршрутов согласования;
простота в использовании платформы, понятность интерфейса;
настройка ролевой модели: доступ к текущим статусам, срокам, суммам и другим данным в соответствии с ролями сотрудников;
безопасность данных и возможность резервного копирования;
наличие полноценной техподдержки и сопроводительной документации.
Как внедрить SRM и оценить результат
Масштабные ИТ-изменения на предприятии по сути — трансформация процесса, в котором участвуют разные уровни и подразделения компании. Поэтому внедрение должно проходить с учетом всех деталей. Ключевые этапы:
анализ текущих процессов, выяснение узких мест и формулировка целей;
определение задач и потребностей автоматизации;
выбор конкретной платформы и подрядчиков;
интеграция с существующими в компании программными решениями;
обучение сотрудников работе с системой;
запуск и сопровождение: после тестирования запускается основная версия системы и оптимизируется ее работа.
Результативность внедрения автоматизации оценивают по изменению скорости цикла закупок, снижению количества ручных операций, уменьшению процента возврата и ошибок, ускорению процессов согласования и документооборота. Эти показатели позволяют объективно оценить эффективность проекта.