Привет! Я продолжаю рассказывать про буквы в блоге Михаила, владельца Текстброкера.
Итак, острая необходимость в благодарственных письмах бывает после того, как что-то кончается. Например, встреча или мероприятие. Или контракт. В общем, вам нужно сказать спасибо за этот эпизод (чтобы не выглядеть уродом) и ещё, желательно, получить пару бонусных очков.
Вот бонусными очками и займёмся.
Структура благодарственного письма
Обычная структура такая:
- Спасибо тебе, добрый фей, было круто.
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Ну, это обычно выражается в «Компания благодарит за отличное исполнение...» и прочую чушь. Это работает, это часть старого делового этикета, и часто этого достаточно. Но можно сделать куда лучше, прямо на голову.
Для этого нужно понять, зачем вообще пишется благодарственное письмо. Как правило, задач несколько:
- Действовать по этикету.
- Дать понять, что всё было хорошо.
- Обменяться ачивками.
- Запомниться человеку «на той стороне».
- Сказать «спасибо» публично.
- Лишний раз напомнить про себя штукой на стене кабинета.
Поэтому предлагаю делать чуть иначе.
Другая структура, хитрее
- Сначала благодарите за то, что было. И показываете конкретику. Только если в старом письме вы использовали официальные формулировки и благодарили в целом, тут нужно отметить общую организацию процесса и дать один-два примера с конкретными деталями. Например, последний раз, когда мы организовывали крупную фотосъёмку, такой деталью стала идеальная координация моделей – никто не продолбался, и все были вовремя. Такие детали очень важны как для «благодарок», так и для отзывов. Кстати, по сути, благодарственное письмо и отзыв, к примеру, на Яндекс.Маркет, строятся по одной и той же схеме. Но об этом позже.
- Потом говорите о том, как прошло у вас. Если вы делали мероприятие на площадке того, кого вы благодарите, то рассказываете коротко о том, что у вас всё было отлично. Это обратная связь, показывающая, что вы довольны. Неожиданно, она важна.
- Конструктивно критикуете. Это самая тонкая и самая важная часть, которую обычно пропускают. Во-первых, очень важно не удариться в неконструктивную обидную критику – всё-таки задача у письма немного не та. Во-вторых, эта часть нужна, чтобы показать, что вам не всё равно, что и как в целом, и вы хотите улучшать и помогать. Наша проверенная годами формула такая: «Всё было отлично, но вот следующий раз давайте сделаем вот так и вот так» (например, добавим стульев, потому что людей оказалось больше, чем планировалось). В этот момент вы получите сразу две вещи: человек запомнит, что следующий раз вы сделаете ещё круче (и позовёт вас опять), и вообще задумается о следующем разе. И мысленно поместит вас туда.
- Благодарите лично. Это тоже многие забывают. Нужно поблагодарить человека за то, что он сделал лично на месте, отметив какой-то успех вроде: «Когда отключили питание, Ирина смогла восстановить всё за 6 минут – так оперативно не реагировали ни на одной площадке». Кстати, если вы отправляете письмо на бланке физически, не поленитесь и отправьте два – одно на компанию, второе на человека. Вашему контакту будет просто приятно. Ну и я видел даже, как такие штуки прикладывали к резюме.
Ну и потом остаток — надеемся на сотрудничество и прочее.
Смотрите, что вы сделали:
- Отработали по этикету
- Сделали ещё один комплимент вашему контакту
- Показали конкретику, то есть показали, что это не отписка
- Дали полезную обратную связь
- Показали, что можно сделать лучше
- Заложили своё следующее партнёрство в мыслях контакта
Всё. Вы великолепны.