Привет, я Юлия, коммерческий директор производственной компании «ЗЭТА». Обычно мы согласовывали работы так:

• Менеджер продаж звонит продакт‑менеджеру.

• Тот звонит на производство.

• Директор по производству выстраивает цепочку, отвечает.

• Продакт‑менеджер перезванивает менеджеру.

Процесс мог затянуться на три дня.

Сейчас на согласования уходит час — всё благодаря системе управления проектами, которой мы заменили Trello и Slack. Расскажу, как внедрили её и к каким результатам пришли. 

Юлия Райчук

Коммерческий директор АО «ЗЭТА»

О компании 

Мы — производственная компания «ЗЭТА», работаем на рынке с 1999 года.
Основное направление — оборудование для прокладки и соединения кабеля.

У нас два бренда:

1. «Гофроматик»: это системы прокладки кабеля — металлорукав, кабельные вводы, фитинги и распределительные коробки. Производство находится в Новосибирске.

2. НПП ЭРГ: кабельные муфты до 35 кВ. Их выпускают в Санкт‑Петербурге, продукция аттестована по стандартам «Россетей».

У компании два крупных склада — в Москве и Новосибирске. В команде работает от 200 до 250 человек в зависимости от сезона.

В YouGile работает офисная команда: топ‑менеджеры, руководители и линейные специалисты. Производство в систему не подключено — задачи для него ставятся через другие инструменты.

Как мы пришли к YouGile

Мы стараемся следить за новыми технологиями и по возможности применять их в работе. Поэтому системы управления задачами в компании используем уже давно.

Наш путь начался с Redmine — её использовали программисты, но для обычных сотрудников интерфейс оказался перегруженным. Потом попробовали Битрикс24, но собственнику компании не понравились жёсткая структура и интерфейс.

Когда команда выросла с 50 до 300 человек, мы остановились на связке Trello и Slack. Визуальные доски, канбан, перетаскивание карточек — всё интуитивно понятно. Работали так больше года, но накопились вопросы к:

• цене: с ростом команды стоимость лицензий стала огромной:

• оплате: в 2022 году начались сложности с оплатой зарубежных сервисов, вдобавок вырос курс доллара.

Стали искать российские продукты, визуально похожие на Trello — чтобы команда не тратила время на переобучение. Так нашли YouGile.

Почему выбрали коробочную версию

Нам принципиально важно защищать данные, как и другим производственным предприятиям. Облако легко взломать, а вот коробка стоит на своём сервере. Значит, работать с ней спокойнее.

Систему ставил наш сисадмин на аутсорсе. После этого я сама настроила права доступа и создала первые доски. На всё ушла неделя‑полторы. Справились своими силами.

На старте купили 40–50 лицензий. Сейчас в системе работает около 150 человек — офисный персонал: топ‑менеджеры, руководители, линейные специалисты. 

Как сотрудники приняли систему

Сотрудники у нас ничего не саботируют — они привыкли, что мы регулярно внедряем новые инструменты. Так что всё прошло спокойно, тем более, что YouGile простой в освоении.

Активнее пользоваться системой сотрудники начали в 2020 году, когда компания перешла на гибридный график. Тогда многие сами установили приложение на телефон, чтобы не выпадать из рабочих процессов. С тех пор мобильная версия стала для нас обычной частью работы.

Сейчас у людей в командировках приложение обязательно стоит на смартфоне. По вечерам и в выходные можно отключить уведомления — к этому относятся спокойно. Но в течение рабочего дня все обязаны быть на связи.

Как мы работаем в YouGile

Мы не пытались перенести в систему всё подряд. Основные производственные и торговые процессы у нас уже отлажены в 1С: ERP — там учтены производственные задания, аналитика.

Работаем по Agile — двигаемся короткими итерациями. YouGile используем для того, что сложно или сложно автоматизировать в 1С: проектных задач, маркетинга, управления продажами, разработки новой продукции, операционной координации.

Вот как мы организовали процессы в YouGile. 

Задачи без бюрократии

Мы не требуем заполнять все поля: описание, приоритет, теги. Чаще всего сотрудники формулируют задачу прямо в чате, затем превращают её в полноценное поручение, это можно сделать за пару кликов. 

Подзадачи используем редко — только для больших проектов, которые нужно декомпозировать. Для повседневных задач это лишнее.

Чаты вместо звонков

Первым делом мы создали групповые чаты для процессов, которые раньше согласовывались долго и мучительно.

Сейчас менеджер пишет в чат: «Нужен срок на такую‑то продукцию». Директор по производству, логист, закупщик — все заинтересованные видят сообщение сразу и отвечают в том же окне. Срок согласован за час.

Такие чаты у нас созданы под разные задачи: согласование скидок, оперативные вопросы по поставкам, координация между отделами. Это полностью заменило нам WhatsApp, Skype и Slack — по работе переписываемся только в YouGile.

CRM, которую сотрудники сразу оценили

В прошлом году в YouGile появилась CRM. Узнала о ней случайно — я просто создавала проект и увидела функционал для продаж. 

Показала его руководителям продаж. И это был первый раз, когда коллеги из смежного отдела сами пришли с инициативой: «Прикольно, всё настроили, уже 200 клиентов занесли!»

Ранее мы купили модуль CRM в 1С, но отдел продаж его не оценил: слишком сложный, отчёты тяжёлые, нужно понимать логику блоков. Руководители пользовались им из‑под палки. Я постоянно контролировала: «Заведите клиента», «Переведите его с этапа на этап».

А здесь всё интуитивно понятно. Люди сами начали вести воронку, потому что интерфейс удобный.

Пока CRM в YouGile работает отдельно от 1С — история переписки не синхронизируется. Но мы ждём интеграцию. Если это случится — будет идеально.

Что изменилось после перехода на YouGile

Мы не вели строгий учёт метрик, но эффекты очевидны.

Мы экономим деньги. YouGile дал ту же функциональность, что и Trello. Но дешевле и с контролем данных на своих серверах. Точных цифр не считали — это было давно, но нагрузка на бюджет снизилась.

Процессы стали прозрачными. Ключевые задачи передаём только через YouGile. Это помогает отследить историю по поручениям в одном месте. 

Команда привыкла к инструменту так сильно, что без него начинается лёгкая паника. За четыре года работы YouGile у нас отключался раза три — вовремя не продлевали лицензионный ключ. Каждый раз одинаковая реакция: «А как теперь работать?»

Этот момент для нас — лучший показатель: система перестала быть «ещё одним инструментом» и стала критической инфраструктурой.

Адаптация новичков ускорилась. Мы подключаем новых сотрудников к системам по единому регламенту. Но всегда есть место человеческому фактору: например, сисадмин может забыть добавить человека в проект.

Раньше это решалось звонками типа «Включи Васю в чат», это отвлекало. Сейчас руководители пишут в чате: «Юль, добавь новенького, пожалуйста, в проект, а то мы забыли».

Это мелочь, но она показывает: система интегрировалась в онбординг. 

Чего не хватает: честно о недостатках

За четыре года использования накопились пожелания — делимся ими, потому что команда YouGile реагирует на обратную связь.

Но всё это — мелочи. В остальном сервис закрывает практически все наши потребности. 

Чек‑лист от «ЗЭТА»: как компании найти и внедрить систему управления проектами

Назначьте идеолога проекта

Перед тем как искать систему, я полностью прописала блоки, которые она должна закрывать. Какой функционал нужен, какие процессы автоматизировать, какие права доступа требуются.

Без такого человека выбор превращается в хаос: каждый видит в системе то, что хочет видеть он, а не то, что нужно бизнесу.

Сравните несколько решений

Не берите первую попавшуюся систему. Мы проводили SWOT‑анализ: сравнивали функционал, цену (не только сейчас, но и на перспективу роста), удобство интерфейса.

Финансовую сторону считайте с запасом: если компания растёт, стоимость лицензий будет расти тоже.

Продумайте оргструктуру и права доступа

Не используйте стандартные три роли (сотрудник, управляющий, наблюдатель), если они не подходят под вашу иерархию.

Мы настроили уровни под свою структуру: топ‑менеджеры, руководители отделов, линейные специалисты. Производству не нужно видеть клиентскую базу — и это правильно.

Обучите сотрудников

Ваших обучающих роликов недостаточно. Люди не смотрят их, потому что не понимают, зачем им это нужно.

Проводите живое обучение: показывайте не «как нажать кнопку», а «как это поможет в работе». Мы упустили момент с отчётами — просто потому что нам их не презентовали.

Проконтролируйте использование

Напишите правила постановки задач: как формулировать, как ставить дедлайны, как назначать исполнителей.

Без контроля беспорядок неизбежен: кто‑то ставит задачу без исполнителя, кто‑то пишет дедлайн «вчера», кто‑то создаёт доску и забывает про неё.

Мы это допустили — и теперь догоняем: фиксируем правила, знакомим с ними новых сотрудников, напоминаем старым.

Для команд до 1000 человек запуск системы YouGile занимает один день.