Один: «Ты записал, что я тебе сказал?». Второй: «Я запомнил!». Через час бездонная пропасть в памяти и звенящая тишина в голове.
«Я запомнил. Всё тут, в голове. Да, понятно. Хорошо. Ясно. Сделаю.»
Помню себя таким. Это была попытка доказать себе и другим, что у меня отличная память и я схватываю суть проблем на лету. Неудачная попытка. И не единственная. Детали обсуждения стирались через день, а на очередной сдаче куска кода опять и опять возникало:
— Тут не так! Ну мы же это обсуждали! А ну-ка, покажи свой список задач… Тут только шесть пунктов из семи и в двух не то, что мы обсуждали. Ты не мог подойти и уточнить ещё раз? Почему ты застрял на этой задаче, ведь мы её оставили «на десерт»?
Фиаско, раз за разом. «Рукалицо», если по-современному .
Человеческий мозг не может удержать в памяти слишком много деталей. Какая там метрика на этот счёт? Кажется, 6 утверждений мы можем запомнить, затем очередной седьмой пункт вытесняет первый. Как стек в программных алгоритмах. Если обсуждение вопроса длится больше некоторого лимита времени (у каждого человека свой), предыдущие минуты обсуждения улетают безвозвратно в бездонную пропасть, а позже не удаётся вспомнить, только звенящая тишина в голове. И паника.
Почему я не фиксировал задачи на бумаге? Почему не пытался восстановить детали, если они начинали забываться? Почему я не задавал дополнительных вопросов, если задача оказывалась сложнее, чем предполагалось? Почему у меня сбился список приоритетов?
Нельзя доверять памяти
Мне встретилась такая фраза: «Если один из двух пришёл на переговоры без блокнота и ручки — он проиграл». Речь шла об обсуждениях коммерческих проектов и сделок. Если не зафиксировать, то детали допишутся задним числом, приврутся или «потеряются». Но в целом такое верно для любой профессиональной области.
Ты говоришь, что у тебя отличная память или обсуждение касалось всего одного пункта? Но завтра у тебя начинается отпуск. Сможешь всё вспомнить после? А сможешь передать коллеге? А он запомнит?
Исправляем ситуацию
При постановке и уточнении задач по разработке программ много пунктов и в каждом много деталей, которые в большинстве случаев передаются на словах, а в письменном или электронном виде отсутствуют. Некоторые постановщики задач не умеют писать задания ровно настолько, насколько ты не умеешь их конспектировать для себя. В общем-то я не хочу выяснять, почему их не фиксирует постановщик задачи. Я хочу, чтобы твоя работа от этого не пострадала. Итак, записывай всё!
Специально настроенное рабочее место для интернет-конференции с использованием рукописных диаграмм. На столе — результаты обсуждения внедрения git-flow в команде разработчиков проекта Icons8.
Бумага
Прежде всего бумага и ручка. Как только возникает вопрос или задача в процессе обсуждения — записывай. Даже если прилагается страница технического задания, конспектируй всё, что говорят вслух. Потому что детали можно показать только на примере. Потому что это самое важное. Потому что забыли вписать в задание, но оно тоже важное. Ну вот такова природа человека. Пиши всё, а приоритеты расставишь позже.
Важность ручки и бумаги всё ещё остаётся слишком высокой. Записи вручную могут потеряться или испортиться, но никогда нельзя забывать про них. Краткий протокол или конспект встречи нужно вести всегда. Все дополнительные инструменты — это только резервный вариант. Значительно более точный и удобный, но резервный.
В комментариях к разным статьям habrahabr.ru периодически обсуждают, нужно ли веб-разработчикам высшее образование в области ИТ? Отвечу: да, потому что тут закрепляется навык конспектирования, быстрого письма. Я только про конспектирование и ни слова за или против о содержании курсов.
Электронный дневник и электронная записная книжка
Речь идёт как о специальных устройствах — записных книжках, так и о приложениях для планшетов и смартфонов. Пользоваться ими во время переговоров можно, при определённой тренировке даже удобно. Иногда приходится приостанавливать собеседников, чтобы они дали время на занесение информации. Люди говорят значительно быстрее, чем пишут. Явно ведь не успеешь записывать всё, верно? Либо тебя будут ждать, либо ты учишься стенографии, либо тебе нужен помощник. Но зато список можно пересортировать по приоритету, вставить новый пункт или вписать детали.
Недостаток электронного устройства для набора текста — заняты руки и глаза. Не получится нарисовать или написать на доске, не получится посмотреть и обсудить. Вообще не очень удобно задавать вопросы, пока набираешь текст. Для этого надо думать и говорить, а думать, говорить и быстро набирать — это практически невозможно. Когда у тебя возник вопрос для уточнения, ты должен закончить набирать фразу. Пока ты пишешь решения по одному вопросу, они уже перешли к следующему.
Диктофон
Отличный помощник. Запишет всё. Ты можешь не отвлекаться на процесс письма, а участвовать в дискуссии. Есть специальные утилиты, которые позже устную речь попробуют перевести в текст.
Ты можешь задавать вопросы, получать ответы, рисовать на доске, рассматривать чужие иллюстрации.
Ты думаешь, что будешь выглядеть глупо со своим цифровым помощником? Нет, наоборот. Несмотря на первоначальный скепсис и недоверие («вдруг сболтну чего лишнего»), через некоторое время участники наоборот будут спрашивать — «Записалось? Надо повторить?», в глазах появился уважение. При регулярном использовании диктофонов участники начнут специально говорить более чётко и будут специально вслух обозначать, какую диаграмму, скриншот, страницу они обсуждают. Даже номер параграфа укажут.
Я бывал на переговорах, где посреди стола стояли сразу несколько диктофонов. Если у кого-то вдруг батарейка села или карта памяти закончилась, у соседа можно взять запись. Я был на конференции, где использовалась специальная станция для подключения к групповой Skype конференции с функцией аудио-записи.
Совет: Проверяй батарею, карту памяти и функционирование устройства до начала переговоров.
Особо на них всё равно не надейся, держи при себе бумагу и ручку.
А вот сегодня забыли включить запись скринкаста во время митинга Icons8, где мы проводили демо за две недели. Пришлось восстанавливать по памяти. Никто не обиделся.
Фотоаппарат или видео-камера
Если изначально предполагалось, что будет много обсуждений по слайдам, много скриншотов, много рисунков от руки — делай фото- или видео-запись. Видео-съёмка с штатива — несколько громоздкое решение, однако это позволит совместить голос и иллюстрации, то есть тест и изображения.
При необходимости делай запись двумя камерами, например экран и зал, ведущего и слушателей.
Скринкаст
Если переговоры через Интернет (Скайп, Zoom, Join.Me, TeamViewer), то можно использовать программу для записи всего экрана в формате видео, а не только звука. Это позволяет позже увидеть то, что обсуждали.
Когда я недавно обнаружил значок включенного скринкаста у моего собеседника при обсуждении технических деталей реализации его проекта во время Скайп-конференции — я мысленно прибавил ему 100 баллов навыков ведения переговоров. Сам я в этот момент забыл включить свой скринкастер и детали могли потеряться.
И я уже говорил, особо на скринкаст не надейся, держи при себе бумагу и ручку. У меня были такие случаи: скринкастер писал изображение не с того монитора, не писал звук моего микрофона или голос собеседника. Мне помогали только мои заметки.
Заключение или резюме
По окончании обсуждения нужно дать всем участникам результаты обсуждения: какие вопросы были на повестке, какие проблемы обсуждены, какие решения были приняты. По возможности резюме надо выдать прямо после обсуждения, но можно и чуть позже в тот же день.
Не стесняйся признаться, если ты не в состоянии составить резюме переговоров. Они бывают очень длинные, прям по два-три часа, рассуждения уходят в сторону, попутно вспоминается множество третьестепенных вопросов, каждый мог высказать варианты решения и неясно, какой именно вариант решения был принят. Сообщи всем участникам, что у тебя трудности с составлением резюме. Перечисли те пункты, которые с твой точки зрения понятны. Попроси напомнить, что ты пропустил.
Приоритеты
Во время обсуждения задач могут всплыть тонны деталей. Некоторые из них вспомнили, чтобы в очередной раз не забыть. А может и зря вспомнили. Люди при обсуждении могут переходить не от главного ко второстепенному, а от одной проблемы к другой, постепенно углубляясь в каждой из них от того, что понять легко к тому, что требует детального описания. Часть вопросов и задач были «на будущее», «про запас», «на десерт».
Приоритеты — это второй этап, уже после того, как все проблемы и наброски решений уже перечислены. Тут очень кстати окажется резюме переговоров или список задач. Отсортируй их в том приоритете, который согласовали на переговорах. В таком порядке и делай.
Уточнение деталей после встречи
Список задач не высечен из камня. Всегда можно повторить обсуждение, дописать новые детали и уточнить приоритеты.
— Я не могу вспомнить, что нужно было сделать по вопросу N
— У меня фотография схемы с доски нечёткая, давайте ещё раз нарисую, а вы проверите?
— Я что-то уже не помню (не успел включить диктофон, опоздал), с чего мы начали. Не могли бы вы повторить первые две задачи?
— Я в конце устал и потерял нить разговора (выходил по делам, отвечал на телефон, разрядилась батарея диктофона). Не могли бы вы повторить последние две задачи?
Вот все эти вопросы — они не смертельны!.. Более того, за такие вопросы я бы дал медаль «За смелость» или даже «За ответственность».
Нужно восстановить протокол обсуждения и резюме. Может быть придётся ещё раз собрать участников, а если не получается собраться — обсудить с каждым индивидуально. Решить проблему потерянных задач надо не позже чем сегодня-завтра, иначе детали забудутся.
Возможно, будет некоторый уровень раздражения со стороны коллег. Негатив можно сгладить, но это другие навыки. Главное для тебя — чтобы производственные задачи были решены. И в следующий раз всё-таки возьми ручку и бумагу, хорошо?
Мой личный опыт
Рабочий стол: диктофон, вторая камера, рукописные заметки в тетрадях и на листочках, много ручек и карандашей
Специально жду, пока мой собеседник найдёт ручку и бумагу, а потом прошу озвучить, что он написал. Новички ужасно смущаются и путаются, но я терпеливо отношусь к этому. Потому что сам был в их ситуации. Отговорки «Я запомню» на меня не действуют.
Была ситуация, что я понадеялся на диктофон, но запись получилась шумной. Это не повод для паники. Весь разговор восстановили по памяти, диктофон заменил на более качественный.
У меня есть внешний аккумулятор для экстренной подзарядки диктофона, две карты памяти (формат MicroSD, они крохотные, места много не занимают), также есть возможность включить диктофон на смартфоне (он не такой чувствительный, а также может выключиться во время входящего звонка — не очень надёжное решение) и запасной микрофон-петличка — в общем, можно обеспечить себе некоторый резерв технических средств, это не очень затратно.
Через каждые 15-20 минут останавливаю переговоры и проговариваю ещё раз резюме по текущему обсуждению — какие проблемы были обсуждены, какие вопросы возникли, какие решения были приняты. Это позволяет всем участникам, в том числе и мне, не отвлекаться от повестки.
Специально прошу одного из слушателей заниматься конспектированием обсуждения и составлением итогов с списком задач и слежу, чтобы он успевал всё внести и не потерять ни одной задачи.
Делаю фото со смартфона. Вот для чего мне пригодились встроенный в него много-мегапиксельный фотоаппарат, а не для фото моего кота и еды на инстаграмме. Мой любимый скринкастер — HyperCam, а скриншоты я делаю через Monosnap и Gyazo
Во время переговоров я пользуюсь Google Docs и Evernote, потому что они позволяют совместно редактировать документ — если я что-то забыл, то другой участник допишет.
По окончании встречи вопросы и задачи вношу в Todoist и Trello. У этих сервисов удобные способы совместной работы, можно поделиться задачами с коллегами, чтобы решать совместно. Todoist также удобен в виде электронной записной книжки со смартфона и планшета, а ещё к задачам можно прикрепить фото с диска или камеры, аудиозаписи, документы Google и файлы из Dropbox.
- Люблю мои тетради на пружинах, просто обожаю, всегда несколько на столе, и чистые, и уже значительно исписанные. При большом количестве записей делаю пометки хайлайтерами, загибаю углы на важных страницах и пользуюсь маленькими липкими закладками.
Противоположная сторона
Выше описано как фиксировать детали обсуждений, с точки зрения исполнителя или слушателя. Давай попробуем посмотреть на процесс обсуждения с другой стороны — со стороны постановщика задач или докладчика. Что бы ты изменил в процессе обсуждения, если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили?
Комментарии (50)
AlexTest
11.09.2016 01:11+1Что бы ты изменил в процессе обсуждения, если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили?
Для обсуждения использовал бы только текстовый обмен сообщениями, с сохранением истории переписки (практически любой современный мессенджер это может).
copist
11.09.2016 06:42Соглашусь. Да, сохраняет, но мы столкнулись с некоторыми сложностями.
У нас удалённая команда, и если не все участники онлайн, то между некоторыми сообщениями бывает таймаут по часу. При таких паузах очень трудно восстанавливать контекст. День или два на обсуждение топика, для которого требовалось 30 минут.
Если «доклад» закончился и начались «вопросы из зала», то есть активная переписка, то кто-нибудь потеряет «тему» текущей беседы и может начать отвлекаться.
Или вдруг в том же чате начнётся второе обсуждение — такая каша получается.
Для себя в команде мы решили чаты (Slack) использовать для неформальных разговоров, для составления повесток встреч и резюме, для обмена кусками кода, ссылками, объявлений и прочих вещей, где напечатать проще, чем сказать.
Гораздо эффективнее решать вопросы во время конференции (онлайн или оффлайн). При этом участники более собраны, от темы можно постараться не отклоняться, долго разговор не затягивать, лишних участников не привлекать, всех присутствующих выслушать.
za90
11.09.2016 10:16Тут два решения может быть для восстановления контекста. Использование хэштегов это раз. Выделение темы обсуждения в одтельную «комнату» — два. Особенно хороша в этом телега. Если вдруг в общем чате начинается некая тема, то быстренько создается еще один чат, в который приглашаются заинтересованные стороны и форвардятся сообщения с началом обсуждения.
9thlevel
11.09.2016 16:47+2Пробовали вести переписку по разработке. Очень быстро поняли, что лучше голосовой коммуникации для решения стратегических вопросов нет ничего. Во время голосового общения как-то лучше улавливается то, о чем говорит собеседник.
Автор поднял отличную тему. Замечаю сам по новичкам, что надеются на память. Вспоминаю себя таким же, но после пары проколов стал фиксировать.
AlexTest
11.09.2016 16:39В вопросе четко спрашивается об ЕДИНСТВЕННОМ ВАШЕМ собеседнике:
если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили
Если хотите узнать мнение читателей этой статьи о конференции, в которой СОБЕСЕДНИКИ ЗАБУДУТ всё, о чём ОНИ говорили, то так и формулируйте вопрос!
Вы же хотите добиться однозначного взаимопонимания с вашими собеседниками, но при этом сами пишите одно, а судя по вашему ответному комментарию — подразумеваете совсем другое.
В таком случае вам ничего не поможет ни текстовый обмен, ни диктофоны, ни прочие ухищрения!
Я вам советую сначала научиться формулировать ваши высказывания, вопросы и т.п. так, чтобы ваши собеседники интерпретировали их также как и вы (ну или максимально близко к вашему пониманию).copist
11.09.2016 20:34Да, ты прав, я ответил во множественном числе. Неосознанно. В этот момент я мысленно представлял себе одного новенького в команде, которого «грузили» несколько сотрудников. Каждый их них сказал чуть-чуть, а вместе получилось «переполнение буфера памяти» и новенький забыл половину. Мне кажется это актуально и для общения один-на-один.
AlexTest
12.09.2016 00:38Неосознанно.
Да тут вашим собеседникам чтобы понять вас, кроме текста, голоса и видео надо еще и энцефалограмму вашего мозга записывать :)
… я мысленно представлял себе…
Мне кажется ...
А если без шуток и по теме, то не стоит вам употреблять такие слова, если вы действительно хотите однозначного понимания. Когда научитесь всегда четко излагать свои мысли и задавать вопросы/отвечать только по существу — большая часть ваших проблем эффективной коммуникации исчезнет сама собой, особенно если вы будете это делать культурно и вежливо.
vladoos
11.09.2016 01:24+6Один знакомый директор приучил меня к хорошей практике — писать письмо по итогам совещаний. В письме еще раз дублировались все пункты и уточнялось их понимание. Своего рода неформальный протокол. Иногда в переписке что-то уточнялось или дополнялось. Письмо обязательно должно было быть написано в течении суток пока вся информация еще свежая, но уже успела немного осесть и перевариться. Раньше мне это казалось избыточным, но теперь я сам так делаю и понимаю насколько это эффективно. Это устраняет задержки связанные с неверным пониманием или интерпретацией информации.
Ну а диктофон и запись телефонных разговоров меня много раз спасало в разных жизненных ситуациях, и было полезным не только для работы. Если вы понимаете о чем я. ;)
vorotila
11.09.2016 17:47Мне нравится идея резюме. Другой вопрос, насколько имейл — лучшее место для хранения инфы.
Где-то встречал эволюционную цепочку организации дел:
- Я ничего не забываю, все в голове
- Файлики-имейлы-поститы
- Лайтовая тудушка вроде встроенной в айфон
- Хардкорная тудушка вроде OmniFocus (персональный) и JIRA, Asana и Trello (групповые).
Не знаю, на какой ступене был директор и его компания, но судя по тому, что услышал — на второй.
urovitskiy
11.09.2016 20:08Меня аналогичной теме приучил мой руководитель. По сей день кричу ему спасибо.
Vjatcheslav3345
11.09.2016 01:37Вопрос памяти — это вопрос и психологии. Тот, кто не в состоянии ничего запомнить обычно не любит свою работу или устал от неё, но с другой стороны, такие люди обычно точно могут назвать то, к чему они неравнодушны.
Charg
11.09.2016 19:40Как будто гороскоп прочитал =\
На любое из этих утверждений можно ответить «с чего бы это вдруг?».Vjatcheslav3345
12.09.2016 09:11Есть, есть такая связь… а то что коммент был в "астрологическом" стиле — ну, так получилось, я не смотрел на него с такой точки зрения.:)
(https://en.wikipedia.org/wiki/Emotion_and_memory)
akhmetov_niyaz
11.09.2016 06:04+1Если каждый будет сидеть на совещании со своей камерой go pro, то точно ничто не будет упущено )
egorbachurin
11.09.2016 06:14+3А тема то очень актуальная кстати. Спасибо автор!
Но момент где и как вести не решена однозначно. Поделитесь, пожалуйста, своим опытом кто и как чем пользуется?
Со временем накапливается такой приличный объем информации, в котором невозможно что либо найти потому что она в сыром виде. Ни на видео, ни на аудиозаписи диктофона, даже на бумаге ни чего не найти. Кто как это решает? После совещаний перерабатывает материал в структурированный вид?copist
11.09.2016 06:54Я бы ответил, как бы я поступил в идеальном случае. На практике мы так поступаем редко, потому что лень.
Получается, что специально не ведём и не структурируем. Долго не храним. К задачам Trello/Jira аттачим или линкуем файлы, если надо. А когда задача выполнена и проверена, файлы больше не нужны.vorotila
11.09.2016 17:35+1Как не всегда? Вообще-то я записываю, вот буфер между голосовым общением и Trello/Jira:
Или ты про детали реализации, не про сам факт наличия фичи?copist
11.09.2016 18:25+1Со временем накапливается такой приличный объем информации, в котором невозможно что либо найти потому что она в сыром виде. Ни на видео, ни на аудиозаписи диктофона, даже на бумаге ни чего не найти. Кто как это решает? После совещаний перерабатывает материал в структурированный вид?
Мы скринкасты не храним, используем их только короткое время после митинга, чтобы восстановить потерянные фрагменты, потом удаляем. Поэтому у нас нет проблемы с систематизацией аудио/видео материалов.
Самые важные скринкасты хранятся в облаках (Dropbox, Google Drive), а «подшиваются» в Slack, в отчёты (Google Docs/Evernote) и в задачи (Todoist/Jira/Trello), но это на усмотрение того, кто пишет скринкаст. Бывает скринкаст используется только чтобы выдрать из него крохотный кусочек или скриншот, а целиком гигабайтный видео файл не нужен.
А вот с фото, с картинками, с макетами, с прототипами проще. Они либо аттачатся к задачам, либо линкуются через «облака» (Monosnap/Dropbox). Картинка в контексте задачи. Вот и систематизация.
chieftain_yu
15.09.2016 15:241) Переписка ведется с заранее определенным кодом проекта в теме. Тема выглядит так: "<Код проекта>:<суть письма>" (например: Проект1: недостаток исходных данных). Помогает легко фильтровать письма, посвященные заданному проекту и в целом структурировать работу с почтой.
2) Поступающая информация разделяется на категории задач, мусора и справочной.
Задачи ведутся в соответствующем инструменте (и туда прикрепляются необходимые для выполнения материалы, если они не требуют архивирования — в противном случае они дублируются в справочную), мусор игнорируется или удаляется, справочная информация структурируется так, чтобы при необходимости ее можно было легко достать. Это уже дело очень личное, кому что удобнее.
Лично я использую майндкарты, где структурируются взаимосвязи или происходит группировка (если она может быть сделана иерархичной) и выделенную папку для архива (туда складываются непосредственно материалы, разложенные по подпапкам). В майндкарте у узла есть линк на подпапку, где лежит соответствующий узлу материал.
При внесении я пишу для себя, получившего амнезию — не «о пр.арх.пр», а «Проект1. Совещание 15.09. Проблемы архитектуры проекта». Времени тратится при записи чуть больше, но потом не приходится вспоминать и гадать, что имел в виду автор.
В майндкарте мне проще такое засунуть в «Проекты» — «Проект1» — «Совещания» — «09» — «15» и назвать «Проблемы архитектуры проекта».
Но повторюсь — логика структурирования информации у каждого своя, и надо инструмент затачивать под свои шаблоны памяти, а не наоборот.
perfect_genius
11.09.2016 09:00+1Что бы ты изменил в процессе обсуждения, если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили?
Добавил бы больше картинок.
А вообще проблема тут в двух вещах — либо обсуждают что-то недостаточно интересное, раз забывается, либо недосып. Обычно оба варианта сразу.vorotila
11.09.2016 18:04Иными словами, либо это ненужно, либо причины физиологические: недосып, опьянение, деменция.
Алгоритм:
1. Исключить физиологические причины
2. Провести совещание
3. Все что забыли, должно быть забытоperfect_genius
11.09.2016 19:04+1Мой вариант:
-невыспанные отправляются домой.
-в обсуждении больше всего визуальной информации, чем текста и слов.
-после обсуждения потом всё, что было забыто любым работником собирается и передаётся визуализатором, ответственным за презентацию. Пусть выясняют причины.
rockin
11.09.2016 10:50Хотя бы надо делать акцент на том, чтобы записывать телефонные разговоры. Далеко не у каждого установлен соответствующий софт.
А это _очень_ удобно.DrPass
11.09.2016 12:57> А это _очень_ удобно.
Есть большой минус в том, что это _очень незаконно_ в большинстве стран, без получения предварительного согласия на запись от вашего собеседника.copist
11.09.2016 13:33Но я же про работу речь вёл )
То есть в одной компании. Ну или между заказчиком и исполнителем.
Лично мне было неудобно разговаривать с собеседником через WhatsUp, потому что я никак не мог включить запись. От этого много нервничал и переспрашивал по 2-3 раза. Поэтому иметь специальный софт или устройства для записи телефонных разговоров — это удобно.
vorotila
11.09.2016 17:49А записывать чтобы потом детали вспомнить или для безопасности? Чтобы не сказали что не говорили?
rockin
11.09.2016 19:58+1Лично я записываю с мобилы (через которую и происходит всё мое общение «по телефону») в первую очередь для того, чтобы не перезванивать, т.е. «детали вспомнить».
Но.
Несколько раз получалось самого себя обезопасить от угроз (даже так бывает, а боссу чел потом говорит, что ничего не было, а я — раз, и запись :) ) и просто от вранья (когда по телефону говорят одно, такие-то условия, такие-то сроки, а потом, типа, всё не так вы поняли)
Телефон с рутом, поэтому пишется с системы, а не с микрофона, записи чёткие и сочные.
salkat
11.09.2016 11:59+1Когда работал в МТС у нас была стандартная практика: после окончания совещания инициатор пишет meeting minutes, то есть email все участникам типа «общались А, Б и В, договорились что А делает Х к такому-то числу, затем Б делает У, а В делает З». Если не было опровержения в течение суток — значит все согласны
copist
11.09.2016 12:03Я тоже встречался с такой практикой, только «к такому-то числу» не ставили )
Или вот такой ещё, не очень бюрократический вариант: до встречи составляли повестку, а после встречи -план решения. То есть список вопросов, которые должны были обсудить, и сразу же список задач. Задачи из этого списка потом постепенно связывались с задачами из Jira.salkat
11.09.2016 14:30Тут уж как договорились, к числу или просто так. Хотя, как говорится, «план без сроков — просто мечта»
Я не считаю 1 email бюрократией. Скорее оповещение типа «я вас понял так, а вы именно это имели ввиду?»
vorotila
11.09.2016 17:52А что было, если А не сделал? Судя по всему, его пинал Б — но мне интересно, насколько это хорошо соблюдалось, давало ли конфликты, сколько задач было в параллели, и может быть вы посоветуете, для каких специализаций это лучше подходит, а для каких — похуже.
salkat
11.09.2016 19:14+1Что с ним делать — вопрос не этой методики. Она не для того, чтобы он всегда делал, она для того, чтобы он не сказал «неееет, мы не об этом договаривались!»
AlexZaharow
11.09.2016 16:40+2Хороший пост. От себя добавлю, что иногда обхожу некоторых участников предстоящего совещания за день-два и озвучиваю свои вопросы или предложения (по моей части), чтобы до совещания все переварили или задали вопросы в неформальной обстановке. Поэтому мои вопросы или предложения уже на совещании как правило проходят достаточно гладко и обычно собирают быстрое согласие участников.
AstorS1
11.09.2016 23:27+1Как правило, считается хорошим тоном при инициировании переговоров\совещания заблаговременно направлять участникам повестку встречи и ссылку на дополнительные материалы. Возможно, дать поручения изучить что-либо и рассказать участникам результаты, чтобы их обсудить и принять к сведению. Скан\ссылка на протокол предыдущей встречи на эту же тему будут уместны.
Ведение протокола обязательно. Я, как правило, указываю в потоколе: тему встречи, порядковый номер (если встреча по обсуждаемому вопросу не однократная), дата\время встречи, место встречи, продолжительность, состав участников. Если кто-либо подключается по видео или телефону также отмечаю особо (поскольку могут быть технические сбои, которые не распознают очные участники). В случае назначения очного совещания с представителями подрядчиков\исполнителей в большом составе, при входе регистрируют участников или в процессе совещания по столу пускают листок для самозаписи: компания, должность, ФИО.
Состав указывается в порядке уменьшения должностного уровня в компании. Первым всегда указывается персонал компании или подразделения, которое является Заказчиком. Затем компании (подразделения) участники встречи в алфавитном порядке.
Раздел «Обсудили», раздел «Решили» с указанием ответственных и сроками решения.
В протоколе обязательно используются многоуровневые нумерованные списки, чтобы можно было сослаться по номеру, а не «предпоследний абзац на третьем листе с обратной стороны».
Проект протокола рассылается секретарём (это функция одного из участников, если не привлекается специально обученный сотрудник) всем участникам встречи для рецензирования. После внесения изменений и\или уточнения пунктов протокол утверждается председателем совещания. Как правило, это участник встречи со стороны Заказчика, имеющий наибольшую должность. Допускаются совещания, проводимые по ВКС, когда на экране расшаривается проект протокола и в него в реальном времени вносят изменения и уточняют формулировки. Как правило, он сразу готовится на ресурсе, доступном всем участникам.
Как мне кажется, это весьма удобный подход, минимизирующий риски от остроты памяти человека и систематизирующий поручения и достигнутые договорённости.
dunmaksim
11.09.2016 18:11+2Описанный подход "записывай всё" хорошо рассмотрен в книге Фила Портера "Съесть или быть съеденным" (гуглите сами). Я лишь добавлю несколько плюсов записывания поручений и несколько маленьких хитринок, которыми пользуюсь сам.
- записывайте всё, что вам говорят, указывайте так же дату и время — пригодится, когда начнутся ссылки на то, что позже задача менялась или уточнялась, сможете сослаться на хронологию;
- если руководитель имеет привычку "забывать" и "уточнять" детали после постановки задачи, фиксируйте, кто помимо вас слышал то, что вам говорили;
- каждому руководителю или коллеге — свой цвет ручки, либо указывайте фамилию;
- носите свою записную книжку с собой всегда, записывайте все поручения, которые получаете;
- если уточняете задачу большого босса у своего непосредственного начальника, записывайте, что именно он говорит — потом сможете прикрыться перед большим боссом;
- не делайте перед коллегами секрета из того, что ведёте записи — играя в открытую, вы заставите их хорошо обдумывать то, что они говорят;
- никому не давайте свою записную книжку (всегда Ваш, капитан Очевидность);
- можно ставить рядом с поручениями кружки. Когда задача будет выполнена, поставьте галочку. Если отменена — косую черту. Провалена — крест (можете дорисовать глаза, зубы и кости снизу). Интересная статистика получается.
AstorS1
11.09.2016 23:37+5В тему записных книжек — завёл себе блокнот с самокопирующейся бумагой: пишу на одной странице, а на второй отображается копия. Первый лист отдаю собеседнику, второй остается в блокноте для контроля. Чтобы не получилось, что визави интерпретировал сроки\задачи по-своему. Листы пронумерованы 1, 1', 2, 2'… поскольку технология самокопирки такова, что не пишет если ошибиться с листом первого экземпляра.
AlexZaharow
12.09.2016 06:40А что за блокнот? Я вот об этом думал, но такого не нашёл. Если только таскать с собой такую бумагу (но это не практично).
AstorS1
12.09.2016 13:10Блокнот заказывал в ближайшей рекламно-полиграфической фирме. Самокопирующуюся бумагу формата А4 разрезали и сшили спиралью.
Сканы
AlexZaharow
13.09.2016 09:19А я-то не догадался, что его заказать можно. Всё в канцелярских магазинах спрашивал, но там такого нет.
Вот такое устройство было бы отличным подспорьем:
poxu
12.09.2016 13:55+1В комментариях к разным статьям habrahabr.ru периодически обсуждают, нужно ли веб-разработчикам высшее образование в области ИТ? Отвечу: да, потому что тут закрепляется навык конспектирования, быстрого письма.
А если это высшее образование в области философии? Там ведь тоже развиваются навыки конспектирования.
copist
12.09.2016 16:24Пригодится любой навык конспектирования или стенографии.
Я чуть подвис.
Высшее образование в философии — мне не встречалось такое требование в вакансиях на веб-разработчика.
А если речь идёт об учёной степени «Доктор философии» (Ph.D., D.Phil.), то википедия говорит, что
Несмотря на название, в настоящее время степень не имеет никакого практического отношения к философии (только историческое) и присуждается почти во всех научных областях, например: доктор философии по литературе или доктор философии по физике.
И при этом PhD может быть специалистом (экспертом) в предметной области автоматизации. Так что я не могу ответить на вопрос однозначно.poxu
15.09.2016 16:36При обсуждении нужности высшего образования в области ИТ как правило обсуждают актуальность полученных в ВУЗе знаний.
Однако вы написали, что высшее образование в области ИТ нужно, потому что закрепляется навык конспектирования. Философы на лекциях тоже конспетируют и не исключено, что побольше программистов. И, если пользоваться вашим аргументом, то можно обосновать утверждение, что веб-разработчикам нужно закончить философский факультет :).
copist
15.09.2016 17:28Нет, я такого не утверждал. Я указал, учиться стоило хотя бы ради такого навыка :) С soft-skills в ВУЗе (моём) беда, надо искать во всём положительный эффект, иногда с трудом :)
Вообще на современное высшее образование очень противоречивое мнение. Тебе, возможно, попадался на глаза цикл статей сервиса JavaRush. Примеры:
Я не разделяю эту точку зрения, если что. У ВУЗов есть своя цель и если она совпадает с целью студента — то этот симбиоз будет полезен обоим.
DrPass
> Что бы ты изменил в процессе обсуждения, если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили?
Отменил бы совещание.
copist
Скажу что это невозможно. Совещание должно быть проведено, а всё, что обсуждали, должно быть выполнено.