Здесь коллеги попытались ответить на вопрос: Что такое Microsoft Office 365 и чем он может помочь компании? — что вызвало комментарий читателя:

Ничего не понятно. Сколько стоит развернуть данный продукт? Про преимущества более-менее ясно. На сколько он аккаунтов, какие риски? Хоть какие-то цифры бы привели.

Мы и хотели бы привести некоторые цифры

Конечно, не дело Microsoft рассчитывать все цифры для конкретного клиента, это дело интегратора. Но цифры зависят от многих других вводных, которые запросит у клиента интегратор, поэтому при попытке просто купить на www.office.com какой-то пакет продуктов, будет запрос на количество лицензий. И клиент останется один на один с суммой, которую нужно прокомментировать и обосновать: что это принесет компании? оптимизация расходов — в чем конкретно эта оптимизации выражается, в каких числах? насколько это выгодно в долгосрочной перспективе?



При моделировании своего калькулятора для расчета ROI для Office 365, мы старались уйти от крайностей: задать юзеру миллион вопросов или же просто молча посчитать в разных пакетах количество лицензий. При заполнению формы, клиенту задаются конкретные вопросы, максимально приближенные к бизнес-задачам, спрашиваются конкретные фичи, которые нужны, и на этом основании решается, какую позицию выбирать.

Так как в действительности не искушенному пользователю проблематично разобраться в схеме лицензирования MS Office. Есть 2 отдельные линейки — Business и Enterpise, в которых разные пакеты, разные наборы функций (E1, E3, E5), и выбрать, что же лучше в конкретном случае — непросто, не говоря уже о тонкостях внедрения. Мы внесли в расчет не все факторы, которые могут повлиять на выбор — иначе форма стала бы слишком раздутой (будет миллион вопросов), но постарались выбрать только те, которые считаем ключевыми.

Параметры для расчета ROI:

• Количество пользователей
• Первоначальные расходы на решение
• Средняя сумма дополнительных затрат для содержания решения, USD/мес.
• Период прогнозирования
• Средняя зарплата эксплуатирующего персонала
• Средняя зарплата технического персонала
• Процент сотрудников, чья работа связана с созданием и просмотром документации
• Процент сотрудников, чья работа требует регулярного участия в конференц-звонках
• Процент сотрудников, принимающих решения на основе данных бизнес-аналитики
• Процент сотрудников, работающих с мобильных устройств
• Затраты компании в месяц на мобильную связь, международные и междугородние звонки
• Количество инцидентов информационной безопасности в месяц
• Сколько раз в месяц возникает необходимость починить или заменить ПК?
• Риск внедрения (Существует 2 риска: риск внедрения — вероятность успешного внедрения проекта, в зависимости от компетенции внедренцев, поддержки вашего руководства, квалификации персонала и т.д.; а также риск модели — насколько описанная модель соответствует вашим задачам и вводным.)
• Ставка дисконтирования (Чаще всего используют ставку банковских процентов по депозитам. Ведь проект должен быть выгоднее, чем банковский депозит)

Параметры для выбора пакета и составления спецификации нужно указать количество пользователей и срок использования, а также необходимость ключевых фич, в зависимости от которых будет выбран пакет:

• служба SharePoint Online
• служба Power BI
• Десктопные приложения MS Office
• Хостинг бизнес-почты
• служба Skype для бизнеса Online
• служба Azure Rights Management (RMS)
• подключение к Skype-конференциям с телефона

Итак, наш ROI-калькулятор для Office 365

На чем построена модель калькулятора

Модель ROI нашего калькулятора построена в большей части на результатах исследования компании Forrester Consulting, проведенного по заказу Microsoft. Целью исследования было определить общий экономический эффект и потенциальный возврат инвестиций на предприятиях в результате внедрения Office 365 E5.

Были исследованы 50 организаций, соответствующих следующим критериям:

• все они использовали Office 365 E5
• с главным офисом в Северной Америке или Великобритании
• количество сотрудников — не менее 2000
• наиболее распространенные индустрии: услуги в корпоративном и частном секторе, технологии, производство, финансовые услуги, правительство

Источники прибыли от внедрения:

• Экономия рабочего времени сотрудников компании
• Сотрудники, чья работа связана с созданием и просмотром документации в среднем экономили по 2 часа в неделю.
• Сотрудники, чья работа требует регулярного участия в конференц-звонках, экономили по 1.5 рабочих часа в неделю.
• Сотрудники, работающие с мобильных устройств, экономили около 2 часов 15 минут в неделю.
• Сотрудники, принимающие решения на основе данных бизнес-аналитики, экономили 4 часа 45 минут в неделю благодаря использованию Power BI Pro и MyAnalytics
• Сокращение количества инцидентов информационной безопасности на 50% вдвое уменьшает затраты рабочего времени IT-специалистов на их устранение
• Сокращение затрат на телефонные разговоры. Затраты на мобильную связь, международные и междугородние звонки сократились на 14.2%
• Сокращение простоев в работе при замене или ремонте ПК. Ранее в случае необходимости отремонтировать или заменить рабочий компьютер терялось в среднем по 3.5 часа рабочего времени за каждый такой инцидент. Microsoft Office 365 позволил сотрудникам работать с другого компьютера в офисе или из дома, пока их основной рабочий ПК ремонтируется или заменяется.

Что говорят интеграторы

Мы запросили комментарий интегратора по поводу сложностей при внедрении и лицензировании продуктов office 365 и насколько может быть актуальным такой или похожий калькулятор:

“Основная сложность при внедрении — это человеческий фактор, попросту — саботаж. “Не хотим работать в облаке — и все!” Рассказывание сказок: как оно тормозит, как медленно работает и тому подобное. Делаешь тест, замеряешь, показываешь — все норм. “А вот мы не хотим включать кеширование, потому что это тормозит машину!”. — А вам почта нужна как инструмент или вы ее каждую секунду проверяете? — Нет, я хочу каждую секунду видеть что мне почта идет, и т.д. Попросту боремся со стереотипами в отношении облаков.

С некоторых пор мы перестали ходить к ИТ-директорам, а идем сразу к финансистам, и тогда мы говорим на одном языке: капексы, опексы, они считают деньги, и говорят — поехали! И после этого от бизнеса идет запрос на итшников — сделать это, и все.
А для итшников — это лишние заботы, с которыми они не хотят возится. Плюс в этом они видят опасность, что они потеряют “контроль белых воротничков” над компанией, они станут не нужными. То есть, если раньше к ним ходили как королям на поклон за каждым чихом, а теперь будет облако, которое стабильно работает. Для них облако — конкуренция, которая им не нужна.

ROI4CIO: с помощью калькулятора также можно показать цену на продукт и из чего она состоит.

— В большинстве случаев практика показывает, что видение Microsoft того “что нужно клиенту” отличается от того, что в действительности клиенту таки нужно. Мы очень часто приходим к клиенту и объясняем, что большой вендор хочет вам продать вот это и вот это, но под ваши нужды вам больше подойдут другие варианты в тех же предложениях Microsoft, мы стараемся помочь клиенту в этом разобраться. Мы всегда в этом случае на стороне именно клиента.Чтобы он себе не покупал лишнего, ведь в этом случае у нас, как у директ-партнера остается лояльный клиент, который обратится за другими вопросами (и теми же продуктами и решениями Microsoft).

Помимо большого количества вариантов в отношении продуктов пакетов Office 365, есть много вариантов по оплате: помесячно, поквартально, ежегодно. Сезонно например, если человеку нужно определенное количество лицензий только в горячий сезон для его бизнеса. Если лицензия бизнес — там относительно легко добавить/убавить, а если энтерпрайз — там сложно что-то добавить. а вот убавить — архисложно, сложно корректировать инфраструктуру, и во всем этом конечно нужно помогать клиенту разобраться.

Что касается такого калькулятора, то мне кажется, что для больших корпораций в любом случае будет необходим основательный ИТ-консалтинг и непростое внедрение, а вот для малого и среднего бизнеса — это может быть полезным. Особенно в том случае когда клиент не всегда в курсе всех возможностей продуктов office 365, а тем более, когда не знает всех подводных камней при просчете спецификаций”.

Конечно, любая модель, всего лишь модель, это то, как мы видим потребности клиентов Office 365. Необходима опытная проверка и нашей модели. Поэтому мы будем рады обратной связи и от клиентов, и от специалистов, которые внедряют данные решения.

ROI-калькулятор для Office365