Предисловие

В 2012 году меня пригласили организовать корпоративное обучение в IT подразделении Организационного комитета XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи. Проект был масштабный и интересный, за два года сформировалась сплочённая команда специалистов. Мы разрабатывавали стратегии, project-планы, закупали и развертывали оборудование, писали политики и процедуры, рисовали дизайны, создавали образовательный контент на двух языках, допиливали LMS, писали код для автоматизации многообразных отчетов, систем мониторинга и интеграции, проводили тренинги, ездили по стране в волонтерские центры, где отбирали волонтеров, обучали, консультировали, ставили оценки, дежурили, работали на олимпийских объектах и делали многое что ещё. О том как это было, ещё в период работы в Сочи, родилась статья-интервью, которую мы, однако, так нигде и не опубликовали. Вот теперь настало время и для этой статьи. В преддверии Олимпийских Игр в Пхёнчхане и в годовщину открытия Игр в Сочи, расскажем о том как обучали IT службы, волонтеров и поставщиков IT-решений в Сочи.

Итак, статья…

Technology Job Specific Training

---

Екатерина Юдина
сертифицированный тренер Microsoft

---

— В июле 2007 года, на очередной 119-ой сессии Международного олимпийского комитета в Гватемале, город Сочи получил право проведения XXII Олимпийских и XI Паралимпийских зимних Игр. Само расположение города-столицы зимних Игр в субтропическом климатическом поясе, уже является прецедентом в истории олимпийского движения. Но кроме этого, также и команда Заявочного комитета Сочи-2014, пообещала, что в случае победы российской заявки, Игры в Сочи будут самыми инновационными в истории.

Олимпийские Игры, это традиционно самое любимое и ожидаемое спортивное событие. По разным подсчетам, телеаудитория Игр составляет около 3млрд зрителей, а олимпийские кольца на протяжении многих десятилетий остаются самым узнаваемым и популярным в мире брендом. Поэтому для страны-организатора, право проводить главное спортивное событие четырехлетия это и честь и ответственность. По уровню подготовки и проведения Олимпийских Игр судят об уровне развития страны в целом, поэтому каждая страна, получившая право на проведение Игр старается показать миру все самое лучшее и инновационное, что у нее есть.

О том, какие инновации в области электронного обучения используются при подготовке Игр в Сочи, мы попросили рассказать команду образовательного центра, являющегося частью функционального подразделения «Технологии». Как нам стало известно, именно «Технологии» в составе Оргкомитета «Сочи 2014» отвечают за все, что связано с IT.

---

Константин Вишняков
руководитель управления эксплуатации прикладных информационных систем

---

— Скажите, а Образовательный центр Технологий занимается обучением всех сотрудников Оргкомитета?

Нет, наша основная задача – обучение сотрудников Технологий, хотя мы участвуем и в общих образовательных проектах с другими подразделениями, обучаем сотрудников других функциональных направлений работе с нашими технологическими сервисами, но это не правило.

«Технологии» в силу своей специфики имеет особые требования к обучению своего персонала, и как следствие, особые требования, предъявляемые к системе обучения, используемой при Job Specific Training. В Технологиях, успешное прохождение обучения непосредственным образом влияет на способность персонала исполнять свои роли, как в ходе проведения тестовых мероприятиях, так и во время проведения самих Игр.

— Константин, вот Вы упомянули Job Specific Training, не могли бы Вы рассказать подробнее, что это означает?

Job Specific Training — это своего рода вводный инструктаж, который должны пройти все сотрудники. Для работы в Сочи собирают лучших специалистов со всей России и из-за рубежа. Их не нужно обучать их профессии, а вот обучать особенностям работы на Олимпийских Играх, тем или иным системам, подходам, типам используемого оборудования, это нужно делать обязательно.

«Технологии» в составе Оргкомитета — это 3000 сотрудников, 600 серверов, 7000 компьютеров, 2000 принтеров, несколько десятков разнообразных внутренних и внешних информационных систем, системы мониторинга и обработки результатов спортивных соревнований по всем видам спорта. Кроме того, это более 10 различных веб-проектов, среди которых, как минимум два – главный сайт и сайт по продаже билетов, являются high-load системами.

Для обеспечения бесперебойного функционирования всего этого сложного «макроорганизма» необходима слаженная работа всех членов команды, состоящей из сотрудников Оргкомитета, партнеров, поставщиков и волонтеров. Каждый член команды, вне зависимости от роли в проведении Игр, должен четко понимать специфику работы, как действовать в нештатной ситуации и к кому, если нужно, обратиться за помощью. Для того, чтобы такое понимание и необходимые знания донести до всех участников процессов, и была сформирована команда образовательного Центра.


Рабочее место в Операционном центре Технологий (Technology Operations Center)

---

Александр Ададуров
главный эксперт, руководитель образовательного центра

---

— А как организована работа образовательного Центра Технологий? Действительно ли вы активно используете в своей работе E-Learning?

Да, более того, E-Learning — это основа. Первая задача, которая стояла перед нами — это разработать определенную образовательную стратегию, которая с одной стороны обеспечивала бы качественное обучение всех целевых групп, а с другой — позволила бы остаться в рамках бюджета. Изучив опыт предыдущих олимпийских Игр в Ванкувере, было принято решение большую часть обучения (более 70%) проводить, используя E-Learning. Составив предварительный план обучения и список курсов, рассчитав объемы, мы определили будущий состав команды, форматы учебных материалов и E-Learning платформу.

Сейчас образовательный центр Технологий состоит из шести человек, функциональные роли которых распределяются следующим образом: два специалиста по созданию курсов, дизайнер-иллюстратор, контент-менеджер, менеджер проекта и системный аналитик.
Поскольку обучать сотрудников нужно особенностям работы в самых различных областях, от администрирования информационных систем, до управления радиочастотным спектром, а наши тренеры, не могут быть специалистами во всех сферах, создание отдельно взятого блока курсов проходит несколько этапов.

На первом этапе, мы делаем презентацию для владельцев сервисов, это могут быть внешние партнеры, например, поставщики связи, скажем, «Ростелеком» или «Мегафон», или внутренние подразделения отвечающие за тот или иной сервис. В ходе презентации мы рассказываем о нашей стратегии обучения, о выбранной модели создания курсов, собираем данные о потребностях в обучении, предварительную информацию о предметной области и целевой аудитории. Затем специалисты Центра совместно со специалистами владельца сервиса, формируют пакет учебных материалов, вырабатывают примерный состав курса и учебный план.


Бизнес-процессы создания электронных курсов (фрагмент)

— А, сотрудники вашего Центра, взаимодействующие со специалистами поставщиков и партнеров Игр — все имеют какое-то специальное образование?

Мы все, так или иначе, пришли из области IT, у всех одно из высших образований обязательно связано с IT. До прихода в Оргкомитет Сочи 2014 многие работали либо в вузах, либо в учебных центрах. Те, кто взаимодействует со специалистами и разрабатывает курсы, имеют опыт преподавания, опыт создания образовательного контента, опыт работы с E-Learning.
Поэтому общаясь с поставщиками сервисов, мы с одной стороны общаемся на одном языке, а с другой — можем что-то подсказать, проконсультировать, так как имеем представление о том, что должно получиться на выходе. Узкие специалисты не всегда имеют педагогические навыки и знания, и задача нашего Центра, как раз помочь им в этой области.

— Т.е. поставщики сервисов сами не разрабатывают курсы, это делает ваш Центр?

В ряде случаев, когда поставщик уже имеет готовые учебные материалы, он их нам просто передает и все, нам остается только преобразовать их в нужный E-Learning формат. А в ряде случаев, мы получаем от коллег схемы, инструкции, иллюстрации и из этого формируем курс: делаем презентации, видеоролики, тесты, подбираем выдержки из предоставленных материалов. Итоговый курс потом демонстрируется его владельцу и если он его одобряет, курс запускается в обучение. Но в любом случае окончательно оформление делаем мы сами, для этого в нашем центре специально есть дизайнер-иллюстратор и контент-менеджер. Сформированные нами наборы курсов имеют определенный формат и стиль, что позволяет реализовать единые педагогические принципы обучения, а также повышает адаптивность образовательной системы в целом. Обучаемым не нужно при переходе от курса к курсу заново привыкать к новым форматам данных, формам оформления материалов и проверочных тестов.

— У вас такая большая организация, столько различных сервисов, каким образом вам удается осуществлять взаимодействие со всеми их владельцами?

Мы это реализуем через нашу E-Learning платформу. В ней создан специальный раздел для владельцев курсов, в котором каждый владелец может зайти, ознакомиться с нашей схемой работы, посмотреть вводные презентации, прочитать требования к предоставляемым материалам, и, конечно, разместить эти материалы. Как, Вы наверно знаете, у нас два офиса, один в Сочи, другой в Москве, и специалисты находятся в разных городах, поэтому мы активно используем информационные и коммуникационные технологии для взаимодействия.


Процесс преобразования учебных материалов в курсы

— Если не секрет, какую E-Learning платформу вы используете?

Это не секрет. Мы остановили свой выбор на LMS Moodle. Это Open Source система, занимает лидирующие позиции по числу пользователей и размерам сообщества разработчиков, кроме того она имеет все необходимые для E-Learning функции. Что нас особенно привлекло это возможность адаптировать систему под наши нужды, без необходимости обращаться в компанию-разработчика, и этим преимуществом мы активно пользуемся.

В настоящий момент для промышленной эксплуатации LMS Moodle у нас развернут отказоустойчивый кластер из 4-х нод, на базе ОС Windows Server 2008R2, а также у нас есть небольшой сервер с копией системы, на котором мы проводим различные эксперименты по внедрению новых функций перед переносом их в промышленную эксплуатацию.


Технологическая платформа LMS Moodle

---

Никита Тимохин
руководитель проекта, очные тренинги, подготовка учебных материалов

---

— Если через E-Learning вы осуществляете 70% преподавания, то как преподаются оставшиеся 30%?

E-Learning — не единственный формат обучения в нашем Центре, хотя он и занимает центральное место. Для достижения максимального педагогического эффекта, наряду с E-Learning курсами проводятся очные занятия и тренинги. В зависимости от задачи, эти мероприятия могут проводиться либо помещениях тренинг Центра, либо непосредственно на объектах Олимпийских Игр. Некоторые тренинги мы проводим только на объектах, там, где окружение необходимо для успешного усвоения материала. На таких занятиях есть возможность сфокусироваться на особенностях конкретного объекта, что невозможно сделать в рамках дистанционных курсов.

Мы проводим:
Очные презентации – это занятия лекционного типа. Они проводиться главным образом на объектах или в классе. Еще один тип проводимых занятий

Hands On – это практические занятия на компьютерах, проводятся очно в специально оборудованном компьютерном классе. Цель таких занятий — получение практических навыков работы со специализированными информационными системам и программным обеспечением. Иногда для проведения занятий мы создаем в компьютерном классе какую-то специальную виртуальную учебную среду, так, например, проходят тренинги проводимые специалистами лаборатории Касперского.

Еще один тип учебных мероприятий, это Table Tops – командные тренинги нештатных ситуаций. В России их еще называют кабинетные или штабные учения. Они проводятся очно, команда собирается за столом и отрабатывает определенные сценарии, проговаривает различные ситуации предложенные ведущим. Цель таких мероприятий – командная отработка сценариев возможных нештатных ситуаций во время Игр.

— А как осуществляется контроль знаний на очных занятиях?

На некоторых занятиях мы отмечаем только присутствие на презентации, а на некоторых просим участников пройти тест на нашем E-Learning портале в системе Moodle. Мы не используем бумажные тесты, а используем все тот же портал, это позволяет нам не утонуть в бумагах и содержать единую базу успеваемости для всего персонала. Сочетая преимущества E-Learning и традиционных очных тренингов, проводится многоуровневая подготовка персонала Технологий.

Кроме того, при проведении тренингов, и при разработке курсов в целом, большое внимание уделяется обратной связи со слушателями, удачи и неудачи учитываются, и курсы непрерывно улучшаются, дорабатываются.