Давайте начнем с тезиса: Выполняйте работу качественно и в срок.
Если работа выполнена плохо и прошли все сроки, то последующие советы только частично помогут агонии минимизировать ваши риски. Если проект выполнен согласно договору, то следующие рекомендации позволят вам чувствовать себя уверенно в переговорах и доказать свою правоту в арбитражном или третейском суде.

Итак, давайте структурируем договор и взаимодействия с клиентом:

1 Этапы

• Проект следует разбивать на небольшие этапы. Да, это приведет к росту документооборота так как каждый этап необходимо будет сдавать и закрывать документами. Зато вы получите ряд существенных преимуществ, о которых написано ниже.
• В случае существенного изменения объема работ Вы можете заключить дополнительное соглашение об изменении последующих этапов.

2 Сроки

• Сроки в договоре указывайте в рабочих днях без привязки к календарным датам.
• Указывайте максимально адекватные сроки согласно своим возможностям. Банальный совет, хотя многим его стоит взять на вооружение.
• Старт работ по этапам привязывайте к платежам. Если клиент задерживает оплату по договору, то сроки сдачи работ будут сдвигаться. Так же у Вас появляется право приостановить работы при наличии соответствующего пункта в договоре и уведомления клиента о приостановке работ до погашения задолженности.

3 Платежи

• Повторюсь, платежи следует привязать к этапам. Много небольших платежей даются компаниям легче чем два больших. В случае финансовых трудностей Заказчика вы узнаете о них быстрее и раньше, нежели когда Вы выполнили все работы.
  Например, Вы заключили контракт на 1 миллион рублей. Оплата 50 на 50. Получили 500 тысяч авансом. Классно, пошли работать. Далее через пару-тройку месяцев, выполнив все работы, оказывается что компания на стадии банкротства или ликвидации… Итого 500 тысяч дыра в вашем бюджете. Разбив же на 4 этапа по 250 тысяч и разбив платежи так же 50 на 50, максимум на что можно влететь это 125 тысяч. В таком варианте вы не получите авансом крупную сумму денег, зато с точки зрения минимизация рисков это оптимальное решение.
• Если клиент не платит, адекватно оценивайте риски. Клиент месяцами может кормить обещаниями заплатить. Оптимальным является приостановка работ по договору.

4 Пени

• Стандартная ставка пеней — 0,1% в день. Некоторые заказчики предлагают ставить до 0,5%, что так же приемлемо в случае выполнения всех других условий. Если клиент предлагает поставить 1% в день, то стоит задуматься в адекватности клиента и какие цели он ставит.
• Указывайте максимальные пени. Поставьте 10-20 % от стоимости этапа. Как правило, эту цифру юристы не трогают.
• Указывайте, что расчет пеней будет производиться от просроченного этапа, а не от всего договора. Это существенно уменьшит сумму пеней.
• Указывайте сроки в рабочих днях. В среднем месяце 30 календарных дней и только 21 рабочий. Это уменьшит процент пеней и на выходных даст возможность наверстать работы по проекту, если дело только в сроках
• Указывайте что пени выплачивается только по письменному требованию клиента и после признания вами претензии, тем самым даже если вы задержали незначительно сроки, зато выполнили все работы и клиент остался довольным, то вероятность того, что он будет требовать пени — незначительная.
• Указывайте зеркальные пени для заказчика за задержку платежей. Клиенты очень часто задерживают платежи. В случае расчета пеней вы сможете выставить встречную претензию.
• Некоторые особенные клиенты хотят включить в договор пункты про упущенную выгоду. Этого делать не стоит. Если клиент очень важен для вас, можно зафиксировать дополнительные штрафы с четкими условиями когда они применяются и их суммами.

5 Акты

• Самое больное место исполнителей это акты. Работы выполнены, но не заактированы. Акты сделали, но не передали их клиенту надлежащим образом. В итоге клиент может потребовать вернуть все авансы по договору.
• Акты надо делать сразу после выполнения работ. Вначале акт — это уведомление о том, что работы выполнены, а не о том, что клиент их принял. Если клиента не устроит объем, качество выполненных работ, то он в установленный договором срок должен составить акт с перечнем недостатков и сроками их устранения.
• Акты с сопроводительным письмом следует отправлять 3 способами:
  
  1. сканы на почту менеджеру и на общий электронный адрес, указанный в договоре
  2. курьером
  3. почтой с описью и уведомлением на адрес, указанный в договоре
     Сканы и курьер — для удобства клиента, почта с уведомлением — для подтверждения получения клиентом актов. Большинство компаний не регистрируют входящие документы, поэтому отправка их почтой России с описью и уведомлением на юридический адрес, указанный в договоре, (или почтовый, если указан отдельно) единственный способ подтверждения их вручения.
  
  
• Если клиент не забрал письмо с юридического адреса и оно вернулось вам, отправляйте повторно. Вернулось второй раз — это уже проблемы клиента. В договоре стоит отметить, что при смене юридического адреса, клиент должен уведомить вас в короткий период.

6 Электронный документооборот

Грамотное использование электронного документооборота сэкономит много нервов и времени:

• Устные встречи необходимо протоколировать и обмениваться протоколами с клиентом. Менеджеры по проекту могут смениться как со стороны клиента так и с вашей стороны.
• Используйте корпоративный портал BITRIX24 или аналоги для обмена задачами по согласованию дизайна, запроса материалов, обсуждения вопросов по проекту. Вы ставите задачи на сотрудников клиента, вся история сохраняется в электронном виде.
• В договоре следует зафиксировать юридическую силу электронного документооборота и электронных писем, указав контактные адреса ответственных менеджеров.

7 Послесловие

Не уверены в своих силах — обратитесь к юристу, чтобы он помог составить договор, соглашения и другие документы. Желаю Вам терпеливых платежеспособных клиентов с интересными проектами!