Поездка на бизнес-конференцию, как спринтерский забег. Долго-долго готовишься, а в день «Х» должен выложиться по максимуму. За один или два дня надо рассказать десятку малознакомых человек о себе и узнать как можно больше о них, чтобы это привело к успешному партнерству. Надо действовать технично и быстро. Эта статья поможет избежать распространенных ошибок, и научит гибко подстраиваться под меняющиеся обстоятельства.

Это вторая статья из цикла, в котором мы делимся своим опытом работы на конференциях. Про подготовку можно прочесть здесь, а сегодня поговорим о том, что делать на самом мероприятии.

Расскажем:

• что сделать в первую очередь, приехав на конференцию;
• какие технические моменты учесть;
• как вести себя на переговорах;
• как использовать неформальные встречи.

В конце обсудим, что делать, если спустя пару часов ваш прекрасный график встреч стал таким:

Об авторе

Руководитель отдела развития бизнеса ISPsystem Павел Сыровацкий. Компания 14 лет разрабатывает программы для хостинга, серверной виртуализации и управления инфраструктурой провайдеров. Офис находится в Иркутске, а клиенты по всему миру.

До начала конференции

Мы рекомендуем приезжать на конференцию как минимум за день до начала. Это
дает два преимущества: вы страхуетесь от непредвиденных ситуаций и получаете время на акклиматизацию и подготовку. Вероятность столкнуться с форс-мажором — задержкой рейса или потерей багажа — особенно высока, если летите далеко и с пересадками.

Вы бы хотели провести свою первую бизнес-встречу в футболке и джинсах, которые были на вас весь предыдущий день? Мы тоже не хотели, однако пришлось, когда в Сингапуре потеряли наш багаж. Так и встречались с крупнейшим телекомом региона, да еще в их офисе. Хорошо, что ребята по ту сторону стола оказались с чувством юмора.

Еще один совет: выбирайте гостиницу как можно ближе к месту проведения конференции. Скорее всего, она обойдется дороже, зато сэкономите деньги на такси и время на дорогу, а ещё не придется разбираться в местной транспортной системе.

Что проверить и подготовить до отъезда на конференцию

Итак, вы подготовились: связались с людьми, назначили встречи, создали график, купили билеты, забронировали гостиницу. Вроде уже сделали немало, но самая важная работа впереди. Вот, что нужно проверить и подготовить до отъезда.

1. Одежда. Какой бы ни была конференция по формату, для бизнес-встреч рекомендуем использовать непобедимую классику: «пиджак + рубашка + брюки/джинсы». Как минимум пару баллов при встрече внешний вид вам добавит.

2. Визитки. Если вдруг у вас их еще нет, срочно готовьте. Бизнес-этикет — штука неповоротливая и меняется медленно, поэтому обмен бумажными визитками — до сих пор обязательный ритуал перед любыми переговорами. Причем, чем крупнее компания, тем больше шансов испортить репутацию, не предоставив свою визитную карточку. Желательно, чтобы она «цепляла». Мы делаем визитки в виде «пирога», когда карточка как будто склеена из двух листов плотной бумаги. Многие обращают на это внимание и даже пытаются разъединить.

3. Буклеты, раздаточные материалы (если есть).

4. Подарки. Да-да, подарки. Для тех, с кем встречаемся, мы привозим небольшие сувениры на память и дарим их в конце встречи. Это может быть мед, чай, необычная подставка под горячее — что-то связанное с Иркутском, где у нас офис. Человеку приятно, а нам помогает закончить любую встречу на позитиве. Не припомню ни одного случая, когда такой подарок воспринимался бы негативно или как попытка «купить» расположение. Он таким и не является: для нас это выражение благодарности за время. Кроме того, подарок помогает запомниться. На конференциях тысячи посетителей, у собеседника десятки встреч. Благодаря подарку, после конференции человеку легче вспомнить нас: «Ах да, это же Павел из России, который подарил мне мед и чай».

История из опыта. Однажды мы потеряли целый час на таможне, доказывая, что наш авторский чай — это именно чай, а не что-то противозаконное. Небольшие мешочки без этикеток, внутри засушенные травы и листочки — действительно, что еще это может быть, если не чай? :) Так что, если собираетесь за границу, обязательно изучите таможенные законы страны прибытия.

Что сделать за день до начала конференции

Используйте время до конференции по максимуму.

Проверьте технику и подготовьте все необходимое. Зарядите телефон до отказа. Зарядите пауэрбанк: он спасет, когда телефон «умрет», а зарядить будет негде и некогда. Подготовьте ноутбук или планшет, если планируете что-то показывать. Запаситесь парой бутылок с водой, говорить придется много. Купите несколько снеков для перекуса на ходу, например, шоколадные батончики.

Поищите фотографии. Поищите фотографии тех, с кем вы планируете встречаться на следующий день, и сохраните на телефон. Если вы никогда не встречали человека, то найти его в разгар конференции в назначенное время и в назначенном месте будет непросто. Заранее запросите и сохраните номера телефонов, чтобы была возможность связаться, если будете опаздывать либо на месте никого не будет. Обязательно выучите имена собеседников.

Узнайте больше о собеседнике. Если останется время, поищите информацию о тех, с кем встречаетесь, посмотрите соцсети. Можно узнать много важной информации о человеке, чем он увлекается. Однажды в США мы встречались с потенциальным клиентом из Аргентины. Его Facebook подсказал, что он увлекается футболом и болеет за сборную своей страны (каждый второй пост). В это время шел чемпионат мира по футболу, на котором Аргентина дошла до финала. Встретившись с человеком, я начал разговор с этого. Мы долго и с увлечением обсуждали футбол и завязали близкий контакт, прежде чем перешли к теме бизнеса. Он стал нашим клиентом, и мы до сих пор периодически общаемся в Facebook.

Напомните о встрече. Советуем за день до встречи напомнить каждому человеку в вашем графике о встрече и спросить, все ли в силе. К сожалению, даже взяв с человека клятву кровью о том, что он точно придет, вы не можете быть уверены в этом на 100%. Напоминание повысит шансы, что никто ничего не забудет, а если поменялись планы, то человек вас об этом уведомит в ответ.

Запишите тезисы встречи. Создайте документ и запишите основные тезисы каждой встречи: с кем встречаемся, что обсуждаем, какие вопросы задаем, что хотим получить по итогам. Опишите деятельность компании, ее размер, клиентов, услуги, цены и вообще все-все-все, что может пригодиться. Сохраните файл в память телефона и добавьте в ярлыки, чтобы можно было оперативно его открыть и перечитать. Не переоценивайте память: уже после пары первых встреч у вас в голове будет хаос. Такой файл поможет быстро вспомнить, с кем следующая встреча, о чем говорить и что иметь в виду.

Конечно, все это желательно сделать заранее, а не в последний день перед конференцией. Но если вы этого не сделали, обязательно выделите побольше времени на подготовку.

На конференции

Итак, день «Х» настал. Советуем приходить на конференцию заранее, хотя бы за полчаса до первой встречи. Во-первых, вам нужно зарегистрироваться, а это не всегда (вернее, всегда не) быстро. Во-вторых, лучше выделить 10-15 минут на то, чтобы пройтись и осмотреться. Найдите локации, на которых вы назначали встречи, поищите оптимальные маршруты.

Если осталось время, подготовьтесь к первой встрече, перечитайте график и документ с тезисами. Проверьте визитки, технику, связь и интернет (если он будет).

Встречи и переговоры

Процесс запущен, пошла первая встреча. Для чего встречаетесь, о чем говорите — зависит от бизнес-целей, которые вы ставили перед собой до встречи. Поделюсь парой универсальных советов из нашего переговорного опыта.

Место встречи. Как я писал в первой части, надежный вариант — назначить встречу на стенде. Стенд заметен и его легко найти. Проблема в том, что рядом со стендом обычно ходят люди, там шумно и тесно. В таком случае, уже встретившись с собеседником, поищите более тихое место либо вовсе выйдите из здания и прогуляйтесь: на свежем воздухе и говорить приятнее, и лишний шум не мешает. Если организаторы предоставляют отдельные переговорки, то пользуйтесь.

Начало разговора. Начинайте встречу со small talk: спросите, как дела, как человек добрался, как ему конференция. Используйте информацию, которую удалось узнать накануне. Во-первых, неформального начала требует этикет; во-вторых, это хороший способ сблизиться с человеком, прежде чем говорить о бизнесе. При этом важно учитывать характер человека. Если собеседник закрытый, не слишком разговорчивый либо устал и явно хочет сразу перейти к делу, то лучше отбросить неформальности подальше и сразу к этом делу перейти.

Демонстрация. Если вы встречаетесь с потенциальным клиентом и обсуждаете ваш продукт, обязательно покажите его в деле: если функционал вашего решения можно продемонстрировать, делайте это. Учитывайте наличие и качество интернета. Лучше приобрести местную сим-карту с доступом к интернету.

Совместное фото. Если человек открытый и общительный, то после встречи предложите ему сфотографироваться вместе. Это лишний повод напомнить о себе после встречи, отправив человеку фото. Да и в целом все относятся к этому позитивно.

Резюме по итогам. Когда встреча закончилась и вы все обсудили, ОБЯЗАТЕЛЬНО запишите куда-нибудь резюме: о чем поговорили, что решили, что узнали, что пообещали. Это очень важно. Если не запишете, то все забудете. Следующая встреча заполнит краткосрочную память новой информацией, вытеснив данные о предыдущей. В общем, обязательно запишите резюме сразу: в телефон, на руку, на визитку — куда угодно. Кстати, именно поэтому мы ценим визитки с пустой (белой) обратной стороной: на ней можно что-то записать, когда совсем нет времени.

Что может пойти не так

А сейчас у меня для вас плохие новости. Даже если вы подготовились на 110%, всем написали, всех обзвонили, никуда не опоздали и вообще большой молодец, это не спасет вас от забывчивости, халатности и непрофессионализма. Люди не приходят, забывают предупредить об изменениях, молчат и не чувствуют при этом угрызений совести. It happens, от таких ситуаций нельзя полностью застраховаться. Но можно попробовать их исправить.

Что делать, если на встречу никто не пришел? И вообще, какова вероятность такого печального исхода? По нашей статистике, около 10% встреч срывается без всякого предупреждения: человек просто не приходит. Процент может быть выше — зависит от человека, его воспитанности, ваших отношений с ним, формата конференции, загруженности. В конце концов, он вполне может сильно задержаться на другой встрече, как и вы.

Если прошло 5 минут и никого нет, берите телефон и звоните, ведь именно для этого мы просили у человека его номер телефона. Не берет трубку? Пишите SMS или в мессенджер. Не отвечает? Бросайте эту затею и не ждите. Если человек профессионал, он обязательно вам напишет или позвонит, и вы назначите встречу в другое свободное время (помним про слоты, которые мы оставили про запас). А если человек безответственный, то он вам никогда не позвонит и не напишет. Нужен вам такой потенциальный партнер или клиент?

А что, если человек не пришел и на вторую встречу? Забудьте о нем, удалите номер, не унижайтесь и не теряйте лицо. У нас был случай, когда потенциальный крупный клиент не явился на первую и на переназначенную встречу, не отвечал на сообщения и звонки, а через два часа спокойно написал: «Ну что, я вроде освободился, вы где?». Тут уже мы дали по тормозам и вежливо сообщили коллеге, что более встречаться не готовы, может быть, в другой раз.

Что делать, если человек, с которым у вас встреча, вас игнорирует? И такое случается. Вы условились встретиться в определенном месте, и этот человек там действительно присутствует, но разговаривает не с вами. С коллегой, случайным знакомым, ловким сэйлзом другой компании — неважно, главное, не с вами. И даже видит вас, но знаками либо словами просит подождать, пока он закончит. Если так, то идите напролом, врывайтесь в диалог и уточняйте у человека, сколько ему нужно времени. Если много, отменяйте и переносите встречу тут же. Если немного, то и ждите немного. Человек все еще общается с другим? Ну что ж, это уже слишком. Не теряйте лицо и переговорную позицию, просто уходите, а человеку напишите, что ждать больше не можете и предложите перенести встречу. Если вы ему интересны, он извинится и ответит вам.

Что делать, если после нескольких переносов, задержек и опозданий график встреч совсем «съехал»? Рано или поздно это произойдет. В какой-то мере это даже хорошо, так как, скорее всего, говорит о вашей популярности и большом количестве встреч :) Когда мы ездим со стендом, то в определенные моменты наплыв посетителей становится таким, что люди (чаще всего текущие клиенты) даже стоят в очереди, чтобы поговорить с представителем компании. Поэтому советуем оставлять свободные слоты под форс-мажоры и ездить как минимум парой, чтобы всегда был тот, кто может подстраховать.



Нет, автор, ты не понял: график съехал настолько, что ни коллега, ни слоты уже не помогут. В этом случае найдите пару свободных минут, чтобы отправить сообщение тем, с кем не можете встретиться. Извинитесь и попросите перенести встречу на следующий день. Потом уже будете думать, что с ними делать. Это лучше, чем не прийти на встречу или сильно опоздать.

Что делать, если неожиданно образовался пробел в графике без единой встречи? Это отличная возможность привести себя и дела в порядок. Выделите время, чтобы записать итоги уже прошедших встреч и ваши обязательства. Проверьте сообщения, почту, пропущенные звонки. Перекусите, если еще не успели. Пройдитесь по стендам компаний, которые интересны вам, но с которыми назначить встречу не удалось (мы даже специально выделяем в графике время для таких походов).

Нетворкинг и вечеринки

Конференции — это не только про переговоры и доклады. Часто по завершении официальной части организаторы запускают неформальную. Это может быть небольшой фуршет на час, поход по барам или вечеринка с концертом рок-звезд.

В любом случае вам там нужно быть. Такие афтепати — возможность для нетворкинга. Здесь вы можете пообщаться с теми же людьми, но более близко и неформально. Очень часто сделки на словах заключаются именно здесь.

История из опыта. Однажды на подобном мероприятии я общался за барной стойкой с неизвестным мне американцем. Мы разговорились о чем-то, не связанном с бизнесом. Случайно он обратил внимание на мое имя на бейдже. Резко замолчав, достал телефон и начал что-то искать, а затем показал мне письмо в своей почте. Оказалось, что я уже связывался с этим человеком, причем неоднократно: мы хотели интегрировать нашу биллинг-систему с их доменным регистратором, одним из крупнейших в мире, и я хотел обсудить условия сотрудничества. До этой встречи он так и не ответил ни на одно из моих писем из-за большой занятости. Извинялся жутко. Мы посмеялись, а я взял с него обещание, что он обязательно напишет мне после конференции. И он написал! Интеграция прошла успешно, и мы подписали партнерский договор. Было бы все это, если бы не случайная встреча на вечеринке после конференции? Не уверен.

Используйте любую возможность неформально пообщаться, чтобы заводить подобные знакомства, и развивать свой бизнес вам станет гораздо проще. А вообще, советую прочесть книгу Кейта Феррацци «Никогда не ешьте в одиночку». Там много практических советов по подобным мероприятиям.

В целом так выглядит типичный день более-менее стандартной конференции из тех, что мы посещали. Если конференция длится больше одного дня, то последующие дни будут идентичны.

Закончить статью хотел бы парой рекомендаций, которые также могут быть полезны.

Стоит ли посещать доклады? Стоит, но очень избирательно. На большинстве из них вам захотят что-то продать, ловко маскируясь под интересной темой и громким именем. Мы заранее составляем список тех докладов или спикеров, которые нам интересны, и бронируем под них место в графике встреч. Причем их позиции в нашем графике всегда самые шаткие: если какая-то встреча непременно должна быть назначена на время доклада, мы отказываемся от похода на доклад. Обычно посещаем не более одного доклада на день конференции. Лучше посетить одну, но самую интересную и популярную речь, чем рассеивать внимание на несколько проходных.

Есть ли смысл встречаться с кем-то вне конференции? Да, смысл есть, и большой. Не все интересные вам компании будут на конференции, не со всеми получится пересечься. Если вы приехали в другой город или страну, то грешно упускать возможности для встреч за пределами конференц-зала.

Как я упоминал в первой части, для таких встреч мы оставляем день-два до и после конференции. Можно встречаться в кафе, баре и вообще любом месте, подходящем вашему собеседнику — подстраивайтесь под него. Часто бывает, что встречи на конференции мало, и человек, с которым вы общались, пригласит вас продолжить переговоры в офисе его компании на следующий день.

Резюме

На самом деле, рассказать можно было бы гораздо больше, но формат статьи написать обо всем не позволяет. Пишите в комментариях, насколько полезны для вас описанные советы и чем отличаются конференции в вашей сфере. В заключительной части я расскажу о том, что обязательно нужно сделать после конференции, чтобы все было не зря.