В среднем мы получаем 120 сообщений каждый день. Ниже несколько способов сделать ваши сообщения заметными и получить на них ответ.
Электронные письма и текстовые сообщения просто отправлять, но их стало просто игнорировать. Учитывая, что среднестатистическому человеку в тэке в день приходит более 120 писем, трудно быть уверенным, что именно ваше письмо прочитают и вам ответят. То же самое касается наших социальных сетей. Мы приготовили для вас 9 лайфхаков, которые увеличат ваши шансы на получение ответа.
1. Попросите ответить на сообщение в теме письма
Звучит просто, но иногда все, что вам нужно сделать, это попросить ответить. «Если электронное сообщение требует ответа, то предупредите получателя в теме письма», — предлагает Джанин Адамс, организатор мероприятий из Сент-Луиса. «Порой я отвечаю на сообщения, только если в конце темы письма написано «— НУЖЕН ОТВЕТ», — говорит она. — Это очень действенно».
2. Изменяйте тему письма, когда меняется предмет разговора
Предмет обсуждения может меняться, особенно в длинных переписках, что делает исходную тему письма неуместной. «Люди отключаются и перестают читать письма, как только они получают интересующую их информацию, думая, что все дальнейшие письма к ним не относятся, — говорит Диана Бухен, автор книги «Что я еще могу сказать? Почему общение не складывается и что с этим делать». — Поэтому они упускают важные детали и события. Обновляя тему письма в цепочке сообщений, вы заново вовлекаете в обсуждение всех участников».
3. Не пренебрегайте приветствием
«Когда электронное письмо начинается без обращения к получателю по имени, он может подумать, что это массовая рассылка и письмо не требует ответа», — говорит Пегги Дункан, автор книги «Карманный справочник по Тайм-менеджменту: Создавайте время для Вашей жизни». «Кроме того, ваше письмо могут понять как требование, а не как просьбу, — говорит она. — И начинать письмо с приветствия попросту более вежливо».
4. Начинайте ваше письмо с четко сформулированной просьбы
«Не скрывайте цель вашего электронного письма; начните с описания желаемого ответа и срока его получения», — говорит Лиза Заслоу, организатор мероприятий из Нью-Йорка. — «Например: «Пожалуйста, сообщите к концу дня, сможем ли мы встретиться 21-го числа в обед»», — говорит она.
5. Придерживайтесь правила «золотой середины» в объеме письма
Согласно исследованию email-маркетинговой платформы Boomerang, частота ответов на письма увеличится наполовину, если ваше письмо по объему будет от 50 до 125 слов. Частота ответов медленно снижается с 50% для сообщений из 125 слов до примерно 44% для сообщений из 500 слов. После этого она остается неизменной до объема в 2000 слов, а затем резко сокращается.
6. Используйте язык третьеклассника
Исследование платформы Boomerang установило, что сложность языка в письме сильно влияет на вероятность ответа. Письма, написанные на уровне третьеклассника, с использованием простых конструкций и меньшим количеством слов в предложении, были более понятными. На них отвечали на 36% чаще, чем на письма, написанные на академическом языке, и на 17% чаще, чем на те, которые были написаны на языке старших классов. Если вы хотите проверить уровень читабельности ваших текстов, то это можно сделать на сайте ReadabilityScore.com (англ.).
7. Используйте эмоции
Исследование платформы Boomerang показало, что использование умеренного количества эмоционально-окрашенных слов, таких как «великий, замечательный, восхищенный, довольный, плохой, ненавистный, яростный, ужасный», увеличивает вероятность ответа на письмо на 10-15% по сравнению с нейтральными или излишне эмоциональными электронными письмами.
Алекс Мор, генеральный директор платформы Boomerang, говорит, что если вы направляете, например, жалобу, то лучше сформулировать ее как “Сегодня в Вашем магазине со мной произошла ужасная ситуация. Сотрудник был очень груб со мной. Пожалуйста, исправьте ситуацию” вместо “Твой магазин — отстой. Твой сотрудник — придурок. Надеюсь, что ты умрешь в муках”.
8. Форматируйте текст
«Используйте жирный шрифт и разные цвета, чтобы выделить ожидаемый ответ», — предлагает Заслоу. Форматирование может не отобразиться в письме получателя, это зависит от совместимости почтовых сервисов, но попробовать стоит.
Дункан добавляет, что вы можете использовать маркированные списки, чтобы повысить читабельность текста, а также использовать другой цвет текста, чтобы привлечь внимание к срокам.
9. Продумайте время отправки сообщения
Отправляйте письма утром. Согласно исследованию 500 000 электронных писем, проведенного поставщиком программного обеспечения для отслеживания электронных писем Yesware, электронные письма, отправленные с 6 до 7 утра, получают самые высокие показатели по прочтению — около 45%. В этот промежуток времени отправляется меньшее количество писем, что снижает конкуренцию.
Комментарии (36)
third112
16.04.2019 23:14+3среднестатистическому человеку в тэке в день приходит более 120 писем
В служебной переписке — Ok, а в личной — многовато. М.б. ок. 99% спамы?
Посмотрел оригинал — там явно про служебную:
With more than 120 messages landing in the average office worker’s inbox each day
1. Попросите ответить на сообщение в теме письма
ИМХО если четко сформулирован вопрос, то и так понятно, что ожидается ответ, а
‘–RESPONSE NEEDED’ at the end of the subject line
(так в оригинале) выглядит слишком канцелярски (да еще крикливыми ПРОПИСНЫМИ буквами!). М.б. лучше в самом конце письма написать что-то вроде: «looking forward to hear from you». При большом желании можно добавить «asap».
2. Изменяйте тему письма, когда меняется предмет разговора
Смена темы может на автомате бросить письмо в спамы. Если у адресата большая переписка, то он может вас не узнать.
ssmac
17.04.2019 03:31можно ещё заголовков накидать:
«выбираем кадровый резерв для совета директоров (условия — внутри)»;
«твой босс (начальник отдела /мэнеджер) пишет тебе уже седьмой раз»;
«не выполнишь эту работу срочно — считай себя уволеным»;
«смотри горячее видео с твоей соседкой по офису»;
…
pyrk2142
17.04.2019 02:00+1Довольно сильно смутил пункт про «язык третьеклассника». Интересно, не произошла ли во время исследования случайная подмена причин на следствие?
Кажется, что большая часть интересных и актуальных тем довольно простые, поэтому они описываются простым языком. Но такие письма читают и отвечают на них не потому, что язык простой, а из-за интересности самой темы или события.orion76
17.04.2019 05:49Наверное имеется ввиду некая защита от
дурака«умника».
Часто люди пишут сообщения, не «вылезая из контекста», людям, для которых данный контекст менее «близок».
Применяя при этом проф.термины на «местном жаргоне», аббревиатуры, привычные для них, но не очевидные для собеседника.
И даже если контент сообщения интересен, но не настолько, чтобы гуглить по каждому подобному «термину», переводя сообщение на понятный язык, то очень сомневаюсь, что собеседник не то что ответит, а дочитает данное сообщение до конца.
Gamliel_Fishkin
17.04.2019 10:46
ssmac
17.04.2019 03:22это афигенские технологии для продвинутых начинающих спамеров; хотя, нет, это же всего-лишь правила-рекомендации для деловой внутрикорпоративной переписки, но похоже на то, что для навалившего (в частности сюда) этот текст, этот бред — просто откровение; можно ещё книгу дэйла карнеги по главе сцеживать, или начитать её под музычку из трёх сэмплов, и в ютуб выложить под слайдшоу с щенками-котиками — гарантированы приток школоло, мукл и прочих альтернативноодарённых, и куча восторженных
высеровкомментов от них;
можно ещё в заголовок письма вставлять вопрос "? хочешь заработать свой миллион, я расскажу тебе, как ...", — и продолжить уже в теле письма: "… потратить его на всякую )(уйню"; успех — гарантирован, все деньги — будут в твоих карманах, все бабы — дадут через 5мин без ломок (а некоторые из них — даже по два раза), надо только первым отправить короткое сообщение на короткий номер; и т.д., и т.п.;
подобные тексты — это глумление над хабром;
MotoDruG
17.04.2019 04:358. Форматируйте текст
но не используйте фон! долго пытался оттереть монитор ноута, пока не понял, что это №@$! фон такой, ненавязчиво волнистые текстуры…
неужели у людей не работает скорочтение? пробежался по диагонали, неизвестная тема разговора — не мне, спам, уведомление.nerdeek
17.04.2019 08:13но не используйте фон! долго пытался оттереть монитор ноута, пока не понял, что это №@$! фон такой, ненавязчиво волнистые текстуры
Зато теперь Вы знаете, как просто и безнаказанно пакостить врагам. Целую технологию из этого можно развить — ну, типа, белый фон «по умолчанию», а у на нём пара «битых пикселей». Помните прикол из 90-х, когда обоями рабочего стола делали скриншот этого самого стола, а потом удаляли все иконки?third112
17.04.2019 10:15-1Помните прикол из 90-х, когда обоями рабочего стола делали скриншот этого самого стола, а потом удаляли все иконки?
Вспомнил подобный прикол в начале года, написал короткую заметку — думал народ повеселить, но не поняли и заминусовали. И я эту заметку убрал в черновики.
HEKOT
17.04.2019 05:45+16. Используйте язык третьеклассника
7. Используйте эмоции
ИМХО для России неприменимо.
6. По причине слишком большой разницы между специалистом и третьеклассником в России. В Австралии, например, считается нормальным написать в описании вакансии офисного планктона «должен владеть грамотой и счётом». Другой пример: касса сломалась, кассирша не в состоянии была высчитать в уме сдачу с $2.20 за товар стоимостью $1.20, её непосредственный менеджер осилил, но только с калькулятором и с третьей попытки.
7. Психика у людей в России устойчивей, и нет условного рефлекса приукрашивать собственные страдания. Если в России в магазине нахамили, то автор письма навряд ли «was shocked», а вот в Австралии — точно.
Если в Австралии велосипедист игнорирует велодорожку, а херачит нагло по полосе, ему бикнешь, то он обязательно сильно испугается, упадёт, сломает палец, получит инвалидность и выиграет суд на пожизненное содержание.ainoneko
17.04.2019 06:34Если в Австралии велосипедист игнорирует велодорожку, а херачит нагло по полосе, ему бикнешь, то он обязательно сильно испугается, упадёт, сломает палец, получит инвалидность и выиграет суд на пожизненное содержание.
А в России просто нет велодорожки длиннее двух метров?HEKOT
17.04.2019 07:56Не знаю. Если нет, то это, очевидно, причина стойкости психики российских велосипедистов.
lgorSL
18.04.2019 01:27В России прямо рядом с Москвой есть места, где кроме как по полосе больше негде херачить — ни обочины, ни тем более тротуара. Велодоржки местами попадаются, но планировал их какой-то Сусанин, так что толку от них немного.
berez
17.04.2019 10:04В России есть велодорожки длиннее двух метров. Проблема не в отсутствии велодорожек, а в том, что по ним ходят мамочки с колясками, бегают их дети и т. п.
Едешь по велодорожке, и вдруг за поворотом стоят две клуши с колясками — у них неожиданно приключилось общение посреди дороги. Пытаешься их объехать, и вдруг из-за мамочек выбегает ребенок, метя организмом тебе в переднее колесо. Скрип тормозов, ребеночек получает скользящий удар обрезиненной ручкой руля по макушке, мамочки косятся мутным глазом и продолжают беседу. Российский велосипедист, выматерившись мысленно, едет дальше, успокаивается, заходит на второй круг… Клуши, жеребенок — все на тех же местах.Eldhenn
17.04.2019 10:51Ну может быть дело в том, что «клуши» и «жеребёнки» тоже люди, и им тоже надо где-то гулять? А больше негде, или в остальных местах асфальт помнит молодого Брежнева?
Алсо, вы супругу не пробовали ласково «клушей с мутными глазами» называть?JC_IIB
17.04.2019 11:16Ну может быть дело в том, что «клуши» и «жеребёнки» тоже люди, и им тоже надо где-то гулять?
Нет, дело в том, что люди в принципе не воспринимают велодорожку, как место для транспорта. Для них это такая удобная дорога с хорошим покрытием, ну чего б не погулять по ней, правда же?
При этом на удобную широкую и гладкую автомобильную дорогу эти же люди вряд ли сунутся. Там же машины!
berez
17.04.2019 12:39надо где-то гулять? А больше негде, или в остальных местах асфальт помнит молодого Брежнева?
В России есть тротуары рядом с велодорожками, которые длиннее двух метров. Другое дело, что тротуар — узкий, а велодорожка — широкая и кажется нестрашной (см. комментарий JC_IIB).
edogs
17.04.2019 12:59Ну может быть дело в том, что «клуши» и «жеребёнки» тоже люди, и им тоже надо где-то гулять? А больше негде, или в остальных местах асфальт помнит молодого Брежнева?
Ох как у нас бомбит с такой логики.
Поставил машину у подьезда перегородив дорогу коляскам — а может это потому что водители тоже люди и им надо где-то парковаться, а парковок нет?
Едет 120 по двору, объезжает пробку по обочине — а может это потому что водители тоже люди и скорее хотят домой, а другой дороги нет?
Собака насрала на детской площадке — а может это потому что собачники тоже люди и им надо собак где-то выгуливать, а площадок для собак нет?
Сделал работу тяп ляп поторопившись — а может это потому что работник тоже человек и ему хочется и с семьей побыть, а не только на работе время убивать?
Выставил мусор за дверь на лестничную площадку или курит на ней — а может это потому что он тоже человек и ему не хочется что бы у него в квартире воняло, а мест для курения не оборудовано, а мусор далеко выносить?
Да когда ж блин закончится это «мне так проще, мне так хочется, мне так надо, поэтому я имею право»©?
marsdenden
17.04.2019 07:07+1[sarcasm]
Со стороны отправителя — «Так, надо ему впарить ###, для этого вытащить на контакт, он тупой, как третьеклассник, обзовем его великим, замечательным и прочее, да еще шрифт побольше и пожирнее...»
Со стороны получателя — «Что за хрень? Он меня, что за ребенка считает? И на кой мне это ###? В спам...»
[/sarcasm]
И да, таки падают на рабочую почту много писем, в день и поболее 120 бывает. Из них процентов 70-90 — от noreply, уведомления о движении заказов, оставшиеся — свежие прайсы, уведомления о внеплановых изменениях отгрузок. Все, априори не требующее ответа, сортируется по папкам, во входящих глаза не мозолят. Письма такого рода, как в статье — если и прочитываются мельком, то на 99% остаются без ответа. Один процент (а то и меньше) — получает фидбек в виде телефонного звонка.
Ментальность все же разная в России и «у них». Рецепт практически нерабочий.
third112
17.04.2019 10:39+1Соображение по регламенту: оценка обсуждаемой переводной статьи скатилась в минус ИМХО заслуженно: выше много и убедительно сказали «почему так не надо» (BTW и я свои 5 копеек внес). При этом, отталкиваясь от «как не надо», пытались предложить свои варианты. И вот теперь вся эта коллективная созидательная работа с конструктивными предложениями рискует исчезнуть, если переводчик уберет публикацию в черновики. В этом ИМХО негативная сторона системы оценки публикаций. Поэтому м.б. не надо слишком сильно минусовать? М.б. "-3" вполне достаточно, чтобы новый читатель увидел отношение сообщества к публикации и сразу перешел к чтению комментов, чтобы понять причину такого отношения?
domix32
17.04.2019 12:22Исследование платформы Boomerang
Половина абзацей начинаются с этой фразы. Nice seo
Tangeman
17.04.2019 16:39Если кратко — почти все эти «способы» (кроме 2 и 4) это не более чем попытка натянуть сову на глобус, к тому же нет в этой области серебрянной пули и универсального рецепта для успеха.
Если кому-то кому интересно моё мнение по пунктам...1. Если текст и так предполагает ответ, то просьба ответить будет явно лишней. Если получатель не в состоянии это понять, то ему вообще не стоит писать.
3. Ну да, приветствие и прощание с многострочной подписью конечно очень уместны в десятке сообщений которыми обмениваешься с одним человеком в течение одного дня. Как и цитирование всего что было написано до этого. Как и привычка говорить «привет» и «пока» при каждой встрече сотрудника в коридоре в течение одного дня — явное проявление чрезвычайного уважения.
5. Объем письма должен быть таким какой нужен для доведения сути. Впрочем, тут другая проблема — как показывает практика, в 90% случаев люди читают (или запоминают) либо первое, либо последнее предложение, тупо пропуская всё что между — хотя это бывает важно (и отправитель ожидает что его прочтут). Я помню переписку с одним клиентом, которому потребовалось много писем чтобы объяснить как решить проблему, хотя полное и пошаговое решение было описано в первом же письме — но он упорно его не читал потому что «письмо слишком длинное», пришлось все шаги разбить на предложения и отправить отдельными письмами.
6. Простой язык, как правило, уместен только с простыми людьми. Если мне напишут языком третьеклассника, я отправлю письмо в спам, потому что в 99% случаев это и будет спам. Остальной 1% остается для клиентов с языком на низком уровне, но обычно это легко отличимо от спама.
7. Эмоции это палка о трёх концах, тут всё зависит, но лучше их избегать — факты всегда лучше.
8. Жирный шрифт, италик — где уместно и без фанатизма — да. Разные цвета… это в 99% спам.
9. Время отправки вещь сомнительная. Например, в моём случае, письмо отправленное кем-то (от кого я не жду писем) между 6-7 утра с большой вероятностью окажется пропущенным — потому что в перид с 7 до 11 (в 11 я обычно начинаю читать почту) придёт ещё пара десятков, а если я начал читать её только в конце дня — то тем более. Лучший способ попасть вовремя — это написать в момент когда человек уже разгреб всю почту и проверяет снова — но этот момент угадать очень трудно, хотя можно с высокой вероятностью предположить что через час-два после начала рабочего дня человек уже разобрал всю почту.
Hizenberg
17.04.2019 19:07Полезная статья! Порой трудно получить обратную связь, даже по рабочим вопросам, не говоря уже о бытовых.
embden
17.04.2019 19:07Мой совет, без которого сложно жить в Германии: одно письмо — один вопрос. Вопрос должен быть четко сформулирован и не допускать двойного трактования или ухода с темы. Если у вас в письме более одного вопроса или просьбы, вам часто ответят полным бредом, слабо относящимся к двум вопросам сразу.
berez
17.04.2019 20:35Это не только в Германии.
Помню, переписывались с китайцами — так у них методика ответа простая: на первый вопрос отвечают, остальные игнорируют.
У индусов — своя методика: из нескольких вопросов они выбирают один, самый простой, и подробненько отвечают на него. В идеале вопрос вообще был риторическим.
vadimm0s
17.04.2019 19:079 удивительно простых способов сделать так, чтобы люди отвечали на ваш спам.
Когда-то, возможно, все это работало, ибо опыта в этом деле было не так много, скорее даже было мало людей опытных в этом деле и знакомых с электронной почтой. В куче неумело написанного спама, письма составленные по описанным правилам выделялись и выглядели более привлекательно.
Теперь же, почти все знакомы со всеми перечисленными техниками т.е. весь спам уже выглядит так, причем как под копирку, т.к. все пишут по одним и тем же лекалам. Вот и получается, что следование этим правилам сделает ваше письмо еще более нежелательным для ответа.
ИМХО
Philkor
17.04.2019 19:07Здравствуй, дорогой читатель Хабра,
очень НУЖЕН ОТВЕТ на этот комментарий. Учусь в 3-м классе и хочу внимания ;(
cahbe
18.04.2019 02:14Когда подобный шлак выкладывают трудолюбивые НРщики на всяких там НН.ру ворк.тадам и прочих это одно — что взять с тех кто с трудом закончил «история средневековой живописи» и теперь клеет на праздники то что я клеил на урок рисования в первом классе. Но тут то зачем? Оставте в покое хоть один ресурс с высокомерными гениями с неадекватными увлевениями.
Памяти башорга посвящается… (с) плакала вся маршрутка)
GeMir
Письмо ответят, да.
Это скорее повод вообще прекратить общение после третьего-пятого письма.
0. Не пишите без конкретной необходимости и в особенности не рассылайте рекламу.
Areso
А я вот соглашусь с вами по поводу пункта под номером 6.
Когда на тебя со всех сторон сыпется информация, все чего-то хотят, пишут, звонят, то чьи-то изыскания, написанные сложным или вычурным языком, могут просто пройти мимо.
А если в корпорации работают еще и иностранцы, то они их удаляют, даже не пытаясь прочесть.
Sazonov
А я не соглашусь. Если письмо игнорят в описанном вами контексте, то оно шлётся повторно, где в Cc уже будет стоять начальник молчаливого иностранца. Обычно помогает.
halted
Т.е. правильно не называть яблоко яблоком, а употреблять выражения типа «шаровидный сладкий или кисло-сладкий плод имеющий отношение к категории растений рода листопадных деревьев и кустарников семейства Розовые (Rosaceae)»?
Если после такого человек не ответил, или ответил не по теме, то надо в копию ставить его руководителя, пусть подергается?
GeMir
Sazonov
Нет. Нужно просто использовать эффективные приёмы в переписке. Если человек не хочет отвечать на письмо, он не будет хотеть отвечать независимо от тог, насколько высоким слогом оно написано. А вот если прилетит втык от начальника, то вероятность ответа сильно возрастает. Вплоть до увольнения совсем клинических случаев.