Проектные менеджеры регулярно сталкиваются с приемкой проектов на различных фазах от других проектных менеджеров или компаний. Как правило, время передачи ограничено: пара недель или менее. Пройдет ли этот процесс гладко зависит от фазы проекта, а также системы управления проектами, в которой он велся.

Четыре первых действия

Сначала голова идет кругом от обилия новой информации, людей, связей и коммуникаций. Возникает желание разобраться во всех прошлых и будущих задачах.

1. Как бы то ни было, первостепенная задача менеджера проектов — сформировать эффективные каналы связи со всеми участниками проекта. Даже если в начале непонятно, о чем говорить с каждым членом команды, лучше сразу записать их имена, должности и контактную информацию.
2. Дальше следует выполнить ревизию проекта, на протяжении которой вы плотнее ознакомитесь с проектом и сможете понять, в каком состоянии он пребывает.
3. Следом необходимо задуматься о том, что нужно сделать, чтобы проект успешно закрыть этот проект. Для этого стоит сформировать, оценить и спланировать BackLog (реестр задач).
4. Как станет понятно что, как долго и в каком режиме вы будете делать, нужно наладить эффективные процессы отчетности, оповещения, ревизий, тестирования и др.

Знакомство с проектом

Прежде чем начинать активные действия, следует попытаться узнать о том, какова цель проекта. Изучите подобные проекты. Самый простой способ их найти — через Google. Так вы узнаете о лучших практиках в данной области и расширите кругозор в данной прикладной тематике.

Как только общее представление о сфере проекта будет получено, можно приступать к углубленному исследованию.

Прежде всего следует собрать все имеющиеся документы по проекту.

В том случае, если какой-то документации не хватает, то ее стоит разработать самостоятельно, хотя бы в общем плане, без тонких деталей, которые будет сложно взять из воздуха.

В первую очередь, вас должно интересовать описание системы, ее структуры и особенностей работы. Это позволит понять, из каких частей состоит проект. Также будет понятно, какие специалисты могут работать над каждой частью.

Немаловажной будет и информация о техническом обеспечении, тестовых и продакшен окружениях и основных подходах к разработке.

Все это можно описать на 5-10 листах бумаги. Но лучше использовать wiki-подобную систему, поскольку такая документация будет полезна всем членам команды — не только менеджеру проекта.

Документация

При формировании списка документов, описывающих проект и дающих частное представлениях о нем, можно применять разные наборы и шаблоны описаний.

Важно в той или иной форме описать следующие вещи:

• Основные цели и задачи проекта либо отдельных его этапов. Возможно, описание не будет детальным, но оно поможет понять, что стоит, а чего не стоит делать в этом проекте.
• Бизнес логика проекта. Если в данном проекте реализуется какая-либо бизнес-логика, то лучше иметь ее описание. Характеристика в виде текста или же блок схемы будет особенно полезной.
• Системы взаимодействия внешних и внутренних интеграций. Если наш проект обладает каким-либо интеграциями, то необходимо иметь описания для каждой из них. По крайней мере, нужно знать назначение интеграций и иметь API документацию на руках.

Организация работы

Если команда работает эффективно, то скорее всего, она имеет отлаженную систему действий и процедур, которым следуют все разработчики. В таком случае, данный нюанс можно не контролировать на первых порах. Однако, желательно создать или дополнить инструкцию по организации работы команды над проектом.



В первую очередь стоит определиться, какая у вас есть команда и какие задачи решает каждый ее участник. Хорошо, когда команда полная и может закрыть весь спектр задач от разработки до тестирования и выпуска. Хуже, когда какие-то специалисты привлекаются нерегулярно либо частично.

При ревизиях и плановой работе менеджеру проектов следует уделить внимание методологии работы, полноте ее использования, а также уточнить порядок тестирования результатов работы.

Когда все задачи на виду и в любой момент времени каждый член команды может узнать текущее состояние проекта, проектному менеджеру куда проще принимать решения по своей и чужой работе.

Визуализации работы проще всего достичь с помощью системы управления задачами. С помощью активностей груминга беклога, а также его приоритезации можно создать устойчивый поток работы.

Кроме того, если все задачи будут вестись через общую систему управления проектами, то менеджеру проекта будет значительно легче собирать информацию для отчетности по проекту и его трудозатратам.

Вывод

При приемке проекта стоит изучить его прикладную тематику, а также сформировать эффективные каналы коммуникаций со всеми участниками.

Получите или разработайте документацию, которая опишет бизнес цели проекта, его структуру, архитектуру и все возможные требования.

Проведите ревизию проекта, уточните и дополните по необходимости учет задач, рабочего времени и отчетности по проекту.

Надеюсь, эти советы помогут вам легко влиться в рабочий поток и грамотно построить командную работу. Желаю удачных проектов!