Если вы научились держать все сферы жизни под контролем, прочитайте другой материал. Но если работа из дома заставила вас задуматься о повышении личной эффективности, этот разбор – для вас. На основании личного опыта и общения с коллегами Кирилл Белобородько, проектный и people-менеджер в харьковском офисе EPAM, собрал типичные ошибки, которые могут загнать новичка в прокрастинацию, вместо того, чтобы помочь успевать больше.
Кирилл – давний адепт инструментов для повышения личной эффективности. Он активно внедряет их не только в свою работу, но и практически во все сферы жизни. Этой весной, когда карантин потребовал от большинства IT-профессионалов работать удаленно, они помогли ему оставаться продуктивным дома и удерживать здравый work-life balance. По нашей просьбе Кирилл делится своим опытом и рекомендациями с вами.
За годы проб и тестирования я прочитал много книг и проверил ряд инструментов. Если вы только начали погружение в тему личной эффективности, рекомендую:
Прочитав любую из этих книг вы поймете, что первый, базовый навык, необходимый для личной эффективности – фиксирование и описание входящих дел, а после – внесение их в любую систему. Дэвид Аллен писал об аналоговых вещах вроде лотков с корреспонденцией. Сейчас, конечно, лучше использовать цифровые инструменты. При этом основной принцип не поменялся: задачи надо фиксировать, группировать по категориям и классифицировать по времени выполнения. Для этого подойдет в том числе классический подход матрицы Эйзенхауэра.
Ну, а ключевое после знакомства с теорией – подключать практику.
Общий совет: как бы вы не любили бумажные ежедневники, задумайтесь о выборе цифрового инструмента. Конечно, выбор очень велик и важно найти приложение, которое будет отвечать вашим требованиям. Зато не придется постоянно переносить записи из блокнота в ноутбук или смартфон. Это, на мой взгляд, контрпродуктивно.
Вот какие инструменты опробовал я:
Итак, вы выбрали подходящий для себя инструмент и начали прокачивать персональную эффективность, как учили книги и как подсказывает приложение. Именно здесь вы можете попасть в…
Ловушка №1. Тратить все время на фиксацию дел. Это я прочувствовал на себе однажды. Если записывать все задачи до мельчайших деталей, времени на их непосредственное выполнение не хватит. Установите определенный барьер: например, если на реализацию надо меньше пяти минут, вы не фиксируете, а сразу делаете. Кроме того, ориентироваться в перегруженном деталями списке дел сложно и неэффективно.
Ловушка №2. Вся картина – широкими мазками. Возможна и другая крайность: задачи, которые вы фиксируете, — слишком общие. Если вы переключились на другой приоритет, то, вернувшись через неделю, рискуете не вспомнить, на какой фазе остановились и что надо делать сейчас. Выход – выработать удобоваримый «bit-size» формат и разделить большую задачу на куски, которые можно финализировать за полчаса (например, «подготовить скелет презентации и отправить на согласование»). У вас не должно возникать страха не выполнить задачу в заданный срок и, как следствие, желания ее перенести.
Ловушка №3. Абстрактные формулировки. Задачи надо описывать так, чтобы они были понятны, а успешность их выполнения было легко измерить (например, «Назначить серию созвонов», «Составить роад-мап для текущего проекта», «Поговорить с тем-то на такую-то тему» — удачные варианты. «Выучить английский», «нарастить знания в people-менеджменте» — не очень). Задачи без конкретики мигрируют изо дня в день и рискуют так и остаться невыполненными.
Ловушка №4. Сложности с приоритетами. Существует два полярных подхода, но, выбрав какой-то из них, стоит его придерживаться. Один гласит, что лучше начинать день с самой сложной задачи с высоким приоритетом (об этом пишет, в частности, Брайан Трейси в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать»). Другой – предлагает стартовать с «разгоночных» задач, но следить, чтобы важные при этом не мигрировали изо дня в день.
Ловушка №5. Завышенные ожидания. Старайтесь адекватно оценивать количество дел, которые вам по силам осуществить за день. Например, в среднем вы выполняете 5 задач. Если запланируете 10, то справиться со всеми будет сложно и качество в итоге может хромать. Кроме того, оставляйте буфер времени на «операционку». Она будет всегда. Также полезно сортировать задачи на тактические и стратегические (вторые, конечно, потребуют больше времени. Это стоит учесть при планировании).
Бывает, нам надоедает приложение и мы рискуем забросить новую полезную привычку. Хорошая «профилактика» продумана у Todoist и в некоторых других инструментах: у пользователя приложения есть карма. Она повышается, когда нет просроченных задач и вы выполняете все, что запланировали. Это подстегивает.
Попробуйте вносить в приложение для личной эффективности не только рабочие, но и другие задачи. Сделайте своего рода динамичный аналог «колеса жизни». Это поможет вовремя заметить, какая сфера жизни давно требует внимания.
Сделайте рабочий календарь своим союзником! Особенно это актуально для тех, кто им активно пользуется и участвует во многих митингах. «Блокируйте» в календаре время, когда необходимо сосредоточиться (или пообедать. Иногда это жизненно необходимо). При этом оставляйте свободные слоты, чтобы коллеги могли сориентироваться в вашем графике без дополнительных уточнений.
Вероятно, вы задаетесь вопросом, зачем все это нужно? На мой взгляд, техники личной эффективности, использованные с умом, помогают замыкать циклы. Дэвид Аллен утверждает в своей книге, что незамкнутые циклы (то есть дела, которые не завершены) не дают нам двигаться вперед. Для меня эта мысль была главным открытием его книги.
А еще эффективная система управления задачами может как погрузить в поток, описанный Михаем Чиксентмихайи в книге «Поток. Психология оптимального переживания», так и вывести из него.
Попробуйте достичь состояния потока, начиная с утра делать не очень сложные задачи и двигаясь по нарастающей. Возможно, это подход будет вам ближе, чем предложение «съесть сначала лягушку» от Брайана Трейси
Кирилл – давний адепт инструментов для повышения личной эффективности. Он активно внедряет их не только в свою работу, но и практически во все сферы жизни. Этой весной, когда карантин потребовал от большинства IT-профессионалов работать удаленно, они помогли ему оставаться продуктивным дома и удерживать здравый work-life balance. По нашей просьбе Кирилл делится своим опытом и рекомендациями с вами.
Немного теории
За годы проб и тестирования я прочитал много книг и проверил ряд инструментов. Если вы только начали погружение в тему личной эффективности, рекомендую:
- Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Это – классика. Следующие книги следуют практикам Аллена и развивают их.
- Глеб Архангельский, «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». К книге можно относиться несколько критично, но это один из самых полных источников по тайм-менеджменту.
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники». Относительно новый сборник проверенных техник эффективности от разных авторов.
- Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей». Еще одна классическая книга. Именно с нее я начал погружение в фундаментальные основы управления командами и проектами.
- Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха». Идея простая, но интересная. Авторы предлагают выбрать одно дело, которое позволит делать все эффективнее, и сфокусироваться на нем.
Прочитав любую из этих книг вы поймете, что первый, базовый навык, необходимый для личной эффективности – фиксирование и описание входящих дел, а после – внесение их в любую систему. Дэвид Аллен писал об аналоговых вещах вроде лотков с корреспонденцией. Сейчас, конечно, лучше использовать цифровые инструменты. При этом основной принцип не поменялся: задачи надо фиксировать, группировать по категориям и классифицировать по времени выполнения. Для этого подойдет в том числе классический подход матрицы Эйзенхауэра.
Ну, а ключевое после знакомства с теорией – подключать практику.
Инструменты для эффективности
Общий совет: как бы вы не любили бумажные ежедневники, задумайтесь о выборе цифрового инструмента. Конечно, выбор очень велик и важно найти приложение, которое будет отвечать вашим требованиям. Зато не придется постоянно переносить записи из блокнота в ноутбук или смартфон. Это, на мой взгляд, контрпродуктивно.
Вот какие инструменты опробовал я:
- стандартные заметки и чек-листы в смартфоне. Самый банальный способ, но для начала он довольно удобен;
- личная доска в Trello. Неплохой вариант, многофункциональный и простой для управления небольшими проектами. Потому многие используют его в качестве личной Kanban-доски. Но для меня лично он был несколько громоздким, с излишними деталями. Поддержание его актуальности каждый день требовало усилий.
- приложение-трекер Pomodoro. Метод знаком многим. Его суть в том, чтобы выделять отрезок времени на конкретную задачу и запускать таймер. Как только раздается звонок – вы переключаетесь на дело в другой области. Мне метод не очень понравился. В нем теряется гибкость, а ведь иногда надо срочно дать ответ. В 2020 темп коммуникации высок и не отвлекаться 30 минут достаточно сложно. Кроме того, это может сказаться на отношениях с командой.
- Toggl. Неплохое в целом приложение по управлению задачами и трекингу времени. Но для меня оно оказалось не очень удобным. Плюс многие функции не бесплатны.
- Todoist. Это приложение, на котором я в итоге остановился. Веду в нем рабочие и домашние задачи, формирую списки литературы и дел. Мой Todoist разделен на 7 больших категорий по принципам Стивена Кови. Часть категорий имеют внутренние подразделы, в них я и помещаю задачи, отмечая цветовыми кодами приоритетность. Некоторыми делюсь с женой и друзьями, так можно оптимизировать общую работу над определенной задачей.
Итак, вы выбрали подходящий для себя инструмент и начали прокачивать персональную эффективность, как учили книги и как подсказывает приложение. Именно здесь вы можете попасть в…
Ловушки для новичков
Ловушка №1. Тратить все время на фиксацию дел. Это я прочувствовал на себе однажды. Если записывать все задачи до мельчайших деталей, времени на их непосредственное выполнение не хватит. Установите определенный барьер: например, если на реализацию надо меньше пяти минут, вы не фиксируете, а сразу делаете. Кроме того, ориентироваться в перегруженном деталями списке дел сложно и неэффективно.
Ловушка №2. Вся картина – широкими мазками. Возможна и другая крайность: задачи, которые вы фиксируете, — слишком общие. Если вы переключились на другой приоритет, то, вернувшись через неделю, рискуете не вспомнить, на какой фазе остановились и что надо делать сейчас. Выход – выработать удобоваримый «bit-size» формат и разделить большую задачу на куски, которые можно финализировать за полчаса (например, «подготовить скелет презентации и отправить на согласование»). У вас не должно возникать страха не выполнить задачу в заданный срок и, как следствие, желания ее перенести.
Ловушка №3. Абстрактные формулировки. Задачи надо описывать так, чтобы они были понятны, а успешность их выполнения было легко измерить (например, «Назначить серию созвонов», «Составить роад-мап для текущего проекта», «Поговорить с тем-то на такую-то тему» — удачные варианты. «Выучить английский», «нарастить знания в people-менеджменте» — не очень). Задачи без конкретики мигрируют изо дня в день и рискуют так и остаться невыполненными.
Ловушка №4. Сложности с приоритетами. Существует два полярных подхода, но, выбрав какой-то из них, стоит его придерживаться. Один гласит, что лучше начинать день с самой сложной задачи с высоким приоритетом (об этом пишет, в частности, Брайан Трейси в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать»). Другой – предлагает стартовать с «разгоночных» задач, но следить, чтобы важные при этом не мигрировали изо дня в день.
Ловушка №5. Завышенные ожидания. Старайтесь адекватно оценивать количество дел, которые вам по силам осуществить за день. Например, в среднем вы выполняете 5 задач. Если запланируете 10, то справиться со всеми будет сложно и качество в итоге может хромать. Кроме того, оставляйте буфер времени на «операционку». Она будет всегда. Также полезно сортировать задачи на тактические и стратегические (вторые, конечно, потребуют больше времени. Это стоит учесть при планировании).
Пара неочевидных советов
Бывает, нам надоедает приложение и мы рискуем забросить новую полезную привычку. Хорошая «профилактика» продумана у Todoist и в некоторых других инструментах: у пользователя приложения есть карма. Она повышается, когда нет просроченных задач и вы выполняете все, что запланировали. Это подстегивает.
Попробуйте вносить в приложение для личной эффективности не только рабочие, но и другие задачи. Сделайте своего рода динамичный аналог «колеса жизни». Это поможет вовремя заметить, какая сфера жизни давно требует внимания.
Сделайте рабочий календарь своим союзником! Особенно это актуально для тех, кто им активно пользуется и участвует во многих митингах. «Блокируйте» в календаре время, когда необходимо сосредоточиться (или пообедать. Иногда это жизненно необходимо). При этом оставляйте свободные слоты, чтобы коллеги могли сориентироваться в вашем графике без дополнительных уточнений.
И в заключение
Вероятно, вы задаетесь вопросом, зачем все это нужно? На мой взгляд, техники личной эффективности, использованные с умом, помогают замыкать циклы. Дэвид Аллен утверждает в своей книге, что незамкнутые циклы (то есть дела, которые не завершены) не дают нам двигаться вперед. Для меня эта мысль была главным открытием его книги.
А еще эффективная система управления задачами может как погрузить в поток, описанный Михаем Чиксентмихайи в книге «Поток. Психология оптимального переживания», так и вывести из него.
Попробуйте достичь состояния потока, начиная с утра делать не очень сложные задачи и двигаясь по нарастающей. Возможно, это подход будет вам ближе, чем предложение «съесть сначала лягушку» от Брайана Трейси
wmgeek
Давайте представим план на пол года вперед. Запланируем 3-4 дела на сегодня, завтра и послезавтра. На следующую неделю по 2-3 дела на день. И затем по 5-7 дел на неделе. Итого 150-200 задач, продолжительность каждой в среднем пол дня. Оперировать таким списком уже не легко и это само по себе требует значительных ресурсов. А если подумать о днях за которые вы решали всего 2 задачи — окажется, что таких меньшинство. И скорее у вас 5-6 задач на дню в среднем, с соответствующим ростом объема планирования и затрат на актуализацию приоритетов. Разумный вариант — делегирование как раз задачи планирования. Вы набрасываете неструктурированный список, помечая срочно, важно. А секретарь отдает вам приоритетные направления, самостоятельно структурируя список, идентифицируя дубликаты, поднимая приоритеты по внешним сигналам. К сожалению, хороший секретарь — тоже редкость. Так и приходится прозябать в замкнутом круге где повышение эффективности требует повышения затрат на планирование, а повышение затрат на планирование отвлекает ресурсы от выполнения задач и снижает эффективность. Нужен рывок. Может быть AI в скором времени придет на помощь?
kbeloborodko
Валерий, добрый вечер. Спасибо за комментарий! Мне лично сложно представить, что планирование можно делегировать кому-то, кто не находится полностью в контексте задачи / проекта / инициативы. У Вас есть примеры успешной реализации такого подхода?
wmgeek
Да, множество примеров делегирования задачи планирования:
Директор -> Секретарь
BRM -> Project Manager
Менеджер -> Персональный ассистент
Или вот на днях мой оперирующий хирург так и сказал: «Ты записывайся в регистратуре, я не хозяин своего времени, мне как девочки принесут план приема/операций, так и работаю». И, судя по тому, что он еще и глав врач и владелец клиники — стратегия весьма успешная.
Напротив, историй о том как кто то лично стал планировать свое время вот по этим таблицам и эффективность возросла — в жизни не встречал, только в книжках. Это не означает, что таблицы плохие. Просто мне так ни разу и не удалось вести план личных дел сколь бы то ни было разумный срок.
Были неоднократные попытки просто подводить итоги дня, записывая добрые дела и то, что не успел. Есть канбан доска дома с множеством стикеров. Есть режим дня с особым вниманием к очень важным стратегически, но совершенно незаметным и не срочным оперативным задачам: подъем 6:50, отбой: 22:35. Зарядка: 7:10-7:25, 11:10-11:20, 15:10-15:20, 19:10-19:20. Завтрак: 7:40-7:55. Обед: 13:00-13:45. Полдник: 17:00-17:15. Ужин: 21:00-21:30. Вот это расписание исполняю четко. И еще 1 час 50 минут в день — чтение и видео на произвольные темы. Хабр, rbc, любые книжки или периодические издания, LinkedIn Learning, Coursera, все что скачалось с торренотов — идет в зачет. Недобор по этой статье увеличивает время на завтра и одновременно повышает приоритет. Три дня без книги = аврал и гарантированный выходной.