Кирилл – давний адепт инструментов для повышения личной эффективности. Он активно внедряет их не только в свою работу, но и практически во все сферы жизни. Этой весной, когда карантин потребовал от большинства IT-профессионалов работать удаленно, они помогли ему оставаться продуктивным дома и удерживать здравый work-life balance. По нашей просьбе Кирилл делится своим опытом и рекомендациями с вами.
![](https://habrastorage.org/webt/ti/un/1r/tiun1rn6d679nq00b0ql15o7yrk.jpeg)
Немного теории
За годы проб и тестирования я прочитал много книг и проверил ряд инструментов. Если вы только начали погружение в тему личной эффективности, рекомендую:
- Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Это – классика. Следующие книги следуют практикам Аллена и развивают их.
- Глеб Архангельский, «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». К книге можно относиться несколько критично, но это один из самых полных источников по тайм-менеджменту.
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники». Относительно новый сборник проверенных техник эффективности от разных авторов.
- Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей». Еще одна классическая книга. Именно с нее я начал погружение в фундаментальные основы управления командами и проектами.
- Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха». Идея простая, но интересная. Авторы предлагают выбрать одно дело, которое позволит делать все эффективнее, и сфокусироваться на нем.
Прочитав любую из этих книг вы поймете, что первый, базовый навык, необходимый для личной эффективности – фиксирование и описание входящих дел, а после – внесение их в любую систему. Дэвид Аллен писал об аналоговых вещах вроде лотков с корреспонденцией. Сейчас, конечно, лучше использовать цифровые инструменты. При этом основной принцип не поменялся: задачи надо фиксировать, группировать по категориям и классифицировать по времени выполнения. Для этого подойдет в том числе классический подход матрицы Эйзенхауэра.
![](https://habrastorage.org/webt/zb/jf/eu/zbjfeuichb9oehbpkqs0lfmg83i.png)
Ну, а ключевое после знакомства с теорией – подключать практику.
Инструменты для эффективности
Общий совет: как бы вы не любили бумажные ежедневники, задумайтесь о выборе цифрового инструмента. Конечно, выбор очень велик и важно найти приложение, которое будет отвечать вашим требованиям. Зато не придется постоянно переносить записи из блокнота в ноутбук или смартфон. Это, на мой взгляд, контрпродуктивно.
Вот какие инструменты опробовал я:
- стандартные заметки и чек-листы в смартфоне. Самый банальный способ, но для начала он довольно удобен;
- личная доска в Trello. Неплохой вариант, многофункциональный и простой для управления небольшими проектами. Потому многие используют его в качестве личной Kanban-доски. Но для меня лично он был несколько громоздким, с излишними деталями. Поддержание его актуальности каждый день требовало усилий.
- приложение-трекер Pomodoro. Метод знаком многим. Его суть в том, чтобы выделять отрезок времени на конкретную задачу и запускать таймер. Как только раздается звонок – вы переключаетесь на дело в другой области. Мне метод не очень понравился. В нем теряется гибкость, а ведь иногда надо срочно дать ответ. В 2020 темп коммуникации высок и не отвлекаться 30 минут достаточно сложно. Кроме того, это может сказаться на отношениях с командой.
- Toggl. Неплохое в целом приложение по управлению задачами и трекингу времени. Но для меня оно оказалось не очень удобным. Плюс многие функции не бесплатны.
- Todoist. Это приложение, на котором я в итоге остановился. Веду в нем рабочие и домашние задачи, формирую списки литературы и дел. Мой Todoist разделен на 7 больших категорий по принципам Стивена Кови. Часть категорий имеют внутренние подразделы, в них я и помещаю задачи, отмечая цветовыми кодами приоритетность. Некоторыми делюсь с женой и друзьями, так можно оптимизировать общую работу над определенной задачей.
Итак, вы выбрали подходящий для себя инструмент и начали прокачивать персональную эффективность, как учили книги и как подсказывает приложение. Именно здесь вы можете попасть в…
Ловушки для новичков
Ловушка №1. Тратить все время на фиксацию дел. Это я прочувствовал на себе однажды. Если записывать все задачи до мельчайших деталей, времени на их непосредственное выполнение не хватит. Установите определенный барьер: например, если на реализацию надо меньше пяти минут, вы не фиксируете, а сразу делаете. Кроме того, ориентироваться в перегруженном деталями списке дел сложно и неэффективно.
Ловушка №2. Вся картина – широкими мазками. Возможна и другая крайность: задачи, которые вы фиксируете, — слишком общие. Если вы переключились на другой приоритет, то, вернувшись через неделю, рискуете не вспомнить, на какой фазе остановились и что надо делать сейчас. Выход – выработать удобоваримый «bit-size» формат и разделить большую задачу на куски, которые можно финализировать за полчаса (например, «подготовить скелет презентации и отправить на согласование»). У вас не должно возникать страха не выполнить задачу в заданный срок и, как следствие, желания ее перенести.
Ловушка №3. Абстрактные формулировки. Задачи надо описывать так, чтобы они были понятны, а успешность их выполнения было легко измерить (например, «Назначить серию созвонов», «Составить роад-мап для текущего проекта», «Поговорить с тем-то на такую-то тему» — удачные варианты. «Выучить английский», «нарастить знания в people-менеджменте» — не очень). Задачи без конкретики мигрируют изо дня в день и рискуют так и остаться невыполненными.
Ловушка №4. Сложности с приоритетами. Существует два полярных подхода, но, выбрав какой-то из них, стоит его придерживаться. Один гласит, что лучше начинать день с самой сложной задачи с высоким приоритетом (об этом пишет, в частности, Брайан Трейси в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать»). Другой – предлагает стартовать с «разгоночных» задач, но следить, чтобы важные при этом не мигрировали изо дня в день.
Ловушка №5. Завышенные ожидания. Старайтесь адекватно оценивать количество дел, которые вам по силам осуществить за день. Например, в среднем вы выполняете 5 задач. Если запланируете 10, то справиться со всеми будет сложно и качество в итоге может хромать. Кроме того, оставляйте буфер времени на «операционку». Она будет всегда. Также полезно сортировать задачи на тактические и стратегические (вторые, конечно, потребуют больше времени. Это стоит учесть при планировании).
Пара неочевидных советов
Бывает, нам надоедает приложение и мы рискуем забросить новую полезную привычку. Хорошая «профилактика» продумана у Todoist и в некоторых других инструментах: у пользователя приложения есть карма. Она повышается, когда нет просроченных задач и вы выполняете все, что запланировали. Это подстегивает.
Попробуйте вносить в приложение для личной эффективности не только рабочие, но и другие задачи. Сделайте своего рода динамичный аналог «колеса жизни». Это поможет вовремя заметить, какая сфера жизни давно требует внимания.
![](https://habrastorage.org/webt/qk/ex/aa/qkexaaagg_zwon35vb_aqnc7sdo.png)
Сделайте рабочий календарь своим союзником! Особенно это актуально для тех, кто им активно пользуется и участвует во многих митингах. «Блокируйте» в календаре время, когда необходимо сосредоточиться (или пообедать. Иногда это жизненно необходимо). При этом оставляйте свободные слоты, чтобы коллеги могли сориентироваться в вашем графике без дополнительных уточнений.
И в заключение
Вероятно, вы задаетесь вопросом, зачем все это нужно? На мой взгляд, техники личной эффективности, использованные с умом, помогают замыкать циклы. Дэвид Аллен утверждает в своей книге, что незамкнутые циклы (то есть дела, которые не завершены) не дают нам двигаться вперед. Для меня эта мысль была главным открытием его книги.
А еще эффективная система управления задачами может как погрузить в поток, описанный Михаем Чиксентмихайи в книге «Поток. Психология оптимального переживания», так и вывести из него.
![](https://habrastorage.org/webt/yx/ik/co/yxikcofdhftyb2vghazc08jycr0.png)
Попробуйте достичь состояния потока, начиная с утра делать не очень сложные задачи и двигаясь по нарастающей. Возможно, это подход будет вам ближе, чем предложение «съесть сначала лягушку» от Брайана Трейси
wmgeek
Давайте представим план на пол года вперед. Запланируем 3-4 дела на сегодня, завтра и послезавтра. На следующую неделю по 2-3 дела на день. И затем по 5-7 дел на неделе. Итого 150-200 задач, продолжительность каждой в среднем пол дня. Оперировать таким списком уже не легко и это само по себе требует значительных ресурсов. А если подумать о днях за которые вы решали всего 2 задачи — окажется, что таких меньшинство. И скорее у вас 5-6 задач на дню в среднем, с соответствующим ростом объема планирования и затрат на актуализацию приоритетов. Разумный вариант — делегирование как раз задачи планирования. Вы набрасываете неструктурированный список, помечая срочно, важно. А секретарь отдает вам приоритетные направления, самостоятельно структурируя список, идентифицируя дубликаты, поднимая приоритеты по внешним сигналам. К сожалению, хороший секретарь — тоже редкость. Так и приходится прозябать в замкнутом круге где повышение эффективности требует повышения затрат на планирование, а повышение затрат на планирование отвлекает ресурсы от выполнения задач и снижает эффективность. Нужен рывок. Может быть AI в скором времени придет на помощь?
kbeloborodko
Валерий, добрый вечер. Спасибо за комментарий! Мне лично сложно представить, что планирование можно делегировать кому-то, кто не находится полностью в контексте задачи / проекта / инициативы. У Вас есть примеры успешной реализации такого подхода?
wmgeek
Да, множество примеров делегирования задачи планирования:
Директор -> Секретарь
BRM -> Project Manager
Менеджер -> Персональный ассистент
Или вот на днях мой оперирующий хирург так и сказал: «Ты записывайся в регистратуре, я не хозяин своего времени, мне как девочки принесут план приема/операций, так и работаю». И, судя по тому, что он еще и глав врач и владелец клиники — стратегия весьма успешная.
Напротив, историй о том как кто то лично стал планировать свое время вот по этим таблицам и эффективность возросла — в жизни не встречал, только в книжках. Это не означает, что таблицы плохие. Просто мне так ни разу и не удалось вести план личных дел сколь бы то ни было разумный срок.
Были неоднократные попытки просто подводить итоги дня, записывая добрые дела и то, что не успел. Есть канбан доска дома с множеством стикеров. Есть режим дня с особым вниманием к очень важным стратегически, но совершенно незаметным и не срочным оперативным задачам: подъем 6:50, отбой: 22:35. Зарядка: 7:10-7:25, 11:10-11:20, 15:10-15:20, 19:10-19:20. Завтрак: 7:40-7:55. Обед: 13:00-13:45. Полдник: 17:00-17:15. Ужин: 21:00-21:30. Вот это расписание исполняю четко. И еще 1 час 50 минут в день — чтение и видео на произвольные темы. Хабр, rbc, любые книжки или периодические издания, LinkedIn Learning, Coursera, все что скачалось с торренотов — идет в зачет. Недобор по этой статье увеличивает время на завтра и одновременно повышает приоритет. Три дня без книги = аврал и гарантированный выходной.