Железный юрист Redmadrobot Марина Бутурлина рассказала про ситуацию, когда клиент готов заказать работы, а с подписанием договора всё сложно и постоянно откладывается. Если вам хочется понять, как действовать, чтобы ничего не упустить, но вы не юрист, то эти советы для вас.

Вы знаете с Кириллом друг друга уже целый год. Он даже подписан на вас в Instagram и лайкает фотографии. «Он не подведет с контрактом», — вы же договорились, что он пропушит оплату для вашей компании за оказанные услуги. Ну и что, что договора нет? Кирилл же обещал.

По ту сторону сидит Кирилл, который пишет вам письмо о том, что, к сожалению, его руководство согласовало бюджет, в котором нет названия вашей компании, и с оплатой придётся подождать. А, кстати, у нас не подписан договор, поэтому отзывайте юристов. Конец связи.

Знакомо? Если нет, значит вы всё предусмотрели заранее (читайте как, подписали бумаги). А если актуально, то давайте разберёмся.

***

Кстати, многие работают дистанционно, и кажется, что эта тема как никогда актуальна, так как подписать бумаги «вживую» в нынешних реалиях бывает затруднительно.

Сделка с клиентом редко начинается сразу с подписания договора. История начинается задолго «до» — когда мы ведем переговоры и переписку. Законодательство и судебная практика не отстают от диджитализации всего и вся, и уже не первый раз признают переписку юридически значимым действием.

Это означает, что все условия сделки, сроки, разговоры об оплате и разнообразные «мамой клянусь», упомянутые в переписке по электронной почте, уже давно могут быть признаны договоренностями, имеющими юридическую силу даже без подписания бумаг.

Работа без договора — и хочется, и колется

В любой компании как правило существуют два лагеря: те, кто продает и привлекает деньги в компанию, и те, кто защищает компанию от неверных шагов. Менеджер (project manager, sales manager, возможно даже сам product owner, зависит от структуры компании) и юрист – яркие представители этих лагерей.

Порой менеджер сталкивается с ситуацией, когда клиент хочет начать работу как можно скорее и вроде готов платить без задержек, но вот незадача — согласование документов на его стороне займёт месяц, а то и два.

Когда мы работаем по формуле Time & Material (это когда вы не определяете общую стоимость работ, а фиксируете ставки специалистов и вам оплачивают работы, исходя из количества затраченных часов за отчетный период), вопрос оплаты встает весьма остро, так как работы разбиты на ежемесячные заказы (или иные по длительности спринты) и пока клиентом не будут приняты и оплачены работы по текущему заказу, приступать к следующему нам как исполнителям не выгодно. А каждый заказ нужно согласовать.

Встаёт выбор — ждать согласования и, возможно, упустить клиента, или запустить работы без договора. В случае выбора второго варианта, если всё пойдет по плохому сценарию, то получится, что работы сделаны, вы готовы их сдавать клиенту, а он больше в них не заинтересован либо не имеет возможности их оплатить. Как в истории с Кириллом, где «бюджет не согласовали».

Юрист в это время ещё не знает о сложившейся ситуации, его подключат позже, когда с большими глазами будут рассказывать, что на улице неплохая погодка, пора бы и в суд прогуляться.

Чтобы такого не произошло, менеджеру и юристу стоит соблюдать три простых правила.

Делиться информацией и достигать понимания

То, что известно менеджеру, не всегда будет озвучено юристу. Вроде как «за ненадобностью». Но мы (юристы) в Redmadrobot всегда просим рассказать нам:

• контекст в целом;
• предысторию сделки;
• не стесняемся спросить, что означает тот или иной новый термин.

Это всё может иметь большое значение для юридической экспертизы договоренностей и будущего договора.

В свою очередь, правовое заключение юриста, не всякому под силу понять без специальных знаний. Попросите ваших специалистов перевести с юридического на русский, это поможет обеим сторонам в будущем.

Мы всегда стараемся общаться друг с другом на универсальном языке, понятном и сейлзу, и аналитику, и юристу, и командам из производства. Также между собой мы практикуем рисование для наглядности. Отражение проекта в виде схемы на обычном А4 порой быстрее снимает вопросы, чем длительные переговоры.

Поэтому не стоит скупиться на информирование другой стороны ещё на старте проекта и проговаривать позицию компании между собой понятными категориями.

Помнить, что играете за «одну команду»

Каждый так или иначе пытается отстоять свои интересы. И бывают компании, где есть прозрачность во внутренних процессах, любой вопрос можно обсудить с генеральным или финансовым директорами и в любой момент можно собрать встречу с представителями отделов, которые работают над проектом.

Если же структура вашей компании более жесткая, а процессы формализованы, то как минимум старайтесь открыто высказывать свою позицию в письмах и предлагать варианты решений, ведь для других они не всегда лежат на поверхности.

Включаться в переговоры вместе

Юрист сможет подсказать, чем «украсить» письма клиенту с правовой точки зрения (об этом ниже). На наш взгляд, мнение, что юристы лишь согласуют документы, уже весьма устарело.

Сейчас в ИТ-компаниях привлечение юриста на самой ранней стадии переговорного процесса — признак гибкости и профессионализма команды. Многие спорные вопросы можно снять ещё задолго до подписания документов. Поэтому не забудьте занять место для вашего юриста за переговорным столом.

Когда разобрались с приоритетами на своей стороне, переходим к первому упражнению.

Разбираемся, с каким клиентом имеем дело

Ниже приведена схема, помогающая понять, с какими процессами внутри компании клиента можно столкнуться.



Среднестатистическая ИТ-компания столкнётся, скорее всего, со всеми тремя типами. Что стоит предусмотреть по каждому из них.

Стартап

Небольшой стартап или компания одной услуги. Есть риск, что деньги могут кончиться в какой-то момент. Это, конечно же, необязательно, но предусмотреть стоит.

Поэтому несмотря на легкость коммуникаций, все договоренности должны быть зафиксированы. Хотя бы в переписке.

Не будет лишним осуществить проверку контрагента: проверить в открытых источниках (nalog.ru, просто погуглить) и специальных платных сервисах (spark, glavbukh.ru, др.) финансовое состояние, налоговые задолженности, участие в судах, цепочку собственников и т.п.

Крупные клиенты

Кирилл из нашей истории, скорее всего, представитель такой компании. Его присутствие вроде бы помогает менеджеру достигать результатов, но может ослабить бдительность, мол, всё будет хорошо, документы — потом.

Контакт в этой компании может внезапно смениться новым. Вместо Кирилла будет Оксана, которая не в курсе ваших прежних договоренностей. Её KPI сложится из других подрядчиков, вас там может и не быть. Тут опять же нужно сохранять все переписки, чтобы при общении с новым менеджером не «откатываться» в переговорах, а продолжать с того этапа, где закончили.

Государственный заказчик

Кто хоть раз играл тендер по 223-ФЗ или 44-ФЗ, знает, насколько эта процедура негибкая. Это самый рисковый вариант начала работ без договора, т.к. ваш клиент заключает договоры только под выделенный государством бюджет.

И если вы начали работы (потому что ооочень просили начать), а бюджет так и не выделили, значит, тендеру не быть и контракт никто не заключит. Риск не получить деньги за выполненные без договора работы велик.

Также стоит учитывать тот факт, что к отношениям сторон, регулируемым 44-ФЗ и 223-ФЗ, не применяются положения Гражданского кодекса о так называемой «ретро-оговорке», о которой мы поговорим чуть позже (письмо Минфина от 01.07.2019 № 24-03-07/48249, п.2 ст.425 ГК РФ).

Поэтому круг доказательств того, что вы начали работы до заключения договора, сужается на глазах.

Пишем письма

Руководство дало добро на старт работ без договора, но юрист почему-то весело обсуждает что-то с коллегами, а менеджер присматривает себе новую кофемашину.

Почему все так спокойны? Потому что ребята договорились писать грамотные письма клиентам.

Давайте пройдемся по чек-листу, что нужно проверить и сделать:

• выбрать правильного адресата,
• описать существенные условия будущего договора,
• указать на выгодные для вас условия,
• приложить необходимые документы,
• подписать NDA,
• грамотно «сдать» работы.

А теперь чуть подробнее.

Выбираем уполномоченное лицо

Получатель письма, который скажет свой «ок», должен иметь полномочия принимать такие решения.

Кого мы поставим адресатом, зависит от структуры компании заказчика: руководитель проекта, product owner, руководитель практики, порой даже финансовый или генеральный директор. Мы всегда проводим аналитику в отношении клиента и заранее имеем представление, кому по каким вопросам следует писать.

Четко прописываем условия работ и/или услуг, которые стартуем

Тут пора призвать юриста в помощь и обозначить в письме (подобно договору) следующие условия.


Шаблон в Google Docs

Когда придет время подписывать договор в нем необходимо отразить условие о «ретро-оговорке».

С юридического на русский — это когда условия договора будут распространяться «назад», то есть будут иметь силу до его заключения.

Например, договор будет датирован 1 июня 2020 года, а работы по проекту вы начали 1 апреля 2020 года. Указав в договоре, что «положения договора распространяются на взаимоотношения сторон, возникшие 1 апреля 2020 года», вы фиксируете, что договор действует с 1 апреля 2020 года, когда фактически начались работы, соответственно, они должны быть оплачены.

Обозначаем выгодные условия

Не стесняйтесь конкретно описывать выгодные для себя условия будущей сделки, email всё стерпит. Если вам вдруг придется идти в суд, то такая переписка будет иметь юридическую силу. Но помните: чтобы было легче потом обосновывать ваши договоренности, прежде всего указывайте в письмах именно существенные условия (предмет, сроки, цена).

Не обходите вниманием и условия, до боли знакомые представителям ИТ-сферы:

• гарантийный срок на отдельные фичи, доработки ПО, готовое ПО (чтобы он начинался именно с фактической даты сдачи работ, не дожидаясь подписания договора);
• описание градации багов и сроков их исправления (если у вас есть готовый SLA, самое время его выслать клиенту);
• порядок развертывания ПО на мощностях заказчика и др.

Если вы договорились работать короткими спринтами и закрывать работы ежемесячно, такие условия становятся существенными.

И обязательно дождитесь от той стороны внятного ответа, чтобы согласие с перечисленными условиями было явно выражено. «Начинайте, мы пока всё согласуем с руководством» — не подойдёт. Нет-нет, мы подождём.

Прикладываем необходимые документы

Если у вас есть шаблоны документов, подходящих под эти работы, не лишним будет заполнить их и выслать клиенту.

Так вы покажете, что четко понимаете, как будет выглядеть процесс выполнения работ. К тому же, это значительно сократит в дальнейшем согласование документов для подписания на стороне клиента.

Подписываем NDA

Этот документ становится важным на самой ранней стадии переговоров с заказчиком. Соглашение о неразглашении (или non-disclosure agreement, NDA) может заключаться сторонами и в отношении будущих проектов.

Его желательно подписать сразу, можно предусмотреть обмен подписанными сканами в самом тексте NDA, этим вы упростите клиенту и себе жизнь.

В нем вы сможете определить:

• какую информацию считать конфиденциальной,
• как обмениваться такой информацией,
• какую ответственность понесет нарушившая сторона.

Бывает, что ещё до старта проекта нам необходимо обменяться с клиентом информацией, чтобы провести аналитику или составить коммерческое предложение. Такая информация с бОльшей долей вероятности может оказаться конфиденциальной.

Грамотно сдаём выполненные работы

Когда придёт время сдавать выполненные работы, например, за месяц, действуем по тому же принципу, что и при написании письма о старте работ.

Привет, Кирилл!
Мы выполнили работы за май 2020 г. в полном объеме, прилагаем информацию о затраченных часах.

Подтверждаете ли вы данные результаты работ?

Если всё ок, ждем от вас оплату в размере 560 000 р, в т.ч. НДС 20%, до 5 июня 2020 г.

Excel-файл с подробно расписанными ставками и часами будет не лишним.

Итог

Итак, мы научились разбираться в заказчиках и писать им письма в ситуациях, когда договора ещё нет на горизонте. Также мы поняли, как важно не бояться обозначать свои условия и собирать нужные документы.

От лица всех юристов хочется сказать, что не нужно упускать возможность подключать нас ещё до подписания контракта, а именно в сам переговорный процесс. Это поможет минимизировать риски ещё до начала работ и сэкономить время и деньги. Всем спасибо!



Марина Бутурлина, старший юрист в Redmadrobot, поделилась опытом.