Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Дело даже не в ошибках или опечатках. В основном большую волну негодования вызывают слова-паразиты и речевые штампы, которые вроде бы призваны упростить общение. Однако на деле они запутывают, напрягают и показывают неуважение к человеку и его работе. В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.
Коллеги
Такое обращение ассоциируется с официозом прошлого века и отстраненностью. Оно обезличивает тех, на кого направлено, раздражает и почти никогда не заканчивается чем-то хорошим.
Как лучше: Если вам нужно обратиться к определенной группе людей, лучше просто перечислите их «Егор, Вадим, Олег, ваша задача на сегодня...», «Разработчики, вам нужно сделать...». Когда нужно обратиться ко всем, напишите что-то типа «Привет всем», но только не «Коллеги».
Я вас услышал
Фраза кажется обычной, но от нее веет холодком и высокомерием. Если хотите оставить неприятное послевкусие после беседы, скажите: «Я вас услышал».
Как лучше: Попробуйте донести до собеседника, что вы поняли его мысль, более неформальными словами. «К 3 ноября проект будет сделан» или «Хорошо, мы привлечем еще нескольких дизайнеров, чтоб успеть к сроку».
Я не знал, я не специально
Такие выражения создают впечатление, будто человек хочет как можно скорее сбросить с себя ответственность, а не разобраться в ситуации. Даже если вы, действительно, не знали, то говорить об этом бесполезно, потому что ситуация уже произошла.
Как лучше: Бросайте оправдываться и искать виноватых, предлагайте варианты решения проблемы. Этот совет подходит под все случаи жизни, кроме тех, где вас попросили объяснить причины случившегося.
Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.
Такие «подгонялки» раздражают, особенно если видишь их в конце рабочего дня и не можешь оценить, задача актуальна или уже нет. Для действительно срочных задач есть более быстрые способы связи — звонок или мессенджер.
Как вы уже знаете/как я уже говорил, в моем последнем письме
В таких высказываниях сквозит пассивная агрессия и обвинения в рабочей безалаберности. Если мы переведем любую из этих фраз с офисного на человеческий, то получится «Почему я работаю с дураками, которым нужно повторять миллион раз одно и то же».
Как лучше: Независимо от того, помнят ли коллеги, что вы однажды сказали, укажите, где можно получить подробную информацию по проекту или вкратце передайте суть. «Все правки от клиента находятся в его папке», либо «Ситуация в следующем: нужно переделать все карточки до конца недели. Успеем?».
Тут дело на пять минут, посмотри одним глазком, ты же профессионал
Такие фразы-манипуляции показывают, что человек во что бы то ни было хочет получить желаемое, и ему все чем вы заняты. Делаются задачи «на пять минут», как правило, наспех между основными делами, «в фоновом режиме» и без желания, лишь бы не портить отношения. В итоге, страдает результат.
Как лучше: Постарайтесь не просить коллег о том, что не входит в их рабочий функционал. Если же этого нельзя избежать, то предоставьте им отходные пути: «Если ты сейчас занята, то я справлюсь сама, не беспокойся».
Это была шутка (в спорной или конфликтной ситуации)
Даже если вы просто пошутили, а вас не поняли, эта фраза подвергает сомнению ваше чувство юмора и выставляет тех, кто шутку не оценил, эмоционально нестабильными личностями.
Как лучше: Не шутите. Если ляпнули ерунду, лучше сразу извинитесь.
Искренне ваш…/ с уважением… и другая чрезмерная вежливость
Люди быстро улавливают, что за всей этой благожелательностью стоит попытка навесить новые обязанности. Формальная вежливость раздражает, потому что все понимают, что отправителю все равно на потребности адресата.
Также дела обстоят с благодарностью. Мало заботы в том, чтобы отвлекать от рабочих задач письмом с «спасибо», только из привычки быть вежливым.
Как лучше: Проявите благодарность и заботу на деле, а не на словах. Для этого убедитесь, что вся информация есть в письме и его смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.
К сведению/ надо бы обсудить/ надо сделать
Письмо бесит тем, что оставляет чувство незаконченности и неопределенности. Сообщения в общем чате, которые содержат такие фразы, оставляют получателя в недоумении, а должен ли я что-то сделать? Или можно просто проигнорировать сообщение?
Как лучше: Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте, ясно ли из него, кто, что и в какие сроки должен сделать? Адресуйте послание одному человеку, либо конкретизируйте, к кому обращаетесь, если скидываете в общий чат. «Прошу программистов посмотреть список предложений до завтра и каждому подумать, что мы можем внедрить».
Сделайте отчет/ напишите апдейты/ коллеги
«Коллеги, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами» — такое сообщение в общем чате, скорее всего, будет проигнорировано. В нем нет конкретного адресата, сроков.
Как лучше: Если вы решили поставить задачу в общем чате, то сразу же назначайте ответственного. «Марина и Катя, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами до трех часов».
Что можно посмотреть и почитать по теме?
«Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой рассказывают, как важны уважение к адресату и забота о его интересах в рабочей переписке. И что можно сделать, чтобы избежать манипуляции, обоюдного презрения, и повысить эффективность рабочего общения.
В статье «Деловая переписка в IT» вы найдете информацию об особенностях формального общения. Узнаете, что может сделать переписку скучной и раздражающей, получите несколько дельных советов, как общаться, чтобы никого не бесить.
Книга «Проще говоря: Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» Джея Салливана поможет вам разобраться, как взаимодействовать в ситуациях, где вы владеете вниманием людей, как важно говорить с коллегами о них самих и свести к минимуму все разговоры о себе.
В книге Дон-Мишеля Бода «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence» на примере маркетологов, юристов, специалистов по HR и других, показано как составлять понятные и грамотные письма на английском языке для общения с бизнес-партнерами и коллегами.
В книге «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах» Саши Карепиной даются рекомендации, как сделать так, чтобы ваше сообщение не просто дочитали до конца, но и правильно поняли.
В статье «Деловая переписка на английском языке» вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами.
Статья 3 tips for better writing даст понимание, как сделать деловое общение более простым, этичным и продуктивным.
Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловой переписке. Помните, что уважение даже в таких мелочах помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.
Комментарии (27)
Mitya78
13.11.2021 20:12-5У нас на работе один мерзкий тип постоянно использует в речи "Коллеги!", меня уже передёргивает.
Moskus
13.11.2021 20:30+5То есть вы не можете разделить смысл выражения и личность "мерзкого типа", так что ваша чрезмерная эмоциональная реакция конкретно на него оказывается жёстко ассоциирована с выражением, которое значит просто то, что значит.
Mitya78
13.11.2021 21:05В принципе я это признаю, именно так и написал.
Но всё же, как мне кажется, для него выбор этого обращения не случаен. Человек активно то ли косплеит Шелдона, то ли сам такой.
Есть в этом слове какая-то отстранённость.
Moskus
13.11.2021 21:18+1Это очень сильно зависит от контекста. Другой "мерзкий тип" может, с тем же успехом (и этот прием хорошо известен) намеренно обращаться по имени, чтобы вызвать доверие. Правда, на такое сейчас реагируют положительно, большей частью, люди старшего поколения (безосновательно считая это признаком уважения к себе) или те, у кого проблемы с самооценкой (также безосновательно считая это признаком личного внимания). А у кого-то обращение по имени не со стороны друга или членов семьи вызывает отторжение, как форма панибратства. И всё осложняется, когда обращающийся по имени - лицо, обладающее более высоким статусом, к которому обратиться также - слишком неформально, потому что с его стороны это может быть средством напомнить о своем статусе.
fougasse
13.11.2021 20:40+3Вам ближе «Посоны!» или «Псы!»?
Я подозреваю, что проблема не в «мерзком типе», а как раз наоборот, либо в личной неприязни. Но тогда уже неважно, что и как говорить.
xakep2011
13.11.2021 22:11+1Может, его раздражает обращение "ребята" к взрослым сотрудникам.
namikiri
13.11.2021 22:41Вот «ребята» действительно напрягает, и это никак не связано с возрастом. «Друзья» туда же, мы с вами на брудершафт не пили. «Коллеги», на мой взгляд, самое нейтральное обращение. Чуть выше верно заметили, что внутри отдела или в каком-нибудь неформальном чатике это действительно смотрится чуждо, но в переписках о работе оно в самый раз.
third112
13.11.2021 22:13Дешевый известный прием — слово можно произносить с разной интонацией, иногда с издевательской.
Red_Lord
13.11.2021 20:52+9Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.
Почему это не считается "чрезмерной вежливостью", а подпись "С уважением" - считается? Кто определяет эти уровни? В общем, статья полный бред.
Без уважения к автору, Red Lord.
AVX
13.11.2021 21:45-1С уваженьем! Дата. Подпись. Отзовитесь нам! А то, если вы не отзовётесь - мы напишем в спортлото! (c)
Это уважение или угроза уже? :-)
MFilonen2
13.11.2021 21:05+4На картинке было, хотя в статье и не указано, что лучше писать «вы» с маленькой буквы.
Что ж, я не понимаю вот, как можно обижаться на грамотность. И меня, и моих родителей так учили писать в школе, в единственном числе с большой буквы.
А то, что у каждого тут свои предпочтения – почему я должен подстраиваться под них? Ко мне были не раз вопросы, почему я ставлю точки в конце предложений, что ж, негодующим пришлось продолжать терпеть это безобразие…
LastNormal
13.11.2021 21:07Когда мне говорят из разряда "та тут на 5 минут.... дело простое" я отвечаю: на зачем ты тогда ко мне, сэкономь деньги, сделай сам. И как по волшебству начинается: да ты не понял, я не хотел и т.п. Тогда продолжаем разговор.
third112
13.11.2021 21:28Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.
ИМХО приятная фраза в конце письма: Looking forward to hear from you ASAP! аналогично: looking forward to hear from you soon.
Т.о. человек, которому Вы написали, подчеркивет, что заинтересован в дальнейшей переписке.
Про "Вы" и "вы".
Гугл выдает:Общим правилом является следующее: с прописной буквы пишется Вы и Ваш при вежливом обращении к одному человеку; со строчной – при обращении к нескольким лицам. Ошибкой будет употребление прописной буквы в случае обращения к нескольким лицам. Так же пишутся местоимения Вы и Ваш в текстах анкет, рекламы, листовок.
За примером далеко ходить не надо — подпись в ответе службы поддержки "HABR Support". Если я напишу "ИМХО вы не правы" — значит я обвиняю всю службу, а если напишу "ИМХО Вы не правы" — только конкретного работника, который не сообщил мне свое имя.
Пример из статьи: "Приглашаю Вас выступить" vs "Приглашаю вас выступить". Если пошлю приглашение "Приглашаю вас выступить" в HABR Support, то не должен удивляться, если весь Support, явится полным составом, и каждый будет выступать по 30 минут.
Искренне ваш…/ с уважением… и другая чрезмерная вежливость
Регулярно получаю письма с окончанием "sincerely yours", "all the best", "с уважением". И от людей, с которыми знаком более 10 лет. Не вижу в этом ничего плохого. Если мой давний знакомый закончит ответ фразой "Ну бывай, пока", то я не обижусь, но если HABR Support так закончит ответ на мое сообщение о багах в новой версии, то сильно удивлюсь.
GospodinKolhoznik
13.11.2021 21:36+3Ну не прижилось у нас слово господа, а слово товарищи дурно пахнет. Ещё есть слово гражданин, но оно используется ужасно - как обращение полицейского к подозреваемому.
Сейчас слово коллеги является чуть ли не стандартным обращением и его уже можно услышать в качестве такового, когда обращаются к просто людям, даже не к коллегам.
Viacheslav01
13.11.2021 22:08+3Вечная проблема, есть люди, которые воспринимают форму за содержание, они всегда будут искать на что обидеться, там где нет повода для обиды, будут находить тайный смысл там где его нет.
Когда форма становится важнее содержания, то содержание теряет всякий смысл.
Moskus
13.11.2021 22:17+1Интересно, что если я скажу, что говоря о "деловой переписке", употреблять жаргонные выражения вроде "бомбит" - неуместно?
AxKoff
13.11.2021 22:44+1В некоторых изданиях для создания материалов используют свод правил, который достаточно часто называют стайлбук. Некоторые компании создают брендбук. Явно назрела потребность в создании корпоративного стиля общения. Такого кодекса поведения, чтобы человек знал, что допустимо, а от чего нужно отказаться. Да, людей нужно учить, чтобы ввести в рамки допустимого. Человек должен знать правила игры. Тогда можно что-то требовать. А пока нет единого стиля общения, то можно столкнуться с чем угодно. Это зависит от уровня воспитания и образованности человека (не путать с наличием дипломов).
alexander222
Спорно, и без отсылок к исследованиям, больше похоже на личное мнение автора, выдаваемое как инструкцию. А например мне обращение Коллеги выглядит максимально нейтральным, а с перечислением имён начинает уже попахивать какими-то манипуляторскими техниками.
padizar
Ваше мнение очень важно для нас...
Moskus
Справедливости ради (не защищая автора), список литературы по теме он проводит. А "исследования" по конкретным случаям могут и не существовать в природе, что не значит, что то или иное выражение не может иметь сомнительные свойства.
Впрочем, ровно то же самое можно было написать, снабдив каждый случай объяснением (пусть даже исключительно от себя) и сказав, что во многих случаях это зависит от контекста и культуры организации. Но не всегда - скажем, обезличенные обороты типа "необходимо сделать" вместо "мне нужно, чтобы вы сделали" - это может быть и чиновничий стиль, и способ придать высказыванию вес путем исключения из него признания личной заинтересованности.
delphiknight
Полностью согласен на счет коллег! Никак не пойму, в чем это слово провинилось.
AVX
Тут есть нюанс ещё в принятой форме общения в коллективе. Где-то на "ты", где-то на " Вы", где-то на "Вы" только с руководством... И если от начальника обращение "Коллеги", вполне нормально выглядит. Но когда между собой все общаются на ты, да ещё с шутками да матерком по делу - обращение "Коллеги" от коллеги выглядит как-то холодно и напряжённо, будто его чем-то обидели, и сейчас будет что-то неприятное.
На прошлой работе непосредственный руководитель группы был и нашим другом, и если надо было что-то сделать и обращение ко всем, он заходил и говорил "Мужики, надо сделать вот это". Или чётко говорил кто что будет делать, если сам знал хорошо, что за работа и кому что лучше поручить.
Собственно, никто не мешает использовать " Коллеги", и дальше прямо пофамильно указать кто что должен сделать, если задачи различаются.
А лучше вообще не использовать никаких обращений, если это в письменном виде. Пришло письмо - значит тебе адресовано. Так и короче и меньше воды ненужной. Например, "закройте все тикеты до выходных", и в получателях указать кому это надо. Да, выглядит грубовато, но мне кажется, от начальника и должны быть указания - максимально понятные и короткие, без лишних слов.
Кстати, у многих есть типа " Кодекс деловой этики" в виде официального документа, где всё прописано, как к кому обращаться, что долдна содержать подпись в письме и т.д.
P.S. что-то много "коллеги" в комменте получилось...
muove
Обращение "мужики" актуально только в мужском коллективе, в смешанном это будет нередлевантно. Никогда не было проблем с "коллеги", просто обобщение безе перечисления всех поименно коих может быть очень много в письме.