Привет! Меня зовут Юлия Глазкова, я тренер бюро «Глагол». Сегодня хочу поделиться своим опытом, как готовиться к онлайн-выступлениям и проводить их, чтобы коммуникация была эффективной. Под выступлением я подразумеваю разные форматы: дейли, демо перед стейкхолдерами или командой, переговоры, вебинар, питчинг, собеседование.

Этот опыт я собирала в течение трех лет работы с гибридными и распределенными it-командами. Обычно в таких командах кажется, что с коммуникациями все в порядке: «Мы уже столько лет работаем онлайн, все привыкли и друг друга понимают». Но на деле чаще всего командам есть куда расти: демо оцениваются как бесполезные, а обучающие встречи — затянутые и утомительные. Надеюсь, что у вас не так, но если узнали свою команду — вот набор идей, как это исправить. 

Стресс и истощение в онлайне

В онлайне и в офлайне наше внимание работает по-разному. Слушателям сложнее концентрироваться, а ведущему — сложнее вовлекать аудиторию.

Перед тем, как рассказать, что с этим делать, покажу, почему офлайн дается нам сложнее.

Ученые подтвердили, что мы устаем от видеозвонков сильнее, чем от очных встреч. Было исследование, в котором специалисты компании Microsoft участвовали в 8 онлайн-звонках в день, а специальные приборы контролировали работу мозга и оценивали его активность. Оказалось, что уровень стресса во время видеозвонка или конференции в несколько раз выше, чем при очной встрече. 

К похожим выводам пришли сотрудники Стэнфордского универститета. По их данным, после видеоконференции участники чувствуют более сильное истощение, чем после очных встреч. Причем наиболее высокий уровень стресса и усталости был у женщин, но и мужчинам требуется в среднем больше времени на отдых и восстановление, чем после обычных планерок и встреч.

Почему мозг воспринимает зумы как стресс

По мнению врачей, такое сильное утомление после онлайн-конференций могут вызывать сразу несколько факторов. 

1. Задержка сигнала. Даже если качество связи и интернет-сигнала хорошие и нам кажется, что общение происходит без задержек, на самом деле сигнал запаздывает – и наш мозг об этом знает. Те доли секунды, в течение которых он не получает «отзыва», реакции, информации, создают дополнительный стресс.

2. Отсутствие прямого зрительного контакта. Во время видеоконференций участники и ведущие, как правило, смотрят только в камеру или на себя, и прямого зрительного контакта не происходит. А если у участников и выключены камеры, то нам приходится прикладывать усилия, общаясь с «невидимой» аудиторией и не получая отклика. 

Зрительный канал восприятия у нас развит куда сильнее остальных, и первую реакцию мы считываем по невербальным признакам. 

• Низкий уровень дофамина, который мы получаем в онлайн-общении. При непосредственном контакте «глаза в глаза» социальная связь более активна, мозг получает больше дофамина, а мы – испытываем больше удовольствия или вознаграждения от общения. Если же зрительного контакта недостаточно, полученного дофамина не хватает, чтобы скомпенсировать затраченные усилия – и мы устаем сильнее.

Добавьте к этому море отвлекающих факторов: помехи из-за плохой гарнитуры, котик, выглядывающий из-за плеча коллеги, домашние ходят туда-сюда на фоне. Все это снижает эффективность и утомляет мозг.

Иллюзия многозадачности

Еще одна ловушка в онлайне — иллюзия многозадачности. «Я буду смотреть и слушать ведущего встречи, а заодно займусь другими делами, чтобы не терять время,» — знакомая ситуация?

Участники отводят глаза, периодически выключают камеру и стучат клавишами на фоне. Внимание рассеивается, контент проходит мимо. 

Но при переходе в онлайн не меняется задача встреч: договариваться, внедрять изменения, убеждать или убеждаться. Получается, что мы решаем те же задачи, что и в офлайне — но менее эффективно, затрачивая больше усилий и ресурсов.

Базовая гигиена онлайн-встреч

Я предлагаю рассматривать инструменты повышения качества онлайн-встреч от простого к сложному. В начале рассмотреть минимальные требования, которые помогают упростить восприятие, затем перейдем к уровню hard. Если вы уверены, что с базой у вас все в порядке, можете пролистать вперед.

Есть минимальный этикет онлайн-встреч. Как (чаще всего) вы не можете во время офлайн-встречи закинуть ноги на стол, так и для онлайна есть свои правила.

Включенная камера

На встрече вас должно быть хорошо видно — неважно, ведете вы колл или приглашены как участник. 

Включенная камера — возможность установить невербальный контакт в онлайне, лучше донести свои эмоции и ключевой посыл. 

Включенная камера предполагает приличный внешний вид. Домашняя одежда и мятая прическа с меньшей вероятностью произведут впечатление на команду и партнеров.

Работа с микрофоном

Здесь правила два: когда вы говорите, вас должно быть хорошо слышно (обычно лучше работает проводная гарнитура или внешний микрофон), а когда молчите — микрофон должен быть выключен. Второе — часть «цифровой вежливости»: собеседник видит, что вы не собираетесь его перебивать, никому не мешают ваши фоновые шумы.

Пунктуальность

Если встреча назначена на 17:00, то часто к ней подключаются в 17:01-17:03. Еще пару минут уходит на технические неполадки: у кого-то не подключились наушники, у кого-то не работает вебка. Лучше подключиться на пару минут раньше, чтобы встреча началась ровно в назначенное время.

Пунктуальность касается и завершения встречи. Если встреча предполагает дискуссию, выберите того, кто будет следить за временем и останавливать спикера, когда его время вышло, чтобы не затягивать обсуждение. Также помогает заранее оценивать по времени каждый пункт адженды.

Онлайн-этикет уровень pro

Эти рекомендации работают, если вас ждет важное выступление или встреча. Часть инструментов полезно использовать и для ежедневных встреч — это проявление заботы о ваших коллегах или слушателях.

Иметь рядом телефон с мобильным интернетом

Если вдруг сеть отключится, вы сможете быстро вернуться онлайн. 

Про скорость интернета, ретрансляторы для дальних комнат мы писать не будем — читатели Хабра знают об этом лучше нас. Просто напоминаем, что хороший интернет решает, а плохой — мучение для вас и слушателей.

Позаботиться о фоне

Нагруженный фон может отвлекать собеседника или даже раздражать.

Хорошо

• выбрать для фона однотонную стену или вирутальный фон с рабочим местом/офисом,

• сесть напротив окна, чтобы лицо освещал естественный свет,

• убрать отражающие поверхности из кадра: плазму, зеркало, микроволновку. В отражении участники встречи увидят, что происходит за кадром,

• расположить камеру на уровне глаз. Если поставить камеру выше или ниже, пропорции лица изменятся (а еще участники увидят ваши ноздри).

Отвлекает от сути

• яркие цветные пятна на фоне,

• «бытовуха» — много деталей, тарелки на столе за спикером, 

• люди в движении (опасайтесь стеклянных стен в переговорках),

• источник света за спикером — тогда говорящий превращается в темный силуэт,

• выступление на крутящемся стуле — чаще всего спикеры начинают вертеться туда-сюда,

• одежда в мелкий рубчик или узор. 

Чтобы улучшить качество картинки, иногда достаточно протереть тканью камеру на ноутбуке или телефоне.

Еще несколько советов, как Zoom может помочь улучшить изображение:

• Выбрать камеру и соотношение сторон экрана. Если у вас подключено две камеры, укажите, какую из них использовать во время трансляции — встроенную в телефон/ноутбук или внешнюю. Настройте широкоэкранный режим трансляции для улучшения видимости и дальности изображения.

• Включить режим HD. Это обеспечит высокое качество картинки.

• Включить функцию «Подправить мой внешний вид». 

Убедиться, что вас хорошо слышно

Как избавиться от возможных дистракторов: 

• Выключить звук и вибрацию на телефоне, умных часах, уведомления на ноутбуке. 

• Прикрыть окно, чтобы не мешал шум с улицы, закрыть дверь в комнату и попросить домашних вас не беспокоить, пока идёт видеоконференция. 

• Держать рядом проводные наушники на случай, если беспроводные отсоединятся или разрядятся в неподходящий момент. 

• Если вы используете внешний микрофон на проводных наушниках, проверьте, что он не стучит о цепочку на шее или фурнитуру на одежде.

Обратите внимание, что на разных платформах ваши устройства ввода и вывода звука могут звучать по-разному. Обязательно проверяйте звучание перед каждой встречей

Вовлечение слушателей в онлайне

Теперь, когда вы убедились, что вас будет хорошо слышно и видно, можно задуматься о небанальном вовлечении и управлении вниманием слушателей.

У нас есть 2 типа внимания:

• произвольное (система 1),

• непроизвольное (система 2).

Произвольное внимание — это усилие. Если какая-то информация для нас важна или интересна, мы готовы всматриваться или вслушиваться, чтобы получить информацию.

Непроизвольное внимание — это реакция на что-то необычное. Если вы сидели в тишине и что-то упало, вы среагируете на шум. И наоборот, если было громко и наступила тишина — вы это заметите.

Спикер может управлять и тем, и тем типом внимания. В онлайне это особенно важно (помните про иллюзию многозадачности?). Обозначайте цель встречи и пользу для участников, чтобы включить произвольное внимание. И используйте контраст, чтобы поддерживать интерес: делайте паузы, избегайте монотонности, ведите диалог, а не монолог. 

Многие понимают, что и в онлайне нужно вовлекать аудиторию, но делают это избитыми способами: например, просят прислать единички в чат. После 3-4 повторений этот прием становится скучным, не надо так.

Как экологично вовлекать слушателей

В онлайне сложно получить реакцию или ответ. Но важно помнить — за экраном есть зрители, и вы ведете с ними диалог. Вот несколько простых приемов ненавязчивого и экологичного вовлечения.

Попросить слушателей представить то, о чем вы рассказываете. Прием помогает установить контакт, если вы предлагаете представить знакомые для аудитории ситуации.

Попросите слушателей что-то запомнить, прочитать, рассмотреть, вспомнить, подумать о чем-либо. Это должно быть действие, которое не требует активного участия аудитории: «Вспомните свое первое собеседование. Что вы тогда чувствовали?»

Обратитесь к знаниям или опыту слушателей. О чем знают все люди в зале? Это может быть недавнее событие в компании или отрасли, новый затронувший всех законопроект, опыт, объединяющий людей определенного возраста, значимый факт в прошлом.

Задавайте вопросы. Это могут быть риторические вопросы, если людей много — и вопрос к конкретному человеку, если вы работете небольшой группой.

Используйте приложения. Создавайте опросы, тесты, викторины или предлагайте необычные пространства для встреч, например, Spacial Chat. Работайте вместе на одной доске или в одном Гугл-документе, так каждый участник будет вовлечен.

Добавьте фишку. Если у вас в команде принято делать коллы менее формальными — используйте это. Включите музыку, пока все собираются, поменяйте в какой-то момент фон, чтобы усилить момент в речи, встаньте и продолжите рассказ стоя, покажите в камеру то, о чем рассказываете (например, книгу). Это все способы создать контраст. 

Уверена, что это далеко не все приемы, как улучшить онлайн-выступление, — буду рада обсудить другие идеи в комментариях.