Хабр, привет! Меня зовут Екатерина Герт, я ведущий аналитик и ресурсный менеджер одной из групп аналитиков в КРОК. В этих двух ролях я много работаю с новичками. Как аналитик на уровне проекта знакомлю новичка с проектной командой и спецификой предметной области, а как руководитель – погружаю в стандарты и практики работы аналитиков в компании. 

За последние 3 года количество аналитиков-новичков, которые приходят к нам в команду, выросло почти в 6 раз. К нам приходят новички разного уровня, от младших до ведущих. У каждого – свой багаж знаний и практический опыт. Важно адаптировать этот опыт и знания к практикам работы, которые приняты компании. Если не заниматься адаптацией, каждый новичок будет работать так, как он привык. Команда и заказчики будут ожидать совсем другого результата, к которому они тоже привыкли. В итоге – хаос неизбежен. 

Помимо общих адаптационных материалов «на компанию» в гильдии аналитиков есть своя программа – набор материалов, практических заданий и система бесед для проверки, насколько хорошо был усвоен материал. К этой системе мы пришли постепенно от стихийного наставничества к программе со своей структурой из теории и практики. 

В этом посте хочу показать, как вы можете выстроить свою программу адаптации на примере эволюции нашей адаптационной программы.

 Я не художник, но иллюстрации в тексте – мои :) 

Что происходит с новичком, когда он приходит в команду? 

Знакомьтесь, это Олег. Совсем недавно я провела собеседование с Олегом, и он принял оффер от нашей компании. Буквально сегодня он выходит в нашу компанию на позицию младшего аналитика. У Олега есть небольшой опыт работы в отделе внутренней автоматизации в другой компании. Олег классный, знает много теории и хочет поработать в больших командах над интересными проектами.

Когда Олег переступит порог нашего офиса (или зума), для него начнется период адаптации. Это время, за которое он познакомится с внутренними стандартами и практиками работы аналитика в нашей компании. Набьет свои первые шишки. Получит первую обратную связь от коллег по своей работе. И, наконец, выйдет на нормальный рабочий режим. 

Это немного перекликается с моделью Такмана, которая отражает динамику развития команды. Ее также можно применять для включения новичка в команду. В этот момент команда также будет проходить все этапы развития, но уже быстрее.

Когда Олег приходит в команду, ему все очень интересно, он берет свои первые задачи, знакомится со всеми. Это первый этап «формирования» или «включения» новичка в команду. 

Затем начинается работа над первой задачей. Сталкиваются ожидания коллег и прошлый опыт Олега. Результат может оказаться совсем не тот. Подходы в работе команды отличаются от прошлого опыта Олега. Начинается период «шторма». В этот период скорость работы Олега над задачей ниже «нормального» уровня. В это же время может упасть и скорость работы команды в целом, так как Олегу нужна помощь коллег, он задает вопросы. Все это требует времени. 

Затем Олег успешно справляется с первой задачей, получает одобрение от команды. И вот он уже приближается к этапу «нормального» режима работы. Скорость его работы начинает расти, так же, как и экспертиза в этой предметной области. Олег сработался с другими членами проектной команды. Ура!

В этой истории важно помочь Олегу пройти от этапа «формирования» до этапа «нормального» режима работы как можно быстрее. Для этого нужно выровнять опыт работы Олега, его знания и практики работы с тем, какие практики используется в компании. И это важно не только для Олега, но и для команды. Ведь тогда Олег будет быстрее выдавать нужный команде результат. 

Организованный процесс адаптации для Олега поможет ему быстрее выйти на «нормальную» скорость работы. Если же этого процесса нет ни в компании, ни на уровне команды, то адаптация потребует больше времени. Вся информация будет даваться хаотично. Что-то важное вспомнит тимлид, про что-то спросит сам Олег, а что-то –забудется. 

 Что важно для организации процесса адаптации:

1. поставить для новичка цель на период адаптации

2. разбить работу с материалом на этапы

3. обеспечить новичку поддержку при помощи наставника.

А еще адаптация — это время, когда можно не только познакомиться с новичком, но и посмотреть его глазами на наши процессы и практики работы. В самом начале работы именно новичок может заметить в них несовершенства, подсказать нам точки роста., поэтому так важно не упустить этот момент и поговорить с ним об этом. 

Эволюция адаптации – от хаоса к системе

Как я уже сказала выше, когда Олег переступит порог нашего офиса, для него начнется период адаптации. И эта адаптация будет проходить сразу на нескольких уровнях. 

На уровне компании. На этом этапе Олега встречает его руководитель и специалист от HR. Вместе они помогают Олегу узнать об общих процессах работы в компании. Например, где можно попить кофе, где в офисе столовая, бухгалтерия, где взять ноутбук. Еще у нас в компании есть welcome-семинары для сотрудников, которые проводят топ-менеджеры – знакомят с бизнесом, принципами работы, корпоративной культурой. 

На уровне ресурсной группы происходит знакомство с практиками работы, принятыми в компании, шаблонами и стандартами. Это важно для обеспечения одинаково высокого уровня работы каждого аналитика в компании.

На уровне проектной команды Олег погружается в детали предметной области и особенности организации работы в конкретной команде в рамках одного проекта.

Конечно, мы (аналитики) не сразу пришли к такой системе. Если бы Олег пришел к нам 8 лет назад, то познакомился бы со стихийным наставничеством. Конечно, мы бы не бросили Олега, но весь его процесс адаптации был бы менее упорядоченным. Очень многое зависело от наставника, насколько он был «свободен», чтобы помогать Олегу.

Уровень, на котором мы находимся сейчас – это комплексная программа адаптации, которая состоит из:

1. Модулей с теоретическим знаниями

2. Практических заданий

3. Регулярных встреч для обсуждения вопросов по теории и практике

Из чего состоит адаптационная программа 

На данный момент мы определили 5 модулей, которые кажутся нам наиболее важными в период адаптации. Конечно, это не все, с чем работает аналитик. 

При выборе тем для модулей мы использовали такие критерии: 

• что критически важно знать новичку

• на каких этапах допускается больше всего ошибок

• какие из этих ошибок самые болезненные для работы команды

У нас получился такой список модулей:

1. Обследование – этап, с которого начинается работа аналитика с заказчиками, заинтересованными лицами, изучение действующих процессов, нормативных документов.

2. Документирование – работа аналитика по проектированию системы приводит к появлению разных проектных артефактов, документов. Здесь разбираем типовые документы, шаблоны и наполнение этих документов.

3. Качество требований – тема тесно связана с документированием, так как в процессе создания документа важно понимать, какой результат можно назвать качественным, какие инструменты и практики помогут повысить качество документа.

4. Риски – крайне важна работа с рисками в больших проектах со сложной предметной областью важна. Здесь мы разбираем нашу базу типовых рисков, как аналитик участвует в процессе выявления и предотвращения этих рисков. Как выстроен процесс работы с рисками внутри команды. 

5. Процессы работы – в модуле описаны типовые процессы разработки и место, аналитика  в команде, ожидания команды от работы аналитика, его «зоны ответственности» в команде.

Еще есть дополнительный модуль по техническим знаниям – его проходят аналитики, которым в рамках проектов требуется более глубокое погружение в эти темы. Например, если они работают с интеграционными взаимодействиями или в их проектах используют блокчейн. 

Каждый модуль внутри состоит из трех частей:

1. Основные материалы – минимальный уровень, который нужно знать по теме модуля.

2. Дополнительные материалы – более глубокое погружение в тему для аналитиков уровня старший и выше.

3. Практические задания для отработки теории на практике.

4. Чек-лист с вопросами для самопроверки.

Важно, что в каждом модуле содержится не просто общепризнанная теория по теме, а отражение этой теории на рабочие процессы в компании.

Как меняется адаптационная программа в зависимости от уровня участника 

Адаптационная программа актуальна для любого уровня аналитиков – от младших до старших и ведущих. Но есть несколько нюансов.

От младшего аналитика, например, как наш Олег:

• Мы ожидаем, что адаптационную программу он пройдет за 3 месяца

• Он обязательно изучит основные материалы и выполнит практические задания.

От системного аналитика (мидл)

• Мы ожидаем, что программа адаптации займет у него 2 месяца. 

• За это время он изучит основные и дополнительные материалы, а также выполнит практические задания. 

От старшего или ведущего аналитика

• Мы ожидаем, что у него за плечами большой бэкграунд. Для аналитика такого уровня структура модулей как чек-лист, по которому он сверяет свой опыт и знания с нашими требованиями.

• Адаптация для него завершается общей встречей по всем модулям в формате свободной беседы, а практическое задание заменяется рабочими артефактами с проекта.

Вне зависимости от уровня важна обратная связь от коллег по команде, в которой работает новичок. 

Наша программа и подход к работе с новичками постоянно меняются. Вот и сейчас мы немного упростили этот подход:

1. Программа адаптации доступна всем новичкам.

2. Адаптацию проходят младшие аналитики. Системные аналитики приглашаются в программу адаптации, если в этом есть необходимость. Например, у новичка нет в прошлом опыта работы с заказной разработкой. 

3. Со старшими и ведущими проводится встреча, на которой обсуждаются подходы к работе в компании в целом. 

Сценарий работы с новичком в рамках программы

Кто помогает новичку пройти через адаптацию? Мы выделяем такие роли:

1. Куратор адаптационной программы – двигатель системы, который запускает все процессы и развивает программу адаптации, помогает наставникам, подводит итоги работы по модулю.

2. Наставник – оберегает и поддерживает новичка на этапе его адаптации, прокладывает мостик для новичка в команду, делится практическим опытом, проверяет практические задания.

3. Ресурсный менеджер (Руководитель новичка) – принимает аналитика, подбирает наставника и глобально стартует процесс его адаптации, помогает в решении сложных ситуаций между новичком и наставником. 

Сейчас роль ресурс-менеджера в программе адаптации стала менее значительной. Он подключается по своей инициативе, если есть вопросы или сомнения по работе новичка. Например, хочется посмотреть, как он демонстрирует свои знания, общается на встрече. Наставником становится не каждый старший или ведущий аналитик, хотя в профессиональном стандарте для этих ролей указаны навыки работы с людьми и передачи знаний. Это ожидается, но не каждый способен или хочет вести такую работу:) 

Для наставника самыми важным качествами будут:

• Устойчивая мотивация делиться знаниями (хотеть и уметь это делать)

• Лояльность к ошибкам – навыки корректной развивающей обратной связи без перегибов. Наша задача, в первую очередь, научить новичка, а не травмировать. 

На практике процесс адаптации строится следующим образом:

1. Я как ресурсный менеджер приняла Олега на работу.

2. Перед выходом Олега в офис я подбираю для него наставника и связываюсь с куратором адаптационной программы.

3. Когда Олег приходит к нам в офис, куратор рассказывает ему про организационные моменты.

4. Наставник и Олег знакомятся друг с другом. Начинается их совместная работа.

5. Олег изучает теорию, делает практические задачи. А все вопросы направляет своему наставнику.

6. Когда Олег заканчивает модуль, то направляет приглашение на встречу для Куратора адаптационной программы, своего наставника и ресурсного менеджера.

7. Вместе мы обсуждаем эту тему. Олег рассказывает, что узнал, а мы задаем ему кейсовые вопросы. Так мы понимаем – разобрался Олег в теме или нет. Важно, это не экзамен, где надо заучивать вопросы и отвечать «по билету». Это разбор на практических примерах, как теория стыкуется с практикой.

8. Если Олег не до конца разобрался в теме, то мы даем ему список вопросов, по которым нужно подготовиться. Если необходимо, наставник может дать дополнительные материалы.

9. Если Олег успешно освоил тему, то он переходит к следующему модулю.

10. После того, как Олег прошел все 5 модулей, то он получает сертификат о прохождении адаптационной программы.

Параллельно прохождению адаптационной программы Олег, конечно, подключается к проектам – то есть смотрит теорию в адаптационной программе и тут же отрабатывает на практике. Независимо от уровня знаний начинаем с небольших задач. Так, шаг за шагом мы нарабатываем позитивный опыт совместной работы. И теперь Олегу можно доверить более сложные задачи.

Если речь идет о старшем или ведущим аналитике, то он довольно быстро показывает рост и не застаивается на простых задачах.

Адаптация предстоит любому сотруднику в любой компании – не важно, есть у компании отлаженный механизм работы или нет. Разница будет только в том, как быстро новичок будет выходить на продуктивный уровень работы, сколько усилий потребуется команде на погружение новичка. 

Мы свою программу продолжаем совершенствовать – в комментариях буду рада обменяться опытом, как происходит адаптация у вас в командах (и не только аналитиков). И, конечно, задавайте вопросы. 

P.S. У меня есть тг-канал, куда я иногда пишу про системный анализ и делюсь тезисами выступлений. Заходите, если что (с)