Всем привет! В прошлой статье я попробовала сделать поверхностный обзор российского вики ПО на основе информации с официальных сайтов. Благодаря обратной связи от дорогих читателей родился этот, уже более глубокий и детальный обзор.
Напомню историю
Базу знаний решили установить в редакторский отдел. Скромное руководство просило не разглашать название маленького, но гордого журнала, да это и не важно. А вот что важно: база знаний нужна для оптимизации большого объема текстовых статей и архива верстки. Сейчас все хранится разрозненно, а поиск нужных статей занимает по времени примерно столько, сколько написание самой статьи.
Основные требования такие: удобная структура хранения информации, хороший поисковик, приятный дизайн будет бонусом. Волевым решением было принято ломать устоявшийся уклад и даже нашего корректора, великую и ужасную Элеонору Ивановну (83 года, ошибки чует за километр) вовлечь в работу с базой знаний. Поэтому она должна быть понятной в использовании. А еще возможности установки облачной версии для небольшого числа пользователей.
Кого отсеяли и почему
Из прошлой статьи отсеялась почти половина претендентов на нашу руку, сердце и бюджет. Вот почему: Una Knows, K-ampus и Teachbase - несомненно, хорошие платформы, но конкретно для обучения, без функционала вики. Ну а БИТРИКС24, корпортал чистой воды, для нужд базы знаний его не за уши не притянуть.
Первое касание
Эта платформа брала меня рекламным измором после безобидного серфинга на тему российских баз знаний - и взяла-таки. Она бросалась на меня из каждого уголка экрана, чаще правого, и предлагала заменить собою почти все, что я гуглила после. Хотелось отомстить и понаписать пакостей, но причин для этого нет.
Внутри внятная структура хранения контента: проект, пространство, папка, статья (файл, скрипт). Ясно. Понятно. Дизайн платформы приятный: простенько, но со вкусом.
Редактор
Первым делом смотрю текстовый редактор - тут все необходимые инструменты, чтобы сделать читабельную статью и красивенько ее оформить при желании. В статью можно вставлять таблицы фото и видео, добавлять внешние ссылки, выделять блоки, например, “важное”, “спойлер”, “часть контента” и другие. А вот если в статью вставить, к примеру, вордовский документ и захотеть вдруг его отредактировать по месту - номер не пройдет - такой возможности нет.
Поиск
Большое упущение (в моем представлении) платформы - нет глобального поиска. Получается, если что-то искать, то надо знать, где искать. Точнее, в какой категории: обучение, отчеты, история и другим, ну или тратить на поиск больше времени и телодвижений. Может, это технически сложно, но почему бы не сделать поиск по всей платформе? Вопрос риторический. В остальном, к поисковику претензий нет: выдает подсказки, показывает историю запроса, подсвечивает в отрывке текста искомое слово. Фильтры для поиска может задавать назначенный администратор.
Обучение
LMS-модуль у Minerva Soft выглядит продуманным и качественным. Удобный конструктор курсов поможет сделать целую обучающую программу без специально обученного сотрудника. Геймификация призвана добавить азарт в обучающий процесс.
С помощью графической аналитики удобно отслеживать успеваемость учеников и их активность. Результаты выгружаются в Excel и вуаля - на руках уже готовый отчет для руководства.
Вывод
Общее впечатление: Minerva - это вики-система, где ищут ответы, но не создают знания. Странный поисковик и встроенный шаблон скриптов не тонко намекают, что эта система подойдет тем, кто работает в продажах, колл-центре или в техподдержке - там, где покупателю, заказчику или клиенту нужно выдать информацию как можно быстрее. При этом, сотрудники точно знают, где именно на платформе эта информация хранится. Обучающие курсы помогут сотрудникам постичь тонкости техник продаж, взаимодействия с клиентам или в деталях познать продукт или услуги. Если в таком виде вики острой нужды у компании нет, боюсь, ее заполнение повиснет над сотрудниками серой тучей дополнительной работы.
Первый раз взглянув на InKnowledge изнутри захотелось все бросить и уединиться с уютными гугл доками. Взглянув второй раз, захотелось сделать тоже самое. Настолько платформа выглядит непонятной для пользования. Только обучение от создателей помогло понять их гениальный (без сарказма) замысел. Вся платформа - это конструктор и весь функционал можно настроить под компанию. Но по мне, это как построить Звезду смерти из Лего без инструкции, ни разу при этом не смотрев Звездные войны. Короче, сложно. Элеонора Ивановна этот продукт завернула сразу: некрасиво, говорит, и сложно. В нашем штате она сильная единица - прислушиваемся.
Внутренняя систематизация на платформе тоже не сразу понятна. Рабочее пространство создатели назвали "Сайтом", это альтернатива проекту или отделу в компании. Например, можно создать сайт "Бухгалтерия" или сайт своего проекта. Внутри сайта разделы - это папки. Ну а папках уже создаются статьи.
Редактор
Все необходимое для создания симпатичной статьи есть. Приятное дополнение - инструменты для верстки: якорь, модули, заголовки. А вот инструменты редактирования другими пользователями воплощены странно. Например, комментарий по тексту можно отправить письмом участнику с выделенным фрагментом текста. Или выдать доступ к редактированию коллеге, если надо что-то поправить. В целом, удобная работа с текстом и файлами для автора, но нет интеграций частей статей в другую (как в Minerva). Хорошо сделано сравнение разных версий документов: сразу видно, что менялось.
Поиск
Широкие возможности поисковика: в поисковой строке, по тегам, по категориям (много вариантов), по фильтрам, по синонимам. В поисковой строке выпадают подсказки. Платформа просто не оставляет шансов не найти нужную информацию.
Обучение
Блока обучения у InKnowledge нет.
Вывод
Возникло ощущение, что создатели платформы очень трепетно относятся ко всякого рода персонализации: от интерфейса до филигранной организации прав доступа к контенту и подробной аналитики действий пользователя.
Благодаря гибким юзерским настройкам платформа очень универсальная и может заменить собой корпортал, если такового в компании нет. А в нем уже будет база знаний с мощным поисковиком.
Может потому что эта уже не первая платформа в моих руках, а может, потому что все действительно так просто, но внутрянка Teamly сразу показалась очень нативной.
Меня встретил приятный и современный дизайн, а главное, вполне понятный функционал. Персонализировать главную страницу нельзя. Структура платформы в форме дерева с опцией драг-н-дроп. Внутри все поделено на рабочие пространства. К примеру, пространство отдела маркетинга. Сотрудники могут создавать там разные папки и систематизировать хранение информации как удобно: разложить все по папочкам или скинуть все в общую.
Интересная фича - умная лента. Она показывает актуальный контент для конкретных пространств, который можно настроить по фильтрам.
Редактор
Редактором удивить сложно, спасибо идейному вдохновителю (ворду), здесь все привычно глазу. Из неудобного: нет предпросмотра статьи перед публикацией, только превью, а хотелось бы увидеть шедевр глазами читателя перед выпуском в свет.
Что действительно приятно удивило - это возможности совместного редактирования. Главные фичи: комментарии по тексту, почти как в гугл-доке, и чатик прямо в статье. Это прям находка для тех, у кого открыт миллион чатов и коллеги/клиенты пишут в разные: кто по политическим мотивам, кто по настроению. Причем, параллельно работать со статьей может сразу много человек, правда, пока не пойму, сколько точно. Такая опция поможет сэкономить время на сборе комментариев и мнений о статье. Можно даже планерку в формате брейншторма проводить прямо в статье. Но это уже мои редакторские фантазии.
Поиск
Видно, что поиску посвятили много сил и времени - не напрасно. Искать информацию на платформе можно с помощью традиционной поисковой строки, по категориям и с помощью сортировки по фильтрам. Например, статьи можно искать среди старых или новых материалов, популярных, или наоборот. Также есть поиск по тегам, в общих и личных пространствах, по статусу и другим фильтрам. А при вводе запроса в поисковую строку выпадают фрагменты текстов с искомым словом.
Хранилище
Еще одна полезная для меня фишка: у каждого пространства есть отдельное хранилище файлов. А у меня как раз гора пдфок с версткой. Я бы их туда все сложила и по необходимости цепляла бы к статьям или отдельно дергала бы для разных нужд. Файл можно отправить внешнему пользователю без привязки к статье.
Обучение
Учиться можно не отходя от базы (знаний). Это еще одно подтверждение солидарности со мной создателей Teamly в вопросе неэффективного блуждания по разным вкладкам. Конструктор курсов настолько прост, что сделать обучающую программу смогу даже я при необходимости. А я в этом плане совсем не академик.
Мобильное приложение
Оно у Teamly есть, но функционал с телефона доступен не весь. К примеру, редактировать статьи нельзя, проходить обучающие курсы можно.
Вывод
Платформа с легким стартом, грамотной вики-структурой, хорошим поиском и внятной системой проектирования обучающих курсов. Коллективное редактирование для кого-то станет полезной и приятной опцией. Полагаю, такая вики подойдет для компаний, которые работают с проектной документацией. Или для тех, где бал правят тексты.
Красочный рекламный сайт платформы никак не совпадает с внутренним дизайном, которого просто нет. Сервис заявляет себя аналогом Confluence - не плавали, не знаем. Структура платформы немного замороченная, пришлось немного поковыряться. В результате размещение статей и документов выглядит так: самое большое пространство называется "проект", внутри можно создавать папки, а в папках документы. Документом может быть статья блога, канбан-доска, задача, список задач. Других готовых шаблонов нет.
Редактор
Редактор стандартный, все, что надо тут есть. В статью можно добавить картинку, видео, ссылку на сторонний ресурс (например, исходник текста), а в статью можно вставить часть другой статьи из базы знаний. Важный момент: если внести изменения в материнскую версию статьи, то во всех вставках она обновится автоматически. Это большой плюс.
Поиск
То ли моя пробная версия сломалась, то ли поиск на платформе не продуман. Не работает виджет поиска, нет нормальных фильтров и сортировки.
Доступ
Зато в наличии детальные настройки доступа: можно ограничить даже изменения в рамках одной конкретной статьи. Или назначить ответственного за выпуск каждого материала: он ставит "печать" и только после этого статья появляется в базе знаний.
Есть и встроенный таск-менеджер с минимальным функционалом.
Вывод
Жаль, что полный функционал доступен только в максимальной комплектации со всеми дополнительными обвесами. Встроенный трекер предполагает, что эта платформа подходит компаниям, где активно работают с задачами в проектах.
Это было лишь первое касание платформ. Пока действует пробный доступ, постараюсь пощупать все максимально настойчиво. Подошедшие под требования редакции ПО получат розу и перейдут в финальный раунд для встречи с прекрасным, т.е отправятся к руководству, которое платит. Надеюсь, что кому-то этот обзор пользу, ну или задаст вектор поиска платформы под похожий запрос.