Сначала более ценная и короткая работа

Привет всем читателям, желающим грамотно выстраивать самые многозадачные бэклоги. Меня зовут Фёдор Гвоздев, я основатель интернет-магазина корейской косметики HolySkin. Работаю над развитием этого проекта уже 8 лет и не раз сталкивался с трудностями приоритизации. В этой статье я постараюсь поделиться своим опытом и представить самые «рабочие» модели, которые не раз выручали нас в работе.

Введение

В любом планировании однажды наступает момент, когда требуется выработка новой стратегии, расстановки приоритетов. Многие менеджеры сталкиваются с хаотичными предложениями и мнениями, что сбивает с верного пути и как итог – важные фичи брошены или не начаты, цели не ясны, команда теряет мотивацию.

Возникает вполне логичный вопрос – «Как эффективно расставить приоритеты работы команды?»

Эффективная организация – залог успеха любого проекта, но как выстроить её грамотно, исключая бесконечные звонки, споры и презентации? Работа с бэклогом не так проста, как может показаться и, чтобы добиться реального результата, при минимальных затратах на его разработку, стоит прибегнуть к приоритизации задач. Для этого существуют специальные механизмы. Они дают возможность перейти от словесных перепалок к количественным оценкам, матрицам и диаграммам, которые приведут команду к построению продуктивного алгоритма действий.

В данной статье рассмотрим самые популярные модели приоритизации задач и разберёмся почему важно их использовать.

ICE - быстрый метод приоритизации

Данная модель один из самых легких инструментов для организации целей и задач. Если вы впервые прибегаете к этим методикам, то она станет отличным вариантом для начала.

Первое использование ICE связано с гроузхакингом – методологии, основанной на быстром усвоении каких-либо навыков, но в последнее время стал популярен в менеджменте для приоритизации фичей.

Рассмотрим состав аббревиатуры:

• Impact – маркер говорит о том принесёт ли внедрение инициативы, технологии экономический рост или увеличение другого ключевого показателя, относительно которого проводится оценка задач.

• Confidence – показатель уверенности в успешности исполнения, зачастую, основывается на двух оставшихся критериях.

• Ease – оценка трудо- и ресурсоёмкости проекта.

Процесс оценки

В механизме используется шкала от 1 до 10 для каждого критерия, затем при перемножении значений трёх компонентов получается итоговое ICE Score, а все фичи ранжируются по важности.

Важно ввести соотношения применяемой шкалы с вашим пониманием каждой позиции относительно критериев. Это нужно для того, чтобы команда говорила на одном языке.

Пример оценки

Собираем список задач, и оцениваем каждую по 10-бальной шкале, начиная с первого столбца - impact.

Плюсы:

• Простота понимания алгоритма.

• Высокая скорость принятия решений.

Минусы:

• Субъективность, здесь отсутствуют объективная оценка и расчёт. Относительность результатов может стать причиной потери важной задачи или её смещения с более высокой позиции.

RICE

Система оценки каждой из фичей по четырём показателям, включённых в акроним. Результаты по этой методике более универсальны и могут использоваться для бэклогов, где структурирование требует большего внимания.

Не смотря на схожесть составляющих RICE и ICE, отличаются они не только уровнем объективности оценки, но и составляющими процесса оценки.

Дадим объяснения каждого компонента: 

• Reach – количество охваченной аудитории, которую затронула фича или его внедрение, в реальных числах.

• Impact – пользы от внедрённой фичи итоговому продукту или всему проекту.

• Confidence – показатель уверенности в успешности исполнения. В модели RICE измеряется в процентах и позволяет исправить ситуацию, когда нет конкретных доказательств уверенности во влиянии.

• Effort – характеризует трудозатраты и выражается в задействованных людях в месяц для реализации одного проекта.

Для ясности – если проект состоит из этапов – планирование (1 человек) – 1 неделя, дизайн (1 человек) – 2 недели, разработка (1 человек) – 3 недели, то в сумме мы получаем 3 членов команды на 6 недель работы. Трудозатраты (Effort) равны двум.

Процесс оценки

Дальнейшие расчёты сводятся к использованию одной формулы.

Пример оценки

Оцениваем каждый фактор по методике, описанной выше, и считаем итоговое количество баллов по формуле.

Результаты с большим отрывом и очевидным выбором. Команда согласилась с итогом и из-за присутствия большего количества уточняющих критериев мы были уверены в данной приоритизации.

Плюсы:

• Количественная оценка полезности и трудозатрат снижает уровень субъективности приоритизации.

Минусы:

• Риск необходимости переоценки. Результат по методике RICE нельзя считать окончательным, так как она всё же является более систематизированной моделью уверенности команды в той или иной фиче.

Модель можно считать эффективной в обстоятельствах бэклога средней сложности, но важно понимать, что возможна и доработка приоритизации.

WSJF – Weighted Shortest Job First

Универсальная и наиболее эффективная модель приоритизации. Рассматривает оптимальное количество критериев, что позволяет рационально структурировать работу.

Название механизма — это аббревиатура фразы «Weighted Shortest Job First» – самые важные и простые задачи первостепенны, в ней и заключена идея приоритизации. После оценки вы получите готовый список, в котором задачи будут убывать по сложности реализации и эффективности для вашего проекта.

Вычисления при использовании данной модели сводятся к одной простой формуле, но сложность появляется в составной части числителя, так как cost of delay складывается из ещё трёх критериев оценки. Именно такая составляющая делает WSJF действительно эффективной.

Рассмотрим детально все компоненты системы:

• Cost of delay (= User-Business Value + Time Criticality + Risk Reduction or Opportunity Enablement) – техническая сложность реализации работы, которая включает в себя:

  • User-Business Value ­ (бизнес ценность) – критерий, оценивающий как полезна задумка, задача будет для бизнеса.

  • Time Criticality (временная критичность или спешка) – как важно сделать задачу быстро или её выполнение может подождать.

  • Risk Reduction (фактор риска) – оценивая этот параметр фактически нужно ответить на вопрос – «от каких рисков мы сможем себя уберечь? ».

  • Opportunity Enablement (фактор возможностей) – количество потенциально открытых возможностей.

• Job size (ресурсозатратность) – включает в себя трудовые ресурсы, сроки работ, затраты на внештатных работников.

Процесс оценки

Для наиболее эффективной оценки фичей по WSJF часто используют StoryPoints или ScrumPoints – мера трудоёмкости или сложности задач бэклога. Она основана на числовом ряде Фибоначчи – числовая последовательность, где первый элемент 1, а последующие равны сумме двух предыдущих.

Числа увеличиваются не линейно, за счёт чего при оценке разница между задачами с 1 и 5 StoryPoints становится более очевидной и упрощает выбор.

Так как метод систематизирует весь бэклог единовременно, процесс оценки отличается от предыдущих моделей приоритизации.

Он сводится к созданию матрицы с итоговыми оценками. Именно из-за матричного вида существует строгое правило заполнения:

• Оценивать следует последовательно по одной колонке, начиная с самого малозначительного, которому проставляется 1 поинт. В каждой колонке должна быть хотя бы одна единица.

В последствии, список задач нужно ранжировать исходя из полученных результатов, где наивысшая оценка по WSJF означает соответствующий приоритет реализации.

Пример оценки

В качестве примера возьмем бэклог с тремя фичами для нашего интернет-магазина. Задача - провести оценку по всем инструментам в Cost of delay для каждой функции. Напомню, что оценка производится по ряду Фибоначчи.

Посе Job size рассматривается как затраты человеческих ресурсов – этот алгоритм был разобран в примерах ранее.

Получаем следующий вид:

В модели WSJF наивысшая оценка означает первостепенность выполнения задачи, как самой эффективной в соотношении затрат времени и ресурсов.

На мой взгляд данный механизм обладает исчерпывающих количеством инструментов и потому является самым подходящим для приоритизации любого бэклога – от малого до самого «страшного». На данный момент WSJF – фаворит нашей команды.

Плюсы:

• единовременная приоритизация всего бэклога

• эффективная шкала оценки

• важные и актуальные критерии

Минусы:

• возможность интуитивных результатов при плохой коммуникации бизнеса и исполнителей

Модель WSJF работает успешно и эффективно в большинстве случаев. Она подойдёт для систематизации многозадачных бэклогов и самых примитивных версий.

Заключение

Приоритизация задач – сложный и затяжной процесс. Фреймворк в этом случае является отличным помощником, но, несмотря на это требует доработки со стороны менеджера.

Механизмы как RICE, ICE, WSJF хотя и не всегда исчерпывают работу над ранжированием приоритетов, являются эффективными и способны достаточно сильно изменить вектор работы – уберечь от финансовых потерь и избавить от выполнения бесполезных задач.

RICE и ICE – это отличный вариант для еженедельных совещаний с командой, поможет быстро внести ясность в предстоящую работу и придать мотивации.

WSJF – более сложный инструмент для многозадачных бэклогов, его эффективность не раз подтверждается на моём личном опыте. Использовать его можно для проектов, где потери могут быть слишком велики.

Причины использовать модели приоритизации в своей работе:

• В процесс принятия решений включается вся команда.

• Значительное сокращение времени.

• Избавление от бесконечного количества звонков, презентации и собраний.

• Эффективное формирование целей по Smart.

Выбирать модель приоритизации стоит исходя из сложности бэклога и целей менеджера. Стоит попробовать в работе несколько механизмов, тогда опытным путём вам удастся подобрать наиболее эффективный и понятный.

Удачных проектов!