Завершившийся 2022 год оказался успешным для российского рынка СЭД. Внедрение СЭД, ECM -систем продолжалось, а рынок продолжил свой рост, что отразилось на финансовых результатах вендоров и интеграторов данных систем. В 2022 году на рынок повлияло усиление импортозамещения, уход западных вендоров с российского рынка и стремление государства к цифровизации экономики, что отмечают все эксперты.
По данным аналитического обзора TAdviser объем российского рынка СЭД в перспективе выглядит так:
В условиях сложной ситуации заказчики уделяли большое внимание экономической эффективности, и поэтому запросы поступали не только в части автоматизации документооборота, но и переноса других процессов в СЭД, например, процессов кадрового делопроизводства, управление закупками, управление сервисными заявками и других. Это привело к сохранению высокого спроса на СЭД, что подтверждается реализацией множества крупных проектов в 2022 году.
Спрос связан не только с потребностью в снижении затрат, но и с курсом государства на цифровизацию и переход на электронное взаимодействия в части кадрового, финансового делопроизводства, а также требованиями к повышению эффективности и безопасности бизнес-процессов.
В целом, развитие цифровой экономики в России продолжается, и эта тенденция, скорее всего, будет сохраняться в ближайшем будущем.
Тренды развития СЭД
С учетом новых требований регулятора, основными векторами развития СЭД становятся архивы долговременных электронных документов, машиночитаемые доверенности и перевод кадрового документооборота в электронный вид. Также уже не первый год обсуждается (и уже реализуется в решениях) функционал искусственного интеллекта в информационных системам.
Развитие рынка СЭД будет непрерывным и зависеть от множества факторов, включая изменения в законодательстве, экономическую ситуацию, технологические новинки и потребности бизнеса.
Влияние ИИ на развитие СЭД
В связи с развитием искусственного интеллекта, можно ожидать увеличения интереса к применению машинного обучения и анализу данных. Механизмы искусственного интеллекта могут помочь автоматизировать обработку больших объемов документов, а также оптимизировать бизнес-процессы и принятие управленческих решений.
Другим направлением развития может стать использование технологии блокчейн для обеспечения безопасности и целостности документов в системах электронного документооборота. Блокчейн может гарантировать аутентичность документов, предотвращать подделку и вмешательство в информацию, а также обеспечивать прозрачность процесса обмена документами.
Возможные сценарии применения ИИ для СЭД
Я могу представить некоторые сценарии применения искусственного интеллекта в системах электронного документооборота (СЭД), основываясь на опыт общения с нашими клиентами и анализ рынка.
Например, интеллектуальная обработка входящих писем и первичной документации с помощью ИИ: ИИ может быть использован для автоматической классификации входящих документов, определения их приоритетности и дальнейшей автоматической обработки.
Другим важным сценарием применения ИИ в СЭД может быть автоматическая обработка больших объемов данных, включая анализ текстовой информации, распознавание образов и автоматическое создание документов. Данный сценарий уже используется на многих предприятиях с применение OCR-платформ распознавания, но как правило это дорогостоящий проект. А вот формирование автоматической базы знаний компании на основании анализа информации - может быть новым востребованным сценарием.
ИИ может использоваться для распознавания и классификации контрагентов, определения их репутации и рисков при заключении договоров и влиять на маршруты и форму заключаемых договоров.
В целом, применение механизмов искусственного интеллекта в СЭД позволяет повысить эффективность обработки документов, снизить затраты на обработку и уменьшить вероятность ошибок. Однако, вендоры пока с осторожностью реализуют возможности ИИ в своих платформах, учитывая технологические сложности, а также необходимость соблюдения законодательных требований и требований по ИБ.
Влияние удаленной работы на развитие СЭД
Действительно, удаленная работа стала неотъемлемой частью современной жизни, особенно после мировой пандемии, когда большинство компаний были вынуждены перейти на этот формат. Это, в свою очередь, стимулировало развитие СЭД и электронных технологий в целом, так как без них стало невозможным поддерживать эффективную работу в удаленном формате.
Сейчас уже многие компании успешно функционируют на основе СЭД и цифровых технологий, что позволяет им значительно увеличить производительность и оптимизировать свои бизнес-процессы. Однако, необходимо понимать, что развитие технологий не стоит на месте, и компании, желающие оставаться конкурентоспособными, должны постоянно совершенствовать свои СЭД и следить за новыми тенденциями на рынке.
Новые возможности в СЭД, связанные с удаленной работой
С учетом того, что удаленная работа стала уже широко распространенной, ряд новых возможностей и вызовов появляется в области СЭД.
На мой взгляд, расширение функциональности поддерживающий этот тренд, можно рассматривать в развитии следующих функций:
Внедрение электронной подписи и электронного документооборота для удаленной подписи документов.
Расширение функционала системы для более удобного управления задачами и документами в условиях удаленной работы.
Интеграция с другими инструментами удаленной работы, например, видеоконференцсвязи и облачными хранилищами данных.
Автоматизация процессов, связанных с удаленной работой, таких как учет рабочего времени и мониторинг задач.
Заключение
В моем обзоре рынка СЭД в 2022 году я опиралась на данные приведенные другими вендорами на просторах интернета, аналитический портал TAdviser и, конечно, на собственный опыт.
В целом, я предполагаю, что рынок СЭД будет продолжать развиваться и расти в 2023 году, а в части функционала нас могут ожидать полезные и технологичные решения, действительно влияющие на ускорение и эффективность работы предприятий!
itGuevara
Какие есть Open Source СЭД c кнопкой "Подписать"?
economist75
Они, эти OSS EDMS, конечно, существуют и их десятки. Их эволюция оказалась "скомкана" прогрессом других систем (учетных, ERP, CMS итд), вобравших в себя EDM-фунции. Я бы назвал для ознакомления в первую очередь эти OSS EDMS:
Alfresco (https://www.alfresco.com/ecm-software/alfresco-community-editions)
Naudoc (старый, наш, ссылки на скачивание удалены, но Интернет все помнит)
Odoo (https://www.odoo.com/ru_RU/app/documents)
itGuevara
Вы уверены, что они
Alfresco бесплатная из коробки без подписи. Неужели в бесплатном Naudoc была подпись "из коробки"?
economist75
Кнопка "Подписать" в Naudoc была сразу, в документе "Запрос на подпись". Если речь про ЭЦП (точнее про ЭП) - то т.к. Naudoc это Python, то прикрутить ЭП-подпись несложно, часов за 5 (а вот про Alfresco не знаю).
Если вам нужно просто подписывать ЭП документы/файлы PDF/DOC?/XLS?/ODS/ODT - то можно использовать свободный LibreOffice. Но EDMS это не столько про ЭП, сколько про бизнес-процессы и момент фиксации хоть какой-то "подписи" эл. документа в БД, после чего возникают права/обязательства, начинают отсчитываться сроки и т.п.
Юридически значимой подписью суд может посчитать неизвестно кем исполненную закорючку и даже скан-квадратик подписи, если есть признаки исполнения сторонами договора. Да и без суда всё понятно: ведь как-то с 1995 по 2015 г. (20 лет) все обменивались факсами/сканами с подписями секретарш вместо директоров - и ничего, выжили. Формально ЭП нужна только госам и при общении с ними. Коммерсы верят сканам и предоплате.
itGuevara
Нужна кнопка "Подписать" именно в составе СЭД (workflow, например, на BPMN), желательно с поддержкой как открепляемой, так и не открепляемой подписи. Т.е. в СЭД произвольные документы и подписываются и хранятся. Есть такие Open Source?
economist75
Ссылок насыпали тут уже достаточно, чтобы изучать их месяц и принимать решение.
Если не хочется, придется делать "как все". Это значит покупать 1С:Документооборот, Директум итд, за 50-100 тыс. руб., нанимать внедренцев за 0,5-2 млн. руб. и 2 года внедрять. Если оборот конторы миллиард+ - консалтеры "меньше чем за 5 млн." не сделают вам и 80% по ТЗ.
Будет ли с СЭД больше работы для коллектива? - Конечно! Общая стоимость владения системой за 2 года превысит 4 млн. руб. С OSS это в 4 раза дешевле, но путь не для всех.
СЭД не всегда хранит сами документы, иногда они просто лежат в виде файлов на диске, а СЭД работает с линками на них. Такое есть даже в мире 1С (УПП/ERP).
Впрочем, есть и другие СЭД-примеры "без СЭД", когда Текст/Таблица с активным содержимым (макросами) создается в офисном пакете по Шаблону (сканы линкуются или внедряются). Файл сам себя регистрирует в БД и маршрутизирует, а СЭД по сути лишь отображает пару таблиц со статусами. Подписи в офисных пакетах уже реализованы. Видел такие на OpenOffice|LibreOffice и делал, вполне годно. Document-driven EDM. Кмк нельзя внедрять "только СЭД", нужна системность, интеграции с бухучетом итд. На первых порах об этом мало говорят, т.к. это и время, и деньги.
Nataly_Burtseva Автор
но я лично их не изучала и не знаю есть ли там кнопка "Подписать" из коробки.
оставлю тут, тоже появился интерес их посмотреть.
Alfresco - https://www.alfresco.com/
Nuxeo - https://www.nuxeo.com/
Odoo - https://www.odoo.com/
OpenKM - https://www.openkm.com/
LogicalDOC - https://www.logicaldoc.com/
из функций: работа с документами, поиск, классификация, версионность, контроль доступа и другое. открытые апи.
itGuevara
В большинстве Open Source СЭД подпись только в коммерческой редакции, например, LogicalDOC, см. строчку Digital Signature
https://www.logicaldoc.us/en-us/features
В некоторых, например, OpenKM, формально ЭП есть из коробки community:
Digital Signature Client (не путать с Electronic signature) = "basic"
https://www.openkm.com/en/comparison-of-versions.html
Только это "формально" = "самый минимум", например, в текущей community 6.3.7 версия подписи (Digital Signature Tool) "basic" = 1.1.0 (2018), а в текущей коммерческой уже версия 3.18 (2022-12-23).
https://docs.openkm.com/kcenter/view/digital-signature-tool/
Если кто-то детально разбирался, хотелось бы знать, в чем разница 1.1.0 vs 3.18 (Digital Signature Tool). Ищу Open Source СЭД с полноценной подписью.
Vertoletto
OSS это не есть синоним "бесплатно" )
Проблема в том, что критерии полноценности подписи могут быть разные ("простая", "усиленная неквалифицированная", "усиленная квалифицированная")
Например:
- внутри организации Вы можете принять ЛНПА, который приравнивает наличие простой электронной подписи к бумажной, если это не противоречит законодательству для конкретного вида документа (например, внутренние документы вроде заявки на доступ и т.д.);
- Вы можете согласовать с контрагентами вариант использования усиленной неквалифицированной подписи (как минимум чтобы получатель был уверен, что документ подписан конкретным исполнителем и не был изменен при пересылке);
- но в случае обмена с госорганами и для приличного числа видов документов Вам все же будет нужна усиленная квалифицированная подпись, которую выдает аккредитованный удостоверяющий центр. И вот тут начинается самое интересное.
По системам - open-source вполне может работать с подписями первых двух типов. А вот третий - это чистой воды проприетарщина плюс еще уникальная для каждой юрисдикции. Я с трудом представляю сообщество, которое решит тратить свои ресурсы на такую проблему. Как вариант - брать OSS EDMS, брать провайдера ЭЦП с хорошо документированным API - и пилить интеграцию (своими руками или аутсорсить). Или искать того, кто это уже сделал. В любом случае придется заплатить.
Пример первых двух подходов - https://docs.mayan-edms.com/chapters/signatures.html
Пример третьего - та же "Логика Бизнеса" на платформе Alfresco.
itGuevara
Большинство Open Source СЭД имеют две ветки: бесплатная community и коммерческая. Иногда по коду они вообще практически ничем не отличаются.
Простая подпись в СЭД - это профанация. Как согласование - подойдет, но не как подписание (хотя законом по глупости разрешена). Подпись и документ должны быть отчуждаемые от СЭД. На госпорталах еще прокатит ПЭП, но уже без выгрузки как документа, который можно проверить без портала.
Далее Вашу мысль не понял. Чисто технически какая разница НЭП или КЭП (кроме взаимодействия с токеном)? Если Вы про ГОСТ, то сейчас многие Open Source ЭП-библиотеки поддерживают гостовскую подпись, например, https://ru.wikipedia.org/wiki/Bouncy_Castle