В последнее время появилось много интригующих терминов, таких как цифровая трансформация, цифровые двойники, роботизация, электронная подпись и т. п. Кажется, что уже не возможно развитие компании без применения информационных технологий и нужно срочно все автоматизировать. А что именно нужно автоматизировать, и в какую сторону посмотреть в первую очередь — определяется индивидуально и зависит от уровня цифровой зрелости каждой конкретной компании.

Что такое цифровая зрелость и как определить уровень цифровой зрелости компании, давайте попробуем разобраться в этой статье.

Процессы компании

Невозможно автоматизировать хаос! Поэтому, первым шагом в цифровой трансформации, которая и приведет нас к повышению уровня цифровой зрелости, — является наведение порядка в процессах. Если процессы в вашей компании не проявлены (описание в любых нотациях, блок‑схемах, графиках, mind‑maps и др.) — то начать стоит непременно с них.

Шаг 1. Выявляем верхне‑уровневые процессы. Обычно они похожи, с небольшим исключением:

1. Управление планированием,

2. Управление финансами,

3. Управление продажами,

4. Управление закупками,

5. Управление маркетингом,

6. Управление производством,

7. Управление персоналом.

В каждом процессе указываем Владельца процесса — тот кто управляет и отвечает за процесс в целом, может вилять на него, корректировать и улучшать.

Далее начинаем детализировать процессы, например «Управление персоналом», это уже можно делать в таблице, в которой важно указать что на входе у каждого подпроцесса, что является результатом (выходом процесса), у каждого подпроцесса тоже хорошо выделить владельца и коэффициент результативности, например:

• Подбор,

• Прием,

• Адаптация,

• Обучение и аттестация,

• Оценка персонала,

• Оффбординг (увольнение),

• Кадровое делопроизводство,

• Корпоративная культура.

Лучше это делать в любой нотации бизнес‑процессов.

Пример табличного описания процессов верхнего уровня:

Что может показать такой анализ? В данной компании владельцем практических всех процессов является Руководитель компании, что может привести к проблемам ответсвенности персонала, отсутствием масштабируемости, низкой скорости принятия решений.

Всего уровней вложенности процессов не ограничено, но классически принято выделять 4, где процессы 4 уровня являются операционными (т. е. носят уровень пошаговых инструкций).

После того, как мы увидели карту процессов целиком — можно уже отметить инструменты и системы автоматизации этих процессов, составить информационную карту систем.

Автоматизация бизнес-процессов

Ниже приведены шаги, которые могут помочь в определении уровня автоматизации бизнес‑процессов:

1. Изучите описание бизнес‑процессов в компании (а они уже у нас описаны на предыдущем шаге). Определите, какие процессы в компании должны быть автоматизированы и какие могут быть улучшены с помощью цифровых решений.

2. Оцените, какие ручные операции и ввод данных в настоящее время используются в процессах. Определите, какие данные собираются в процессе и как они используются для принятия решений.

3. Определите, какие инструменты и технологии уже используются для автоматизации бизнес‑процессов. Оцените, насколько эффективно они работают и как они улучшают производительность и качество работы.

4. Изучите возможности для автоматизации процессов с помощью новых технологий, таких как искусственный интеллект, машинное обучение, автоматизированные системы управления бизнес‑процессами и т. д.

5. Определите, какие меры безопасности принимаются для защиты данных в процессе автоматизации бизнес‑процессов.

6. Оцените эффективность автоматизации бизнес‑процессов. Изучите данные о производительности и качестве работы после внедрения автоматизированных решений, чтобы определить, насколько они улучшили процессы.

7. Сравните уровень автоматизации бизнес‑процессов с другими компаниями в вашей отрасли, чтобы определить, какие инновации и новые технологии могут быть внедрены в вашей компании.

Эти шаги могут помочь в определении уровня автоматизации бизнес‑процессов в компании и определении того, какие меры могут быть приняты для улучшения процессов с помощью цифровых решений.

Собрав все данные также можно составить карту информационных систем, для определения минимального набор систем в контуре предприятия:

На основании карты информационных систем, можно: определить список систем которые необходимо внедрить (пока на уровне классов систем), выстроить порядок внедрения, назначить ответственных и перейти непосредственно к отбору решений.

Ниже приведены примеры классов систем, которые часто используются компаниями для автоматизации различных процессов:

1. Система управления и хранения данных о пользователях (например, Active Directory или LDAP).

2. Система управления базами данных для хранения данных о компании и ее клиентах (CRM).

3. Система управления документами, информационным контентом компании (ECM).

4. Система управления проектами для координации задач и распределения ресурсов (PDM).

5. Система управления производственными процессами для управления производством и логистикой.

6. Система управления финансами для учета финансовых операций и составления отчетности.

7. Система управления ресурсами предприятия (ERP) для автоматизации бизнес‑процессов и управления ресурсами компании.

Интеграция систем

Чтобы внедренные информационные системы не превратились в «зоопарк» важно обеспечить корректную интеграцию между ними, которая исключит ручное дублирование данных, беспорядок и их задваивание.

Такие данные называются мастер‑данными, а для их корректного управления обычно используются системы класса MDM: Master Data Management — совокупность процессов и инструментов для постоянного определения и управления основными данными организации (в том числе справочными).

Наличие MDM‑системы само по себе уже говорит о высоком уровне цифровой зрелости, правда для маленьких и средних предприятий необходимость в ней отсутствует. И как же в этом случае стать технологичным и зрелым, возникает вопрос? Мастер‑системой, в этом случае, может служить непосредственно система в которой данные впервые создаются. Остальные системы интегрируются с мастер‑системой для получения данных в свои системы, таким образом обеспечивается единая точка ввода данных, исключается необходимость их дублирования в разные системы, исключается возможность создания ошибок в разных системах. Кроме этого, правильная интеграция данных дает возможность к созданию сквозных процессов между системами, например: возможность из финансовой учетной системы открыть скан‑образ договора из системы архива и таких примеров много.

Приведу пример наиболее часто используемые мастер‑данные на предприятиях:

1. Контрагенты, их контактные лица, банковские счета — эти данные важны в актуальном состоянии как в финансовой системе, так и в CRM, и в PDM и других.

2. Подразделения, сотрудники, должности — данные также важны в актуальном состоянии, в PDM, BPM, ECM системах влияют на маршрутизацию процессов, уровни подчиненности, автовычисление руководителей, в учетных финансовых системах — на скорость ввода, актуальность поддерживаемой информации.

3. Наименование организации и реквизиты — также легко поддерживать в актуальном состоянии при необходимости вводить и изменять их в одном месте.

4. Номенклатура, товары, номенклатурные группы — могут быть как в системах бухучета, так и в складских торговых системах. Единые справочники позволяют организовать корректный обмен, не дублировать информацию и много другое.

5. Статьи движения денежных средств, статьи затрат — могут присутствовать одновременно в финансовых системах, системах казначейства и бюджетирования, ERP и других.

То есть правильный выбор мастер-мастер данных для совокупности информационных систем, будет использоваться как единый источник правды для всех данных. Это позволит сократить ошибки и дублирование данных, а также обеспечить единый взгляд на всю информацию компании.

Информационная безопасность

В рамках данной статьи стоит сказать, что уровень информационной безопасности также влияет на уровень информационной зрелости предприятия.

Т.к. я не являюсь специалистом по информационной безопасности, то все дальнейшие советы приводятся для маленьких и средних предприятий, как рекомендации «на что стоит обратить внимание», и что я рекомендую проработать и обеспечить, для больших организаций с штатными специалистами по ИБ эти советы излишни.

Итак, что нужно проработать, чтобы повысить уровень информационной безопасности:

1. Определить и проработать возможные угрозы и уязвимости системы информационной безопасности (ИБ), в том числе с помощью аудита безопасности.

2. Разработать политику безопасности: документ, который определяет правила и процедуры, связанные с обеспечением безопасности ИБ, включая планы реагирования на инциденты.

3. Обеспечить физическую безопасность: охрана помещений и оборудования, где находятся компьютеры и сервера, контроль доступа к ним, резервное копирование и хранение информации.

4. Обеспечить безопасность сети от несанкционированного доступа, установка и обновление антивирусного программного обеспечения и брандмауэров, мониторинг сети на предмет аномалий.

5. Обеспечить безопасность данных: шифрование и защита конфиденциальной информации, резервное копирование данных, установка системы управления доступом.

6. Обучение сотрудников правилам информационной безопасности, правилам хранения паролей, подключения к ИТ‑ресурсам компании из общедоступных мест, пользования внешних устройств, работы и антивирусными программами, работы с поступающими непроверенными данными из сомнительных источников. На все это следует сделать особый акцент в обучении и адаптации новых сотрудников.

Отдельно порекомендую методические материалы разработанные Фирмой 1С для обеспечение безопасности данных:

• Общие вопросы безопасности

• Размещение данных 1С:Предприятие 8

• Вопросы по безопасности информационных систем 1С

Цифровая грамотность сотрудников

Цифровая грамотность сотрудников относится к умениям и знаниям, необходимым для эффективного использования цифровых технологий и инструментов в рабочей среде. Это может включать в себя умения работы с электронной почтой, офисными приложениями, электронными таблицами, базами данных, социальными сетями, облачными сервисами, перифирийным оборудованием и другими современными технологиями.

Как повышать цифровую грамотность:

• создать базу знаний компании, с ответами на частые вопросы,

• записать видео‑инструкции для сотрудников как работать с основными приложениями используемыми в работе,

• разработать необходимые инструкции по работе с программами или оборудованием,

• проводить регулярные обучения.

В своих проектах внедрения электронного документооборота, мы предварительно оцениваем с заказчиком уровень цифровой грамотности сотрудников, так как если человеку сложно пользоваться просто компьютером, почтой или вордом, то учить сразу СЭДу будет не очень эффективно. Для таких групп сотрудников мы рекомендуем нашим клиентам организовывать базовые обучения по ит‑инфраструктуре компании и знакомить с основ.

Культура взаимодействия = корпоративная культура

Уровень цифровой зрелости компании также напрямую определяет уровень культуры взаимодействия и может выражаться в наличии систем:

• корпоративной почты,

• корпоративных мессенджерах,

• личных кабинетах сотрудника,

• систем электронных заявок для возможности подачи заявок на отпуск, на пропуск, канцелярию подарки и прочее,

• наличие системы электронного документооборота,

• организованного и структурированной системы хранения данных,

• наличия шаблонов документов,

• настроенных автоматизированных процессов.

Частично, я уже раскрывала тему зависимости корпоративный культуры компании и системы электронного документооборота тут.

Оценить уровень информационной зрелости своей компании

Давайте попробуем вывести формулу оценки информационной зрелости.

Информационная зрелость =

aОпределенность бизнес-процессов + bАвтоматизация бизнес-процессов + cИнтеграция данных + dИнформационная безопасность + eЦифровая граммотность сотрудников + fКультура взаимодействия

где a,b,c,d,e,f - весовые показатели влияющие на вычисляемую величину (информационную зрелость).

Формула не претендует на научность, выведена для демонстрации взаимосвязи показателей, которые по мнению автора (то есть меня) влияют на информационную зрелость компании. А также демонстрирует более широкий и многосторонний взгляд на этот термин.

Далее, предлагаю провести самостоятельное тестирование (условное) для определения уровня цифровой зрелости вашей компании: отмечаете себе наиболее подходящий ответ на каждый из 6 вопросов, суммируете баллы и в конце получаете ответ.

1. Определим уровень порядка и регламентации бизнес-процессов:

• внедрена система менеджмента качества и/или описаны все процессы всех уровней (обычно их 4), есть операционные инструкции, регламентирована ответственность, показатели результативности и эффективности процессов компании (3 балла);

• в компании определены все процессы компании Верхнего (1-уровня), выявлены владельцы процессов (ответственные), определены точки входа и выхода процессов, частично есть регламенты или карта бизнес-процессов (2 балла);

• есть кусочное описание некоторых процессов, кое-какие инструкции, новых сотрудников обучаем передачей знаний и в процессе работы, процессы часто меняются поэтому часть инструкций не актуальна (1 балл);

• пока ничего нет, надо делать (0-баллов).

2. Определим уровень автоматизация бизнес-процессов:

• есть карта ит-инфраструктуры компании, большая часть процессов автоматизирована, внедрена система управления бизнес-процессами компании, есть ответственные: архитектор, выстроена ИТ-поддержка пользователей (3 балла);

• используем разные системы, для разного рода задач, много автоматизировано, что-то вручную, развиваемся (2 балла);

• есть 1С:бухгалтерия (или аналог), управленческая система для выставления счетов и актов, используем эксели в работе для отчетности, данные храним на сетевых дисках, обмениваемся документами в почте, все как у всех, хотелось бы лучше (1 балл);

• есть только 1с:бухгалтерия, все предстоит автоматизировать, уже пора (0 баллов);

3. Определим уровень интеграция данных между системами внутри компании:

• у нас внедрен MDM, есть шина данных для интеграции (3 балла);

• все данные (контрагенты, пользователи, сотрудники, подразделения, товары) - между системами интегрированы, заносим в одной системе, в остальных меняется автоматом (2 балла);.

• в каждой системе заводим свои данные, так удобнее и быстрее (1 балл);.

• что? какие данные? (0 баллов);

4. Определим уровень информационной безопасности:

• у нас есть политика безопасности, в ней определены угрозы и риски, порядок установки и обновления систем, порядок бекапирования, требования к антивирусным программам, мы обучаем сотрудников, проходили аудиты ИБ / есть свои ИБ-специалист (3 балла);

• у нас есть сис админ, он закрыл все порты, поставил антивирусник, пароли, используем систему шифрования, есть VPN, политику надо написать, хорошая идея (2 балла);

• что то делает сис.админ, что не знаю, он отвечает (1 балл);.

• а что это надо делать? (0 баллов);

5. Определим уровень цифровая грамотности сотрудников:

• сотрудники умеют устанавливать приложения, дружат с антивирусными программами, умеют архивировать файлы с паролями, ориентируются в сетевых папках, отличают сетевой домен от доменного имени сайта, знают что такое доменная авторизация, продвинутые пользователи офисных программ (используют формулы, автоматические оформления..) и тп. (3 балла);

• сотрудники хорошо и самостоятельно разбираются с офисными приложениями, легко работают в интернете, способны сохранять и находить файлы в сети, знакомы с оборудованием, консультации нужны редко и по точечным вопросами (2 балла);

• сотрудники владеют вордом и экселем на уровне: могу печатать, теряют файлы, не понимают куда и как они сохраняются в сети, без сис.админа не могут решать никакие вопросы (1 балл);

• сотрудники очень плохо владеют компьютерами, мало работают с ними, не умеют переключаться между окнами (0 баллов).

6. Определим уровень культуры взаимодействия сотрудников:

• есть система постановки задач, есть система электронного документооборота (или корп.портал), автоматизированы все заявки (на пропуск, на отпуск, в техподдержку и/или другие), личный кабинет сотрудника, доски объявлений, календарь мероприятий и компании (3 балла);

• у нас определена политика корпоративного общения: для решения задач и согласования документов используем почту, календари, сетевые папки, есть общий чат компании (2 балла);

• все решаем где получится, никакого стандарта коммуникаций нет (почта, воцап, скайпы и т.п.), за задачами должен следить их постановщик, если потеряются сам виноват (0 баллов);

Если вы набрали от 0 до 5 баллов - то уровень цифровой зрелости вашей компании пока низкий, это значит что у вашей компании большой потенциал для развития, можно начать с определения стандартов коммуникаций внутри компании.

Если вы набрали от 6 до 10 баллов - кажется, что вам еще есть куда стремится, попробуйте стандартизировать свои процессы, подумать о синхронизации нормативно-справочной информации и эффект не заставит себя долго ждать.

11 - 15 баллов - вы много сделали в части цифровизации, посмотрите на каждый из категорий внимательнее, возможно найдете для себя пути для улучшения.

от 16 до 18 - поздравляю, ваш уровень цифровой зрелости очень высок, продолжайте следить за трендами и наращивать эффективность!

Заключение

Высокий уровень цифровой зрелости компании может быть признаком того, что она готова адаптироваться к новым технологиям, инновациям и изменяющимся рыночным требованиям. Компания с высоким уровнем цифровой зрелости может быть более конкурентоспособной и способной предложить более эффективные и удобные цифровые решения для своих клиентов. Однако, цифровая зрелость компании не является единственным показателем ее успеха, так как важным является также качество ее продуктов и услуг, управление бизнес-процессами, удовлетворенность клиентов, эффективность работы сотрудников и многие другие факторы. Но это уже совсем другая история ...