Что общего у ритейла и строительной сферы? Отвечаем: опыт торговых сетей можно применить и для совершенствования работы с поставками стройматериалов. И нам в СберКорус удалось применить это на практике первыми. 

Спойлер: эксперимент удался, ведь срок обработки заказов стройматериалов сократился на целую неделю, а ошибок в них стало в 2 раза меньше. Расскажем, как команды СберКорус и группы «Самолет» — этого добились.

Когда обычный электронный документооборот не справляется с объёмами информации

Группа «Самолет» — крупнейшая федеральная корпорация в сфере девелопмента и proptech. Она входит в ТОП-2 компаний по объёмам текущего строительства в России. Сегодня компания реализует десятки строительных объектов в России и сотрудничает с более 1 000 контрагентов. 

Количество деловых партнёров девелопера только растёт — к концу 2023 года прогнозируется сотрудничество уже с более 1 500 контрагентов. 

В условиях столь стремительного роста места для кастомизации отдельно взятых процессов, когда их количество переваливает за тысячу, не остается. 

Именно поэтому так важно было упростить взаимодействие с поставщиками стройматериалов и на 100% контролировать заказы. 

Ранее «Самолет» взаимодействовал с контрагентами через самописные или коробочные системы работы с поставками, — и у каждого поставщика была своя собственная. Единого стандарта работ не было — приходилось приспосабливаться к системам поставщиков, вручную формировать заказы и уделять массу времени их контролю. 

Обычный документооборот, пусть и в электронном виде, уже не справлялся с объёмами информации. Девелопер постоянно расширяет свою деятельность, и вместе ней увеличиваются и объёмы документооборота, что усложняет бизнес-процессы в геометрической прогрессии. 

С чего началась цифровизация работы с поставщиками и подрядчиками

Решение проблемы нашлось в опыте ритейлерских компаний, а именно — в EDI-системе. Группа «Самолет» работает с модулем снабжения S.Materials — разработанным компанией маркетплейсом стройматериалов для всех своих подразделений. На начало 2022 года цифровизация работы с заказами составляла 35 %. Однако этого показателя было недостаточно.

Внедрение сервиса СФЕРА EDI — разработки СберКорус, которая обеспечивает электронный обмен данными с помощью стандартизированных сообщений — позволила «Самолету» автоматизировать работу с заказами на текущий момент на 80%. 

Вместо длительных процессов с транзакциями документов, которые каждый раз нужно было с нуля подстраивать под каждого поставщика, компания получила стандартизированные процессы, которые одинаково подходили под каждый новый заказ. 

Как система для ритейла показала себя строительной отрасти

Сервис позволяет обмениваться сообщениями не только без использования бумажных документов, но и без необходимости ручного ввода данных. Все сообщения формируются в электронном виде, а процессы обработки ряда документов, — товарных накладных, счетов и заказов, — автоматизируются. 

Сейчас, вместо работы с десятками самописных систем обработки заказов, весь процесс поставки стройматериалов проходит через СФЕРА EDI. Выглядит это следующим образом: 

1. Поставщики публикуют товарные каталоги в системе управления заказов группы «Самолет». Выгрузить их можно в форматах EDIFACT или XML. В каждой карточке товаров отражаются штрихкоды и весогабаритные характеристики, что поможет правильно организовать будущую отгрузку.

2. Подрядчик со стороны «Самолета» (сейчас с компанией работает 420 подрядчиков) заказывает стройматериалы у поставщика. Последний проверяет у себя наличие товара и может отправить стандартизированное сообщение ORDRSP. 

Поставщик может согласиться с заявкой и сразу же направить счёт. Как только подрядчик утвердит счёт, направляется пакет с универсальными передаточными документами (УПД), по которым в дальнейшем и будут приниматься машины с доставленными стройматериалами. Если же у поставщика нет нужных товаров, его не устраивают сроки доставки, он отправляет покупателю сообщение о том, что заказ не согласован.

3. После сборки заказа поставщик уведомляет подрядчика, что он готов к отгрузке. К сообщению прикладываются номер накладной, дата отгрузки и иные важные для сторон сделки детали. Покупатель от застройщика подтверждает, что готов принять отгрузку в определённое время и место.

3. Поставщик отгружает товары на договорных условиях, а подрядчик принимает заказ. Каждая из сторон отправляет сообщение через EDI-систему, где указывается, когда и сколько товаров было отгружено или принято. 

4. Последний этап — подписание УПД представителями группы «Самолет» и поставщиком. Документ используется в дальнейшем в налоговой отчётности и подтверждает факт отгрузки и принятия стройматериалов. 

Объёмы информации, которые обрабатываются маркетплейсом S.Materials от «Самолет», автоматизированным с помощью EDI-системы, составляют:

• 140 тыс. документов в год;

• свыше 5 000 отгрузок стройматериалов ежемесячно.

Как внедрение EDI-системы сказалось на работе бизнеса

Выгоды группы «Самолет» от внедрения СФЕРА EDI в цифрах:

1. Срок обработки заказов стройматериалов сократился до 8 дней. Ранее их обрабатывали в течение 15 дней. Дальнейшая автоматизация процессов позволит сократить сроки обработки заказов до 1-2 дней.

2. Количество ошибок в заказах сократилось до 7,5 %. Ранее этот показатель был равен 15 %. В «Самолете» уверены, что EDI-система позволит снизить количество ошибок до 0,5 %. 

3. Затраты на хранение, дублирование и сортировку документов сократились на 20 %. 

4. Риски потери документов сводятся к нулю. 

5. Время обработки документов снизилось на 70 %. 

6. 100 % контроль поставок благодаря полностью прозрачному процессу: от момента создания тендера до непосредственной отгрузки товаров. 

7. Исключение коррупционных рисков при создании заказов и их итоговой отгрузке.

Планы на будущее

Цели группы «Самолет» и СберКорус в части внедрения EDI-системы на ближайшее будущее:

1. На 100 % автоматизировать цепочку заказов стройматериалов к концу 2023 года.

2. Помочь поставщикам адаптироваться с работой в сервисе СФЕРА EDI. «Самолет» разрабатывает обучающий курс для подрядчиков и поставщиков, чтобы они смогли быстро и с комфортом освоиться в новой системе. СберКорус берёт на себя обязанности по техническому подключению подрядчиков и поставщиков к СФЕРА EDI. Для поставщиков подключение к сервису полностью бесплатное. 

3. Внедрение мобильного приложения S.Materials для приёмки товаров.