Документ бизнес-требований (BRD) является отправной точкой для любого программного проекта или бизнес-решения. Благодаря такому документу члены команды приходят к единому мнению о том, что нужно создать, зачем это делать и как этого добиться.

В этой статье изучаются основные положения документов бизнес-требований. В том числе, зачем он нужен, как эффективно его составить и многое другое. Мы также включили 5 самых удачных примеров BRD от известных компаний.

Что такое документ бизнес-требований?

Документ бизнес-требований (Business Requirement Document. BRD) — это хорошо структурированное формальное описание предстоящего проекта. В нем объясняется, почему компании необходимо создать новое программное обеспечение или бизнес-решение. В BRD также описываются проблемы, которые будут решаться в рамках проекта, и то, какой доход они принесут (или сколько компания может потерять, если программное обеспечение не будет создано).

В BRD отражается каждый этап разработки продукта, начиная с резюме и заканчивая ожидаемыми результатами. Документы бизнес-требований часто включают:

• Текущие проблемные моменты и цели проекта.

• Какие ресурсы необходимы компании.

• Этапы и промежуточные итоги проекта.

• Функциональные требования нового решения (технические и нетехнические).

• Ограничения проекта (все, что может замедлить или затруднить ход проекта).

• Стейкхолдеры.

• Риски.

• Предполагаемый коэффициент возврата инвестиций (return on investment, ROI).

Структура документов бизнес-требований может меняться в зависимости от типа проекта. Например, вы сможете исключить технические функциональные требования, если создаваемое вами решение не является программным.

Мы подробно разъясним, как следует оформлять BRD. Ниже представлен пример шаблона.

Перевод изображения:

Шаблон BRD

Краткое содержание

Дайте краткое и четкое резюме бизнес-требований данного проекта.

Цели проекта

Перечислите бизнес-цели проекта, следуя формату SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени).

• Увеличить MRR* на X% к концу года

• Снизить отток на X% к четвертому кварталу

• Повысить 1-недельное удержание пользователей на X% ко второму кварталу.

История проекта

Предоставьте некоторый контекст о проекте — какие вопросы или проблемы послужили его причиной?

Объем проекта

Опишите, что должно быть включено в проект, а что следует исключить.

Заинтересованные стороны

Перечислите внутренние и внешние стейкхолдеры, вовлеченные в проект.

• @Имя

• @Имя

• @Имя

Ограничения

Опишите все ограничения и лимиты, с которыми вам предстоит работать.

Время
Бюджет

Сценарии использования

Опишите сценарии, которые необходимо протестировать для достижения целей проекта.

Требования к продукту

Функциональные требования

ДОЛЖНЫ БЫТЬ
Требования, которые определяют успех проекта.

СЛЕДУЕТ ИМЕТЬ
Требования, которые добавляют ценность.

ЖЕЛАТЕЛЬНО ИМЕТЬ
Требования, которые добавляют удобство.

Нефункциональные требования

Указывают критерии и характеристики, которые будут влиять на систему.

Анализ затрат и выгод

Перечислите все затраты и экономию от проекта в виде бизнес-кейса.
*MRR ежемесячный доход компании с платящих клиентов

Почему важны документы бизнес-требований?

BRD отображают полную картину потенциального проекта. Эти документы объединяют все команды, участвующие в запуске проекта, и обеспечивают его успешную реализацию.

Фактически, Институт управления проектами (Project Management Institute. PMI) обнаружил, что без предварительного планирования команды проваливают проекты в два раза чаще, чем те, которые подготовились к работе. PMI также выявил, что планирование помогает командам достичь 77% своих целей по сравнению с 56% у тех, кто имеет низкий уровень развития проектного управления.

BRD также позволяют вашей команде:

• Контролировать общее состояние проекта.

• Объединить стейкхолдеров и членов команды для достижения консенсуса и сотрудничества.

• Снизить риск неожиданных изменений проекта.

• Понимать бюджет и ожидаемую окупаемость инвестиций.

• Понять ограничения проекта и найти оптимальное решение для их устранения.

• Способствовать повышению ответственности команды путем постановки четких, транспарентных целей.

Как составить документ бизнес-требований

Здесь вы узнаете, что нужно написать в каждом разделе документа бизнес-требований. Для того чтобы облегчить понимание процесса, мы объясним каждый шаг на примере.

Итак, для начала представьте, что ваша компания хочет создать систему управления контентом для специалистов TikTok. То, что у вас есть сейчас, - это путаница в Google Sheets и заметки на бумаге. Ваша цель - планировать, управлять и оценивать эффективность TikTok в одном месте.

Исходя из этого, давайте начнем излагать наши бизнес-требования.

Как написать документ о бизнес-требованиях

1. Начните с резюме.

2. Сообщите о бизнес-целях.

3. Объясните историю проекта и его необходимость.

4. Определите объем работ.

5. Определите требования к функциональности проекта.

6. Определите ключевых стейкхолдеров.

7. Сообщите об ограничениях проекта.

8. Составьте график работ.

9. Подведите итоги анализа затрат и прибыли.

1. Начните с резюме

В резюме проект кратко описывается для ваших руководителей или других участников (например, деловых партнеров). Здесь представлена ознакомительная информация о целях проекта. В резюме должно быть отражено следующее:

• Текущие проблемные места и то, как они влияют на бизнес.

• Что вы предлагаете в качестве решения.

• Релевантные данные, например, ожидаемая рентабельность инвестиций.

• Крайний срок выполнения проекта.

Ваше резюме должно быть легким для понимания. Читатели должны сразу понять, почему данный проект важен и в него стоит инвестировать, просто прочитав этот раздел.

Для нашего проекта TikTok CMS (Content Management System ― система управления контентом) резюме будет выглядеть следующим образом:

Наша организация ставит своей целью создание системы управления контентом TikTok для оценки эффективности работы команды. Мы намерены провести анализ проводимых акций, расходов на рекламу и окупаемости инвестиций для масштабирования наиболее выгодных кампаний.

Мы ожидаем, что готовый продукт будет создан к концу третьего квартала.

2. Сообщите бизнес-цели

Перечислите бизнес-цели, которых вы надеетесь достичь с помощью проекта. Система SMART от HubSpot предлагает простой метод для формирования целей. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и с заданными временными рамками.

Давайте определим цели для нашей TikTok CMS:

• Увеличьте окупаемость рекламных объявлений в TikTok на 10% в ноябре.

• Ускорьте создание постов, чтобы опубликовывать их по 2 штуки в день.

• Создайте аналитический отчет для доступа к показателям Tik Tok и их анализа в одном месте.

• Определите наиболее эффективные кампании TikTok, чтобы масштабировать их.

• Если вы не можете точно указать цифры или их трудно предсказать, подробно опишите конкретные результаты, которых вы надеетесь достичь от полной реализации проекта.

3. Объясните предпосылки проекта и его необходимость

Назовите несколько насущных проблем, которые вы хотите решить с помощью проекта. Приведите данные и исследования, подтверждающие ваше заявление. Например, вы можете сравнить текущие и ожидаемые расходы. Обязательно включите в этот раздел краткое описание прошлых экспериментов или проектов.

Вот предыстория нашего примера с TikTok:

У нашей команды нет подробного отчета о ROI в TikTok. TikTok CMS поможет сократить расходы на кампании TikTok и увеличить ROI. Мы также определим наиболее эффективные кампании с точки зрения ROI.

4. Определите объем работ

Это самая важная часть вашего BRD. Данный раздел должен включать:

• Подробный обзор целей проекта.

• Основные этапы.

• Результаты проекта.

• Критерии приемки.

Объем работ определяет, что должно быть сделано в течение определенного периода. Обязательно четко сформулируйте требования к проекту на каждом этапе разработки. Это способствует более четкому общению между стейкхолдерами и членами команды, которые будут работать над проектом. Вы также снизите риск отклонения проекта от курса.

5. Определите требования к функциональности проекта

Перечислите все характеристики и необходимые функциональные возможности продукта. Этот раздел включает в себя то, что должно быть создано, и все возможности, которые требуются вашему новому проекту. Вы также можете описать это в разделе "Объем работ".

Для нашей CMS TikTok понадобятся:

• Отображение в календаре задач по управлению контентом.

• Возможности отчетности.

• Ежемесячная аналитика эффективности для каждого поста в отдельности и группы постов.

• Фильтрация по различным кампаниям.

6. Определение основных стейкхолдеров

В этом разделе BRD перечислены основные стейкхолдеры вашего проекта. Уделите время тому, чтобы описать роли и обязанности каждого человека. Обязательно включите в список как внутренних, так и внешних участников.

Давайте рассмотрим наш пример.

• Директор по маркетингу: Утвердить создание TikTok CMS.

• Менеджеры проекта: Отвечают за декомпозицию проекта, назначение членов команды и обеспечивают выполнение проекта в соответствии с графиком.

• Руководитель команды (тимлид) TikTok: Отвечает за создание контента и сбор показателей производительности.

7. Сообщите об ограничениях проекта

Очень важно указать существующие ограничения, которые влияют на развитие проекта. Ограничения могут быть любыми: бюджет, текущий набор инструментов, технические ограничения, готовность команды или зависимости.

Вот хороший пример проектных ограничений для технического продукта:

4.7 Ограничения

[Адресант.Компания] должна принять во внимание следующие ограничения при составлении схемы технических деталей [название проекта] :

4.7.1 В настоящее время (бизнес-система) не позволяет использовать (описание ограничений).

4.7.2 Пользователи (бизнес-системы) в настоящее время ограничены функциями, которые включают [ограничения описание] .

4.7.3 В настоящее время существует ограничение на хранение данных в размере (ограничение на хранение данных), которое ограничивает систему до (описание ограничений).

4.7.4 Отчетность и другие сведения о системе в настоящее время ограничены (описание ограничений) из-за (дополнительное описание ограничений).

4.7.5 Пользователи могут обрабатывать только до (описание ограничений) в рамках (бизнес-система).

8. Составьте график

Работайте рука об руку с менеджерами проекта, чтобы определить сроки для каждого этапа ваших инициатив. BRD для заказчиков должны включать окончательные сроки и предполагаемые даты поставки по основным этапам.

Для нашего проекта TikTok CMS график выглядит следующим образом.

• Этап 1. Завершить X к декабрю 2022 года

• Этап 2. Разработка и обеспечение качества функционала X к марту 2023 г.

9. Подведите итоги анализа затрат и прибыли

Анализ затрат и прибыли определяет, перевешивают ли выгоды проекта его расходы. Создайте в электронной форме таблицу, где указаны текущие расходы и средства, потерянные из-за неэффективности. Спрогнозируйте, какую сумму денег и другие выгоды получит компания.

Ваша цель - убедить руководителей в том, что новый проект стоит вложенных инвестиций. Подкрепите свои доводы фактами и цифрами.

5 замечательных примеров документов бизнес-требований

Мы собрали коллекцию из 5 шаблонов документов бизнес-требований. Просмотрите каждый из них и выберите тот, который лучше всего подходит для вашего проекта. Обязательно адаптируйте каждый шаблон под требования вашего проекта.

Шаблон BRD от PandaDoc

Это фантастический шаблон, если вы хотите подготовить BRD для разработки продукта. PandaDoc предоставляет наглядные примеры того, какой текст вы должны поместить в каждый раздел. Вы также найдете лучшие практики для каждого элемента, упомянутого в шаблоне.

Цели бизнеса

Здесь вы подробно рассказываете о том, чего надеетесь достичь с помощью проекта. Некоторые из тем, которые вы, возможно, захотите затронуть, включают обзор текущего процесса, бизнес-факторы, побуждающих к изменениям, и любых пользователей или бизнес-областей, затронутых проектом. 

2.1 Проектное решение

Новое (проектное решение) поможет [Клиент.Компания] достичь своей цели [бизнес-результат]. [Адресант. Компания] будет осуществлять контроль качества на каждом этапе процесса, чтобы избежать проблем при внедрении.

Вы также должны рассказать о целях проекта, о том, что клиент надеется достичь, и обо всех стейкхолдерах, таких как менеджер проекта. Нелишним будет упомянуть о том, как проект влияет на общую бизнес-стратегию клиента.

2.2 Значение

Благодаря [название проекта], [Клиент.Компания] может продвинуться дальше к достижению своей цели [цель клиента]. Тем самым [Клиент.Компания] создает себе условия для (общая бизнес-стратегия).

Шаблон TechWhirl BRD

Этот шаблон разработан специально для новых технологических решений. TechWhirl включает 17 разделов, в которых подробно описаны краткое содержание проекта, сфера применения, обзор бизнес-процессов, бизнес-требования и многое другое. Вы даже можете включить сюда данные в виде диаграмм и графиков.

Лучший вариант для: Объяснения сложных бизнес-процессов и зависимостей.

Перевод изображения:

TECHWhirl
Шаблон для технологического коммьюнити
BRD

5 Бизнес Требований

[Конкретные бизнес-требования, полученные от стейкхолдеров, должны быть перечислены, классифицированы по приоритетам и областям функциональности, чтобы

облегчить процесс их прочтения и отслеживания. Включите ссылки на документацию по юзкейсам и другие ключевые справочные материалы, если это необходимо, чтобы сделать требования максимально полными и понятными. Возможно, вы захотите включить функциональные и нефункциональные требования в матрицу прослеживаемости, которую можно будет использовать на протяжении всего проекта].

Требования в этом документе имеют следующие приоритеты:

5.1 Функциональные требования

Шаблон BRD в Asana

Asana предоставляет бесплатный шаблон BRD, который вы можете редактировать в режиме реального времени. Этот компактный шаблон включает в себя только необходимые поля, а в каждом разделе есть советы о том, что нужно написать. Этот шаблон лучше всего подходит для получения одобрения для разработки от внутренних стейкхолдеров.

Перевод изображения:

Шаблон документа с бизнес-требованиями
Название проекта: Блог по техническому маркетингу
Руководитель проекта: Салли Браун
Дата отправки: 31 января 2022 г.
Статус документа: черновик, предложено V,  утверждено, проверено

1. Краткое изложение

Наша технологическая компания планирует запустить корпоративный маркетинговый блог для обучения текущих пользователей, привлечения новой аудитории и продвижения продуктов.

2. Цели проекта

• Повысить удержание клиентов на 10% в годовом исчислении

• Увеличить количество просмотров веб-сайта на 1000 в месяц

• Увеличить коэффициент конверсии в среднем на 20%

3. Объем проекта

Маркетинговая команда напишет контент для блога и будет сотрудничать с командой

SEO и дизайнеров для его оптимизации. Мы будем распространять четыре подробных поста в месяц.

4. Бизнес-требования

5. Основные стейкхолдеры

6. Ограничения проекта

7. Анализ затрат и выгод

Шаблон BRD в Smartsheet

Smartsheet предлагает универсальный BRD-шаблон. Вы можете использовать его как для небольших внутренних разработок, так и в сложных, дорогостоящих проектах с внешними вендорами. Каждый раздел дополнен кратким описанием или примером того, что должно быть написано.

Хотите увидеть больше макетов? Вот 10 бесплатных шаблонов BRD от Smartheet (все они составлены по одному образцу).

Перевод изображения:

ШАБЛОН ДОКУМЕНТА О БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯХ

ДЕТАЛИ ПРОЕКТА
НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА
СОЗДАТЕЛЬ
НОМЕР ДОКУМЕНТА
ДАТА
ВЕРСИЯ №

1. КРАТКОЕ РЕЗЮМЕ СНАПШОТ

Представьте здесь резюме (обзор ваших бизнес-требований). Ваше резюме должно представлять собой "моментальный снимок" (снапшот) цели ваших бизнес-требований, включая краткое описание любого анализа, выводы, детали проекта, объём, бизнес-факторы, предлагаемый процесс, текущий процесс и функциональные требования. Резюме

представляет собой общий обзор более крупного документа или исследования и обычно является первым, что увидит ваш читатель. Вот вопросы, на которые вы должны ответить при написании резюме бизнес-требований:

• Какова цель (назначение) этого документа бизнес-требований (BRD)?

• Кто является аудиторией этого документа бизнес-требований?

Шаблон BRD ClickUp

Ищете простой BRD для управления вашими проектами? Попробуйте этот шаблон от ClickUp. Здесь есть только основные разделы (с листами), которые вы можете легко заполнить онлайн. Команды по маркетингу и продажам могут использовать данный шаблон в процессе доработки CRM, разработки API-коннекторов и т.д.

Лучше всего подходит для: Небольших внутренних проектов с минимальным количеством требований и результатов.

Перевод изображения:

Документ бизнес-требований (...
Резюме
Цели проекта
Объем проекта
Бизнес-драйверы
Функциональные требования
Финансовые отчеты
Стейкхолдеры
Расписание и сроки
Анализ затрат и выгод

Расписание и сроки

В этом разделе подробно описывается каждый этап проекта. Это позволяет убедиться, что все участники проекта знают, что необходимо выполнить и когда это будет необходимо.

Результаты
Крайний срок
Ответственное лицо

Составление документа о бизнес-требованиях

Независимо от масштаба вашего проекта, документ бизнес-требований поможет вам привести в порядок весь процесс. Благодаря этому документу у вас будет четкий план для руководства проектом. Кроме того, появится компактное резюме бизнес-кейса, на котором будет основываться ваша инициатива.

Если вы хотите запитчить свой бизнес в целом, изучите бесплатный шаблон коммерческого предложения от HubSpot. Мы расскажем, как резюмировать ваши решения, представить расценки и определить сроки реализации.

---

Какими навыками в первую очередь должен обладать системный аналитик? Поговорим об этом на открытом уроке, который пройдет 12 мая. На занятии ведущий системный аналитик поделится секретами успешного освоения профессии, расскажет о ключевых навыках, которые помогут реализоваться и стать востребованным специалистом. А также поможет понять, какие именно темы нужно изучить для успешного трудоустройства. Зарегистрироваться можно по ссылке ниже.

• Записаться на открытый урок