Многие из моих клиентов в начале работы не понимают, зачем уделять планированию даже 15-20 минут в день. Некоторые из них используют только календарь. Кто-то вообще никак не организует себя на уровне дня или недели. Ведь если плана нет, то ничто не может пойти не по плану. Так?

Да – но только до тех пор, пока мы не сталкиваемся со сколько-нибудь сложными проектами. Можно ли построить дом без предварительного плана? Такие попытки быстро приводят к конфузам. Укладчики плитки приезжают на объект, хотя фундамента еще нет. И сильно удивляются.

На самом деле правильно составленный план дня может предложить целый ряд бонусов. Но прежде чем говорить о них, нужно узнать, каких ошибок не стоит допускать. О них и поговорим. 

Так что правильно составленный план — это не только повышение «какой-то там эффективности», но и гарантия того, что дело вообще будет выполнено. И чтобы не превратиться в Вовку с картинки, стоит избегать некоторых ошибок планирования.

Эффективный план, какой ты?

Если мы не планируем время на уровне дня-недели, то не можем предсказать, сколько сделаем за конкретный промежуток времени. Чтобы не демотивароваться когда за к концу дня выполнена только четверть плана, чтобы иметь возможность хотя бы приблизительно предсказывать возможные результаты и т. д. Продолжая строительную метафору: никому не нужно, чтобы укладчики фундамента ошиблись на пару недель со сроками. 

Также пока нет плана, не получится и оптимизировать свою работу по времени, что нередко удается сделать в разы. В голове это делать, мягко говоря, сложно. По моей оценке, зная с десяток основных приемов, получится выиграть, как минимум, 50% общих затрат времени.

Кроме всего прочего, тщательно составленный план мощно «разгружает» голову. Уходят навязчивые мысли в стиле «А точно ли у меня нет более срочного дела?», или «А как мне найти время вон на проект по развитию бизнеса?», или «Ох, сколько всего сегодня еще предстоит!». Появляется возможность полностью сконцентрироваться на важных делах.

Ошибки в составлении плана на день

#1. Нет разбора полетов

Есть мнение, будто люди, которые РЕАЛЬНО делают все что запланировали, являются роботами. На самом деле ничего сверхъестественного туту нет. Чтобы дойти до такого уровня, нужно просто постоянно анализировать «сбивки». Что это значит? Каждый раз, когда вам не удалось выполнить задачу, спросите себя: «Почему? Что стало причиной?»

Может быть, вы отвлеклись или устали? А может быть, дело в том, что задача в из списка слишком сложна и вы не понимаете, что делать?

Если подобного анализа нет, одни и те же ошибки будут повторяться раз за разом. Скорее всего, привычка планировать будет заброшена. 

Для анализа сбивок нужно смотреть на следующие составляющие личной эффективности:

• Какие планы удается выполнять, а какие нет.

• Личные лучшие практики и ошибки – в каких условиях вы работаете лучше всего, а когда контекст вас подводит.

• Существуют ли, в целом, в вашем поведении какие-либо закономерности. (Спойлер: они точно есть!) 

Кстати, о закономерностях – вот еще одна ошибка.

#2. Не анализировать свое поведение и не искать в нем закономерностей

Одного анализа недостаточно. Полученные знания нужно применить на практике, составляя будущие планы. В простейшем варианте это просто файл, где отмечены закономерности вашего поведения. В более сложных вариантах вы можете создавать шаблоны дневного планирования, которые «по умолчанию» страхуют от личных ошибок.

Основной симптом того, что вы игнорируете закономерности поведения, – вы не выполняете поставленные планы. 

Вот, к примеру, типовая связка задач: вернуться домой после рабочего дня → и заняться какими-то личными проектами (исследования, разработки, досуг и т.д.). Для многих эта задача оказывается невыполнимой, и причин тому много, включая банальную усталость. Поэтому следующий шаг после анализа – подобрать и внедрить в план практики переключения из одного состояния (напр., основная работа) → в другое (проекты для саморазвития).

#3. Использовать инструменты, которые вам не подходят

Причем, важен не столько сам инструмент, сколько-то, как вы его используете. Поэтому единственной «фундаментальной» ошибкой можно назвать разве что планирование «в голове» (человеческий мозг вообще ненадежная штука и не умеет хорошо работать сразу со многими элементами).

Проанализировав десятки удачных и не очень кейсов, я составил список обязательных требований к инструменту планирования:

• Возможность планировать задачи разного времени выполнения, вплоть до минут.

• Возможность сохранять историю планов.

• Возможность отмечать выполненные задачи.

• Возможность добавлять теги и пометки к задачам.

• Возможность добавлять прикрепленные и неприкрепленные ко времени задачи.

• Возможность объединять задачи в блоки.

Так, если вы не можете сохранять историю выполненных дел, то не получится и проанализировать «сбивки» дневных планов, а это одна из наиболее мощных точек развития. А, например, без тегов и пометок нельзя будет указать тип задачи или оптимальный контекст для ее выполнения. Например, я знаю крутую возможность с тегом #телефон. С его помощью я могу выполнять задачи стоят на остановке или ожидая в очереди.

Существуют и другие желательные, но не обязательные требования. Например, возможность быстро добавлять задачи в план, диктуя их на телефон.

Используя какой-либо инструмент, проверьте его на эти критерии. Если они не выполняются, найдите другой. 

#4. Планировать все задачи одинаково

Интересная ситуация, которую я наблюдал у одного из участников моего курса. Между встречами в Zoom’е в его плане стоит 20-минутный перерыв, и его нужно чем-то заполнить. Ага, подумал он, есть среди задач большой проект по программированию, который он откладывает вот уже два месяца. 

И он построил план следующим образом:

• Созвон #1 – 1 час

• Проект по программированию – 20 минут

• Созвон #2 – 1 час

«На бумаге» – хорошо, а на деле – как всегда. Оказалось, только чтобы вспомнить, на каком участке проекта он остановился в прошлый раз, пришлось потратить полчаса. Еще и на созвон опоздал. Промежуточная двадцатиминутка была потрачена впустую. Знакомо?

Причина кроется в том, что разные задачи в течение дня нужно планировать по-разному. Подобные промежутки нужно заполнять простыми, рутинными задачами – но никак не крупными проектами.

Частично этот вопрос планирования разных типов задач я затронул в своей трансляции, где также рассказал о 6 основных типах работ:

• Мелочь – небольшие привычные задачи

• Сложные – субъективно сложные или новые задачи

• Креативные – задачи, связанные с порождением чего-то нового

• Монотонные – повторяющиеся задачи

• Обучение – собственно обучение

• И отдых – задачи, увеличивающие способность к выполнению других задач

Каждый из типов требует своего подхода и сценария действий. К примеру, сложные задачи почти всегда требуют большей декомпозиции, требуется какое-то особое действие для старта, которое как бы включает человека в работу. Эти же действия для мелких задач – не более, чем потеря времени. 

#5. Неясные, многозначные формулировки задач

Если наш внутренний планировщик плохо сформулировал задачу, то внутреннему исполнителю приходится размышлять, что же стоит за этой формулировкой. Многозначность и неясность создает серьезный барьер, ведь на обдумывание уходит время и силы. 

Вот несколько примеров неясной постановки (взяты из реальной практики):

• «Наладить работу программы (по работе)»

• «Обдумать, как планировать свой день на уровне алгоритма»

• «Попробовать составить регламент на каком-нибудь процессе»

Согласитесь, так и хочется спросить: «А что конкретно это означает?» Из формулировки задачи должно быть понятно: (а) какое действие или цепочку действий нужно выполнить, (б) с каким материалом и (в) каким способом это нужно сделать.

«Вишенка на торте» появится, если в план вы также добавите ссылки на сайт, документ, чат или другой ресурс, с которым связана задача. Например, номера телефонов, адреса мест или веб-сайтов.

#6. Несколько инструментов для планирования

Одно из преимуществ планирования состоит в том, что в каждый момент времени мы знаем: выполняемая задача – именно то, что сейчас нужно делать. Но это приятное чувство может быть утеряно, если человек ведет несколько списков дел. Например, в ежедневнике и в заметках на смартфоне. В таком случае никто не застрахован от навязчивой мысли: «А что если самую важную задачу я все-таки записал на стикер и наклеил на рабочий монитор?..» Ни о какой концентрации речи теперь и быть не может!

#7. В плане отражены не все дела, поэтому задачи всегда возникают «внезапно»…

…хотя вы могли их продумать! 

Вот несколько причин, почему люди допускают эту ошибку:

• Множество разных списков TODO или «Сделать потом».;

• Отсутствует инструмент, который бы привязывал задачи ко времени (либо он есть, но человек его не использует).

• «Зачем мне вносить в список всё?»

• При планировании дня не учитываются планы на неделю, месяц, квартал и далее.

• Человек попросту не отслеживает дедлайны.

#8. Смешаны режим планирования и режим исполнения

В работе над повышением личной эффективности нужно развивать, как минимум, два поведенческих сценария: Исполнитель и Планировщик. Это разные задачи, и выполнять их нужно по отдельности, не смешивая. (Кстати, время для того, чтобы составить план, тоже нужно запланировать!)

Даже если вы понимаете, что какую-то задачу можно выполнить буквально за минуту, не торопитесь делать это. Возможно, стоит использовать ее как «трамплин», для разгона к задачам более высокого уровня или, чтобы переключаться с одного вида деятельности на другой. 

#9. Ценность планирования стремится к нулю

Это наиболее распространенная причина, почему люди «расстаются» с привычкой планировать. Она проявляется, когда план перестает приносить пользу. Зачем тратить на что-то время, если не видно отдачи?

Звучит логично, но отдачи не видно потому, что человек не знает или не использует приемы оптимизации. Вот как, например, может деградировать дневной распорядок:

● Блок 1

• Работа

• Отдых с эспандером

● Блок 2

• Работа

• Отдых – перекус

● Блок 3

• Отдых – просмотр сериала

Прописанный отдых – это, конечно, уже полдела, но общая ценность такого плана низка. Как минимум потому, что он не конкретен. В чем заключается эта загадочная «работа»? Без деталей мы не можем применить ни различные сценарии планирования, ни инструменты для уменьшения издержек времени и ресурсов.

Хороший план всегда можно сделать еще лучше. Хотя бы потому, что с его помощью человек достигает качественно новых результатов. А за ними приходят и новые цели. 

Отметим в заключение несколько тезисов

а. Планирование дня – необходимый навык для человека, который хочет повысить свою результативность.

б. Тщательное планирование уменьшает «головняк» по поводу вороха задач, снижает издержки  на выполнение задач, повышает предсказуемость и ритмичность личных результатов.

в. При планировании можно столкнуться с рядом ошибок – о них, собственно, и была статья. Избегайте их. 

г. Большая часть ошибок фиксится с помощью правильного алгоритма для составления плана. 

Для того чтобы не пропускать новые материалы вы можете подписаться на мой телеграм канал по теме продуктивности и профессионального развития.

Сводный чек-лист ошибок

• #1. Нет анализа обратной связи

• #2. Не анализировать собственное поведение и не искать в нем закономерностей

• #3. Использовать инструменты, которые вам не подходят

• #4. Разные типы задач требуют разных подходов

• #5. Неясные, многозначные формулировки задач

• #6. Несколько инструментов для планирования

• #7. В плане отражены не все дела, поэтому задачи всегда возникают «внезапно»…

• #8. Смешаны режим планирования и режим исполнения

• #9. Когда ценность планирования стремится к нулю